Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Deskwoot („wir", „uns" oder „unser") verpflichtet sich zum Schutz deiner Privatsphäre. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie wir deine Daten erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn du unsere Kundensupport-Plattform („Dienst") nutzt. Durch die Nutzung des Dienstes stimmst du den in dieser Richtlinie beschriebenen Datenpraktiken zu.

2. Erhobene Daten

Wir erheben folgende Arten von Daten:

Kontoinformationen: Bei der Registrierung erheben wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Passwort und deine Organisationsdetails.

Kundendaten: Daten, die du oder deine Kunden über den Dienst übermitteln, einschließlich Nachrichten, Kontaktinformationen, Notizen und Gesprächsverläufe.

Nutzungsdaten: Wir erheben automatisch Informationen über deine Interaktion mit dem Dienst, einschließlich besuchter Seiten, genutzter Funktionen, Browsertyp, Geräteinformationen, IP-Adresse und Zeitstempel.

Integrationsdaten: Wenn du Drittanbieterdienste verbindest (wie Shopify, Stripe, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram oder Slack), verarbeitet der Dienst die Daten, die diese Dienste bereitstellen, in deinem Auftrag und so, wie du es autorisiert hast, etwa Kundennamen, Benutzernamen, Profilbilder, Nachrichten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bestellhistorie und Zahlungsinformationen. Wir nutzen diese Daten nur, um dir den Dienst bereitzustellen.

Statistikdaten (mit deiner Einwilligung): Wir verwenden Google Analytics und PostHog, um zu verstehen, wie Besucher und angemeldete Nutzer den Dienst verwenden. Dazu können Seitenaufrufe, Klicks, Sitzungsdauer, Traffic-Quellen, Geräteinformationen und der ungefähre Standort gehören. Details in Abschnitt 10.

Kampagnendaten: Bei der Registrierung speichern wir an deinem Konto die Kampagnenangaben des Links, über den du zu uns gekommen bist (die Parameter utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term und utm_content), die Website, von der du kamst, und die Branchenseite oder das Einrichtungsangebot, über das du kamst (die Parameter industry und setup). Kampagnenangaben und Branche sind für alle gleich, die denselben Link anklicken, und kennzeichnen dich nicht. Wir nutzen sie für unsere eigene Statistik, welche Kampagnen zu Anmeldungen und zahlenden Kunden führen, und die Branche, um deine Einrichtung vorzubereiten. Ohne deine Marketing-Einwilligung bleiben diese Werte nur im Speicher der geöffneten Seite und werden nie auf deinem Gerät gespeichert. Branche und Einrichtungsangebot werden nie auf deinem Gerät gespeichert. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unsere eigenen Kampagnen zu messen.

Cookies und ähnliche Technik: Wir verwenden die Cookies und Speichereinträge, die der Dienst zum Funktionieren braucht (deine Anmeldung, deine Wahl im Cookie-Banner, deine Sprache und dein Farbschema). Alles andere fällt in 2 Kategorien, die du im Cookie-Banner wählst: Statistik (Google Analytics, PostHog) und Marketing (Google Ads, Microsoft Advertising, OpenAI Ads). In der EU, im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz lädt nichts davon, bevor du gewählt hast (siehe Abschnitt 10).

3. Verwendung deiner Daten

Wir verwenden deine Daten, um: (a) den Dienst bereitzustellen, zu warten und zu verbessern; (b) Transaktionen zu verarbeiten und zugehörige Informationen zu senden; (c) dir technische Hinweise, Updates und Support-Nachrichten zu senden; (d) auf deine Kommentare, Fragen und Anfragen zu reagieren; (e) Nutzungstrends zu überwachen und zu analysieren; (f) betrügerische oder unbefugte Aktivitäten zu erkennen und zu verhindern; (g) gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

4. Datenweitergabe und Offenlegung

Wir verkaufen deine personenbezogenen Daten nicht. Wir können deine Daten teilen mit: (a) Dienstleistern, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen (Hosting, E-Mail-Zustellung, Zahlungsabwicklung, Analyse); (b) Drittanbieter-Integrationen, die du explizit verbindest (Shopify, Stripe usw.); (c) Strafverfolgungsbehörden oder Aufsichtsbehörden, wenn gesetzlich vorgeschrieben; (d) einem Nachfolgeunternehmen im Falle einer Fusion, Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten.

5. Datenspeicherung und Sicherheit

Deine Daten werden auf sicheren Servern gespeichert. Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten gegen unbefugten Zugriff, Änderung, Offenlegung oder Zerstörung. Keine Übertragungsmethode über das Internet oder elektronische Speicherung ist jedoch zu 100% sicher, und wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

6. Datenspeicherungsdauer

Wir bewahren deine personenbezogenen Daten auf, solange dein Konto aktiv ist oder es für die Bereitstellung des Dienstes nötig ist.

Deinen Login löschen: Du kannst dein Deskwoot-Konto jederzeit selbst löschen, im Web-Dashboard unter Einstellungen > Profil > Dein Konto löschen oder in der Deskwoot-App für iPhone und Android unter Mehr > Einstellungen > Konto löschen. Du bestätigst mit deinem Passwort. Dein Profil, deine E-Mail-Adresse, dein Passwort, Profilbild, deine Signatur, Benachrichtigungseinstellungen, 2FA-Einstellungen, angemeldeten Geräte und Push-Tokens werden sofort gelöscht, und du verlässt deinen Workspace. Antworten und Notizen, die du geschrieben hast, bleiben als Unterlagen des Workspace in den Konversationen deines Teams und erscheinen als „Gelöschter Nutzer“. Gehört dir ein Workspace mit weiteren Mitgliedern, entferne sie zuerst oder schreib an hello@deskwoot.com, damit wir den Workspace übergeben. Bist du das letzte Mitglied deines Workspace, beginnt gleichzeitig die unten beschriebene Löschung des Workspace. Du kannst die Löschung auch per E-Mail an hello@deskwoot.com beantragen, wie unter https://deskwoot.com/data-deletion beschrieben.

Einen Workspace löschen: Wenn der Inhaber den Workspace löscht und die Löschung per E-Mail bestätigt, wird der Workspace 30 Tage nach der Bestätigung gelöscht. Hat der Workspace ein bezahltes Abo, endet es mit dem laufenden Abrechnungszeitraum, und die 30 Tage beginnen erst mit dessen Ende. Bis dahin kann der Inhaber die Löschung abbrechen. Danach werden Konversationen, Nachrichten, Kontakte, Integrationen und gespeicherte Dateien endgültig gelöscht.

Abrechnungsdaten wie Zahlungen und Guthabenkäufe bleiben nach beiden Arten der Löschung so lange erhalten, wie das Gesetz es verlangt. Gesprächsdaten und Kundeninteraktionen werden ansonsten gemäß deinen Kontoeinstellungen aufbewahrt.

7. Deine Rechte (DSGVO)

Wenn du dich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) befindest, hast du folgende Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Auskunftsrecht: Du kannst eine Kopie der über dich gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern. Recht auf Berichtigung: Du kannst die Korrektur ungenauer oder unvollständiger Daten verlangen. Recht auf Löschung: Du kannst die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Du kannst verlangen, dass wir die Nutzung deiner Daten einschränken. Recht auf Datenübertragbarkeit: Du kannst deine Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format anfordern. Widerspruchsrecht: Du kannst der Verarbeitung deiner Daten für bestimmte Zwecke widersprechen. Recht auf Widerruf der Einwilligung: Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit widerrufen.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktiere uns unter hello@deskwoot.com. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten.

8. Internationale Datenübermittlung

Deine Daten können in Länder außerhalb des EWR übertragen und dort verarbeitet werden. In diesem Fall stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen getroffen werden, wie z.B. von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln, um deine Daten gemäß geltendem Recht zu schützen.

9. Drittanbieterdienste

Der Dienst integriert sich mit Drittanbieterplattformen. Wenn du eine Integration verbindest, können Daten zwischen Deskwoot und dem Drittanbieterdienst fließen. Jeder Drittanbieterdienst hat seine eigene Datenschutzrichtlinie, und wir empfehlen dir, diese zu lesen. Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken von Drittanbieterdiensten.

9a. KI-Verarbeitung und Kein-Training-Zusicherung

Wenn du die KI-Funktionen von Deskwoot nutzt (den KI-Bot Fynn und Copilot), werden Inhalte aus Kundengesprächen zur Inferenz an unseren KI-Anbieter Anthropic übermittelt. Wir sichern schriftlich über unseren AVV und den AVV von Anthropic zu, dass Gesprächsdaten niemals zum Training von KI-Modellen von Deskwoot oder Anthropic verwendet werden. Nur Inferenz.

KI auf unserer Website: Das Feld „Frag etwas anderes“ unter unseren FAQs und die Live-Demo auf unseren Branchenseiten schicken die Frage, die du eintippst, zusammen mit den vorherigen Fragen und Antworten dieses Felds an Anthropic, damit die Antwort entsteht. Fragen und Antworten speichern wir nicht. Für die Limits dieser Felder speichern wir 8 Tage lang einen geschlüsselten Hash (HMAC) deiner Netzwerkadresse und die Uhrzeit. Bitte gib dort keine persönlichen oder gesundheitlichen Angaben ein.

Sprachnachrichten: Wenn ein Kunde über WhatsApp oder Telegram eine Sprachnachricht oder Audiodatei schickt und in deinem Workspace die Transkription von Sprachnachrichten an ist (Einstellungen, Konto; standardmäßig an), geht das Audio an AssemblyAI (AssemblyAI, Inc., USA). AssemblyAI wandelt es auf seinen Servern in der EU in Text um und nutzt diese Dateien nicht zum Training seiner Modelle. Das Transkript wird mit der Nachricht gespeichert, damit Fynn, Copilot und dein Team es lesen können.

Eigener Schlüssel: In den bezahlten Plänen kannst du den Bot in den Bot-Einstellungen mit deinem eigenen Anthropic-API-Schlüssel betreiben. Deine Prompts und Kundendaten gehen dann direkt aus deinem Workspace zu Anthropic, über dein eigenes Konto. Deskwoot speichert diese Prompts nicht, und sie laufen nie durch eine geteilte Inferenz-Pipeline.

Identitätsprüfung vor personenbezogenen Daten: Bevor unser KI-Bot Bestellungen, Adressen oder andere personenbezogene Daten eines Kunden teilt oder in seinem Namen handelt, muss das Gespräch bestätigt sein. Bei E-Mail ist die Mail selbst der Nachweis: Der Absender muss die Prüfung seiner Domain bestehen (SPF oder DKIM passend zur Absenderdomain) und zum hinterlegten Kontakt passen. Eine Mail, die das nicht erfüllt, erhält keine personenbezogenen Daten und geht an einen Menschen. Bei WhatsApp passiert das automatisch, wenn der signierte Absender zum hinterlegten Kontakt passt. Im Live-Chat schicken wir dem Kunden einen Link per E-Mail; er öffnet ihn und bestätigt auf dieser Seite innerhalb von 15 Minuten. Die Sendungsverfolgung über Bestellnummer und Postleitzahl ist auch vor der vollständigen Bestätigung möglich, zeigt aber nie personenbezogene Daten, sondern nur den Versandstatus.

9b. Stripe-App-Integration

Wenn du Stripe verbindest, installierst du die Deskwoot-Stripe-App im Stripe-Marketplace und fügst den eingeschränkten API-Schlüssel, den Stripe dir nach der Installation zeigt (oder einen eingeschränkten Schlüssel, den du selbst erstellst), in Deskwoot ein. Der Schlüssel ist auf dein Stripe-Konto und die unten genannten Berechtigungen begrenzt, und wir legen ihn verschlüsselt in unserer EU-gehosteten Datenbank ab (Datenbank und App hostet Northflank Ltd auf Google Cloud, Region europe-west4 in den Niederlanden). Installationen über unseren früheren OAuth-Ablauf behalten ein OAuth-Access-Token und ein Refresh-Token, die genauso gespeichert werden; das Access-Token wird automatisch vor seiner einstündigen Gültigkeit erneuert, das Refresh-Token rolliert bei jeder Erneuerung weiter.

Angeforderte Berechtigungen: Customers (Lesen), Subscriptions (Lesen und Schreiben), Charges and Refunds (Lesen und Schreiben), Products (Lesen) und Invoices (Lesen). Lesezugriff brauchen wir, um Stripe-Kundenprofil und Saldo, kürzliche Zahlungen, Abo-Status mit Produktnamen und kürzliche Rechnungen neben der Konversation anzuzeigen und damit der KI-Copilot und der KI-Bot Abrechnungsfragen wie Plan, Verlängerungsdatum, letzte Zahlung oder eine Rechnung beantworten können.

Schreibzugriff wird in zwei Fällen genutzt. (i) Agent-getrieben: Ein berechtigter Deskwoot-Agent öffnet den Tab Details der Konversation, klickt auf Cancel oder Refund und bestätigt im Dialog. (ii) Bot-getrieben: Der KI-Bot führt die Aktion aus, wenn (1) du in deinem Deskwoot-Konto die jeweilige Bot-Berechtigung explizit aktiviert hast (Abos kündigen, Erstattungen auslösen), (2) die Identität des Kunden auf der Konversation gemäß Abschnitt 9a verifiziert wurde, und (3) der Kunde ein Bestätigungswort in seiner Sprache eingibt ("confirm", "yes", "proceed", "do it" oder das lokalisierte Äquivalent). In beiden Fällen werden Kündigungen als cancel-at-period-end ausgeführt (der Kunde behält den Zugang bis zum Ende des bezahlten Zeitraums). Jede Kündigung und jede Rückerstattung wird in deinem Deskwoot-Audit-Log protokolliert.

Was wir speichern: Stripe-Kundenprofil, Saldo, kürzliche Zahlungen, Abo-Status und kürzliche Rechnungen werden bedarfsgesteuert geladen, um den Konversationskontext darzustellen, und nicht über das hinaus aufbewahrt, was zur Anzeige im Posteingang nötig ist. Stripe-Kunden werden beim Verbinden und einmal am Tag als Kontakte importiert (Name, E-Mail, Telefon). Wenn du den optionalen Stripe-Webhook einrichtest und wenn der KI-Bot eine Zahlung erstattet, speichert Deskwoot außerdem diese Zahlung oder dieses Abo (Betrag, Währung, Datum, Status und den Stripe-Datensatz) als Bestellung des Kontakts. Vollständige Kartennummern, CVC oder andere Karteninhaber-Authentifizierungsdaten speichern wir nicht, Zahlungsdaten bleiben bei Stripe.

Deinstallation und Löschung: Wenn du die Deskwoot-Stripe-App in deinem Stripe-Dashboard widerrufst, wird der Schlüssel widerrufen, den Deskwoot hält. Zusätzlich kannst du die Integration in Deskwoot unter Einstellungen → Integrationen entfernen, was die verschlüsselten Tokens und gecachten Stripe-Metadaten aus unserer Datenbank löscht. Eine frühere Löschung von Audit-Log-Einträgen kannst du über hello@deskwoot.com anfragen.

9c. Deskwoot App (iPhone und Android)

Die Deskwoot App ist für die Agenten eines Deskwoot-Workspaces. Es ist dieselbe App auf iPhone und Android, und sie geht auf beiden gleich mit Daten um.

Was die App an uns sendet: bei der Anmeldung deine E-Mail-Adresse und dein Passwort. Zu jedem Gerät, auf dem du angemeldet bist, speichern wir seine IP-Adresse, den Namen seines Netzwerk-Clients (User-Agent), ob es ein iPhone oder ein Android-Gerät ist und wann es zuletzt genutzt wurde; du siehst diese Geräte im Dashboard unter Einstellungen, Sicherheit. Wenn du Mitteilungen erlaubst, registriert die App ein Push-Token für das Gerät, zusammen mit seiner Plattform, der App-Version und der App-Sprache. Die Konversationen, Nachrichten, Notizen, Kontakte und Einstellungen, die du in der App liest und änderst, sind dieselben Kundendaten wie im Dashboard (Abschnitt 2). Beim Start fragt die App uns außerdem, ob ihre Version noch unterstützt wird.

Fotos, Videos und Dateien: Die App öffnet die Kamera, deine Fotos oder deine Dateien nur, wenn du ein Foto aufnehmen, ein Foto, Video oder eine Datei anhängen oder ein Profil- oder Kontaktbild setzen willst. Hochgeladen wird nur, was du auswählst, und es wird wie jeder andere Anhang bei Cloudflare R2 gespeichert.

Push-Mitteilungen: Wir senden sie über Expo (650 Industries, Inc., USA), das sie für iPhones an den Apple Push Notification Service und für Android-Geräte an Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, USA) weitergibt. Eine Mitteilung enthält die Konversationsnummer, den Namen des Kontakts und eine Vorschau der Nachricht, in der Sprache der App. In der App wählst du, welche Ereignisse dich benachrichtigen, und in den Einstellungen deines Handys kannst du Mitteilungen von Deskwoot ganz abschalten.

Live-Updates: Solange die App auf dem Bildschirm offen ist, hält sie eine Verbindung zu Ably (Ably Realtime Ltd.), damit neue Nachrichten ohne Neuladen erscheinen. Geht die App in den Hintergrund, schließt sie diese Verbindung.

Copilot: Wenn du Copilot in der App nutzt, wird die Konversation an Anthropic übermittelt, wie in Abschnitt 9a beschrieben.

Support-Chat: Support kontaktieren in der App öffnet einen Chat mit dem Deskwoot-Team. Mit deinen Nachrichten werden dein Name und deine E-Mail-Adresse gesendet, und aus deiner IP-Adresse ermitteln wir einen ungefähren Standort (Stadt und Land), wie bei jedem Chat auf unserer Website.

Face ID, Touch ID, Fingerabdruck und Gesichtsentsperrung: Die Prüfung läuft auf deinem Handy, über iOS oder Android. Die App erfährt nur, ob sie geklappt hat. Biometrische Daten verlassen dein Handy nie und erreichen uns nicht. Deine Anmeldung liegt im sicheren Speicher des Handys (im iOS-Schlüsselbund oder in einem mit dem Android Keystore verschlüsselten Speicher).

Kein Tracking: Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzberichts-Tools und verfolgt dich nicht über andere Apps oder Websites. Für Updates der App selbst fragt sie den Update-Dienst von Expo, ob es eine neuere Version gibt, und sendet dabei die Plattform, die App-Version und eine zufällige Installationskennung, die der Update-Dienst nutzt.

Abmelden und Löschen: Das Abmelden beendet die Sitzung dieses Geräts und entfernt sein Push-Token. Deinen Deskwoot-Login kannst du selbst löschen, in den Einstellungen der App oder im Dashboard; deskwoot.com/data-deletion erklärt, was gelöscht wird und was bleibt.

9d. Kalender- und Reservierungsverbindungen (Google Calendar, Outlook und aleno)

Ein Administrator deines Workspaces kann ein Konto bei Google Calendar oder Outlook (Microsoft 365 oder Outlook.com) verbinden, damit Termine in die Kalender gebucht werden können, die er auswählt. Deskwoot fragt nur die Berechtigungen an, die dafür nötig sind. Bei Google: deine E-Mail-Adresse, die Liste deiner Kalender, die belegten Zeiten der Kalender, die dein Konto sehen kann, und die Einträge in Kalendern, die dir gehören. Bei Microsoft: dein Basisprofil und der Zugriff auf deine Kalender (Calendars.ReadWrite).

Was wir lesen: die Liste deiner Kalender und wann du belegt bist, also Beginn und Ende von Einträgen und bei Outlook, ob ein Eintrag als beschäftigt angezeigt wird oder abgesagt ist. Titel, Beschreibungen, Teilnehmer und andere Inhalte deiner Einträge lesen wir nie.

Was wir schreiben: nur die Einträge, die Deskwoot für Termine anlegt. Jeder enthält die Terminart, den Namen des Kunden, seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und einen Link zur Konversation in Deskwoot, nie Inhalte von Nachrichten. Diese Einträge sind privat und haben keine Teilnehmer, deshalb bekommt niemand eine Einladung.

KI: Nur die freien Zeiten, die Deskwoot aus deinen belegten Zeiten berechnet, gehen an unseren KI-Anbieter Anthropic, damit der KI-Bot sie einem Kunden anbieten kann. Kalenderdaten werden nie zum Training von KI-Modellen oder für Werbung genutzt.

Speicherung und Löschung: Die Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Wenn du einen Kalender unter Einstellungen > Integrationen > Termine trennst, löscht Deskwoot seine Tokens und die dafür gewählten Kalender und bittet Google, den Zugriff von Deskwoot zu beenden, außer dasselbe Google-Konto ist noch mit einem anderen Deskwoot-Workspace verbunden. Einträge, die Deskwoot schon angelegt hat, bleiben in deinem Kalender. Du kannst den Zugriff von Deskwoot auch jederzeit in deinem Google-Konto unter Sicherheit oder in den App-Berechtigungen deines Microsoft-Kontos entfernen.

Reservierungssysteme: Ein Administrator des Workspace kann das Reservierungssystem eines Restaurants (aleno) verbinden, indem er den Schlüssel eines API-Benutzers einfügt, den das Restaurant für Deskwoot angelegt hat. Deskwoot liest die freien Tische und Buchungsregeln des Restaurants und legt Reservierungen für Gäste an, die im Gespräch danach fragen, ändert und storniert sie. Dabei sendet Deskwoot die Zeit, die Zahl der Gäste, den gewünschten Bereich, den Namen, die E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die der Gast angegeben hat oder die Deskwoot für den Kontakt hat, die Sprache des Gastes und die Notiz des Gastes. Deskwoot speichert nur, was es im Gespräch gesendet oder erhalten hat, dazu die ID und den Status der Reservierung, nie die Gästeliste des Restaurants. Nur für einen Gast, dessen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer Deskwoot bestätigt hat, sucht es dessen eigene Reservierungen; gespeichert werden sie erst, wenn der Gast eine davon ändern möchte. Die freien Tische und diese Reservierungen erreichen unseren KI-Anbieter Anthropic nur, um dem Gast zu antworten, und werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Schlüssel wird verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU gespeichert und gelöscht, wenn du das System unter Einstellungen > Integrationen > Termine trennst. Das Reservierungssystem arbeitet für das Restaurant, das für die dort gespeicherten Gästedaten verantwortlich ist.

Deskwoot's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Auf Deutsch: Die Nutzung von Informationen, die Deskwoot über die APIs von Google erhält, und ihre Weitergabe an andere Apps halten sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use).

9f. Geschäftssoftware, die du verbindest

Ein Administrator des Workspace kann Geschäftssoftware verbinden, die der Betrieb schon nutzt, etwa ein Shopsystem, eine Buchhaltung, ein CRM, eine Praxis oder Buchungssoftware oder eine Software für Aufträge und Einsätze. Jede Verbindung ist eine eigene Weisung des Betriebs: Der Betrieb hat einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter dieser Software, und Deskwoot tauscht Daten mit der Software nur für den Betrieb aus und nur so, wie es die folgenden Absätze beschreiben.

Die Schlüssel und Zugangstoken dieser Verbindungen liegen verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Je nach Software, die ein Betrieb verbindet, können Daten an Systeme gehen, die sie außerhalb der EU speichern, zum Beispiel in den USA, in Kanada, im Vereinigten Königreich oder in Australien.

Deskwoot löscht nie etwas in der verbundenen Software. Wenn du einen Kontakt in Deskwoot löschst, wird die Person dort nicht gelöscht; das erledigt der Betrieb in seiner eigenen Software. Trennt der Betrieb die Software, löscht Deskwoot den Schlüssel oder die Token und die Verknüpfungen zwischen seinen Kontakten und den Einträgen dort.

Was Deskwoot für jedes System liest, schreibt und speichert:

Shopware: Ein Administrator des Workspace verbindet einen Shop mit Shopware 6 über die Schlüssel einer Integration, die in der Administration des Shops angelegt wurde. Deskwoot liest den Shop nur und ändert oder löscht dort nie etwas. Es liest Bestellungen mit Nummer, Datum, Summe und Währung, den Status von Bestellung, Zahlung und Lieferung, die Artikel (Name, Menge und Preis), die Versandart, die Sendungsnummern und den Link zur Sendungsverfolgung, die E-Mail-Adresse und den Namen des Kunden sowie Postleitzahl und Land der Lieferadresse und der Rechnungsadresse. Deskwoot speichert diese Daten und legt für den Kunden einer neuen Bestellung einen Kontakt mit Name und E-Mail-Adresse an. Öffnet ein Teammitglied ein Gespräch oder wird ein Kunde über die REST API oder den MCP Server nachgeschlagen, liest Deskwoot außerdem Name, Straße und Ort der Lieferadresse und der Rechnungsadresse jeder Bestellung (angezeigt wird nur die Lieferadresse) sowie Name und Anzahl der Bestellungen des Kundenkontos, ohne sie zu speichern. Telefonnummern, Firmen, USt-IdNr., Geburtstage, Kundenkommentare, Zahlungsarten und Zahlungsdetails, Zusatzfelder und Dokumente fragt Deskwoot nie beim Shop an.

KI: Bestelldaten erreichen unseren KI-Anbieter Anthropic nur, um eine Antwort zu schreiben. Bevor ein Kunde verifiziert ist (Abschnitt 9a), bekommt der KI-Bot nur Status, Bestelldatum und Sendungsverfolgung der einen Bestellung, deren Nummer und Postleitzahl der Lieferadresse der Kunde genannt hat; für einen verifizierten Kunden kann er dessen 5 neueste Bestellungen bekommen. Copilot liest die Bestellungen eines Kontakts, wenn ein Teammitglied danach fragt. Bestelldaten werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Antwortet der KI-Bot zu einem Paket, können dessen Sendungsnummer, Postleitzahl und Land für den Live-Status an Ship24 gehen.

Speicherung und Löschung: Die Schlüssel liegen verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Trennst du Shopware unter Einstellungen > Integrationen, löscht Deskwoot die Schlüssel und die gespeicherten Shopware Bestellungen; die Kontakte bleiben in Deskwoot. Werden die Daten einer Person in Deskwoot gelöscht, behalten ihre gespeicherten Bestellungen nur die Angaben zur Bestellung selbst, ohne personenbezogene Daten und ohne Sendungsnummern. Die Integration Deskwoot in Shopware löscht der Betrieb selbst.

Lexware Office: Ein Administrator des Workspace verbindet Lexware Office mit einem Schlüssel für die Public API, der in Lexware Office erstellt wurde. Deskwoot liest das Firmenprofil (Firmenname, Steuerart und ob die Firma Kleinunternehmer ist). Es findet den Kunden eines Kontakts in Lexware über die E-Mail-Adresse des Kontakts oder über eine Suche und Verknüpfung durch das Team und liest Name, Kundennummer, Ansprechpartner, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Ort dieses Kunden sowie die Liste seiner Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Angebote mit Nummer, Datum, Fälligkeit, Summe, offenem Betrag und Status, bei einem Angebot auch das Datum, bis zu dem es gilt, und bei einer bezahlten Rechnung das Zahlungsdatum. Um eine Frage zu einer Rechnung oder einem Angebot anhand der Nummer zu beantworten, liest es außerdem die Postleitzahl der Adresse auf diesem Beleg. Deskwoot liest diese Belege, während sie angezeigt werden, und speichert sie nie. Gespeichert werden der Schlüssel, der Firmenname, die Lexware ID und die Steuereinstellungen der Firma und welcher Lexware Kunde mit einem Kontakt verknüpft ist. Auf Wunsch des Teams legt Deskwoot in Lexware einen Kunden mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse an, die das Team eingibt. Für eine Angebotsanfrage, vom Team oder vom KI-Bot nach der Bestätigung durch den Kunden, legt Deskwoot in Lexware einen Angebotsentwurf mit Name und Adresse des Kunden, der Beschreibung des Auftrags und den Wunschterminen an, ohne Preise. E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden gehen nie mit einem Angebotsentwurf an Lexware, und Lexware legt dafür keinen Kunden an. Zu jedem Angebotsentwurf behält Deskwoot in der Konversation einen kurzen Eintrag: eine Zusammenfassung, den Namen des Empfängers und die Nummer des Angebots.

KI: Der KI-Bot liest Lexware nur, wenn der Betrieb das eingeschaltet hat. Bevor ein Kunde verifiziert ist (Abschnitt 9a), bekommt er nur Art, Nummer, Status, Daten und Beträge der einen Rechnung oder des einen Angebots, deren Nummer und Postleitzahl der Kunde genannt hat; für einen verifizierten Kunden kann er dessen eigene Rechnungen und Angebote der letzten 365 Tage bekommen. Entwürfe sieht er nie. Copilot liest den Lexware Kunden des Kontakts (den verknüpften oder den mit der E-Mail-Adresse des Kontakts) mit seinen neuesten Rechnungen und Angeboten, wenn ein Teammitglied danach fragt. Diese Daten erreichen unseren KI-Anbieter Anthropic nur, um eine Antwort zu schreiben, und werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Speicherung und Löschung: Lexware Office ist ein Dienst der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, den der Betrieb unter einem eigenen Vertrag nutzt. Der Schlüssel liegt verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Wer Lexware Office unter Einstellungen > Integrationen trennt, löscht den Schlüssel und die Verknüpfungen zwischen Kontakten und Lexware Kunden; Kunden und Angebotsentwürfe, die in Lexware angelegt wurden, bleiben dort. Das Löschen eines Kontakts in Deskwoot löscht nichts in Lexware, und den Schlüssel kann Deskwoot in Lexware nicht löschen: Das macht der Betrieb in Lexware Office unter Public API.

Justimmo: Ein Administrator des Workspace verbindet einen API Export, den die Agentur in Justimmo anlegt, mit dem Benutzernamen und dem Passwort dieses Exports. Deskwoot liest nur die Inserate, die die Agentur in diesen Export bucht, so wie sie veröffentlicht sind: Titel, Objektnummer, Art, Status, Preise und Kosten mit dem Text zu Provision und Kaution, Flächen und Zimmer, Ausstattung, Energiewerte, Beschreibung und Lagetext, den Ort, ein Titelbild sowie die Namen des Betreuers und der Agentur. Straße und Hausnummer behält es nur, wenn die Agentur die Adresse freigegeben hat. Koordinaten sowie E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Betreuer behält es nie, und Kontakte, Anfragen und Angebote der Agentur in Justimmo liest es nie. Deskwoot behält eine Kopie dieser Inserate, solange sie im Export sind, und löscht ein Inserat 30 Tage, nachdem es den Export verlassen hat.

Deskwoot schreibt eine Sache in Justimmo: eine Anfrage zu einem Inserat, die ein Teammitglied sendet oder der KI-Bot, nachdem der Kunde sie im Gespräch bestätigt hat. Sie enthält das Inserat, Vor- und Nachname des Kunden, seine E-Mail-Adresse und Telefonnummer, soweit Deskwoot sie hat, die Anrede, die ein Teammitglied gewählt hat, den Wunsch des Kunden, seine Wunschzeiten und seine Nachricht, ob der Absender bestätigt ist, die Marketingkategorie, die der Administrator eingestellt hat, und einen Link zum Gespräch, den nur das Team des Betriebs öffnen kann. Justimmo legt den Kontakt an oder aktualisiert ihn und gibt die Anfrage an den Betreuer des Inserats. Deskwoot behält neben dem Gespräch einen kurzen Eintrag zu jeder Anfrage: das Inserat, was angefragt wurde, wann, von wem und ob Justimmo sie angenommen hat.

KI: Daten der Inserate erreichen unseren KI-Anbieter Anthropic nur, um eine Antwort zu schreiben. Der KI-Bot liest Inserate, wenn ein Kunde nach ihnen fragt, und setzt Name und Kontaktdaten des Kunden nur in eine Anfrage, um zu senden, was der Kunde bestätigt. Copilot sieht die Anfragen, die aus einem Gespräch gesendet wurden, wenn ein Teammitglied ihn fragt. Diese Daten werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Speicherung und Löschung: Benutzername und Passwort liegen verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Wird Justimmo unter Einstellungen > Integrationen getrennt, löscht Deskwoot die Zugangsdaten und seine Kopie der Inserate. Bereits gesendete Anfragen bleiben in Justimmo, und den API Export löscht der Betrieb selbst in Justimmo. Werden die Daten einer Person in Deskwoot gelöscht, werden auch die Einträge zu den für sie gesendeten Anfragen gelöscht; den Kontakt in Justimmo löscht der Betrieb selbst.

Propstack: Ein Administrator des Workspace verbindet das Propstack Konto der Agentur mit einem API Schlüssel, der in Propstack angelegt wird; die Rechte des Schlüssels bestimmen, was Deskwoot lesen und schreiben darf. Deskwoot liest die vermarkteten Inserate der Agentur, so wie sie veröffentlicht sind (Titel, Objektnummer, Art, Status, Preise und Kosten mit der veröffentlichten Käuferprovision, Flächen und Zimmer, Ausstattung, Energiewerte, Beschreibung, den Ort, die öffentliche Objektseite, ein Titelbild und den Namen des Betreuers), sowie die Objektstatus, Kontaktquellen und Notiztypen der Agentur und die Namen ihrer Nutzer. Straße und Hausnummer behält es nur, wenn die Agentur die Adresse zeigt, und ein archiviertes Inserat oder eines mit einem Status, den die Agentur vor dem KI-Bot verbirgt, speichert es nie. Deskwoot behält eine Kopie dieser Inserate, solange sie vermarktet werden, und löscht ein Inserat 30 Tage, nachdem es weg ist. Propstack meldet geänderte Inserate außerdem über Webhooks; Deskwoot behält daraus nur die Id des Inserats.

Für eine Person im Gespräch liest Deskwoot den passenden Kontakt in Propstack, wenn ein Teammitglied das Gespräch oder den Kontakt öffnet oder wenn der KI-Bot eine Anfrage sendet oder einem verifizierten Kunden antwortet: Name, Kundennummer, Status, Betreuer, aktive Suchprofile und anstehende Termine (Zeit, Art, Objekt und Ort, nie Titel oder Text eines Termins). Es zeigt diese Daten an und speichert sie nicht; gespeichert wird nur die Verknüpfung zwischen dem Kontakt in Deskwoot und dem Kontakt in Propstack. Einkommen, Bankdaten, Ausweis, Geburtsdatum und Steuernummer eines Kontakts sowie Warnhinweise, Notizen, Dokumente, Deals, Eigentümer, Bewertungen und interne Provisionen der Agentur liest Deskwoot nie.

Deskwoot schreibt in Propstack, wenn ein Teammitglied etwas sendet oder wenn der KI-Bot eine Anfrage sendet, die der Kunde im Gespräch bestätigt hat: einen Kontakt mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kontaktquelle und Sprache, nur wenn kein Kontakt in Propstack diese E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hat (ein bestehender Kontakt wird nie geändert); eine Notiz mit der Anfrage (das Inserat, der Wunsch der Person, Wunschzeiten, ihre Nachricht, Suchkriterien oder Angaben zu einem Objekt, das verkauft werden soll, ob der Absender bestätigt ist, und ein Link zum Gespräch, den nur das Team des Betriebs öffnen kann) oder die eigene Notiz eines Teammitglieds; und ein Suchprofil. Ein Suchprofil wird erst gespeichert, nachdem die Person zugestimmt hat, passende Angebote per E-Mail zu bekommen, und es hält diese Zustimmung mit Uhrzeit fest; nur ein Kontakt, den Deskwoot dafür neu anlegt, bekommt die Einstellung für Mailings in Propstack. Eine Notiz mit Kontaktquelle kann Automationen der Agentur in Propstack starten. Deskwoot behält neben dem Gespräch einen kurzen Eintrag zu jeder Anfrage.

KI: Daten von Inseraten und Kontakten erreichen unseren KI-Anbieter Anthropic nur, um eine Antwort zu schreiben. Anstehende Termine nennt der KI-Bot einem Kunden erst, nachdem der Kunde verifiziert ist (Abschnitt 9a). Copilot liest den verknüpften Kontakt, seine Suchprofile und Termine und die Inserate des Gesprächs, wenn ein Teammitglied ihn fragt. Diese Daten werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Speicherung und Löschung: Der Schlüssel liegt verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Wird Propstack unter Einstellungen > Integrationen getrennt, löscht Deskwoot den Schlüssel, seine Kopie der Inserate und die Verknüpfungen zu Kontakten in Propstack und entfernt seine Webhooks in Propstack. Alles bereits Gesendete bleibt in Propstack, und den Schlüssel löscht der Betrieb selbst in Propstack. Werden die Daten einer Person in Deskwoot gelöscht, werden auch die Verknüpfung zu ihrem Kontakt in Propstack und die Einträge zu den für sie gesendeten Anfragen gelöscht; den Kontakt in Propstack löscht der Betrieb selbst.

Cliniko: Ein Administrator des Workspace verbindet das Cliniko Konto der Praxis über den API Schlüssel eines Cliniko Nutzers; wir empfehlen einen Nutzer mit der Rolle Scheduler, der keine Behandlungsnotizen, Formulare oder Rechnungen sehen kann. Deskwoot liest den Nutzer des Schlüssels (Name, E-Mail-Adresse und Rolle), Name, Region und Regeln der Onlinebuchung des Kontos, die Standorte, Behandler und Terminarten mit ihren Einstellungen für die Onlinebuchung und die freien Zeiten, die Cliniko anbietet. Für einen Patienten, für den Fynn bucht, einen Patienten, den das Team verknüpft oder sucht, und einen Kontakt, dessen E-Mail-Adresse zu einer Akte passt, liest Deskwoot die Termine des Patienten sowie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummern (um zu prüfen, wer jemand ist) und das Geburtsdatum (um 2 Akten zu unterscheiden); keine dieser 4 Angaben aus Cliniko speichert es. Deskwoot behält sonst nichts von einer Patientenakte und fragt Cliniko nie nach Behandlungsnotizen, medizinischen Hinweisen, Fällen, Formularen, Anhängen, Briefen, Rechnungen oder Zahlungen.

Deskwoot schreibt in Cliniko die Termine, die ein Patient in einem Gespräch bucht, verschiebt oder absagt, die Termine, die das Team dort absagt, und eine neue Patientenakte nur mit Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Mobilnummer. Jeder Termin, den Deskwoot bucht, trägt eine kurze Notiz mit einer Referenz und einem Link zum Gespräch, nie den Inhalt einer Nachricht; eine Absage kann eine eigene Notiz des Teams tragen. Bestehende Patientenakten ändert Deskwoot nie. In eine bestehende Akte bucht Fynn nur, wenn der Kontakt mit ihr verknüpft ist oder nachdem der Patient seine E-Mail-Adresse bestätigt hat (Abschnitt 9a); sonst wählt das Team die Akte. Ob Cliniko den Patienten selbst per E-Mail über eine Buchung oder Absage informiert, hängt von den Einstellungen der Praxis in Cliniko ab.

Deskwoot speichert den Schlüssel, die Angaben zum Konto und die Liste der Standorte, Behandler und Terminarten, die Cliniko Patienten ID je verknüpftem Kontakt sowie Zeit, Art, Behandler, Standort und Stand der Termine, die über Deskwoot gebucht oder übernommen wurden. Eine Kopie der Patientenliste hält es nicht.

KI: Die freien Zeiten, Terminarten, Behandler und Standorte und für einen bestätigten Patienten seine eigenen kommenden Termine erreichen unseren KI-Anbieter Anthropic nur, um eine Antwort zu schreiben. Copilot liest Namen und die nächsten 3 Termine eines verknüpften Patienten, wenn ein Teammitglied ihn fragt, nie Geburtsdatum, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Diese Daten werden nie zum Training von KI-Modellen genutzt.

Speicherung und Löschung: Der Schlüssel liegt verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Wird Cliniko getrennt, löscht Deskwoot den Schlüssel, die Liste der Standorte, Behandler und Terminarten und jede Verknüpfung zwischen Kontakten und Cliniko Akten; Termine behalten ihren Verlauf in Deskwoot, und in Cliniko ändert sich nichts. Den API Schlüssel archiviert die Praxis selbst in Cliniko.

Jobber: Ein Administrator des Workspace verbindet das Jobber Konto des Betriebs, indem er sich bei Jobber anmeldet und Deskwoot den Zugriff erlaubt. Jobber bittet dabei um die Erlaubnis, dass Deskwoot Kunden mit ihren Adressen, Anfragen, Einsätze und Begutachtungen sowie Aufträge lesen und schreiben und Angebote, Rechnungen und Teammitglieder lesen darf. Deskwoot nutzt weniger davon: Es schreibt nur, was dieser Absatz nennt, und schreibt nie Aufträge oder Begutachtungen. Es liest Id, Name und Land des Kontos.

Deskwoot findet den Jobber Kunden eines Kontakts über dessen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer oder über eine Suche und Verknüpfung durch das Team. Öffnet ein Teammitglied das Gespräch oder den Kontakt, liest Deskwoot Name, Firma, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Ort und Einsatzadressen dieses Kunden, seine Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen (Nummer, Titel, Status, Daten, Summen, offene Beträge und den Link in Jobber) und seine noch nicht erledigten Einsätze (Zeit, Titel, Auftrag und die Vornamen der eingeteilten Teammitglieder). Fragt ein verifizierter Kunde den KI-Bot nach seinen eigenen Vorgängen, liest es dieselben Listen mit den Links zum Client Hub und ohne die Namen des Teams. Möchte ein verifizierter Kunde einen Einsatz verschieben, liest es den Einsatz mit den E-Mail-Adressen und Telefonnummern des Kunden, um zu prüfen, wer fragt, und für jedes Teammitglied des Einsatzes, wann die Einträge in seinem Plan beginnen und enden. Nichts davon speichert Deskwoot, außer dem, was unten steht.

Deskwoot schreibt in Jobber, wenn ein Teammitglied etwas sendet oder wenn der KI-Bot eine Anfrage sendet, die der Kunde im Gespräch bestätigt hat: einen neuen Kunden mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Einsatzadresse (und einer Firma, wenn ein Teammitglied eine eingibt), nur wenn kein Kunde in Jobber diese E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hat oder ein Teammitglied ihn trotzdem anlegt; eine neue Adresse, wenn der Kunde die Einsatzadresse noch nicht hat; und eine Anfrage mit Titel und einer Notiz mit den Details, den Wunschzeiten, dem Kanal, einer Referenz von Deskwoot und, wenn das Teammitglied ihn nicht herausgenommen hat, einem Link zum Gespräch, den nur das Team des Betriebs öffnen kann. Gehört die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Absenders zu einem Kunden, ist der Absender aber nicht verifiziert (Abschnitt 9a), wartet die Anfrage auf das Team, das den Kunden wählt. Für einen Einsatz, den ein verifizierter Kunde im Gespräch verschiebt, schreibt Deskwoot nur die neue Startzeit und Endzeit, sofort oder nachdem ein Teammitglied bestätigt hat, so wie es die Buchungsregeln des Betriebs vorsehen. Außer einer neuen Adresse ändert Deskwoot nie etwas an einem bestehenden Kunden, und einen Einsatz sagt es nie ab, löscht ihn nie und ändert nie sein Team.

Deskwoot speichert die Tokens, Id, Name und Land des Kontos, welcher Jobber Kunde mit einem Kontakt verknüpft ist (und welche Kunden ein Teammitglied als nicht diesen Kontakt markiert hat), und neben dem Gespräch einen kurzen Eintrag zu jeder Anfrage: eine Zusammenfassung, den Namen des Kunden und den Link zur Anfrage in Jobber. Für einen Einsatz, den ein Kunde verschieben wollte, behält es Zeit, Titel, Auftragsnummer, Link und Stand mit den Ids von Einsatz und Kunde und gleicht sie mit Jobber ab, solange der Einsatz offen ist. Jobber meldet über Webhooks, wenn der Betrieb Deskwoot in Jobber entfernt, wenn ein Kunde gelöscht wird und wenn sich ein Einsatz ändert; Deskwoot behält davon nur Art und Ids, und ein Ereignis zu einem Kunden oder Einsatz nur, wenn ein Kontakt mit diesem Kunden verknüpft ist oder Deskwoot diesem Einsatz folgt.

KI: Für einen verifizierten Kunden bekommt der KI-Bot dessen eigene Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen und kommende Einsätze mit Status, Daten und Auftragsnummern, nie die Namen des Teams, Notizen, Positionen oder Einsatzadressen; Summen, offene Beträge und die Links zum Client Hub, wo der Kunde ein Angebot beantwortet oder eine Rechnung bezahlt, bekommt er nur, wenn der Betrieb das eingeschaltet hat. Für eine Verschiebung bekommt er die kommenden Einsätze des Kunden und die freien Zeiten. Copilot liest den verknüpften Kunden oder den einen Kunden, der genau zum Kontakt passt, mit seinen offenen Vorgängen, wenn ein Teammitglied ihn fragt, nie eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder die Namen des Teams. Diese Daten erreichen unseren KI-Anbieter Anthropic nur, um eine Antwort zu schreiben, und werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Speicherung und Löschung: Die Tokens liegen verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank in der EU. Wird Jobber unter Einstellungen > Integrationen getrennt, löscht Deskwoot die Tokens und die Verknüpfungen zwischen Kontakten und Jobber Kunden und bittet Jobber, den Zugriff von Deskwoot zu beenden; die Einträge zu Anfragen und verschobenen Einsätzen bleiben in den Gesprächen. Entfernt der Betrieb Deskwoot in Jobber, beendet Jobber den Zugriff, und Deskwoot löscht die Tokens sofort; die Verknüpfungen bleiben, bis ein Administrator die Verbindung in Deskwoot entfernt. Bereits gesendete Kunden, Adressen, Anfragen und Einsatzzeiten bleiben in Jobber. Werden die Daten einer Person in Deskwoot gelöscht, werden auch die Verknüpfung zu ihrem Jobber Kunden, die Einträge zu den für sie gesendeten Anfragen und die Einsätze, denen Deskwoot für sie gefolgt ist, gelöscht; den Kunden in Jobber löscht der Betrieb selbst.

10. Analyse und Tracking

Unser Cookie-Banner fragt deine Einwilligung in 2 Kategorien ab:

- Statistik: Google Analytics 4 und PostHog. Wir sehen, wie unsere Website genutzt wird.

- Marketing: Google Ads, Microsoft Advertising und OpenAI Ads. Wir messen, welche Anzeige zu einer Anmeldung geführt hat.

Der Banner bietet „Alle akzeptieren“, „Alle ablehnen“ und „Einstellungen“. Unter „Einstellungen“ schaltest du jede Kategorie einzeln an oder aus und bestätigst mit „Auswahl speichern“. Deine Wahl speichern wir im localStorage deines Browsers (deskwoot-consent), ohne Kennung. Du kannst sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen. Schaltest du eine Kategorie aus, löschen wir ihre unten genannten Cookies und Speichereinträge und teilen den Diensten mit, dass die Einwilligung fehlt.

In der EU, im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz lädt keiner dieser Dienste, bevor du gewählt hast (Google nennt das den einfachen Einwilligungsmodus, Basic Consent Mode). Außerhalb dieser Regionen, wo das Gesetz keine vorherige Einwilligung verlangt, laden alle ohne Banner und setzen die unten genannten Cookies. Eine Wahl speichern wir dort erst, wenn du selbst über den Link „Cookie-Einstellungen“ wählst.

Google Analytics (Statistik): Wir verwenden Google Analytics 4 (GA4), geladen als Google-Tag von googletagmanager.com, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen, und um den Dienst zu verbessern. Unsere GA4-Property-ID lautet G-EBYJ09M1YP.

Google Analytics erhebt folgende Arten von Informationen: besuchte Seiten und Navigationspfade, auf Seiten verbrachte Zeit und Sitzungsdauer, Gerätetyp, Betriebssystem und Browser-Informationen, ungefährer geografischer Standort (Stadt-/Landesebene), Verweisquellen und wie du auf unsere Website gelangt bist, sowie allgemeine Interaktionsmuster.

Google Analytics verwendet die Cookies _ga und _ga_EBYJ09M1YP, um einzelne Nutzer zu unterscheiden und Sitzungen zu verfolgen. Diese Daten werden von Google LLC gemäß deren Datenschutzrichtlinie verarbeitet, die du unter https://policies.google.com/privacy einsehen kannst.

Wir verwenden Google-Analytics-Daten nicht zur persönlichen Identifizierung einzelner Nutzer. Die erhobenen Daten werden aggregiert verwendet, um Trends zu analysieren, die Website zu verwalten und die Nutzererfahrung zu verbessern.

Du kannst das Google-Analytics-Tracking deaktivieren, indem du das Google Analytics Opt-out Browser Add-on installierst, verfügbar unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Produktanalyse und Session-Replay (PostHog, Statistik): Mit deiner Statistik-Einwilligung verwenden wir PostHog für Produktanalyse, Feature Flags, Fehler-Tracking und Session-Replay. PostHog läuft auf unserer Website, auf den Seiten für Registrierung und Anmeldung und im angemeldeten Dashboard, wo es die Ereignisse deinem Nutzerkonto zuordnet. Session-Replay läuft nie im Dashboard (/app), weil das Dashboard Kundengespräche zeigt. Ohne Statistik-Einwilligung startet PostHog nicht und schreibt nichts in deinen Browser. Mit ihr legt PostHog seine Daten in einem Cookie und im localStorage ab (ph_<Projektschlüssel>_posthog).

Anbieter: PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA.

Datenhaltung: Deine PostHog-Daten werden auf EU-Servern verarbeitet (eu.i.posthog.com, gehostet bei Google Cloud in Frankfurt, Deutschland). Ein Zugriff durch PostHog-Mitarbeiter in den USA kann dennoch im Rahmen von Support und Betrieb erfolgen. Als Rechtsgrundlage für diesen Transfer dienen die Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) von PostHog.

Erhobene Daten: Seitenaufrufe, Klicks, Feature-Interaktionen, benutzerdefinierte Produkt-Events (z.B. Registrierung, Abonnementänderungen, verbundene Inbox), Geräte- und Browser-Informationen, ungefährer geografischer Standort, sowie außerhalb des Dashboards Session-Aufzeichnungen (Mausbewegung, Klicks, Scroll-Position, Seiten-Navigation). In den Aufzeichnungen sind aller Text und alle Formularfelder maskiert; sichtbar sind nur Elemente, die wir als unbedenklich markiert haben.

Zweck: Verständnis der Produktnutzung, Verbesserung der Nutzererfahrung, Debugging von gemeldeten Problemen, Messung neuer Features und Fehlererkennung.

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Werbung und Conversion-Tracking (Marketing): Mit deiner Marketing-Einwilligung (außerhalb der EU/EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz: solange du nicht ablehnst) laden wir eine kleine Anzahl Werbe-Pixel, damit wir messen können, welche Anzeige zu einer Registrierung geführt hat. Folgende Pixel laufen:

- Google Ads (gtag): Conversion-Messung für unsere Google-Search- und Display-Kampagnen. Geladen mit demselben Google-Tag von googletagmanager.com. Erfasster Identifier: gclid-Query-Parameter sowie von Google verwaltete Cookies (_gcl_*). Anbieter: Google LLC. Datenschutz: https://policies.google.com/privacy.

- OpenAI Ads (oaiq, Beta): Conversion-Messung für ChatGPT-Ads. Pixel-Script geladen von bzrcdn.openai.com/sdk/oaiq.min.js. Es setzt eine zufällige Browser-Kennung im First-Party-Cookie __obref (1 Jahr) und speichert, wenn du über eine OpenAI-Anzeige kommst, den oppref-Query-Parameter im First-Party-Cookie __oppref (30 Tage). Anbieter: OpenAI L.L.C. Datenschutz: https://openai.com/privacy.

- Microsoft Advertising (UET-Tag): Conversion-Messung für unsere Kampagnen bei Microsoft Advertising (Bing). Script geladen von bat.bing.net/bat.js. Erfasster Identifier: msclkid-Query-Parameter sowie von Microsoft verwaltete Cookies (_uetsid, _uetvid). Anbieter: Microsoft Corporation. Datenschutz: https://privacy.microsoft.com/privacystatement.

Von unserem Server: Bei deiner Registrierung und später beim Kauf eines Plans sendet auch unser Server die Conversion an Google (beim Kauf mit der gclid deiner Registrierung) und an die Conversions API von OpenAI, damit sie auch dann gezählt wird, wenn dein Browser das Pixel blockt. Das tun wir nur mit deiner Marketing-Einwilligung oder außerhalb der EU/EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz, wenn du Marketing nicht abgelehnt hast.

Was wir teilen: das Conversion-Event selbst (Registrierung abgeschlossen, Plan upgegradet), einen Event-Identifier zur Duplikat-Erkennung, den Anzeigen-Click-Identifier (gclid / msclkid / oppref / raid) der ursprünglich an der Landing-URL hing, die Quell-URL der Seite, auf der die Conversion stattfand, und bei einigen Pixeln eine mit SHA-256 gehashte Version deiner E-Mail-Adresse. Wir teilen niemals Konversationsinhalte, Kunden-Nachrichten oder Produktdaten mit einem Werbe-Netzwerk.

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11. Datenschutz von Kindern

Der Dienst ist nicht für Kinder unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn wir erfahren, dass wir Daten eines Kindes unter 16 Jahren erhoben haben, werden wir diese unverzüglich löschen.

12. Änderungen dieser Richtlinie

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