Kontaktprofile verwalten

Jede Person, die sich an Ihr Support-Team wendet, wird in Deskwoot automatisch als Kontakt angelegt. Ihr Profil dient als zentrale Drehscheibe, die alle Interaktionen über sämtliche Kanäle bündelt und Ihren Mitarbeitern das vollständige Bild gibt, noch bevor sie eine Antwort tippen. Wer weiß, wie man diese Profile effektiv verwaltet, spart Zeit, reduziert doppelte Datensätze und schafft bessere Kundenerlebnisse.

Kontaktinformationen

Jedes Kontaktprofil enthält wichtige Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und verknüpfte Social-Media-Konten. Mitarbeiter können diese Felder direkt im Kontaktbereich ansehen und bearbeiten.

Profile aktuell halten

• Prüfen Sie Details früh. Wenn ein neuer Kontakt automatisch angelegt wird, sind manche Felder möglicherweise unvollständig. Bestärken Sie Mitarbeiter darin, fehlende Informationen schon beim ersten Austausch zu ergänzen.
• Verwenden Sie eine einheitliche Schreibweise. Legen Sie einen Standard für Telefonnummern und Firmennamen fest, damit Suchen und Filter verlässliche Ergebnisse liefern.
• Fügen Sie bei Bedarf Notizen hinzu. Wenn ein Kontakt bestimmte Vorlieben oder Kontext hat, die künftige Mitarbeiter kennen sollten, hängen Sie eine Notiz an das Profil, statt sich allein auf das Gedächtnis der Unterhaltung zu verlassen.

Unterhaltungsverlauf

Das Kontaktprofil zeigt jede vergangene Unterhaltung, unabhängig vom Kanal. E-Mail, Live-Chat, Social-Messaging oder jedes andere verbundene Postfach. Diese einheitliche Zeitleiste lässt Mitarbeiter frühere Probleme verstehen, offene Vorgänge nachverfolgen und vermeidet, dass Kunden sich wiederholen müssen.

Sie können direkt aus dem Profil in jede frühere Unterhaltung klicken, um den vollständigen Verlauf und alle daran angehängten internen Notizen zu prüfen.

Doppelte Kontakte zusammenführen

Dubletten können entstehen, wenn sich dieselbe Person über verschiedene Kanäle oder E-Mail-Adressen meldet. Wenn Ihr Deskwoot-Tarif das Zusammenführen von Kontakten unterstützt, können Sie zwei Profile zu einem verbinden, sodass alle Unterhaltungen und Details unter einem einzigen Datensatz liegen. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen, ob beide Profile wirklich zu derselben Person gehören, um keine fremden Verläufe zu vermischen.

Tipps für die Praxis

1. Prüfen Sie Kontakte regelmäßig. Eine kurze Durchsicht alle paar Wochen hilft, Dubletten, veraltete Informationen oder Testeinträge zu finden, die entfernt werden sollten.
2. Nutzen Sie Filter und Suche. Verwenden Sie die Such- und Filteroptionen der Kontaktliste, um Profile nach E-Mail, Unternehmen oder Kanal zu finden. Besonders nützlich für größere Teams.
3. Achten Sie auf den Datenschutz. Speichern Sie nur Informationen, die für den Support nötig sind. Entfernen oder anonymisieren Sie Daten, wenn ein Kunde es verlangt.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich einen Kontakt manuell anlegen, bevor er sich meldet?

Ja. Sie können im Kontaktbereich einen neuen Kontakt hinzufügen und alle Details eintragen, die Ihnen vorliegen. Ein Unterhaltungsverlauf beginnt sich aufzubauen, sobald diese Person ihre erste Nachricht sendet.

Was passiert, wenn ich einen Kontakt lösche?

Das Löschen eines Kontakts entfernt in der Regel sein Profil und die zugehörigen Daten. Stellen Sie sicher, dass Sie den Unterhaltungsverlauf nicht mehr benötigen, bevor Sie fortfahren, da diese Aktion möglicherweise nicht rückgängig gemacht werden kann.

Werden Kontakte über alle Postfächer hinweg geteilt?

Kontakte werden auf Kontoebene gespeichert, sodass jeder Mitarbeiter mit den passenden Berechtigungen ein Profil ansehen und aktualisieren kann, unabhängig davon, über welches Postfach die ursprüngliche Unterhaltung kam.