Automatische Zuweisung und Round Robin

Die automatische Zuweisung in Deskwoot verteilt eingehende Konversationen automatisch über die verfügbaren Agenten per Round Robin Rotation, sodass die Auslastung ausgeglichen bleibt und keine Kundin und kein Kunde auf einen freien Agenten warten muss. Die automatische Zuweisung in Deskwoot verteilt eingehende Konversationen automatisch unter deinen verfügbaren Agenten und stellt sicher, dass die Auslastung ausgeglichen ist und niemand warten muss. Mit der Round Robin Zuweisung wird jede neue Konversation an den nächsten Agenten in der Rotation geleitet, was für eine faire und effiziente Verteilung sorgt.

So funktioniert die automatische Zuweisung

Wenn die automatische Zuweisung für einen Posteingang aktiviert ist, nutzt Deskwoot ein Round Robin Verfahren, um eingehende Konversationen zuzuweisen. Das heißt, jede neue Konversation wird der Reihe nach dem nächsten verfügbaren Agenten zugeteilt. Sobald jeder Agent eine Konversation erhalten hat, beginnt der Zyklus wieder von vorn. Dieser Ansatz verhindert, dass ein einzelner Agent überlastet wird, während andere untätig bleiben.

Automatische Zuweisung aktivieren

Folge diesen Schritten, um die automatische Zuweisung für einen beliebigen Posteingang einzuschalten:

Gehe in deinem Deskwoot-Dashboard zu Einstellungen > Posteingänge.
Wähle den Posteingang aus, den du konfigurieren möchtest.
Suche in den Posteingangseinstellungen die Option Automatisch zuweisen.
Aktiviere Automatisch zuweisen mit Round Robin.
Speichere deine Änderungen.

Sobald die Funktion aktiviert ist, werden alle neuen Konversationen, die in diesem Posteingang eintreffen, automatisch unter den ihm zugeordneten Agenten verteilt.

Bewährte Tipps

Halte die Verfügbarkeit der Agenten aktuell. Ermutige Agenten, ihren Status auf nicht verfügbar zu setzen, wenn sie Pause machen oder andere Aufgaben erledigen. So landen Konversationen nur bei Agenten, die zeitnah antworten können.
Halte die Teamgrößen pro Posteingang ausgewogen. Hat ein Posteingang zu wenige Agenten, können die Antwortzeiten in Stoßzeiten leiden. Prüfe die Agentenzuordnungen deiner Posteingänge regelmäßig.
Kombiniere mit Benachrichtigungen. Stelle sicher, dass Agenten Desktop- oder E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, damit sie sofort informiert werden, wenn ihnen eine neue Konversation zugewiesen wird.
Behalte die Leistung im Blick. Nutze die Reporting-Tools von Deskwoot, um Antwortzeiten zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Round Robin Verteilung die erwarteten Ergebnisse liefert.

Häufige Stolperfallen und Fehlerbehebung

Konversationen werden nicht zugewiesen: Prüfe, ob die Agenten dem Posteingang hinzugefügt sind und ob ihr Verfügbarkeitsstatus korrekt gesetzt ist. Die automatische Zuweisung leitet Konversationen nur an Agenten weiter, die zu diesem Posteingang gehören.
Ungleiche Verteilung: Wenn einige Agenten mehr Konversationen zu erhalten scheinen als andere, prüfe, ob bestimmte Agenten zu unterschiedlichen Zeiten zum Posteingang hinzugefügt wurden oder ob die Verfügbarkeitsstatus uneinheitlich sind.
Änderungen werden nicht wirksam: Stelle nach dem Aktivieren oder Ändern der Einstellungen zur automatischen Zuweisung sicher, dass du die Konfiguration speicherst. Ein Neuladen der Seite kann ebenfalls helfen zu bestätigen, dass die Einstellung aktiv ist.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die automatische Zuweisung für mehrere Posteingänge nutzen?

Ja. Du kannst die automatische Zuweisung für jeden Posteingang einzeln aktivieren. Gehe zu Einstellungen > Posteingänge, wähle den gewünschten Posteingang aus und konfiguriere ihn separat.

Was passiert, wenn alle Agenten nicht verfügbar sind?

Wenn kein Agent verfügbar ist, bleibt die Konversation im Posteingang nicht zugewiesen, bis ein Agent verfügbar wird oder sie manuell übernimmt.

Kann ich die automatische Zuweisung vorübergehend deaktivieren?

Auf jeden Fall. Gehe zurück zu Einstellungen > Posteingänge, wähle den Posteingang aus und schalte die Option Automatisch zuweisen aus. Eingehende Konversationen bleiben dann nicht zugewiesen, bis ein Agent sie manuell übernimmt.