Atribuição automática e round robin

A atribuição automática no Deskwoot distribui sozinha as conversas recebidas entre os agentes disponíveis usando a rotação round robin, para que a carga de trabalho fique equilibrada e nenhum cliente espere por um agente livre. A atribuição automática no Deskwoot distribui automaticamente as conversas recebidas entre os agentes disponíveis, garantindo que a carga de trabalho fique equilibrada e que nenhum cliente fique esperando. Com a atribuição round robin, cada nova conversa é direcionada ao próximo agente da rotação, criando um sistema de distribuição justo e eficiente.

Como funciona a atribuição automática

Quando a atribuição automática está ativada para uma caixa de entrada, o Deskwoot usa o método round robin para atribuir as conversas recebidas. Isso significa que cada nova conversa é alocada para o próximo agente disponível na sequência. Depois que todos os agentes receberam uma conversa, o ciclo recomeça do início. Essa abordagem evita que um único agente fique sobrecarregado enquanto os outros ficam ociosos.

Ativando a atribuição automática

Siga estes passos para ativar a atribuição automática em qualquer caixa de entrada:

Acesse Configurações > Caixas de Entrada no seu painel do Deskwoot.
Selecione a caixa de entrada que você quer configurar.
Localize a opção Atribuição automática nas configurações da caixa de entrada.
Ative a Atribuição automática com round robin.
Salve as alterações.

Depois de ativada, todas as novas conversas que chegarem nessa caixa de entrada serão distribuídas automaticamente entre os agentes atribuídos a ela.

Dicas de boas práticas

Mantenha a disponibilidade dos agentes em dia. Incentive os agentes a definir o status como indisponível quando estiverem em pausa ou cuidando de outras tarefas. Isso ajuda a garantir que as conversas só sejam atribuídas a agentes que podem responder logo.
Equilibre o tamanho das equipes por caixa de entrada. Se uma caixa de entrada tiver poucos agentes, os tempos de resposta podem piorar nos horários de pico. Revise as atribuições de agentes às caixas de entrada com frequência.
Combine com notificações. Garanta que os agentes tenham notificações de desktop ou e-mail ativadas, para que sejam avisados na hora quando uma nova conversa for atribuída a eles.
Monitore o desempenho. Use as ferramentas de relatório do Deskwoot para acompanhar os tempos de resposta e confirmar que a distribuição round robin está dando os resultados que você espera.

Erros comuns e solução de problemas

Conversas não estão sendo atribuídas: verifique se os agentes foram adicionados à caixa de entrada e se o status de disponibilidade deles está definido corretamente. A atribuição automática só direciona conversas para agentes que fazem parte daquela caixa de entrada.
Distribuição desigual: se alguns agentes parecem receber mais conversas que outros, verifique se certos agentes foram adicionados à caixa de entrada em momentos diferentes ou se os status de disponibilidade estão inconsistentes.
Alterações não fazem efeito: depois de ativar ou modificar as configurações de atribuição automática, certifique-se de salvar a configuração. Atualizar a página também ajuda a confirmar se a configuração está ativa.

Perguntas frequentes

Posso usar a atribuição automática em várias caixas de entrada?

Sim. Você pode ativar a atribuição automática de forma independente para cada caixa de entrada. Acesse Configurações > Caixas de Entrada, selecione a caixa de entrada desejada e configure-a separadamente.

O que acontece se todos os agentes estiverem indisponíveis?

Se nenhum agente estiver disponível, a conversa permanece não atribuída na caixa de entrada até que um agente fique disponível ou a assuma manualmente.

Posso desativar a atribuição automática temporariamente?

Com certeza. Volte para Configurações > Caixas de Entrada, selecione a caixa de entrada e desative a opção Atribuição automática. As conversas recebidas vão então permanecer não atribuídas até que um agente as assuma manualmente.