Como gerenciar perfis de contato

Toda pessoa que entra em contato com sua equipe de suporte e adicionada automaticamente como contato no Deskwoot. O perfil dela funciona como um ponto central que reune todas as interacoes entre os canais, dando aos seus agentes uma visao completa antes mesmo de digitarem uma resposta. Entender como gerenciar esses perfis de forma eficaz pode poupar tempo, reduzir registros duplicados e levar a melhores experiencias para o cliente.

Informacoes do contato

Cada perfil de contato inclui detalhes importantes como nome, endereco de e-mail, numero de telefone, empresa e contas de redes sociais vinculadas. Os agentes podem visualizar e editar esses campos diretamente no painel de contato.

Como manter os perfis precisos

• Revise os detalhes cedo. Quando um novo contato e criado automaticamente, alguns campos podem ficar incompletos. Incentive os agentes a preencher as informacoes que faltam durante a primeira interacao.
• Use uma formatacao consistente. Defina um padrao para numeros de telefone e nomes de empresa para que as buscas e os filtros retornem resultados confiaveis.
• Adicione notas quando for relevante. Se um contato tem preferencias ou contexto especificos que futuros agentes devem conhecer, anexe uma nota ao perfil em vez de confiar apenas na memoria da conversa.

Historico de conversas

O perfil do contato exibe todas as conversas anteriores independentemente do canal. E-mail, chat ao vivo, mensagens em redes sociais ou qualquer outra caixa de entrada conectada. Essa linha do tempo unificada permite que os agentes entendam problemas anteriores, deem retorno em conversas em aberto e evitem pedir aos clientes que repitam as informacoes.

Voce pode clicar em qualquer conversa anterior diretamente no perfil para revisar a conversa completa e qualquer nota interna anexada a ela.

Como combinar contatos duplicados

Duplicatas podem surgir quando a mesma pessoa entra em contato por canais ou enderecos de e-mail diferentes. Se o seu plano do Deskwoot oferecer a combinacao de contatos, voce pode unir dois perfis em um, para que todas as conversas e detalhes fiquem em um unico registro. Antes de combinar, confirme que os dois perfis realmente pertencem a mesma pessoa para evitar misturar historicos sem relacao.

Dicas de boas praticas

1. Audite os contatos periodicamente. Uma revisao rapida a cada poucas semanas ajuda a identificar duplicatas, informacoes desatualizadas ou entradas de teste que deveriam ser removidas.
2. Aproveite os filtros e a busca. Use as opcoes de busca e filtro da lista de contatos para localizar perfis por e-mail, empresa ou canal. Especialmente util para equipes maiores.
3. Respeite a privacidade. Armazene apenas as informacoes necessarias para o suporte. Remova ou anonimize os dados quando um cliente solicitar.

Perguntas frequentes

Posso criar um contato manualmente antes de ele entrar em contato?

Sim. Voce pode adicionar um novo contato na secao de contatos e preencher os detalhes que tiver. Um historico de conversas comecara a ser construido assim que essa pessoa enviar a primeira mensagem.

O que acontece se eu excluir um contato?

Excluir um contato normalmente remove o perfil dele e os dados associados. Certifique-se de que voce nao precisa mais do historico de conversas antes de prosseguir, pois essa acao pode ser irreversivel.

Os contatos sao compartilhados entre todas as caixas de entrada?

Os contatos sao armazenados no nivel da conta, entao qualquer agente com as permissoes adequadas pode visualizar e atualizar um perfil independentemente da caixa de entrada pela qual a conversa original chegou.