Deinen E-Mail-Posteingang verbinden

Das Verbinden eines E-Mail-Posteingangs mit Deskwoot läuft über die Standardprotokolle IMAP und SMTP, sodass jeder Anbieter (Gmail, Outlook, Zoho, ein eigener Mailserver) mit demselben Ablauf andockt: IMAP-Zugangsdaten einfügen, SMTP-Zugangsdaten einfügen, eine Testnachricht senden. Egal ob du Gmail, Outlook oder einen eigenen Mailserver nutzt, Deskwoot unterstützt die Standardprotokolle IMAP und SMTP, um eingehende Nachrichten abzurufen und Antworten direkt aus der Plattform zu versenden.

Schritt 1: IMAP für eingehende Mails konfigurieren

IMAP erlaubt es Deskwoot, dein Postfach regelmäßig auf neue Nachrichten zu prüfen und daraus automatisch Gespräche zu erstellen.

Gehe zu Einstellungen > Posteingänge > Posteingang hinzufügen und wähle E-Mail.
Gib deine IMAP-Serveradresse ein (z. B. imap.gmail.com für Gmail oder outlook.office365.com für Outlook).
Lege den Port fest. Üblicherweise 993 für SSL-Verbindungen.
Gib deine E-Mail-Zugangsdaten ein (E-Mail-Adresse und Passwort oder ein App-spezifisches Passwort).
Klicke auf Verbindung testen, um zu prüfen, ob Deskwoot deinen Mailserver erreichen kann, und speichere dann.

Schritt 2: SMTP für ausgehende Mails konfigurieren

Um E-Mails über Deskwoot zu beantworten, musst du außerdem SMTP einrichten, damit ausgehende Nachrichten von deiner eigenen E-Mail-Adresse versendet werden.

Gib deine SMTP-Serveradresse ein (z. B. smtp.gmail.com).
Lege den Port fest. Meist 587 für TLS.
Gib deine E-Mail-Zugangsdaten an.
Sende eine Test-E-Mail, um zu bestätigen, dass ausgehende Mails funktionieren, bevor du die Konfiguration speicherst.

E-Mail-Verkettung

Deskwoot ordnet E-Mail-Antworten automatisch bestehenden Gesprächen zu, und zwar mithilfe von Standard-E-Mail-Headern wie In-Reply-To und References. Wenn ein Kunde auf eine frühere E-Mail antwortet, erscheint die Antwort als neue Nachricht im selben Gespräch, statt ein Duplikat zu erstellen. So bleibt dein Posteingang aufgeräumt und der Kontext erhalten.

Häufige Probleme beheben

Authentifizierung schlägt fehl: Wenn du Gmail oder einen anderen Anbieter mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzt, musst du wahrscheinlich ein App-spezifisches Passwort erzeugen, statt dein normales Kontopasswort zu verwenden.
Zeitüberschreitungen der Verbindung: Prüfe noch einmal, ob Serveradresse und Port korrekt sind. Stelle sicher, dass deine Firewall oder dein Hosting-Anbieter ausgehende Verbindungen über die Ports 993 oder 587 nicht blockiert.
E-Mails erscheinen nicht: Überprüfe, ob der IMAP-Ordner, den Deskwoot überwacht (meist der Posteingang), die erwarteten Nachrichten enthält. Vergewissere dich außerdem, dass keine serverseitige Regel Mails in einen anderen Ordner verschiebt, bevor Deskwoot sie abruft.

Tipps aus der Praxis

Verwende eine eigene Support-E-Mail-Adresse (z. B. support@deinedomain.com) statt eines persönlichen Postfachs, um Kundengespräche getrennt zu halten.
Teste nach der Einrichtung immer sowohl eingehende als auch ausgehende Verbindungen, indem du dir selbst eine kurze Nachricht schickst und über Deskwoot darauf antwortest.
Halte deine E-Mail-Zugangsdaten aktuell. Wenn du Passwörter änderst, denke daran, sie auch in Deskwoot zu aktualisieren, um Unterbrechungen der Synchronisierung zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehr als eine E-Mail-Adresse verbinden?

Ja. Du kannst mehrere E-Mail-Posteingänge hinzufügen, indem du den Einrichtungsvorgang unter Einstellungen > Posteingänge > Posteingang hinzufügen wiederholst. Jede Adresse erscheint als separater Posteingang in deinem Dashboard.

Werden bei der Verbindung mit Deskwoot E-Mails von meinem Mailserver entfernt?

Nein. Deskwoot nutzt IMAP, das eine Kopie deiner Nachrichten synchronisiert. Die ursprünglichen E-Mails bleiben auf deinem Mailserver, sofern du sie dort nicht löschst.

Muss ich für Gmail "weniger sichere Apps" zulassen?

Google hat die Option für weniger sichere Apps eingestellt. Aktiviere stattdessen die Zwei-Faktor-Authentifizierung in deinem Google-Konto und erstelle ein App-Passwort speziell für Deskwoot.