Organisationen: Kontakte unter einer Firma gruppieren

Eine Organisation in Deskwoot ist eine Firma, die mehrere Kontakte miteinander verbindet. Statt jede Person als isolierten Datensatz zu behandeln, verknüpfst du die Personen, die in derselben Firma arbeiten, mit einer Organisation. So siehst du jede Person und jede Unterhaltung dieses Kunden an einem Ort. Das ist vor allem dann wichtig, wenn du an Firmen verkaufst und ein einzelner Kunde in Wirklichkeit eine Gruppe von Menschen ist, die sich alle ab und zu melden.

Warum Kontakte in einer Organisation gruppieren?

Wenn du Firmen betreust, ist die sinnvolle Einheit das Unternehmen, nicht die einzelne Person. Kontakte unter einer Organisation zu gruppieren bringt dir mehrere Vorteile:

• Voller Kontext auf einem Bildschirm. Wenn sich jemand von Acme Corp meldet, siehst du die anderen Personen bei Acme und den Verlauf aller Unterhaltungen, nicht nur den Thread dieser einen Person.
• Kein Rätselraten mehr. Zwei Personen aus derselben Firma, die zum selben Thema fragen, gehören eindeutig zusammen, sodass du nicht dieselbe Frage zweimal beantwortest oder übersiehst, dass sie zum selben Kunden gehören.
• Sauberere Auswertungen. Du kannst Aktivität und Volumen nach Firma statt nach einzelner E-Mail-Adresse betrachten.

Wie erstelle ich eine Organisation?

1. Öffne das Profil eines Kontakts über die Seitenleiste der Unterhaltung oder den Bereich Kontakte.
2. Suche das Feld Organisation und wähle entweder eine bestehende Organisation aus oder erstelle eine neue, indem du den Firmennamen eingibst.
3. Speichere. Der Kontakt ist nun mit dieser Organisation verknüpft.

Wiederhole das für die anderen Personen derselben Firma und wähle dabei die bereits erstellte Organisation, damit alle unter einem Datensatz landen.

Wie füge ich weitere Personen zu einer Organisation hinzu?

Öffne einen beliebigen weiteren Kontakt, der zur selben Firma gehört, und setze seine Organisation auf dieselbe. Während du weitere Unterhaltungen bearbeitest, kannst du neue Kontakte aus einer Firma, die du bereits verfolgst, auf dieselbe Weise verknüpfen. Mit der Zeit baut die Organisation eine vollständige Liste aller Personen auf, mit denen du dort gesprochen hast.

Was sehe ich auf Organisationsebene?

Von einer Organisation aus erhältst du die Liste der verknüpften Kontakte und einen Weg, zu jedem von ihnen zu springen. Wenn du dich in einer Unterhaltung mit einer dieser Personen befindest, zeigt dir die Seitenleiste, dass sie zur Organisation gehört. Das ist der schnellste Weg zu erkennen: "Das ist diese Woche schon die dritte Person von Acme." Kombiniere das mit benutzerdefinierten Attributen am Kontakt (Tarifstufe, Account-Verantwortlicher, Verlängerungsdatum), um die Details mitzuführen, die deinem Team wichtig sind.

Organisationen versus Teams

Diese beiden werden leicht verwechselt, sind aber die gegenüberliegenden Seiten der Unterhaltung. Eine Organisation gruppiert deine Kunden (Kontakte) nach der Firma, zu der sie gehören. Ein Team gruppiert deine eigenen Mitarbeiter, damit die Arbeit an die richtigen Personen geleitet wird. Das eine dreht sich darum, wem du hilfst, das andere darum, wer die Hilfe leistet.