गोपनीयता नीति

1. परिचय

Deskwoot ("हम", "हमें", या "हमारा") आपकी गोपनीयता की रक्षा करने के लिए प्रतिबद्ध है। यह गोपनीयता नीति बताती है कि जब आप हमारे ग्राहक सहायता प्लेटफ़ॉर्म ("सेवा") का उपयोग करते हैं, तो हम आपकी जानकारी कैसे एकत्र, उपयोग, प्रकट और सुरक्षित करते हैं। सेवा का उपयोग करके, आप इस नीति में वर्णित डेटा प्रथाओं के लिए सहमति देते हैं।

2. हम क्या जानकारी एकत्र करते हैं

हम निम्नलिखित प्रकार की जानकारी एकत्र करते हैं:

खाता जानकारी: जब आप पंजीकरण करते हैं, तो हम आपका नाम, ईमेल पता, पासवर्ड और संगठन विवरण एकत्र करते हैं।

ग्राहक डेटा: डेटा जो आप या आपके ग्राहक सेवा के माध्यम से जमा करते हैं, जिसमें संदेश, संपर्क जानकारी, नोट्स और बातचीत का इतिहास शामिल है।

उपयोग डेटा: हम स्वचालित रूप से इस बारे में जानकारी एकत्र करते हैं कि आप सेवा के साथ कैसे इंटरैक्ट करते हैं, जिसमें देखे गए पृष्ठ, उपयोग की गई सुविधाएँ, ब्राउज़र प्रकार, डिवाइस जानकारी, IP पता और टाइमस्टैम्प शामिल हैं।

इंटीग्रेशन डेटा: जब आप तृतीय-पक्ष सेवाओं (जैसे Shopify, Stripe, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, या Slack) से कनेक्ट करते हैं, तो सेवा आपकी ओर से और आपकी अनुमति के अनुसार उन सेवाओं द्वारा दिए गए डेटा को प्रोसेस करती है, जैसे कि ग्राहक नाम, यूज़रनेम, प्रोफ़ाइल फ़ोटो, संदेश, ईमेल पते, फ़ोन नंबर, ऑर्डर इतिहास और भुगतान जानकारी। हम इस डेटा का उपयोग केवल आपको सेवा प्रदान करने के लिए करते हैं।

Statistics data (with your consent): We use Google Analytics and PostHog to understand how visitors and signed in users use the Service. This may include page views, clicks, session duration, traffic sources, device information and general geographic location. Details in section 10.

Campaign data: When you sign up, we store with your account the campaign details of the link that brought you to us (the parameters utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term and utm_content), the website you came from, and the industry page or setup offer you came from (the parameters industry and setup). The campaign details and the industry are the same for everyone who clicks the same link and do not identify you. We use them for our own statistics on which campaigns lead to signups and paying customers, and the industry to prepare your setup. Without your marketing consent these values stay in the memory of the open page and are never written to your device. The industry and setup values are never written to your device at all. Legal basis: our legitimate interest under Art. 6 (1) lit. f GDPR in measuring our own campaigns.

Cookies and similar technologies: We use the cookies and storage the Service needs to work (your login, your choice in the cookie banner, your language and theme). Everything else falls into 2 categories you choose in the cookie banner: Statistics (Google Analytics, PostHog) and Marketing (Google Ads, Microsoft Advertising, OpenAI Ads). In the EU, the EEA, the UK and Switzerland none of them loads before you choose (see section 10).

3. हम आपकी जानकारी का उपयोग कैसे करते हैं

हम आपकी जानकारी का उपयोग इन उद्देश्यों के लिए करते हैं: (a) सेवा प्रदान करने, बनाए रखने और सुधारने के लिए; (b) लेनदेन को संसाधित करने और संबंधित जानकारी भेजने के लिए; (c) आपको तकनीकी सूचनाएँ, अद्यतन और समर्थन संदेश भेजने के लिए; (d) आपकी टिप्पणियों, प्रश्नों और अनुरोधों का जवाब देने के लिए; (e) उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार के लिए उपयोग रुझानों की निगरानी और विश्लेषण के लिए; (f) धोखाधड़ी या अनधिकृत गतिविधियों का पता लगाने, जांच करने और रोकने के लिए; (g) कानूनी दायित्वों का पालन करने के लिए।

4. डेटा साझाकरण और प्रकटीकरण

हम आपका व्यक्तिगत डेटा नहीं बेचते हैं। हम आपकी जानकारी निम्नलिखित के साथ साझा कर सकते हैं: (a) सेवा प्रदाता जो सेवा संचालन में हमारी सहायता करते हैं (होस्टिंग, ईमेल वितरण, भुगतान प्रसंस्करण, एनालिटिक्स); (b) तृतीय-पक्ष इंटीग्रेशन जिन्हें आप स्पष्ट रूप से कनेक्ट करते हैं (Shopify, Stripe, आदि); (c) कानून प्रवर्तन या नियामक प्राधिकरण जब कानून द्वारा आवश्यक हो; (d) विलय, अधिग्रहण, या परिसंपत्ति बिक्री की स्थिति में उत्तराधिकारी इकाई।

5. डेटा भंडारण और सुरक्षा

आपका डेटा सुरक्षित सर्वरों पर संग्रहीत है। हम आपकी जानकारी को अनधिकृत पहुँच, परिवर्तन, प्रकटीकरण या विनाश से बचाने के लिए उपयुक्त तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू करते हैं। हालाँकि, इंटरनेट पर प्रसारण या इलेक्ट्रॉनिक भंडारण की कोई विधि 100% सुरक्षित नहीं है, और हम पूर्ण सुरक्षा की गारंटी नहीं दे सकते।

6. डेटा प्रतिधारण

हम आपके व्यक्तिगत डेटा को तब तक रखते हैं जब तक आपका खाता सक्रिय है या जब तक सेवा प्रदान करने के लिए आवश्यक है।

अपना लॉगिन हटाना: आप अपना Deskwoot खाता कभी भी ख़ुद हटा सकते हैं, वेब डैशबोर्ड में सेटिंग्स > प्रोफ़ाइल > अपना खाता हटाएँ में, या iPhone और Android के लिए Deskwoot ऐप में और > सेटिंग्स > खाता हटाएँ में। आप अपने पासवर्ड से पुष्टि करते हैं। आपकी प्रोफ़ाइल, ईमेल पता, पासवर्ड, प्रोफ़ाइल फ़ोटो, सिग्नेचर, नोटिफ़िकेशन सेटिंग्स, 2FA सेटिंग्स, साइन इन किए गए डिवाइस और पुश नोटिफ़िकेशन टोकन तुरंत हटा दिए जाते हैं, और आप अपना वर्कस्पेस छोड़ देते हैं। आपके लिखे जवाब और नोट्स वर्कस्पेस के रिकॉर्ड के रूप में आपकी टीम की बातचीत में बने रहते हैं और "हटाया गया यूज़र" के नाम से दिखते हैं। अगर कोई वर्कस्पेस आपका है और उसमें दूसरे सदस्य हैं, तो पहले उन्हें हटाएँ, या वर्कस्पेस किसी और को सौंपने के लिए hello@deskwoot.com पर लिखें। अगर आप अपने वर्कस्पेस के आख़िरी सदस्य हैं, तो नीचे बताई गई वर्कस्पेस हटाने की प्रक्रिया उसी समय शुरू हो जाती है। आप ईमेल से hello@deskwoot.com पर भी हटाने का अनुरोध कर सकते हैं, जैसा https://deskwoot.com/data-deletion पर बताया गया है।

वर्कस्पेस हटाना: जब मालिक वर्कस्पेस हटाता है और ईमेल से हटाने की पुष्टि करता है, तो वर्कस्पेस पुष्टि के 30 दिन बाद हटा दिया जाता है। अगर वर्कस्पेस का सशुल्क सब्सक्रिप्शन है, तो वह मौजूदा बिलिंग अवधि के साथ समाप्त होता है और 30 दिन उस अवधि के ख़त्म होने पर शुरू होते हैं। तब तक मालिक हटाना रद्द कर सकता है। उसके बाद बातचीत, संदेश, संपर्क, इंटीग्रेशन और संग्रहीत फ़ाइलें स्थायी रूप से हटा दी जाती हैं।

बिलिंग रिकॉर्ड, जैसे भुगतान और क्रेडिट ख़रीद, दोनों तरह के हटाने के बाद उतने समय तक रखे जाते हैं जितना क़ानून कहता है। इसके अलावा बातचीत डेटा और ग्राहक इंटरैक्शन आपकी खाता सेटिंग्स के अनुसार रखे जाते हैं।

7. आपके अधिकार (GDPR)

यदि आप यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र (EEA) में स्थित हैं, तो आपके पास सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (GDPR) के तहत निम्नलिखित अधिकार हैं:

अभिगम का अधिकार: आप हमारे पास आपके बारे में संग्रहीत व्यक्तिगत डेटा की प्रति का अनुरोध कर सकते हैं। सुधार का अधिकार: आप गलत या अधूरे डेटा के सुधार का अनुरोध कर सकते हैं। मिटाने का अधिकार: आप अपने व्यक्तिगत डेटा को हटाने का अनुरोध कर सकते हैं। प्रसंस्करण को प्रतिबंधित करने का अधिकार: आप अनुरोध कर सकते हैं कि हम आपके डेटा का उपयोग कैसे करें, इसे सीमित करें। डेटा पोर्टेबिलिटी का अधिकार: आप अपने डेटा को संरचित, मशीन-पठनीय प्रारूप में अनुरोध कर सकते हैं। आपत्ति का अधिकार: आप कुछ उद्देश्यों के लिए हमारे डेटा प्रसंस्करण पर आपत्ति कर सकते हैं। सहमति वापस लेने का अधिकार: जहाँ प्रसंस्करण सहमति पर आधारित है, आप किसी भी समय इसे वापस ले सकते हैं।

इन अधिकारों का प्रयोग करने के लिए, हमसे hello@deskwoot.com पर संपर्क करें। हम 30 दिनों के भीतर जवाब देंगे।

8. अंतर्राष्ट्रीय डेटा स्थानांतरण

आपका डेटा EEA के बाहर के देशों में स्थानांतरित और संसाधित किया जा सकता है। ऐसा होने पर, हम सुनिश्चित करते हैं कि उपयुक्त सुरक्षा उपाय मौजूद हैं, जैसे कि यूरोपीय आयोग द्वारा अनुमोदित मानक संविदात्मक खंड, ताकि आपके डेटा को लागू कानून के अनुसार सुरक्षित रखा जा सके।

9. तृतीय-पक्ष सेवाएँ

सेवा तृतीय-पक्ष प्लेटफ़ॉर्म के साथ एकीकृत होती है। जब आप एक एकीकरण कनेक्ट करते हैं, तो डेटा Deskwoot और तृतीय-पक्ष सेवा के बीच प्रवाहित हो सकता है। प्रत्येक तृतीय-पक्ष सेवा की अपनी गोपनीयता नीति है, और हम आपको उन्हें पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। हम तृतीय-पक्ष सेवाओं की गोपनीयता प्रथाओं के लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं।

9a. AI प्रसंस्करण और गैर-प्रशिक्षण प्रतिबद्धता

जब आप Deskwoot की AI सुविधाएँ (AI बॉट Fynn और Copilot) इस्तेमाल करते हैं, तो ग्राहक बातचीत की सामग्री इन्फ़रेन्स के लिए हमारे AI प्रदाता Anthropic को भेजी जाती है। हम अपने DPA और Anthropic के DPA के ज़रिए लिखित में पुष्टि करते हैं कि बातचीत का डेटा कभी भी Deskwoot या Anthropic के AI मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए इस्तेमाल नहीं होता। केवल इन्फ़रेन्स।

हमारी वेबसाइट पर AI: हमारे FAQ के नीचे "कुछ और पूछें" फ़ील्ड और हमारे इंडस्ट्री पेजों पर लाइव डेमो, आपके टाइप किए सवाल को उस बॉक्स के पिछले सवालों और जवाबों के साथ जवाब लिखने के लिए Anthropic को भेजते हैं। हम सवाल या जवाब सहेजते नहीं हैं। इन फ़ील्ड की सीमाएँ लागू करने के लिए हम 8 दिन तक आपके नेटवर्क पते का एक कुंजी वाला हैश (HMAC) और समय रखते हैं। कृपया इनमें व्यक्तिगत या स्वास्थ्य से जुड़ी जानकारी न लिखें।

वॉइस मैसेज: जब कोई ग्राहक WhatsApp या Telegram से वॉइस मैसेज भेजता है और आपके workspace में वॉइस मैसेज ट्रांसक्रिप्शन चालू है (सेटिंग्स, खाता में; डिफ़ॉल्ट रूप से चालू), तो ऑडियो AssemblyAI (AssemblyAI, Inc., USA) को जाता है। AssemblyAI इसे EU में अपने सर्वर पर टेक्स्ट में बदलता है और इन फ़ाइलों का इस्तेमाल अपने मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए नहीं करता। ट्रांसक्रिप्ट मैसेज के साथ सहेजा जाता है, ताकि Fynn, Copilot और आपकी टीम उसे पढ़ सकें।

अपनी कुंजी: पेड प्लान में आप बॉट सेटिंग्स में अपनी Anthropic API कुंजी से बॉट चला सकते हैं। तब आपके प्रॉम्प्ट और ग्राहक डेटा सीधे आपके workspace से आपके अपने खाते के ज़रिए Anthropic को जाते हैं। Deskwoot इन प्रॉम्प्ट को सहेजता नहीं है, और वे कभी किसी साझा इन्फ़रेन्स पाइपलाइन से नहीं गुज़रते।

व्यक्तिगत डेटा से पहले पहचान की पुष्टि: हमारा AI बॉट किसी ग्राहक का ऑर्डर, पता या कोई और व्यक्तिगत डेटा साझा करे या उसकी ओर से कुछ करे, उससे पहले बातचीत की पुष्टि होनी चाहिए। ईमेल में ईमेल ही सबूत है: भेजने वाले को अपने डोमेन की जाँच (भेजने वाले के डोमेन से मेल खाता SPF या DKIM) पास करनी होती है और फ़ाइल में दर्ज संपर्क से मेल खाना होता है। जो ईमेल यह पूरा नहीं करता, उसे कोई व्यक्तिगत डेटा नहीं मिलता और वह किसी व्यक्ति को सौंप दिया जाता है। WhatsApp में यह अपने आप होता है, जब साइन किया हुआ भेजने वाला फ़ाइल में दर्ज संपर्क से मेल खाता है। लाइव चैट में हम ग्राहक को ईमेल से एक लिंक भेजते हैं; वे उसे खोलकर 15 मिनट के भीतर उसी पेज पर पुष्टि करते हैं। ऑर्डर नंबर और पोस्टल कोड से ऑर्डर ट्रैकिंग पूरी पुष्टि से पहले भी हो सकती है, लेकिन इसमें कभी व्यक्तिगत डेटा नहीं दिखता, केवल शिपिंग की स्थिति।

9b. Stripe ऐप एकीकरण

Stripe जोड़ते समय आप Stripe Marketplace से Deskwoot Stripe App इंस्टॉल करते हैं और इंस्टॉल के बाद Stripe जो restricted API कुंजी दिखाता है (या आपकी खुद बनाई restricted कुंजी) उसे Deskwoot में पेस्ट करते हैं। यह कुंजी आपके Stripe खाते और नीचे दी गई अनुमतियों तक सीमित है, और हम इसे EU में होस्ट किए गए हमारे डेटाबेस (डेटाबेस और ऐप Northflank Ltd द्वारा Google Cloud पर होस्ट किए जाते हैं, Netherlands में europe-west4 region) में एन्क्रिप्टेड रखते हैं। हमारे पुराने OAuth तरीके से हुए इंस्टॉल एक OAuth एक्सेस टोकन और रिफ्रेश टोकन रखते हैं, जो इसी तरह संग्रहीत होते हैं; एक्सेस टोकन उसकी 1 घंटे की वैधता से पहले स्वचालित रूप से नया हो जाता है और रिफ्रेश टोकन हर बार आगे बढ़ता है।

अनुरोधित अनुमतियाँ: Customers (पढ़ना), Subscriptions (पढ़ना और लिखना), Charges and Refunds (पढ़ना और लिखना), Products (पढ़ना) और Invoices (पढ़ना)। पढ़ने का एक्सेस सपोर्ट कन्वर्सेशन के बगल में Stripe ग्राहक प्रोफ़ाइल और बैलेंस, हाल के भुगतान, प्रोडक्ट नाम के साथ सब्सक्रिप्शन स्थिति और हाल के इनवॉइस दिखाने के लिए, और AI Copilot व AI बॉट द्वारा प्लान, नवीनीकरण तिथि, अंतिम भुगतान या किसी इनवॉइस जैसे बिलिंग प्रश्नों का उत्तर देने के लिए उपयोग किया जाता है।

लिखने का एक्सेस दो स्थितियों में उपयोग होता है। (i) एजेंट-ट्रिगर: एक अधिकृत Deskwoot एजेंट कन्वर्सेशन का विवरण टैब खोलता है, Cancel या Refund क्लिक करता है, और डायलॉग में पुष्टि करता है। (ii) बॉट-ट्रिगर: AI बॉट तब कार्रवाई करता है जब (1) आपने अपने Deskwoot खाते में संबंधित बॉट अनुमति स्पष्ट रूप से चालू की है (सब्सक्रिप्शन रद्द करना, रिफ़ंड देना), (2) कन्वर्सेशन पर ग्राहक की पहचान सेक्शन 9a में वर्णित नियमों के अनुसार सत्यापित हुई है, और (3) ग्राहक ने अपनी भाषा में पुष्टि शब्द टाइप किया है ("confirm", "yes", "proceed", "do it" या स्थानीयकृत समकक्ष)। दोनों स्थितियों में, रद्दीकरण cancel-at-period-end के रूप में जारी किए जाते हैं (ग्राहक भुगतान अवधि के अंत तक एक्सेस बनाए रखता है)। हर रद्दीकरण और रिफंड आपके Deskwoot ऑडिट लॉग में रिकॉर्ड किया जाता है।

हम क्या संग्रहीत करते हैं: Stripe ग्राहक प्रोफ़ाइल, बैलेंस, हाल के भुगतान, सब्सक्रिप्शन स्थिति और हाल के इनवॉइस माँग पर लोड किए जाते हैं ताकि कन्वर्सेशन का संदर्भ दिखाया जा सके, और इनबॉक्स में दिखाने के लिए जो आवश्यक है उससे अधिक नहीं रखे जाते। Stripe ग्राहक जोड़ते समय और दिन में एक बार संपर्क के रूप में इंपोर्ट होते हैं (नाम, ईमेल, फ़ोन)। अगर आप वैकल्पिक Stripe वेबहुक जोड़ते हैं, और जब AI बॉट किसी भुगतान का रिफ़ंड करता है, तो Deskwoot वह चार्ज या सब्सक्रिप्शन (राशि, मुद्रा, तारीख, स्थिति और Stripe रिकॉर्ड) भी संपर्क के ऑर्डर के रूप में संग्रहीत करता है। हम पूर्ण कार्ड नंबर, CVC या कार्डधारक प्रमाणीकरण डेटा संग्रहीत नहीं करते, भुगतान डेटा Stripe के अंदर रहता है।

अनइंस्टॉल और हटाना: अपने Stripe Dashboard से Deskwoot Stripe App को रिवोक करना Deskwoot की कुंजी को रिवोक कर देता है। आप Deskwoot में Settings → Integrations से भी एकीकरण हटा सकते हैं, जो हमारे डेटाबेस से एन्क्रिप्टेड टोकन और कैश किए गए Stripe मेटाडेटा को मिटा देता है। ऑडिट-लॉग प्रविष्टियों की पहले हटाने का अनुरोध आप hello@deskwoot.com के माध्यम से कर सकते हैं।

9c. Deskwoot मोबाइल ऐप (iPhone और Android)

Deskwoot ऐप किसी Deskwoot workspace के agents के लिए है। iPhone और Android पर यह एक ही ऐप है और दोनों पर डेटा को एक ही तरह से संभालता है।

ऐप हमें क्या भेजता है: साइन इन करते समय आपका ईमेल पता और पासवर्ड। जिस भी डिवाइस पर आप साइन इन हैं, उसके लिए हम उसका IP पता, उसके नेटवर्क क्लाइंट का नाम (user agent), वह iPhone है या Android फ़ोन, और उसका आखिरी इस्तेमाल कब हुआ, सेव करते हैं; ये डिवाइस आप डैशबोर्ड में सेटिंग्स, सुरक्षा में देख सकते हैं। जब आप सूचनाओं की अनुमति देते हैं, तो ऐप डिवाइस के लिए एक push token रजिस्टर करता है, साथ में उसका प्लेटफ़ॉर्म, ऐप का वर्ज़न और ऐप की भाषा। ऐप में आप जो conversations, messages, notes, contacts और settings पढ़ते और बदलते हैं, वे वही Customer Data हैं जो डैशबोर्ड में हैं (सेक्शन 2)। शुरू होने पर ऐप हमसे यह भी पूछता है कि उसका वर्ज़न अभी भी समर्थित है या नहीं।

फ़ोटो, वीडियो और फ़ाइलें: ऐप कैमरा, आपकी फ़ोटो लाइब्रेरी या आपकी फ़ाइलें तभी खोलता है जब आप फ़ोटो लेना, कोई फ़ोटो, वीडियो या फ़ाइल अटैच करना, या प्रोफ़ाइल या contact की तस्वीर लगाना चुनते हैं। सिर्फ़ वही अपलोड होता है जो आप चुनते हैं, और वह बाकी सभी attachments की तरह Cloudflare R2 पर सेव होता है।

Push सूचनाएं: हम इन्हें Expo (650 Industries, Inc., USA) के ज़रिए भेजते हैं, जो इन्हें iPhones के लिए Apple Push Notification service और Android फ़ोन के लिए Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, USA) को आगे देता है। एक सूचना में conversation नंबर, contact का नाम और message की एक झलक होती है, ऐप की भाषा में। ऐप में आप चुनते हैं कि किन events पर सूचना मिले, और अपने फ़ोन की settings में आप Deskwoot की सूचनाएं पूरी तरह बंद कर सकते हैं।

लाइव अपडेट: जब तक ऐप स्क्रीन पर खुला है, वह Ably (Ably Realtime Ltd.) से एक कनेक्शन रखता है, ताकि नए messages बिना रीलोड किए दिखें। ऐप के बैकग्राउंड में जाने पर ऐप यह कनेक्शन बंद कर देता है।

Copilot: जब आप ऐप में Copilot इस्तेमाल करते हैं, तो conversation सेक्शन 9a में बताए तरीके से Anthropic को भेजी जाती है।

सपोर्ट चैट: ऐप में सहायता से संपर्क करें, Deskwoot टीम के साथ एक चैट खोलता है। आपके messages के साथ आपका नाम और ईमेल पता भेजा जाता है, और आपके IP पते से हम एक अनुमानित लोकेशन (शहर और देश) निकालते हैं, जैसे हमारी वेबसाइट की हर चैट में।

Face ID, Touch ID, फ़िंगरप्रिंट और फ़ेस अनलॉक: जांच आपके फ़ोन पर iOS या Android के ज़रिए होती है। ऐप को सिर्फ़ यह पता चलता है कि जांच सफल हुई या नहीं। कोई भी biometric डेटा कभी आपके फ़ोन से बाहर नहीं जाता और हम तक नहीं पहुंचता। आपका साइन इन फ़ोन के सुरक्षित स्टोरेज में रहता है (iOS Keychain में, या Android Keystore से एन्क्रिप्ट किए गए स्टोरेज में)।

कोई ट्रैकिंग नहीं: ऐप में कोई analytics, विज्ञापन या crash reporting टूल नहीं है और यह आपको दूसरे ऐप्स या वेबसाइटों पर ट्रैक नहीं करता। ऐप के अपने अपडेट पाने के लिए यह Expo की update service से पूछता है कि कोई नया वर्ज़न है या नहीं, और इसमें प्लेटफ़ॉर्म, ऐप का वर्ज़न और update service द्वारा इस्तेमाल होने वाली इंस्टॉलेशन की एक रैंडम पहचान भेजता है।

साइन आउट और डिलीट: साइन आउट करने से उस डिवाइस का session खत्म होता है और उसका push token हट जाता है। अपना Deskwoot login आप खुद डिलीट कर सकते हैं, ऐप की settings में या डैशबोर्ड में; deskwoot.com/data-deletion बताता है कि क्या डिलीट होता है और क्या रखा जाता है।

9d. कैलेंडर और रिज़र्वेशन कनेक्शन (Google Calendar, Outlook और aleno)

वर्कस्पेस का एडमिनिस्ट्रेटर Google Calendar या Outlook (Microsoft 365 या Outlook.com) का खाता जोड़ सकता है, ताकि अपॉइंटमेंट उसके चुने हुए कैलेंडर में बुक हो सकें। Deskwoot केवल वही अनुमतियाँ माँगता है जो इसके लिए ज़रूरी हैं। Google के लिए: आपका ईमेल पता, आपके कैलेंडर की सूची, उन कैलेंडर के व्यस्त समय जिन्हें आपका खाता देख सकता है, और आपके अपने कैलेंडर के इवेंट। Microsoft के लिए: आपकी बुनियादी प्रोफ़ाइल और आपके कैलेंडर तक पहुँच (Calendars.ReadWrite)।

हम क्या पढ़ते हैं: आपके कैलेंडर की सूची और आप कब व्यस्त हैं, यानी इवेंट के शुरू और खत्म होने का समय, और Outlook में यह कि कोई इवेंट व्यस्त दिखाया गया है या रद्द हो चुका है। हम आपके इवेंट के शीर्षक, विवरण, प्रतिभागी या कोई और सामग्री कभी नहीं पढ़ते।

हम क्या लिखते हैं: केवल वे इवेंट जो Deskwoot अपॉइंटमेंट के लिए बनाता है। हर इवेंट में अपॉइंटमेंट का प्रकार, ग्राहक का नाम, उसका ईमेल पता या फ़ोन नंबर और Deskwoot में बातचीत का लिंक होता है, संदेशों की सामग्री कभी नहीं। ये इवेंट निजी होते हैं और इनमें कोई प्रतिभागी नहीं होता, इसलिए किसी को आमंत्रण नहीं जाता।

AI: आपके व्यस्त समय से Deskwoot जो खाली समय निकालता है, केवल वही हमारे AI प्रदाता Anthropic तक पहुँचता है, ताकि AI बॉट उन्हें ग्राहक को सुझा सके। कैलेंडर डेटा का उपयोग कभी AI मॉडल को प्रशिक्षित करने या विज्ञापन के लिए नहीं होता।

संग्रहण और हटाना: एक्सेस टोकन हमारे EU डेटाबेस में एन्क्रिप्टेड (AES-256-GCM) रखे जाते हैं। जब आप सेटिंग्स > एकीकरण > अपॉइंटमेंट में कोई कैलेंडर डिस्कनेक्ट करते हैं, तो Deskwoot उसके टोकन और उसके लिए चुने गए कैलेंडर हटा देता है, और Google से Deskwoot की पहुँच खत्म करने को कहता है, जब तक वही Google खाता किसी दूसरे Deskwoot वर्कस्पेस से जुड़ा न हो। Deskwoot के बनाए इवेंट आपके कैलेंडर में बने रहते हैं। आप Deskwoot की पहुँच कभी भी अपने Google खाते में Security के अंतर्गत या अपने Microsoft खाते की ऐप अनुमतियों में हटा सकते हैं।

रिज़र्वेशन सिस्टम: वर्कस्पेस का एडमिनिस्ट्रेटर किसी रेस्टोरेंट का रिज़र्वेशन सिस्टम (aleno) जोड़ सकता है, इसके लिए वह उस API यूज़र की कुंजी डालता है जिसे रेस्टोरेंट ने Deskwoot के लिए बनाया है। Deskwoot रेस्टोरेंट की खाली टेबल और बुकिंग के नियम पढ़ता है, और जो मेहमान बातचीत में कहते हैं उनके लिए रिज़र्वेशन बनाता, बदलता और रद्द करता है। इसके लिए वह समय, मेहमानों की संख्या, माँगी गई बैठने की जगह, नाम, मेहमान का दिया या संपर्क के लिए Deskwoot के पास मौजूद ईमेल पता और फ़ोन नंबर, मेहमान की भाषा और मेहमान का नोट भेजता है। Deskwoot केवल वही सेव करता है जो उसने बातचीत में भेजा या पाया, साथ में रिज़र्वेशन की ID और स्थिति, रेस्टोरेंट की मेहमान सूची कभी नहीं। केवल उस मेहमान के लिए, जिसका ईमेल पता या फ़ोन नंबर Deskwoot ने सत्यापित किया है, वह उसकी अपनी बुकिंग खोजता है; वे तभी सेव होती हैं जब मेहमान उनमें से किसी को बदलना चाहता है। खाली टेबल और ये बुकिंग हमारे AI प्रदाता Anthropic तक केवल मेहमान को जवाब देने के लिए पहुँचती हैं और कभी AI मॉडल के प्रशिक्षण में इस्तेमाल नहीं होतीं। कुंजी हमारे EU स्थित डेटाबेस में एन्क्रिप्ट करके (AES-256-GCM) रखी जाती है और जब आप सेटिंग्स > इंटीग्रेशन > अपॉइंटमेंट में सिस्टम डिस्कनेक्ट करते हैं तो हटा दी जाती है। रिज़र्वेशन सिस्टम रेस्टोरेंट के लिए काम करता है, जो वहाँ रखे मेहमानों के डेटा के लिए ज़िम्मेदार है।

Deskwoot's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

हिंदी में: Google APIs से मिली जानकारी का Deskwoot द्वारा उपयोग और किसी अन्य ऐप को उसका हस्तांतरण Google API Services User Data Policy का पालन करेगा, जिसमें Limited Use की आवश्यकताएँ भी शामिल हैं।

9f. आपके जोड़े गए बिज़नेस सॉफ़्टवेयर

वर्कस्पेस का एडमिन वह बिज़नेस सॉफ़्टवेयर जोड़ सकता है जो बिज़नेस पहले से इस्तेमाल करता है, जैसे दुकान का सिस्टम, अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, CRM, प्रैक्टिस या बुकिंग सिस्टम, या काम और विज़िट का सॉफ़्टवेयर। हर कनेक्शन बिज़नेस का अपना निर्देश है: बिज़नेस का उस सॉफ़्टवेयर के प्रदाता के साथ अपना अनुबंध होता है, और Deskwoot सिर्फ़ बिज़नेस के लिए और सिर्फ़ नीचे के अनुच्छेदों में बताए तरीक़े से उस सॉफ़्टवेयर के साथ डेटा का लेन देन करता है।

इन कनेक्शन की कीज़ और एक्सेस टोकन EU में हमारे डेटाबेस में एन्क्रिप्ट करके (AES-256-GCM) रखे जाते हैं। बिज़नेस कौन सा सॉफ़्टवेयर जोड़ता है, इसके हिसाब से डेटा ऐसे सिस्टम में जा सकता है जो उसे EU के बाहर रखते हैं, जैसे USA, कनाडा, यूनाइटेड किंगडम या ऑस्ट्रेलिया में।

Deskwoot जुड़े सॉफ़्टवेयर में कभी कुछ नहीं मिटाता। Deskwoot में किसी संपर्क को मिटाने से वह व्यक्ति वहाँ से नहीं मिटता; यह बिज़नेस अपने सॉफ़्टवेयर में करता है। जब बिज़नेस सॉफ़्टवेयर को डिस्कनेक्ट करता है, तो Deskwoot की या टोकन और अपने संपर्कों के वहाँ के रिकॉर्ड से जुड़ाव मिटा देता है।

हर सिस्टम के लिए Deskwoot क्या पढ़ता, लिखता और रखता है:

Shopware: वर्कस्पेस का एडमिन किसी Shopware 6 दुकान को उस इंटीग्रेशन की कीज़ से जोड़ता है जो दुकान के Administration में बनाया गया हो। Deskwoot दुकान को सिर्फ़ पढ़ता है और वहाँ कभी कुछ नहीं बदलता या मिटाता। वह ऑर्डर पढ़ता है: नंबर, तारीख़ें, कुल राशि और मुद्रा, ऑर्डर, भुगतान और डिलीवरी की स्थिति, आइटम (नाम, मात्रा और क़ीमत), शिपिंग का तरीक़ा, ट्रैकिंग कोड और ट्रैकिंग लिंक, ग्राहक का ईमेल पता और नाम, और डिलीवरी और बिलिंग पते का पिन कोड और देश। Deskwoot यह डेटा सेव करता है और नए ऑर्डर के ग्राहक के लिए नाम और ईमेल पते के साथ एक संपर्क बनाता है। जब टीम का कोई सदस्य बातचीत खोलता है, या REST API या MCP सर्वर से किसी ग्राहक को खोजा जाता है, तो Deskwoot हर ऑर्डर के डिलीवरी और बिलिंग पते का नाम, गली और शहर (वह सिर्फ़ डिलीवरी पता दिखाता है), और ग्राहक खाते का नाम और ऑर्डर की संख्या भी पढ़ता है, और इन्हें कभी सेव नहीं करता। Deskwoot दुकान से कभी फ़ोन नंबर, कंपनी, टैक्स ID, जन्मदिन, ग्राहक की टिप्पणियाँ, भुगतान के तरीक़े या भुगतान का ब्योरा, कस्टम फ़ील्ड या दस्तावेज़ नहीं माँगता।

AI: ऑर्डर का डेटा हमारे AI प्रदाता Anthropic तक सिर्फ़ जवाब लिखने के लिए पहुँचता है। ग्राहक के सत्यापित होने से पहले (अनुभाग 9a), AI बॉट को सिर्फ़ उस एक ऑर्डर की स्थिति, तारीख़ और ट्रैकिंग मिलती है जिसका नंबर और डिलीवरी पिन कोड ग्राहक ने बताया; सत्यापित ग्राहक के लिए उसे उसके 5 सबसे नए ऑर्डर मिल सकते हैं। जब टीम का कोई सदस्य पूछता है, तो Copilot किसी संपर्क के ऑर्डर पढ़ता है। ऑर्डर का डेटा कभी AI मॉडल के प्रशिक्षण में इस्तेमाल नहीं होता। जब AI बॉट किसी पार्सल के बारे में जवाब देता है, तो लाइव पार्सल स्थिति के लिए उसका ट्रैकिंग कोड, पिन कोड और देश Ship24 को जा सकते हैं।

भंडारण और हटाना: कीज़ EU में हमारे डेटाबेस में एन्क्रिप्ट करके (AES-256-GCM) रखी जाती हैं। सेटिंग्स > एकीकरण में Shopware डिस्कनेक्ट करने से कीज़ और Deskwoot के सेव किए Shopware ऑर्डर मिट जाते हैं; संपर्क Deskwoot में बने रहते हैं। जब Deskwoot में किसी व्यक्ति का डेटा मिटाया जाता है, तो उसके सेव किए ऑर्डर में सिर्फ़ ऑर्डर की जानकारी रहती है, निजी डेटा और ट्रैकिंग कोड के बिना। Shopware में Deskwoot इंटीग्रेशन बिज़नेस खुद हटाता है।

Lexware Office: वर्कस्पेस का एडमिनिस्ट्रेटर Lexware Office को उस Public API की से जोड़ता है जो Lexware Office में बनाई गई हो। Deskwoot कंपनी की प्रोफ़ाइल पढ़ता है (कंपनी का नाम, टैक्स का प्रकार और क्या कंपनी छोटा व्यवसाय है)। वह किसी संपर्क का Lexware ग्राहक संपर्क के ईमेल पते से ढूंढता है, या टीम की खोज और लिंक से, और उस ग्राहक का नाम, ग्राहक नंबर, संपर्क व्यक्ति, ईमेल पते, फ़ोन नंबर और शहर पढ़ता है, साथ ही उसके इनवॉइस, एडवांस इनवॉइस और कोटेशन की सूची, नंबर, तारीख, देय तारीख, कुल राशि, बकाया राशि और स्थिति के साथ; कोटेशन के लिए वह तारीख भी जब तक वह मान्य है, और भुगतान हो चुके इनवॉइस के लिए भुगतान की तारीख। किसी इनवॉइस या कोटेशन के बारे में उसके नंबर से पूछे गए सवाल का जवाब देने के लिए वह उस दस्तावेज़ पर लिखे पते का पिन कोड भी पढ़ता है। Deskwoot ये दस्तावेज़ तभी पढ़ता है जब वे दिखाए जाते हैं, और उन्हें कभी सेव नहीं करता। वह की, कंपनी का नाम, Lexware में उसकी id और टैक्स सेटिंग्स, और कौन सा Lexware ग्राहक किस संपर्क से जुड़ा है, यह सेव करता है। टीम के कहने पर Deskwoot Lexware में एक ग्राहक बनाता है, उस नाम, ईमेल पते, फ़ोन नंबर और पते के साथ जो टीम भरती है। कोटेशन के अनुरोध के लिए, टीम की ओर से या ग्राहक की पुष्टि के बाद AI बॉट की ओर से, Deskwoot Lexware में ग्राहक के नाम, पते, काम के विवरण और पसंद की तारीखों के साथ एक कोटेशन ड्राफ़्ट बनाता है, बिना कीमतों के। ग्राहक का ईमेल पता और फ़ोन नंबर कभी कोटेशन ड्राफ़्ट के साथ Lexware नहीं जाते, और Lexware उसके लिए कोई ग्राहक नहीं बनाता। हर कोटेशन ड्राफ़्ट का Deskwoot बातचीत में एक छोटा रिकॉर्ड रखता है: एक सारांश, पाने वाले का नाम और कोटेशन का नंबर।

AI: AI बॉट Lexware तभी पढ़ता है जब व्यवसाय ने इसे चालू किया हो। ग्राहक के सत्यापन से पहले (सेक्शन 9a) उसे सिर्फ़ उस एक इनवॉइस या कोटेशन का प्रकार, नंबर, स्थिति, तारीखें और राशियाँ मिलती हैं, जिसका नंबर और पिन कोड ग्राहक ने बताया; सत्यापित ग्राहक के लिए उसे ग्राहक के अपने पिछले 365 दिनों के इनवॉइस और कोटेशन मिल सकते हैं। ड्राफ़्ट वह कभी नहीं देखता। Copilot संपर्क का Lexware ग्राहक (जुड़ा हुआ ग्राहक, या वह जिसका ईमेल पता संपर्क वाला ही है) उसके सबसे नए इनवॉइस और कोटेशन के साथ तब पढ़ता है जब टीम का कोई सदस्य पूछता है। यह डेटा हमारे AI प्रदाता Anthropic तक सिर्फ़ जवाब लिखने के लिए पहुंचता है और कभी AI मॉडल ट्रेन करने में इस्तेमाल नहीं होता।

स्टोरेज और डिलीट: Lexware Office, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG की एक सेवा है जिसे व्यवसाय अपने खुद के अनुबंध के तहत इस्तेमाल करता है। की हमारे EU डेटाबेस में एन्क्रिप्टेड (AES-256-GCM) रहती है। सेटिंग्स > एकीकरण में Lexware Office को डिस्कनेक्ट करने से की और संपर्कों व Lexware ग्राहकों के बीच के लिंक डिलीट हो जाते हैं; Lexware में बने ग्राहक और कोटेशन ड्राफ़्ट वहीं रहते हैं। Deskwoot में किसी संपर्क को डिलीट करने से Lexware में कुछ डिलीट नहीं होता, और Deskwoot Lexware में की डिलीट नहीं कर सकता: व्यवसाय उसे Lexware Office में Public API के तहत डिलीट करता है।

Justimmo: वर्कस्पेस का एडमिन एक API एक्सपोर्ट जोड़ता है, जिसे एजेंसी Justimmo में बनाती है, उस एक्सपोर्ट के यूज़रनेम और पासवर्ड से। Deskwoot सिर्फ़ वे लिस्टिंग पढ़ता है जो एजेंसी उस एक्सपोर्ट में बुक करती है, ठीक वैसे जैसे वे प्रकाशित हैं: शीर्षक, लिस्टिंग नंबर, प्रकार, स्टेटस, कमीशन और डिपॉज़िट के टेक्स्ट के साथ क़ीमतें और ख़र्च, क्षेत्रफल और कमरे, सुविधाएँ, ऊर्जा के मान, विवरण और लोकेशन का टेक्स्ट, जगह, एक कवर फ़ोटो, और लिस्टिंग के एजेंट और एजेंसी के नाम। गली और मकान नंबर वह तभी रखता है जब एजेंसी ने पता जारी किया हो, निर्देशांक और एजेंटों के ईमेल पते और फ़ोन नंबर वह कभी नहीं रखता, और Justimmo में एजेंसी के कॉन्टैक्ट, पूछताछ और ऑफ़र वह कभी नहीं पढ़ता। Deskwoot इन लिस्टिंग की एक कॉपी तब तक रखता है जब तक वे एक्सपोर्ट में हैं, और किसी लिस्टिंग के एक्सपोर्ट से निकलने के 30 दिन बाद उसे मिटा देता है।

Deskwoot Justimmo में एक ही चीज़ लिखता है: किसी लिस्टिंग के बारे में पूछताछ, जिसे टीम का कोई सदस्य भेजता है, या AI बॉट भेजता है जब ग्राहक ने बातचीत में उसकी पुष्टि कर दी हो। उसमें लिस्टिंग, ग्राहक का पहला नाम और उपनाम, उसका ईमेल पता और फ़ोन नंबर जितना Deskwoot के पास है, टीम के सदस्य का चुना संबोधन, ग्राहक क्या चाहता है, उसके पसंदीदा समय और उसका मैसेज, भेजने वाला सत्यापित है या नहीं, एडमिन की तय की हुई मार्केटिंग श्रेणी, और बातचीत का एक लिंक होता है जिसे सिर्फ़ उस बिज़नेस की टीम खोल सकती है। Justimmo कॉन्टैक्ट बनाता है या अपडेट करता है और पूछताछ लिस्टिंग के एजेंट को देता है। Deskwoot हर पूछताछ का एक छोटा रिकॉर्ड बातचीत के साथ रखता है: लिस्टिंग, क्या पूछा गया, कब, किसने और क्या Justimmo ने उसे लिया।

AI: लिस्टिंग का डेटा हमारे AI प्रदाता Anthropic तक सिर्फ़ जवाब लिखने के लिए पहुँचता है। AI बॉट लिस्टिंग तब पढ़ता है जब कोई ग्राहक उनके बारे में पूछता है, और ग्राहक का नाम और संपर्क विवरण किसी पूछताछ में सिर्फ़ वही भेजने के लिए डालता है जिसकी ग्राहक पुष्टि करता है। जब टीम का कोई सदस्य पूछता है, तो Copilot किसी बातचीत से भेजी गई पूछताछ देखता है। यह डेटा कभी AI मॉडल के प्रशिक्षण में इस्तेमाल नहीं होता।

स्टोरेज और मिटाना: यूज़रनेम और पासवर्ड EU में हमारे डेटाबेस में एन्क्रिप्ट करके (AES-256-GCM) रखे जाते हैं। सेटिंग्स > एकीकरण में Justimmo को डिस्कनेक्ट करने पर लॉगिन और Deskwoot की लिस्टिंग की कॉपी मिट जाती है। पहले भेजी गई पूछताछ Justimmo में रहती है, और API एक्सपोर्ट बिज़नेस ख़ुद Justimmo में मिटाता है। जब Deskwoot में किसी व्यक्ति का डेटा मिटाया जाता है, तो उसके लिए भेजी गई पूछताछ के रिकॉर्ड भी मिट जाते हैं; Justimmo में कॉन्टैक्ट बिज़नेस ख़ुद मिटाता है।

Propstack: वर्कस्पेस का एडमिन एजेंसी का Propstack खाता Propstack में बनी एक API की से जोड़ता है; की की अनुमतियाँ तय करती हैं कि Deskwoot क्या पढ़ और लिख सकता है। Deskwoot एजेंसी की मार्केट की जा रही लिस्टिंग ठीक वैसे पढ़ता है जैसे वे प्रकाशित हैं (शीर्षक, लिस्टिंग नंबर, प्रकार, स्टेटस, प्रकाशित ख़रीदार कमीशन के साथ क़ीमतें और ख़र्च, क्षेत्रफल और कमरे, सुविधाएँ, ऊर्जा के मान, विवरण, जगह, सार्वजनिक लिस्टिंग पेज, एक कवर फ़ोटो और लिस्टिंग के एजेंट का नाम), और एजेंसी के लिस्टिंग स्टेटस, कॉन्टैक्ट सोर्स, नोट टाइप और उसके यूज़र के नाम भी। गली और मकान नंबर वह तभी रखता है जब एजेंसी पता दिखाती है, और वह कभी कोई आर्काइव की गई लिस्टिंग या ऐसे स्टेटस वाली लिस्टिंग सेव नहीं करता जिसे एजेंसी AI बॉट से छिपाती है। Deskwoot इन लिस्टिंग की एक कॉपी तब तक रखता है जब तक वे मार्केट हो रही हैं, और किसी लिस्टिंग के हटने के 30 दिन बाद उसे मिटा देता है। Propstack बदली हुई लिस्टिंग के बारे में वेबहुक से भी बताता है; Deskwoot उनसे सिर्फ़ लिस्टिंग का id रखता है।

बातचीत में किसी व्यक्ति के लिए Deskwoot Propstack में उसी व्यक्ति का कॉन्टैक्ट तब पढ़ता है जब टीम का कोई सदस्य बातचीत या कॉन्टैक्ट खोलता है, या जब AI बॉट कोई अनुरोध भेजता है या किसी सत्यापित ग्राहक को जवाब देता है: नाम, ग्राहक नंबर, स्टेटस, एजेंट, सक्रिय सर्च प्रोफ़ाइल और आने वाले अपॉइंटमेंट (समय, प्रकार, प्रॉपर्टी और जगह, अपॉइंटमेंट का शीर्षक या टेक्स्ट कभी नहीं)। वह यह डेटा दिखाता है और सेव नहीं करता; वह सिर्फ़ Deskwoot के कॉन्टैक्ट और Propstack के कॉन्टैक्ट के बीच का लिंक सेव करता है। Deskwoot कभी किसी कॉन्टैक्ट की आय, बैंक विवरण, पहचान पत्र, जन्म तिथि या टैक्स नंबर नहीं पढ़ता, और न ही एजेंसी की चेतावनियाँ, नोट, दस्तावेज़, डील, मालिक, मूल्यांकन या आंतरिक कमीशन।

Deskwoot Propstack में तब लिखता है जब टीम का कोई सदस्य कुछ भेजता है, या जब AI बॉट कोई ऐसा अनुरोध भेजता है जिसकी ग्राहक ने बातचीत में पुष्टि की हो: नाम, ईमेल पता, फ़ोन नंबर, कॉन्टैक्ट सोर्स और भाषा के साथ एक कॉन्टैक्ट, सिर्फ़ तब जब Propstack में किसी कॉन्टैक्ट के पास वह ईमेल पता या फ़ोन नंबर न हो (मौजूदा कॉन्टैक्ट कभी नहीं बदला जाता); अनुरोध वाला एक नोट (लिस्टिंग, व्यक्ति क्या चाहता है, पसंदीदा समय, उसका मैसेज, सर्च की शर्तें या बेची जाने वाली प्रॉपर्टी का विवरण, भेजने वाला सत्यापित है या नहीं, और बातचीत का एक लिंक जिसे सिर्फ़ उस बिज़नेस की टीम खोल सकती है) या टीम के किसी सदस्य का अपना नोट; और एक सर्च प्रोफ़ाइल। सर्च प्रोफ़ाइल तभी सेव होती है जब व्यक्ति ने ईमेल से मेल खाते ऑफ़र पाने पर सहमति दी हो, और वह इस सहमति को उसके समय के साथ दर्ज करती है; Propstack की मेलिंग सेटिंग सिर्फ़ उस कॉन्टैक्ट को मिलती है जिसे Deskwoot इसके लिए नया बनाता है। कॉन्टैक्ट सोर्स वाला नोट Propstack में एजेंसी के अपने ऑटोमेशन शुरू कर सकता है। Deskwoot हर अनुरोध का एक छोटा रिकॉर्ड बातचीत के साथ रखता है।

AI: लिस्टिंग और कॉन्टैक्ट का डेटा हमारे AI प्रदाता Anthropic तक सिर्फ़ जवाब लिखने के लिए पहुँचता है। AI बॉट किसी ग्राहक के आने वाले अपॉइंटमेंट तभी बताता है जब ग्राहक सत्यापित हो चुका हो (अनुभाग 9a)। जब टीम का कोई सदस्य पूछता है, तो Copilot जुड़ा हुआ कॉन्टैक्ट, उसकी सर्च प्रोफ़ाइल और अपॉइंटमेंट, और बातचीत की लिस्टिंग पढ़ता है। यह डेटा कभी AI मॉडल के प्रशिक्षण में इस्तेमाल नहीं होता।

स्टोरेज और मिटाना: की EU में हमारे डेटाबेस में एन्क्रिप्ट करके (AES-256-GCM) रखी जाती है। सेटिंग्स > एकीकरण में Propstack को डिस्कनेक्ट करने पर की, Deskwoot की लिस्टिंग की कॉपी और Propstack कॉन्टैक्ट के लिंक मिट जाते हैं, और Propstack में Deskwoot के वेबहुक हट जाते हैं। पहले भेजा गया सब कुछ Propstack में रहता है, और की बिज़नेस ख़ुद Propstack में मिटाता है। जब Deskwoot में किसी व्यक्ति का डेटा मिटाया जाता है, तो उसके Propstack कॉन्टैक्ट का लिंक और उसके लिए भेजे गए अनुरोधों के रिकॉर्ड भी मिट जाते हैं; Propstack में कॉन्टैक्ट बिज़नेस ख़ुद मिटाता है।

Cliniko: वर्कस्पेस का कोई एडमिनिस्ट्रेटर किसी Cliniko यूज़र की API की से क्लिनिक का Cliniko अकाउंट जोड़ता है; हम Scheduler रोल वाले यूज़र की सलाह देते हैं, जो इलाज के नोट्स, फ़ॉर्म या इनवॉइस नहीं देख सकता। Deskwoot की के यूज़र (नाम, ईमेल पता और रोल), अकाउंट का नाम, रीजन और ऑनलाइन बुकिंग के नियम, लोकेशन, प्रैक्टिशनर और अपॉइंटमेंट टाइप उनकी ऑनलाइन बुकिंग सेटिंग के साथ, और Cliniko के दिए खाली समय पढ़ता है। जिस मरीज़ के लिए Fynn बुक करता है, जिस मरीज़ को टीम जोड़ती या ढूँढती है, और जिस कॉन्टैक्ट का ईमेल पता किसी रिकॉर्ड से मिलता है, उसके लिए Deskwoot मरीज़ के अपॉइंटमेंट, और नाम, ईमेल पता और फ़ोन नंबर (यह जाँचने के लिए कि कोई कौन है) और जन्मतिथि (2 रिकॉर्ड में फ़र्क करने के लिए) पढ़ता है; Cliniko से इन 4 जानकारियों में से कुछ भी सेव नहीं करता। Deskwoot मरीज़ के रिकॉर्ड का और कुछ नहीं रखता और Cliniko से कभी इलाज के नोट्स, मेडिकल अलर्ट, केस, फ़ॉर्म, अटैचमेंट, पत्र, इनवॉइस या पेमेंट नहीं माँगता।

Deskwoot, Cliniko में वे अपॉइंटमेंट लिखता है जो कोई मरीज़ बातचीत में बुक करता, बदलता या रद्द करता है, वे अपॉइंटमेंट जो टीम वहाँ रद्द करती है, और नया मरीज़ रिकॉर्ड सिर्फ़ पहले और आखिरी नाम, ईमेल पते और मोबाइल नंबर के साथ। Deskwoot के बुक किए हर अपॉइंटमेंट पर एक छोटा नोट होता है जिसमें एक रेफ़रेंस और बातचीत का लिंक होता है, कभी किसी मैसेज की सामग्री नहीं; रद्द करने पर टीम का अपना नोट भी जा सकता है। Deskwoot किसी मौजूदा मरीज़ रिकॉर्ड को कभी नहीं बदलता। Fynn किसी मौजूदा रिकॉर्ड में तभी बुक करता है जब कॉन्टैक्ट उस रिकॉर्ड से जुड़ा हो या मरीज़ ने अपना ईमेल पता सत्यापित कर लिया हो (सेक्शन 9a); वरना टीम रिकॉर्ड चुनती है। Cliniko खुद मरीज़ को बुकिंग या रद्द करने के बारे में ईमेल भेजता है या नहीं, यह Cliniko में क्लिनिक की सेटिंग पर निर्भर है।

Deskwoot की, अकाउंट की जानकारी और लोकेशन, प्रैक्टिशनर और अपॉइंटमेंट टाइप की सूची, हर जुड़े हुए कॉन्टैक्ट के लिए Cliniko मरीज़ ID, और Deskwoot से बुक या अपनाए गए अपॉइंटमेंट का समय, टाइप, प्रैक्टिशनर, लोकेशन और स्थिति सेव करता है। वह मरीज़ों की सूची की कोई कॉपी नहीं रखता।

AI: खाली समय, अपॉइंटमेंट टाइप, प्रैक्टिशनर और लोकेशन, और सत्यापित मरीज़ के लिए उसके अपने आने वाले अपॉइंटमेंट, हमारे AI प्रदाता Anthropic तक सिर्फ़ जवाब लिखने के लिए पहुँचते हैं। जब टीम का कोई सदस्य पूछता है, Copilot जुड़े हुए मरीज़ का नाम और अगले 3 अपॉइंटमेंट पढ़ता है, कभी जन्मतिथि, ईमेल पता या फ़ोन नंबर नहीं। यह डेटा कभी AI मॉडल ट्रेन करने के लिए इस्तेमाल नहीं होता।

स्टोरेज और डिलीट: की हमारे EU डेटाबेस में एन्क्रिप्टेड (AES-256-GCM) रहती है। Cliniko डिस्कनेक्ट करने पर Deskwoot की, लोकेशन, प्रैक्टिशनर और अपॉइंटमेंट टाइप की सूची, और कॉन्टैक्ट और Cliniko रिकॉर्ड के बीच हर जुड़ाव डिलीट कर देता है; अपॉइंटमेंट का इतिहास Deskwoot में रहता है, और Cliniko में कुछ नहीं बदलता। API की को क्लिनिक खुद Cliniko में आर्काइव करता है।

Jobber: a workspace administrator connects the business's Jobber account by signing in to Jobber and allowing Deskwoot access. Jobber asks the administrator to let Deskwoot read and write clients and their properties, requests, visits and assessments, and jobs, and read quotes, invoices and team members. Deskwoot uses less than that: it writes only what this paragraph names and never writes jobs or assessments. It reads the account's id, name and country.

Deskwoot finds a contact's Jobber client by the contact's email address or phone number, or by a team member's search and link. When a team member opens the conversation or the contact, Deskwoot reads that client's name, company, email addresses, phone numbers, city and service addresses, their requests, quotes, jobs and invoices (number, title, status, dates, totals, amounts still owed and the link in Jobber) and their visits that are not done yet (time, title, job and the first names of the team members on it). For a verified customer who asks the AI bot about their own records, it reads the same lists with the Client Hub links and without the team's names. When a verified customer asks to move a visit, it reads the visit with the client's email addresses and phone numbers, to check who is asking, and, for each team member on the visit, when the items on their schedule start and end. Deskwoot stores none of this, apart from what is named below.

Deskwoot writes to Jobber when a team member sends something, or when the AI bot sends a request the customer confirmed in the conversation: a new client with the name, email address, phone number and service address (and a company, when a team member enters one), only when no client in Jobber has that email address or phone number or a team member creates it anyway; a new property when the client does not have the service address yet; and a request with a title and a note that holds the details, the preferred times, the channel, a Deskwoot reference and, unless the team member took it out, a link to the conversation that only the business's team can open. When the sender's email address or phone number belongs to a client but the sender is not verified (section 9a), the request waits for the team, who chooses the client. For a visit a verified customer moves in a conversation, Deskwoot writes only the new start and end time, at once or after a team member confirms it, as the business's booking rules say. Apart from adding a property, Deskwoot never changes an existing client, and it never cancels or deletes a visit or changes its team.

Deskwoot stores the tokens, the account's id, name and country, which Jobber client each contact is linked to (and the clients a team member marked as not this contact), and a short record of each request next to the conversation: a summary, the client's name and the request's link in Jobber. For a visit a customer asked to move, it keeps the time, title, job number, link and state with the ids of the visit and the client, and keeps them in line with Jobber while the visit is open. Jobber tells Deskwoot through webhooks when the business removes Deskwoot in Jobber, when a client is deleted and when a visit changes; Deskwoot keeps only the type and ids of these events, and an event about a client or a visit only when a contact is linked to that client or Deskwoot follows that visit.

AI: for a verified customer, the AI bot gets their own requests, quotes, jobs, invoices and upcoming visits with statuses, dates and job numbers, never the team's names, notes, line items or service addresses; totals, amounts still owed and the Client Hub links where the client answers a quote or pays an invoice reach it only when the business turned this on. For a move it gets the customer's upcoming visits and the free times. Copilot reads the linked client, or the one client that matches the contact exactly, with their open items when a team member asks it, never an email address, a phone number or the team's names. This data reaches our AI provider Anthropic only to write an answer and is never used to train AI models.

Storage and deletion: the tokens are stored encrypted at rest (AES-256-GCM) in our database in the EU. Disconnecting Jobber under Settings > Integrations deletes the tokens and the links between contacts and Jobber clients, and asks Jobber to end Deskwoot's access; the records of requests and moved visits stay in the conversations. When the business removes Deskwoot in Jobber, Jobber ends the access and Deskwoot deletes the tokens at once; the links stay until an administrator removes the connection in Deskwoot. Clients, properties, requests and visit times already sent stay in Jobber. When a person's data is erased in Deskwoot, the link to their Jobber client, the records of the requests sent for them and the visits Deskwoot followed for them are deleted too; the business deletes the client in Jobber itself.

10. एनालिटिक्स और ट्रैकिंग

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