Wiederkehrende Aufgaben mit Makros erledigen

Mit Makros fuehrst du eine Abfolge von Aktionen auf einer Konversation mit einem einzigen Klick aus. Statt Konversationen einzeln von Hand zuzuweisen, zu labeln und zu aktualisieren, kannst du diese wiederkehrenden Schritte in einem wiederverwendbaren Makro buendeln und sofort ausfuehren. Das ist besonders hilfreich fuer Supportteams, die ueber mehrere Kanaele hinweg grosse Mengen aehnlicher Anfragen bearbeiten.

Ein Makro erstellen

1. Gehe zu Einstellungen > Makros.
2. Klicke auf Makro hinzufuegen.
3. Gib deinem Makro einen aussagekraeftigen Namen. Zum Beispiel An Abrechnung eskalieren oder Schliessen & als geloest taggen.
4. Fuege Aktionen in der Reihenfolge hinzu, in der sie ausgefuehrt werden sollen. Verfuegbare Aktionen sind unter anderem:
   • Die Konversation einem bestimmten Agenten oder Team zuweisen
   • Labels hinzufuegen oder entfernen
   • Den Konversationsstatus aendern (z. B. offen, geloest, ausstehend)
5. Pruefe die Aktionsabfolge und klicke auf Speichern.

Ein Makro ausfuehren

1. Oeffne eine beliebige Konversation aus deinem Posteingang.
2. Klicke in der Konversationsleiste auf Makros.
3. Waehle aus der Liste das Makro aus, das du ausfuehren willst.
4. Alle Aktionen des Makros werden automatisch nacheinander ausgefuehrt.

Tipps fuer die beste Vorgehensweise

• Verwende klare, einheitliche Namen. Stelle Makros eine Kategorie voran. Zum Beispiel Abrechnung: Eskalieren oder Versand: Sendungsverfolgung anfragen. So finden Agenten schnell das richtige.
• Halte Makros fokussiert. Ein Makro, das zwei oder drei Dinge gut erledigt, ist leichter zu pflegen als eines, das jeden Sonderfall abdecken will.
• Pruefe Makros regelmaessig. Wenn sich deine Workflows weiterentwickeln, sieh deine Makroliste durch und entferne oder aktualisiere alle, die nicht mehr relevant sind. So vermeidest du, dass Agenten versehentlich veraltete Aktionen ausfuehren.
• Kombiniere mit Labels fuer Auswertungen. Wenn ein Makro ein Label hinzufuegt, laesst sich leicht nachverfolgen, wie oft ein bestimmter Workflow ausgeloest wird.

Haeufige Stolperfallen

• Die Reihenfolge der Aktionen zaehlt. Makros fuehren Aktionen der Reihe nach aus. Wenn du etwa den Status auf geloest setzt, bevor du die Konversation zuweist, erfolgt die Zuweisung zwar trotzdem, kann aber zu Verwirrung fuehren. Ordne die Schritte logisch an.
• Doppelte Makros. Wenn mehrere Makros aehnliche Aufgaben erledigen, fuehren Agenten womoeglich das falsche aus. Fasse sich ueberschneidende Makros nach Moeglichkeit zusammen.
• Berechtigungen. Stelle sicher, dass die Agenten, die ein Makro brauchen, die passende Rolle und den Zugriff haben, um es auszufuehren. Falls ein Makro fuer ein Teammitglied nicht erscheint, pruefe seine Kontoberechtigungen in den Einstellungen.

Haeufig gestellte Fragen

Kann ich ein Makro nach dem Erstellen bearbeiten?

Ja. Gehe zu Einstellungen > Makros, waehle das Makro aus, das du aendern willst, passe die Aktionen oder den Namen an und speichere deine Aenderungen.

Gibt es eine Begrenzung, wie viele Aktionen ein Makro enthalten kann?

Es gibt keine feste Begrenzung. Makros knapp zu halten, typischerweise auf drei bis fuenf Aktionen, sorgt aber dafuer, dass sie leicht verstaendlich und pflegbar bleiben.

Kann ich ein Makro nach dem Ausfuehren rueckgaengig machen?

Makros wenden Aenderungen sofort an, und es gibt kein Rueckgaengig per Klick. Wenn du die Auswirkungen umkehren willst, musst du jede Aktion auf der Konversation manuell zuruecknehmen.