Política de Privacidade

Última atualização: 25 de outubro de 2026

1. Introdução

O Deskwoot ("nós", "nosso") está comprometido com a proteção da sua privacidade. Esta Política de Privacidade explica como coletamos, usamos, divulgamos e protegemos suas informações ao usar nossa plataforma de atendimento ao cliente ("Serviço"). Ao usar o Serviço, você consente com as práticas de dados descritas nesta política.

2. Informações que Coletamos

Coletamos os seguintes tipos de informações:

Informações da Conta: ao se cadastrar, coletamos seu nome, e-mail, senha e dados da organização.

Dados do Cliente: dados que você ou seus clientes enviam pelo Serviço, incluindo mensagens, informações de contato, notas e histórico de conversas.

Dados de Uso: coletamos automaticamente informações sobre como você interage com o Serviço, incluindo páginas visitadas, recursos usados, tipo de navegador, informações do dispositivo, endereço IP e horários.

Dados de Integração: ao conectar serviços de terceiros (como Shopify, Stripe, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram ou Slack), o Serviço processa os dados que esses serviços fornecem, em seu nome e conforme autorizado por você, como nomes de clientes, nomes de usuário, fotos de perfil, mensagens, e-mails, telefones, histórico de pedidos e informações de pagamento. Usamos esses dados apenas para fornecer o Serviço a você.

Dados de Estatística (com o seu consentimento): usamos o Google Analytics e o PostHog para entender como visitantes e usuários conectados usam o Serviço. Isso pode incluir visualizações de página, cliques, duração da sessão, fontes de tráfego, informações do dispositivo e localização geográfica geral. Detalhes na seção 10.

Dados de Campanha: quando você se cadastra, guardamos na sua conta os dados de campanha do link que trouxe você até nós (os parâmetros utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term e utm_content), o site de onde você veio e a página de setor ou a oferta de configuração pela qual você chegou (os parâmetros industry e setup). Os dados de campanha e o setor são iguais para todos que clicam no mesmo link e não identificam você. Usamos esses dados para nossas próprias estatísticas sobre quais campanhas levam a cadastros e clientes pagantes, e o setor para preparar a sua configuração. Sem o seu consentimento de marketing, esses valores ficam apenas na memória da página aberta e nunca são gravados no seu dispositivo. O setor e a oferta de configuração nunca são gravados no seu dispositivo. Base legal: nosso interesse legítimo, conforme o Art. 6 (1) lit. f do GDPR, em medir nossas próprias campanhas.

Cookies e tecnologias semelhantes: usamos os cookies e o armazenamento de que o Serviço precisa para funcionar (seu login, sua escolha no banner de cookies, seu idioma e seu tema). Todo o resto se divide em 2 categorias que você escolhe no banner de cookies: Estatísticas (Google Analytics, PostHog) e Marketing (Google Ads, Microsoft Advertising, OpenAI Ads). Na UE, no EEE, no Reino Unido e na Suíça nada disso é carregado antes da sua escolha (ver seção 10).

3. Como Usamos Suas Informações

Usamos suas informações para: (a) fornecer, manter e melhorar o Serviço; (b) processar transações e enviar informações relacionadas; (c) enviar avisos técnicos, atualizações e mensagens de suporte; (d) responder a seus comentários, perguntas e solicitações; (e) monitorar e analisar tendências de uso para aprimorar a experiência; (f) detectar, investigar e prevenir atividades fraudulentas ou não autorizadas; (g) cumprir obrigações legais.

4. Compartilhamento e Divulgação de Dados

Não vendemos seus dados pessoais. Podemos compartilhar suas informações com: (a) provedores de serviço que nos ajudam a operar o Serviço (hospedagem, e-mail, processamento de pagamentos, análise); (b) integrações de terceiros que você conectar explicitamente (Shopify, Stripe, etc.); (c) autoridades policiais ou regulatórias quando exigido por lei; (d) entidade sucessora em caso de fusão, aquisição ou venda de ativos.

5. Armazenamento e Segurança de Dados

Seus dados são armazenados em servidores seguros. Implementamos medidas técnicas e organizacionais apropriadas para proteger suas informações contra acesso, alteração, divulgação ou destruição não autorizados. No entanto, nenhum método de transmissão pela Internet ou armazenamento eletrônico é 100% seguro, e não podemos garantir segurança absoluta.

6. Retenção de Dados

Mantemos seus dados pessoais enquanto sua conta estiver ativa ou conforme necessário para fornecer o Serviço.

Excluir seu login: você pode excluir sua conta Deskwoot a qualquer momento, no painel web em Configurações > Perfil > Excluir sua conta, ou no app Deskwoot para iPhone e Android em Mais > Configurações > Excluir conta. Você confirma com sua senha. Seu perfil, endereço de e-mail, senha, foto de perfil, assinatura, configurações de notificação, configurações de 2FA, dispositivos conectados e tokens de notificação push são excluídos na hora, e você sai do seu workspace. As respostas e notas que você escreveu continuam nas conversas do seu time como registros do workspace e aparecem como "Usuário excluído". Se você é dono de um workspace com outros membros, remova esses membros primeiro ou escreva para hello@deskwoot.com para passarmos o workspace para outra pessoa. Se você é o último membro do seu workspace, a exclusão do workspace descrita abaixo começa ao mesmo tempo. Você também pode pedir a exclusão por e-mail em hello@deskwoot.com, como descrito em https://deskwoot.com/data-deletion.

Excluir um workspace: quando o dono exclui o workspace e confirma a exclusão por e-mail, o workspace é excluído 30 dias após a confirmação. Se o workspace tiver uma assinatura paga, ela termina com o período de cobrança atual e os 30 dias começam quando esse período acaba. Até lá o dono pode cancelar a exclusão. Depois disso, conversas, mensagens, contatos, integrações e arquivos armazenados são excluídos de vez.

Registros de cobrança, como pagamentos e compras de crédito, são mantidos após qualquer uma das exclusões pelo tempo que a lei exige. Fora isso, dados de conversas e interações com clientes são mantidos conforme as configurações da sua conta.

7. Seus Direitos (GDPR)

Se você estiver localizado no Espaço Econômico Europeu (EEE), você tem os seguintes direitos sob o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR):

Direito de Acesso: você pode solicitar uma cópia dos dados pessoais que mantemos sobre você. Direito de Retificação: você pode solicitar a correção de dados imprecisos ou incompletos. Direito ao Apagamento: você pode solicitar a exclusão de seus dados pessoais. Direito de Restringir o Processamento: você pode solicitar que limitemos como usamos seus dados. Direito à Portabilidade dos Dados: você pode solicitar seus dados em formato estruturado e legível por máquina. Direito de Oposição: você pode se opor ao processamento de seus dados para determinados fins. Direito de Retirar o Consentimento: quando o processamento for baseado em consentimento, você pode retirá-lo a qualquer momento.

Para exercer estes direitos, entre em contato em hello@deskwoot.com. Responderemos em até 30 dias.

8. Transferências Internacionais de Dados

Seus dados podem ser transferidos e processados em países fora do EEE. Quando isso ocorrer, garantimos que salvaguardas apropriadas estão em vigor, como Cláusulas Contratuais Padrão aprovadas pela Comissão Europeia, para proteger seus dados de acordo com a lei aplicável.

9. Serviços de Terceiros

O Serviço integra-se com plataformas de terceiros. Quando você conecta uma integração, dados podem fluir entre o Deskwoot e o serviço de terceiros. Cada serviço de terceiros tem sua própria política de privacidade, e recomendamos que você as revise. Não somos responsáveis pelas práticas de privacidade de serviços de terceiros.

9a. Processamento por IA e Compromisso de Não-Treinamento

Quando você usa os recursos de IA do Deskwoot (o bot de IA Fynn e o Copilot), o conteúdo das conversas com clientes é enviado ao nosso provedor de IA, a Anthropic, para inferência. Confirmamos por escrito, por meio do nosso DPA e do DPA da Anthropic, que os dados das conversas nunca são usados para treinar modelos de IA do Deskwoot ou da Anthropic. Apenas inferência.

IA no nosso site: o campo "Pergunte qualquer outra coisa" abaixo das nossas FAQs e a demonstração ao vivo nas nossas páginas de setores enviam a pergunta que você digita, junto com as perguntas e respostas anteriores desse campo, à Anthropic para escrever a resposta. Não armazenamos as perguntas nem as respostas. Para aplicar os limites desses campos, guardamos por 8 dias um hash com chave (HMAC) do seu endereço de rede e o horário. Por favor, não digite dados pessoais ou de saúde nesses campos.

Mensagens de voz: quando um cliente envia uma mensagem de voz ou um arquivo de áudio pelo WhatsApp ou Telegram e seu workspace está com a transcrição de mensagens de voz ativada (Configurações, Conta; ativada por padrão), o áudio vai para a AssemblyAI (AssemblyAI, Inc., EUA), que o transcreve em seus servidores na UE e não usa esses arquivos para treinar seus modelos. A transcrição fica salva com a mensagem, para que o Fynn, o Copilot e sua equipe possam lê-la.

Sua própria chave: nos planos pagos, você pode rodar o bot com sua própria chave de API da Anthropic nas configurações do bot. Seus prompts e dados de clientes vão então direto do seu workspace para a Anthropic, pela sua própria conta. O Deskwoot não armazena esses prompts, e eles nunca passam por um pipeline de inferência compartilhado.

Verificação de identidade antes de dados pessoais: antes que nosso bot de IA compartilhe pedido, endereço ou qualquer outro dado pessoal de um cliente, ou aja em nome dele, a conversa precisa estar verificada. No e-mail, o próprio e-mail é a prova: o remetente precisa passar na autenticação do domínio dele (SPF ou DKIM alinhado com o domínio do remetente) e corresponder ao contato registrado. Um e-mail que não cumpre isso não recebe dados pessoais e é encaminhado a uma pessoa. No WhatsApp, isso acontece automaticamente quando o remetente assinado corresponde ao contato registrado. No chat ao vivo, enviamos ao cliente um link por e-mail; ele abre o link e confirma nessa página dentro de 15 minutos. O rastreamento de pedido por número do pedido e código postal é permitido antes da verificação completa, mas nunca revela dados pessoais, apenas o status de envio.

9b. Integração com o Stripe App

Ao conectar o Stripe, você instala o Deskwoot Stripe App pelo Stripe Marketplace e cola no Deskwoot a chave de API restrita que a Stripe mostra depois da instalação (ou uma chave restrita que você mesmo cria). A chave é limitada à sua conta Stripe e às permissões abaixo, e nós a armazenamos criptografada em repouso em nosso banco de dados hospedado na UE (o banco de dados e o app são hospedados pela Northflank Ltd no Google Cloud, região europe-west4 na Holanda). Instalações feitas pelo nosso fluxo OAuth anterior mantêm um access token e um refresh token OAuth, armazenados da mesma forma; o access token é renovado automaticamente antes de seu vencimento de 1 hora e o refresh token é rotacionado a cada renovação.

Permissões solicitadas: Customers (leitura), Subscriptions (leitura e escrita), Charges and Refunds (leitura e escrita), Products (leitura) e Invoices (leitura). O acesso de leitura é usado para exibir o perfil e o saldo do cliente Stripe, pagamentos recentes, status de assinatura com o nome do produto e faturas recentes ao lado da conversa de suporte, e para que o Copilot de IA e o bot de IA respondam perguntas de cobrança como plano, data de renovação, último pagamento ou uma fatura.

O acesso de escrita é usado em dois casos. (i) Disparado pelo agente: um agente Deskwoot autorizado abre a aba Detalhes da conversa, clica em Cancel ou Refund e confirma no diálogo. (ii) Disparado pelo bot: o bot de IA executa a ação se (1) você ativou explicitamente a permissão de bot correspondente em sua conta Deskwoot (cancelar assinaturas, emitir reembolsos), (2) a identidade do cliente na conversa foi verificada conforme as regras descritas na seção 9a, e (3) o cliente digitou uma palavra de confirmação em seu idioma ("confirm", "yes", "proceed", "do it" ou o equivalente localizado). Em ambos os casos, cancelamentos são feitos como cancel-at-period-end (o cliente mantém acesso até o fim do período pago). Cada cancelamento e reembolso é registrado em seu log de auditoria Deskwoot.

O que armazenamos: perfil do cliente Stripe, saldo, pagamentos recentes, status de assinatura e faturas recentes são buscados sob demanda para renderizar o contexto da conversa e não são retidos além do necessário para exibição na caixa de entrada. Os clientes da Stripe são importados como contatos (nome, e-mail, telefone) ao conectar e uma vez por dia. Se você adicionar o webhook opcional da Stripe, e quando o bot de IA reembolsa um pagamento, o Deskwoot também armazena essa cobrança ou assinatura (valor, moeda, data, status e o registro da Stripe) como um pedido do contato. Não armazenamos números de cartão completos, CVC ou quaisquer dados de autenticação do portador do cartão, dados de pagamento permanecem dentro da Stripe.

Desinstalação e exclusão: revogar o Deskwoot Stripe App no seu Stripe Dashboard revoga a chave que o Deskwoot usa. Você também pode remover a integração no Deskwoot em Configurações → Integrações, o que apaga os tokens criptografados e os metadados Stripe em cache do nosso banco de dados. Você pode solicitar exclusão antecipada de entradas do log de auditoria por hello@deskwoot.com.

9c. App Deskwoot (iPhone e Android)

O app Deskwoot é para os agentes de um workspace Deskwoot. É o mesmo app no iPhone e no Android e trata os dados da mesma forma nos dois.

O que o app envia para nós: ao entrar, seu e-mail e sua senha. Para cada dispositivo em que você está conectado, guardamos o endereço IP, o nome do cliente de rede (user agent), se é um iPhone ou um celular Android e quando foi usado pela última vez; você vê esses dispositivos no painel em Configurações, Segurança. Quando você permite notificações, o app registra um token de push do dispositivo junto com a plataforma, a versão do app e o idioma do app. As conversas, mensagens, notas, contatos e configurações que você lê e altera no app são os mesmos Dados do Cliente do painel (seção 2). Ao abrir, o app também pergunta se a versão dele ainda é suportada.

Fotos, vídeos e arquivos: o app abre a câmera, sua galeria ou seus arquivos só quando você escolhe tirar uma foto, anexar uma foto, um vídeo ou um arquivo, ou definir uma foto de perfil ou de contato. Só o que você escolhe é enviado, e fica armazenado no Cloudflare R2 como qualquer outro anexo.

Notificações push: enviamos pelo Expo (650 Industries, Inc., EUA), que as repassa ao Apple Push Notification service para iPhones e ao Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, EUA) para celulares Android. Uma notificação contém o número da conversa, o nome do contato e uma prévia da mensagem, no idioma do app. No app você escolhe quais eventos geram notificação, e nas configurações do celular você pode desligar as notificações do Deskwoot.

Atualizações ao vivo: enquanto o app está aberto na tela, ele mantém uma conexão com o Ably (Ably Realtime Ltd.), para que novas mensagens apareçam sem recarregar. O app fecha essa conexão quando vai para segundo plano.

Copilot: quando você usa o Copilot no app, a conversa é enviada à Anthropic como descrito na seção 9a.

Chat de suporte: Falar com o suporte no app abre um chat com a equipe Deskwoot. Seu nome e seu e-mail são enviados com as suas mensagens, e obtemos uma localização aproximada (cidade e país) a partir do seu endereço IP, como em todo chat do nosso site.

Face ID, Touch ID, impressão digital e desbloqueio facial: a verificação acontece no seu celular, pelo iOS ou pelo Android. O app só fica sabendo se deu certo. Nenhum dado biométrico sai do seu celular ou chega até nós. Seu login fica no armazenamento seguro do celular (o Keychain do iOS ou um armazenamento criptografado com o Android Keystore).

Sem rastreamento: o app não contém ferramentas de análise, publicidade ou relatório de falhas e não rastreia você em outros apps ou sites. Para receber atualizações do próprio app, ele pergunta ao serviço de atualização do Expo se existe uma versão mais nova, enviando a plataforma, a versão do app e um identificador aleatório da instalação usado pelo serviço de atualização.

Sair e excluir: sair encerra a sessão daquele dispositivo e remove o token de push dele. Você mesmo pode excluir seu login do Deskwoot, nas configurações do app ou no painel; deskwoot.com/data-deletion explica o que é excluído e o que é mantido.

9d. Conexões de calendário e de reservas (Google Calendar, Outlook e aleno)

Um administrador do workspace pode conectar uma conta do Google Calendar ou do Outlook (Microsoft 365 ou Outlook.com) para que agendamentos sejam marcados nos calendários que ele escolher. O Deskwoot pede apenas as permissões necessárias para isso. No Google: seu endereço de e-mail, a lista dos seus calendários, os horários ocupados dos calendários que sua conta pode ver e os eventos dos calendários dos quais você é proprietário. Na Microsoft: seu perfil básico e o acesso aos seus calendários (Calendars.ReadWrite).

O que lemos: a lista dos seus calendários e quando você está ocupado, ou seja, o início e o fim dos eventos e, no Outlook, se um evento aparece como ocupado ou foi cancelado. Nunca lemos títulos, descrições, participantes nem qualquer outro conteúdo dos seus eventos.

O que escrevemos: apenas os eventos que o Deskwoot cria para agendamentos. Cada um contém o tipo de agendamento, o nome do cliente, o e-mail ou telefone dele e um link para a conversa no Deskwoot, nunca o conteúdo das mensagens. Esses eventos são privados e não têm participantes, então ninguém recebe convite.

IA: apenas os horários livres que o Deskwoot calcula a partir dos seus horários ocupados chegam ao nosso provedor de IA, a Anthropic, para que o bot de IA possa oferecê-los a um cliente. Dados de calendário nunca são usados para treinar modelos de IA nem para publicidade.

Armazenamento e exclusão: os tokens de acesso ficam criptografados em repouso (AES-256-GCM) em nosso banco de dados na UE. Quando você desconecta um calendário em Configurações > Integrações > Agendamentos, o Deskwoot apaga os tokens e os calendários escolhidos para ele e pede ao Google que encerre o acesso do Deskwoot, a menos que a mesma conta Google ainda esteja conectada a outro workspace do Deskwoot. Os eventos que o Deskwoot já criou continuam no seu calendário. Você também pode remover o acesso do Deskwoot a qualquer momento na sua Conta do Google, em Segurança, ou nas permissões de apps da sua conta Microsoft.

Sistemas de reservas: um administrador do workspace pode conectar o sistema de reservas de um restaurante (aleno) colando a chave de um usuário de API que o restaurante criou para o Deskwoot. O Deskwoot lê as mesas livres e as regras de reserva do restaurante e cria, altera e cancela reservas para clientes que pedem isso numa conversa. Ele envia o horário, o número de pessoas, a área pedida, o nome, o email e o telefone que o cliente informou ou que o Deskwoot tem do contato, o idioma do cliente e a observação do cliente. O Deskwoot guarda só o que enviou ou recebeu na conversa, além do id e do status da reserva, nunca a lista de clientes do restaurante. Só para um cliente cujo email ou telefone o Deskwoot verificou ele busca as reservas desse cliente; elas só são guardadas quando o cliente pede para mudar uma delas. As mesas livres e essas reservas chegam ao nosso provedor de IA, a Anthropic, apenas para responder ao cliente e nunca são usadas para treinar modelos de IA. A chave é guardada criptografada (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE e é apagada quando você desconecta o sistema em Configurações > Integrações > Horários. O sistema de reservas trabalha para o restaurante, que é responsável pelos dados de clientes guardados lá.

Deskwoot's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Em português: o uso e a transferência para qualquer outro app de informações recebidas das APIs do Google pelo Deskwoot seguirão a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (Google API Services User Data Policy), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

9f. Software de negócio que você conecta

Um administrador do workspace pode conectar softwares que a empresa já usa, como um sistema de loja, um software de contabilidade, um CRM, um sistema de consultório ou de agendamento, ou um software de serviços e visitas. Cada conexão é uma instrução da própria empresa: a empresa tem seu próprio contrato com o fornecedor desse software, e o Deskwoot troca dados com o software só para a empresa e só da forma descrita nos parágrafos abaixo.

As chaves e os tokens de acesso dessas conexões ficam guardados com criptografia (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE. Dependendo do software que a empresa conecta, os dados podem ir para sistemas que os guardam fora da UE, por exemplo nos EUA, no Canadá, no Reino Unido ou na Austrália.

O Deskwoot nunca apaga nada no software conectado. Apagar um contato no Deskwoot não apaga a pessoa lá; a empresa faz isso no próprio software. Quando a empresa desconecta o software, o Deskwoot apaga a chave ou os tokens e os vínculos entre os contatos e os registros de lá.

O que o Deskwoot lê, grava e guarda em cada sistema:

Shopware: um administrador do workspace conecta uma loja Shopware 6 com as chaves de uma integração criada na Administration da loja. O Deskwoot só lê a loja e nunca altera nem apaga nada nela. Ele lê pedidos com número, datas, total e moeda, o status do pedido, do pagamento e da entrega, os itens (nome, quantidade e preço), o método de envio, os códigos e o link de rastreio, o email e o nome do cliente, e o CEP e o país dos endereços de entrega e de cobrança. O Deskwoot guarda esses dados e cria um contato com o nome e o email do cliente de um pedido novo. Quando alguém da equipe abre uma conversa, ou um cliente é consultado pela API REST ou pelo servidor MCP, o Deskwoot também lê o nome, a rua e a cidade dos endereços de entrega e de cobrança de cada pedido (mostra só o endereço de entrega) e o nome e a quantidade de pedidos da conta do cliente, e nunca guarda esses dados. O Deskwoot nunca pede à loja telefones, empresas, números fiscais, datas de nascimento, comentários do cliente, métodos ou detalhes de pagamento, campos personalizados ou documentos.

IA: os dados de pedidos chegam ao nosso provedor de IA, a Anthropic, só para escrever uma resposta. Antes de um cliente ser verificado (seção 9a), o bot de IA recebe só o status, a data e o rastreio do único pedido cujo número e CEP de entrega o cliente informou; para um cliente verificado, ele pode receber os 5 pedidos mais recentes. O Copilot lê os pedidos de um contato quando alguém da equipe pergunta. Os dados de pedidos nunca são usados para treinar modelos de IA. Quando o bot de IA responde sobre uma encomenda, o código de rastreio, o CEP e o país dela podem ir para a Ship24 para o status em tempo real.

Armazenamento e exclusão: as chaves ficam guardadas com criptografia (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE. Desconectar o Shopware em Configurações > Integrações apaga as chaves e os pedidos do Shopware que o Deskwoot guardou; os contatos ficam no Deskwoot. Quando os dados de uma pessoa são apagados no Deskwoot, os pedidos guardados dela mantêm só os dados do próprio pedido, sem dados pessoais nem códigos de rastreio. A empresa apaga a integração Deskwoot no Shopware por conta própria.

Lexware Office: um administrador do workspace conecta o Lexware Office com uma chave da Public API criada no Lexware Office. O Deskwoot lê o perfil da empresa (nome da empresa, tipo de tributação e se a empresa é uma pequena empresa). Ele encontra o cliente de um contato no Lexware pelo e-mail do contato, ou por uma busca e um vínculo feitos pela equipe, e lê o nome, o número de cliente, a pessoa de contato, os e-mails, os telefones e a cidade desse cliente, e a lista das faturas, faturas de adiantamento e orçamentos dele com número, data, vencimento, total, valor em aberto e status; num orçamento, também a data até a qual ele vale, e numa fatura paga, a data do pagamento. Para responder a uma pergunta sobre uma fatura ou um orçamento pelo número, ele também lê o código postal do endereço nesse documento. O Deskwoot lê esses documentos enquanto são exibidos e nunca os armazena. Ele armazena a chave, o nome da empresa, o id dela no Lexware e as configurações de tributação, e qual cliente do Lexware está vinculado a um contato. A pedido da equipe, o Deskwoot cria no Lexware um cliente com o nome, o e-mail, o telefone e o endereço que a equipe informa. Para um pedido de orçamento, da equipe ou do bot de IA depois que o cliente confirmou, o Deskwoot cria no Lexware um rascunho de orçamento com o nome e o endereço do cliente, a descrição do serviço e as datas preferidas, sem preços. O e-mail e o telefone do cliente nunca vão ao Lexware com um rascunho de orçamento, e o Lexware não cria nenhum cliente para ele. De cada rascunho de orçamento o Deskwoot guarda na conversa um registro curto: um resumo, o nome do destinatário e o número do orçamento.

IA: o bot de IA só lê o Lexware quando a empresa ativou isso. Antes de um cliente ser verificado (seção 9a), ele recebe apenas o tipo, o número, o status, as datas e os valores da única fatura ou do único orçamento cujo número e código postal o cliente informou; para um cliente verificado, ele pode receber as faturas e os orçamentos do próprio cliente dos últimos 365 dias. Ele nunca vê rascunhos. O Copilot lê o cliente do Lexware do contato (o vinculado, ou o que tem o e-mail do contato) com as faturas e os orçamentos mais recentes dele quando um membro da equipe pergunta. Esses dados chegam ao nosso provedor de IA, a Anthropic, só para escrever uma resposta e nunca são usados para treinar modelos de IA.

Armazenamento e exclusão: o Lexware Office é um serviço da Haufe-Lexware GmbH & Co. KG que a empresa usa sob o próprio contrato. A chave fica criptografada em repouso (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE. Desconectar o Lexware Office em Configurações > Integrações exclui a chave e os vínculos entre contatos e clientes do Lexware; clientes e rascunhos de orçamento criados no Lexware continuam lá. Excluir um contato no Deskwoot não exclui nada no Lexware, e o Deskwoot não consegue excluir a chave no Lexware: a empresa a exclui em Public API, no Lexware Office.

Justimmo: um administrador do workspace conecta uma exportação de API que a imobiliária cria no Justimmo, com o nome de usuário e a senha dessa exportação. O Deskwoot lê só os anúncios que a imobiliária inclui nessa exportação, do jeito que estão publicados: título, número do anúncio, tipo, status, preços e custos com o texto de comissão e caução, áreas e cômodos, características, valores de energia, a descrição e o texto sobre a localização, a cidade, uma foto de capa e os nomes do corretor responsável e da imobiliária. Ele guarda a rua e o número só quando a imobiliária liberou o endereço, nunca guarda coordenadas nem os emails e telefones dos corretores, e nunca lê os contatos, consultas e propostas da imobiliária no Justimmo. O Deskwoot guarda uma cópia desses anúncios enquanto eles estão na exportação e apaga um anúncio 30 dias depois que ele saiu dela.

O Deskwoot grava uma coisa no Justimmo: uma consulta sobre um anúncio, enviada por alguém da equipe, ou pelo bot de IA depois que o cliente a confirmou na conversa. Ela leva o anúncio, o nome e o sobrenome do cliente, o email e o telefone dele na medida em que o Deskwoot os tem, o tratamento escolhido por alguém da equipe, o que o cliente quer, os horários de preferência e a mensagem dele, se o remetente foi verificado, a categoria de marketing definida pelo administrador e um link para a conversa que só a equipe da empresa consegue abrir. O Justimmo cria ou atualiza o contato e passa a consulta ao corretor responsável pelo anúncio. O Deskwoot guarda ao lado da conversa um registro curto de cada consulta: o anúncio, o que foi pedido, quando, por quem e se o Justimmo a aceitou.

IA: os dados dos anúncios chegam ao nosso provedor de IA, a Anthropic, só para escrever uma resposta. O bot de IA lê anúncios quando um cliente pergunta por eles, e coloca o nome e os dados de contato do cliente numa consulta só para enviar o que o cliente confirma. O Copilot vê as consultas enviadas de uma conversa quando alguém da equipe pergunta a ele. Esses dados nunca são usados para treinar modelos de IA.

Armazenamento e exclusão: o nome de usuário e a senha ficam guardados com criptografia em repouso (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE. Desconectar o Justimmo em Configurações > Integrações apaga o login e a cópia dos anúncios feita pelo Deskwoot. As consultas já enviadas continuam no Justimmo, e a empresa apaga a exportação de API no próprio Justimmo. Quando os dados de uma pessoa são apagados no Deskwoot, os registros das consultas enviadas para ela também são apagados; a empresa apaga o contato no próprio Justimmo.

Propstack: um administrador do workspace conecta a conta Propstack da imobiliária com uma chave de API criada no Propstack; as permissões da chave decidem o que o Deskwoot pode ler e gravar. O Deskwoot lê os anúncios ativos da imobiliária do jeito que estão publicados (título, número do anúncio, tipo, status, preços e custos com a comissão do comprador publicada, áreas e cômodos, características, valores de energia, a descrição, a cidade, a página pública do anúncio, uma foto de capa e o nome do corretor responsável) e os status de anúncio, origens de contato e tipos de nota da imobiliária e os nomes dos usuários dela. Ele guarda a rua e o número só quando a imobiliária mostra o endereço, e nunca guarda um anúncio arquivado ou com um status que a imobiliária esconde do bot de IA. O Deskwoot guarda uma cópia desses anúncios enquanto eles estão ativos e apaga um anúncio 30 dias depois que ele saiu. O Propstack também avisa o Deskwoot sobre anúncios alterados por webhooks; o Deskwoot guarda deles só o id do anúncio.

Para uma pessoa numa conversa, o Deskwoot lê o contato correspondente no Propstack quando alguém da equipe abre a conversa ou o contato, ou quando o bot de IA envia uma solicitação ou responde a um cliente verificado: nome, número de cliente, status, corretor, perfis de busca ativos e compromissos futuros (horário, tipo, imóvel e local, nunca o título ou o texto de um compromisso). Ele mostra esses dados e não os guarda; guarda só o vínculo entre o contato no Deskwoot e o contato no Propstack. O Deskwoot nunca lê renda, dados bancários, documento de identidade, data de nascimento ou número fiscal de um contato, nem os avisos, notas, documentos, negócios, proprietários, avaliações ou comissões internas da imobiliária.

O Deskwoot grava no Propstack quando alguém da equipe envia algo, ou quando o bot de IA envia uma solicitação que o cliente confirmou na conversa: um contato com nome, email, telefone, origem do contato e idioma, só quando nenhum contato no Propstack tem esse email ou telefone (um contato existente nunca é alterado); uma nota com a solicitação (o anúncio, o que a pessoa quer, horários de preferência, a mensagem dela, critérios de busca ou dados de um imóvel à venda, se o remetente foi verificado e um link para a conversa que só a equipe da empresa consegue abrir) ou a nota de alguém da equipe; e um perfil de busca. Um perfil de busca só é salvo depois que a pessoa concordou em receber ofertas por email, e ele registra esse consentimento com o horário; só um contato que o Deskwoot cria para isso recebe a configuração de envio de emails do Propstack. Uma nota com origem de contato pode iniciar automações da própria imobiliária no Propstack. O Deskwoot guarda ao lado da conversa um registro curto de cada solicitação.

IA: os dados de anúncios e contatos chegam ao nosso provedor de IA, a Anthropic, só para escrever uma resposta. O bot de IA só informa os compromissos futuros de um cliente depois que o cliente foi verificado (seção 9a). O Copilot lê o contato vinculado, os perfis de busca e compromissos dele e os anúncios da conversa quando alguém da equipe pergunta a ele. Esses dados nunca são usados para treinar modelos de IA.

Armazenamento e exclusão: a chave fica guardada com criptografia em repouso (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE. Desconectar o Propstack em Configurações > Integrações apaga a chave, a cópia dos anúncios feita pelo Deskwoot e os vínculos com contatos do Propstack, e remove os webhooks do Deskwoot no Propstack. Tudo o que já foi enviado continua no Propstack, e a empresa apaga a chave no próprio Propstack. Quando os dados de uma pessoa são apagados no Deskwoot, o vínculo com o contato dela no Propstack e os registros das solicitações enviadas para ela também são apagados; a empresa apaga o contato no próprio Propstack.

Cliniko: um administrador do workspace conecta a conta do Cliniko do consultório com a chave de API de um usuário do Cliniko; recomendamos um usuário com a função Scheduler, que não vê notas de tratamento, formulários nem faturas. O Deskwoot lê o usuário da chave (nome, endereço de email e função), o nome, a região e as regras de agendamento online da conta, os locais, profissionais e tipos de consulta com suas configurações de agendamento online, e os horários livres que o Cliniko oferece. Para um paciente para quem o Fynn agenda, um paciente que a equipe vincula ou busca, e um contato cujo endereço de email corresponde a um cadastro, o Deskwoot lê as consultas do paciente e o nome, o endereço de email e os telefones (para conferir quem é a pessoa) e a data de nascimento (para diferenciar 2 cadastros); não guarda nenhum desses 4 dados do Cliniko. O Deskwoot não guarda mais nada de um cadastro de paciente e nunca pede ao Cliniko notas de tratamento, alertas médicos, casos, formulários, anexos, cartas, faturas ou pagamentos.

O Deskwoot grava no Cliniko as consultas que um paciente marca, remarca ou cancela em uma conversa, as consultas que a equipe cancela ali, e um novo cadastro de paciente só com nome e sobrenome, endereço de email e celular. Cada consulta que o Deskwoot marca leva uma nota curta com uma referência e um link para a conversa, nunca o conteúdo de uma mensagem; um cancelamento pode levar uma nota da própria equipe. O Deskwoot nunca altera um cadastro de paciente existente. O Fynn só marca em um cadastro existente quando o contato está vinculado a ele ou depois que o paciente confirmou seu endereço de email (seção 9a); caso contrário, a equipe escolhe o cadastro. Se o próprio Cliniko envia um email ao paciente sobre uma marcação ou um cancelamento depende das configurações do consultório no Cliniko.

O Deskwoot guarda a chave, os dados da conta e a lista de locais, profissionais e tipos de consulta, o ID do paciente no Cliniko para cada contato vinculado, e o horário, o tipo, o profissional, o local e a situação das consultas marcadas ou assumidas pelo Deskwoot. Ele não guarda cópia da lista de pacientes.

IA: os horários livres, tipos de consulta, profissionais e locais, e para um paciente verificado as próprias consultas futuras dele, chegam ao nosso provedor de IA Anthropic só para escrever uma resposta. O Copilot lê o nome e as próximas 3 consultas de um paciente vinculado quando alguém da equipe pergunta, nunca a data de nascimento, o endereço de email ou o telefone. Esses dados nunca são usados para treinar modelos de IA.

Armazenamento e exclusão: a chave fica criptografada (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE. Desconectar o Cliniko apaga a chave, a lista de locais, profissionais e tipos de consulta e todo vínculo entre contatos e cadastros do Cliniko; as consultas mantêm o histórico no Deskwoot, e nada muda no Cliniko. O próprio consultório arquiva a chave de API no Cliniko.

Jobber: um administrador do workspace conecta a conta Jobber da empresa entrando no Jobber e permitindo o acesso do Deskwoot. O Jobber pede ao administrador que permita ao Deskwoot ler e gravar clientes e seus endereços, pedidos, visitas e avaliações, e serviços, e ler orçamentos, faturas e membros da equipe. O Deskwoot usa menos que isso: grava só o que este parágrafo cita e nunca grava serviços ou avaliações. Ele lê o id, o nome e o país da conta.

O Deskwoot encontra o cliente do Jobber de um contato pelo email ou telefone do contato, ou por uma busca e um vínculo feitos por alguém da equipe. Quando alguém da equipe abre a conversa ou o contato, o Deskwoot lê o nome, a empresa, os emails, os telefones, a cidade e os endereços de serviço desse cliente, os pedidos, orçamentos, serviços e faturas dele (número, título, status, datas, totais, valores em aberto e o link no Jobber) e as visitas dele que ainda não foram concluídas (horário, título, serviço e o primeiro nome dos membros da equipe escalados). Para um cliente verificado que pergunta ao bot de IA sobre os próprios registros, ele lê as mesmas listas, com os links do Client Hub e sem os nomes da equipe. Quando um cliente verificado pede para remarcar uma visita, ele lê a visita com os emails e telefones do cliente, para conferir quem está pedindo, e, para cada membro da equipe da visita, quando os itens da agenda dele começam e terminam. O Deskwoot não guarda nada disso, além do que está descrito abaixo.

O Deskwoot grava no Jobber quando alguém da equipe envia algo, ou quando o bot de IA envia um pedido que o cliente confirmou na conversa: um novo cliente com nome, email, telefone e endereço de serviço (e uma empresa, quando alguém da equipe informa uma), só quando nenhum cliente no Jobber tem esse email ou telefone ou quando alguém da equipe o cria mesmo assim; um novo endereço quando o cliente ainda não tem o endereço de serviço; e um pedido com um título e uma nota com os detalhes, os horários de preferência, o canal, uma referência do Deskwoot e, se a pessoa da equipe não o tirou, um link para a conversa que só a equipe da empresa consegue abrir. Quando o email ou o telefone de quem escreve pertence a um cliente, mas essa pessoa não está verificada (seção 9a), o pedido espera a equipe, que escolhe o cliente. Para uma visita que um cliente verificado remarca numa conversa, o Deskwoot grava só o novo horário de início e de fim, na hora ou depois que alguém da equipe confirma, como dizem as regras de agendamento da empresa. Além de adicionar um endereço, o Deskwoot nunca altera um cliente existente, e nunca cancela nem apaga uma visita nem muda a equipe dela.

O Deskwoot guarda os tokens, o id, o nome e o país da conta, qual cliente do Jobber está vinculado a cada contato (e os clientes que alguém da equipe marcou como não sendo esse contato), e ao lado da conversa um registro curto de cada pedido: um resumo, o nome do cliente e o link do pedido no Jobber. Para uma visita que um cliente pediu para remarcar, ele guarda o horário, o título, o número do serviço, o link e a situação com os ids da visita e do cliente, e os mantém em dia com o Jobber enquanto a visita está em aberto. O Jobber avisa o Deskwoot por webhooks quando a empresa remove o Deskwoot no Jobber, quando um cliente é apagado e quando uma visita muda; o Deskwoot guarda só o tipo e os ids desses eventos, e um evento sobre um cliente ou uma visita só quando um contato está vinculado a esse cliente ou o Deskwoot acompanha essa visita.

IA: para um cliente verificado, o bot de IA recebe os próprios pedidos, orçamentos, serviços, faturas e próximas visitas dele, com status, datas e números de serviço, nunca os nomes da equipe, notas, os itens de orçamentos e faturas ou endereços de serviço; totais, valores em aberto e os links do Client Hub, onde o cliente responde a um orçamento ou paga uma fatura, só chegam a ele quando a empresa ativou isso. Para uma remarcação, ele recebe as próximas visitas do cliente e os horários livres. O Copilot lê o cliente vinculado, ou o único cliente que corresponde exatamente ao contato, com os itens em aberto dele quando alguém da equipe pergunta, nunca um email, um telefone ou os nomes da equipe. Esses dados chegam ao nosso provedor de IA, a Anthropic, só para escrever uma resposta e nunca são usados para treinar modelos de IA.

Armazenamento e exclusão: os tokens ficam guardados com criptografia em repouso (AES-256-GCM) no nosso banco de dados na UE. Desconectar o Jobber em Configurações > Integrações apaga os tokens e os vínculos entre contatos e clientes do Jobber e pede ao Jobber que encerre o acesso do Deskwoot; os registros de pedidos e de visitas remarcadas continuam nas conversas. Quando a empresa remove o Deskwoot no Jobber, o Jobber encerra o acesso e o Deskwoot apaga os tokens na hora; os vínculos ficam até um administrador remover a conexão no Deskwoot. Clientes, endereços, pedidos e horários de visita já enviados continuam no Jobber. Quando os dados de uma pessoa são apagados no Deskwoot, o vínculo com o cliente dela no Jobber, os registros dos pedidos enviados para ela e as visitas que o Deskwoot acompanhou para ela também são apagados; a empresa apaga o cliente no próprio Jobber.

10. Análise e Rastreamento

Nosso banner de cookies pede o seu consentimento em 2 categorias:

- Estatísticas: Google Analytics 4 e PostHog. Vemos como nosso site é usado.

- Marketing: Google Ads, Microsoft Advertising e OpenAI Ads. Medimos qual anúncio levou a um cadastro.

O banner oferece "Aceitar tudo", "Rejeitar tudo" e "Configurações". Em "Configurações" você liga ou desliga cada categoria e confirma com "Salvar escolhas". Guardamos a sua escolha no localStorage do seu navegador (deskwoot-consent), sem nenhum identificador. Você pode mudá-la ou revogá-la a qualquer momento pelo link "Configurações de cookies" no nosso rodapé. Quando você desliga uma categoria, apagamos os cookies e registros de armazenamento dela citados abaixo e informamos aos serviços que o consentimento foi negado.

Na UE, no EEE, no Reino Unido e na Suíça nenhum desses serviços é carregado antes da sua escolha (o Google chama isso de modo básico de consentimento, basic consent mode). Fora dessas regiões, onde a lei não exige consentimento prévio, todos são carregados sem banner e definem os cookies citados abaixo. Ali só guardamos uma escolha quando você mesmo fizer uma pelo link "Configurações de cookies".

Google Analytics (Estatísticas): usamos o Google Analytics 4 (GA4), carregado como a tag do Google a partir de googletagmanager.com, para entender como os visitantes usam nosso site e melhorar o Serviço. Nosso ID de propriedade GA4 é G-EBYJ09M1YP.

O Google Analytics coleta os seguintes tipos de informações: páginas visitadas e caminhos de navegação, tempo gasto em páginas e duração da sessão, tipo de dispositivo, sistema operacional e informações do navegador, localização geográfica aproximada (nível de cidade/país), fontes de referência e como você chegou ao nosso site, e padrões gerais de interação.

O Google Analytics usa os cookies _ga e _ga_EBYJ09M1YP para distinguir usuários únicos e rastrear sessões. Esses dados são processados pelo Google LLC de acordo com sua política de privacidade, que você pode revisar em https://policies.google.com/privacy.

Não usamos dados do Google Analytics para identificar pessoalmente usuários individuais. Os dados coletados são usados de forma agregada para analisar tendências, administrar o site e melhorar a experiência do usuário.

Você pode optar por não participar do rastreamento do Google Analytics instalando o Complemento do Navegador para Desativação do Google Analytics, disponível em https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Análise de produto e session replay (PostHog, Estatísticas): com o seu consentimento de estatísticas, usamos o PostHog para análise de produto, feature flags, rastreamento de erros e session replay. O PostHog roda no nosso site, nas páginas de cadastro e login e no dashboard conectado, onde associa os eventos à sua conta de usuário. O session replay nunca roda no dashboard (/app), porque o dashboard mostra conversas de clientes. Sem consentimento de estatísticas, o PostHog não inicia e não grava nada no seu navegador. Com ele, o PostHog guarda seus dados em um cookie e no localStorage (ph_<chave do projeto>_posthog).

Fornecedor: PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA.

Hospedagem de dados: Seus dados do PostHog são processados em servidores na UE (eu.i.posthog.com, hospedado no Google Cloud em Frankfurt, Alemanha). O acesso por funcionários do PostHog baseados nos EUA pode ocorrer para suporte e operações. Baseamo-nos nas Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) da Comissão Europeia juntamente com o Adendo de Processamento de Dados do PostHog como base legal para essa transferência.

Dados coletados: visualizações de página, cliques, interações com recursos, eventos de produto personalizados (como cadastro, alterações de assinatura, caixa de entrada conectada), informações de dispositivo e navegador, localização geográfica aproximada e, fora do dashboard, gravações de sessão (movimento do mouse, cliques, posição da rolagem, navegação de página). Nas gravações, todo o texto e todos os campos de formulário são mascarados; só aparecem elementos que marcamos como seguros.

Propósito: entender como nosso produto é usado, melhorar a experiência do usuário, depurar problemas relatados por clientes, medir o impacto de novos recursos e detectar erros.

Base legal: seu consentimento sob o Art. 6 (1) lit. a do GDPR e o § 25 (1) da TDDDG alemã, dado por meio do nosso banner de cookies. Fora da UE/EEE, Reino Unido e Suíça, as estatísticas rodam sem banner onde a lei local permite (por exemplo, o CCPA, sob o qual você pode se opor).

Retenção: até 7 anos por padrão, em conformidade com a retenção da plataforma PostHog. Você pode solicitar exclusão antecipada a qualquer momento.

Como optar por não participar: clique em "Rejeitar tudo" no banner de cookies, ou desligue Estatísticas a qualquer momento pelo link "Configurações de cookies" no nosso rodapé. Você também pode solicitar a exclusão das suas gravações de sessão via hello@deskwoot.com.

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Publicidade e rastreamento de conversão (Marketing): com o seu consentimento de marketing (fora da UE/EEE, Reino Unido e Suíça: a menos que você o rejeite), carregamos um pequeno número de pixels publicitários para medir quais anúncios levaram a um cadastro. Os pixels que executamos são:

- Google Ads (gtag): medição de conversão para nossas campanhas Google Search e Display. Carregado com a mesma tag do Google a partir de googletagmanager.com. Identificador capturado: parâmetro de consulta gclid, mais cookies gerenciados pelo Google (_gcl_*). Provedor: Google LLC. Privacidade: https://policies.google.com/privacy.

- OpenAI Ads (oaiq, beta): medição de conversão para anúncios do ChatGPT. Script de pixel carregado de bzrcdn.openai.com/sdk/oaiq.min.js. Ele define um identificador aleatório do navegador no cookie de primeira parte __obref (1 ano) e, quando você chega por um anúncio da OpenAI, guarda o parâmetro de consulta oppref no cookie de primeira parte __oppref (30 dias). Provedor: OpenAI L.L.C. Privacidade: https://openai.com/privacy.

- Microsoft Advertising (tag UET): medição de conversão para nossas campanhas no Microsoft Advertising (Bing). Script carregado de bat.bing.net/bat.js. Identificador capturado: parâmetro de consulta msclkid, mais cookies gerenciados pela Microsoft (_uetsid, _uetvid). Provedor: Microsoft Corporation. Privacidade: https://privacy.microsoft.com/privacystatement.

Do nosso servidor: quando você se cadastra, e depois quando compra um plano, nosso servidor também envia a conversão ao Google (nas compras, com o gclid do seu cadastro) e à Conversions API da OpenAI, para que ela seja contada mesmo se o seu navegador bloquear o pixel. Fazemos isso apenas com o seu consentimento de marketing, ou fora da UE/EEE, Reino Unido e Suíça quando você não rejeitou o marketing.

O que compartilhamos: o evento de conversão em si (cadastro concluído, plano atualizado), um identificador de evento para que duplicatas possam ser desduplicadas, o identificador de clique do anúncio (gclid / msclkid / oppref / raid) originalmente presente na URL de destino, a URL de origem da página em que a conversão ocorreu, e, para alguns pixels, uma versão com hash (SHA-256) do seu endereço de e-mail. Nunca compartilhamos o conteúdo da conversa, mensagens de clientes ou dados de produto com qualquer rede de anúncios.

Base legal: seu consentimento sob o Art. 6 (1) lit. a do GDPR e o § 25 (1) da TDDDG alemã, dado por meio do nosso banner de cookies. Fora da UE/EEE, Reino Unido e Suíça, a publicidade segue a lei local, sob a qual você pode se opor.

Como optar por não participar: clique em "Rejeitar tudo" no banner de cookies, desligue Marketing em "Configurações", ou use o bloqueador de anúncios do seu navegador. Você pode revogar o seu consentimento a qualquer momento pelo link "Configurações de cookies" no nosso rodapé; a partir daí o seu navegador não envia mais eventos de conversão e, se você fizer a mudança conectado, nosso servidor também não envia mais.

11. Privacidade de Crianças

O Serviço não se destina a menores de 16 anos. Não coletamos intencionalmente dados pessoais de crianças. Se soubermos que coletamos dados de uma criança menor de 16 anos, tomaremos medidas para excluir essas informações imediatamente.

12. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Notificaremos sobre alterações relevantes publicando a Política atualizada no Serviço com nova data de "Última atualização". Recomendamos revisar esta Política regularmente.

13. Contato

Para dúvidas sobre esta Política de Privacidade ou nossas práticas de dados, entre em contato:

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