Horários de visita do seu calendário do Outlook: o interessado escolhe, você confirma com 1 toque
Quando um chat consegue oferecer horários reais do seu calendário do Outlook, a imobiliária precisa decidir quais visitas ele pode agendar, quanto tempo de deslocamento deixar entre um imóvel e outro e quem dá o sim final.
Deskwoot Team
12 min de leitura
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Terça-feira, 21h40. Um interessado na página do seu anúncio pede para ver o apartamento de 2 quartos na Rua dos Ipês. Seu escritório fechou às 18h, o chat promete uma resposta para amanhã, e até lá esse interessado já escreveu para mais 3 corretores.
Hoje um chat já consegue oferecer horários reais do seu calendário do Outlook. Antes, decida 3 coisas: quais visitas ele agenda, o tempo de deslocamento entre um imóvel e outro e quem dá o sim.
Pedidos fora de hora são normais nesse ramo. A InStep AI, uma empresa de Londres que vende um assistente de IA para imobiliárias, diz que 31% dos pedidos de visita nos dados dos seus próprios clientes chegaram fora do horário comercial.
O site Property Industry Eye publicou o número em agosto de 2026. São dados de um fornecedor que tem interesse no resultado, então leia como uma referência aproximada.
O Fynn, o assistente de IA do Deskwoot, oferece horários livres reais de um calendário do Outlook conectado e agenda o que o interessado escolher. Ele faz isso em todo canal em que responde, por exemplo no chat do site, no e-mail, no WhatsApp, no Telegram, no LINE, por SMS e no X.
O passo a passo do agendamento está no nosso post de lançamento. Uma imobiliária tem mais a decidir do que um salão de beleza, porque os seus compromissos acontecem na casa dos outros, do outro lado da cidade, muitas vezes com desconhecidos.
Quais visitas um chat pode agendar
Um tipo de agendamento é o que os clientes podem agendar: um nome e uma duração entre 5 e 480 minutos.
Escreva o nome do jeito que você falaria em voz alta. O interessado vê esse nome em todas as mensagens sobre o agendamento, e o corretor vê no evento do calendário, ao lado do nome do interessado.
Um ponto de partida para uma imobiliária de venda e locação
| Tipo | Duração | Por que essa duração |
|---|---|---|
| Primeira visita | 30 minutos | A maioria dos pedidos. Curta o bastante para caber entre outros compromissos. |
| Segunda visita | 60 minutos | Os interessados voltam com o parceiro ou a parceira, uma trena ou um mestre de obras, e ficam mais tempo. |
| Reunião com o proprietário | 60 minutos | O proprietário encontra você no imóvel. O Fynn agenda a reunião e nunca estima um preço; a avaliação continua sendo trabalho seu, feita pessoalmente. |
O que fica fora da lista
Um open house tem horário fixo e não precisa de agendamento. Coloque o horário na página do anúncio ou no material de divulgação, e o Fynn responde sobre ele como responde a qualquer outra pergunta sobre o imóvel.
Visitas em grupo para um aluguel muito procurado também não se encaixam, porque cada agendamento ocupa o horário para uma única pessoa. Continue organizando essas visitas à mão.
Um tipo por imóvel ou tipos genéricos
Com poucos imóveis, você pode criar um tipo por imóvel, como "Visita Rua dos Ipês, 12", para o endereço aparecer direto no calendário do corretor. Quando não estiver claro qual imóvel o interessado quer ver, o Fynn pergunta.
Um workspace pode ter até 30 tipos. Quando uma proposta for aceita, mude o tipo desse imóvel para Pausado. Um escritório maior fica com os tipos genéricos e abre a conversa pelo link no evento do calendário.
Horários agendáveis que deixam tempo para o deslocamento
Os horários agendáveis são uma agenda semanal em um único fuso horário, por exemplo de segunda a sexta das 10h às 19h e sábado das 10h às 14h. O Fynn só oferece horários dentro deles, e só quando o calendário está livre.
Ele sempre informa o fuso horário, o que ajuda com interessados que estão se mudando do exterior.
O intervalo é o deslocamento
Para uma imobiliária, a configuração que mais importa é o intervalo. O Deskwoot deixa esse tempo livre antes e depois de cada horário ocupado no calendário, até 2 horas.
Digamos que seu corretor tenha uma visita na Rua das Acácias das 11h às 11h30 e você defina um intervalo de 30 minutos. A próxima visita de 30 minutos que o Fynn pode oferecer começa às 12h, e a última antes dela precisa terminar até as 10h30.
Essa meia hora é o deslocamento. O intervalo é o mesmo para todos os imóveis, então ajuste para o seu trajeto de sempre. Para uma visita longe da cidade, coloque você mesmo o trajeto no calendário, como um bloco ocupado.
Antecedência, prazo para agendar e horários de início
Mais três regras definem quais horários os interessados veem:
- Antecedência mínima: 2 horas por padrão, até uma semana. Se as chaves precisam sair do escritório, ou se um inquilino ainda mora no imóvel e precisa ser avisado, 24 horas é a configuração mais segura.
- Agendável com antecedência de: 30 dias por padrão, até 90. Um imóvel pode ter uma proposta aceita em menos de 2 semanas, e com 14 dias você não promete visitas a um imóvel que já saiu do mercado.
- Horários de início a cada: 30 minutos por padrão. Fique com 30 ou 60 em vez de 10 ou 20, para o seu dia não acabar com visitas às 10h20 e às 11h40.
Um calendário por corretor ou um por escritório
Você pode deixar até 20 calendários agendáveis e dar a cada um o nome que os interessados veem. Com um calendário por corretor, o interessado pode pedir a Anna pelo nome. Quando vários corretores estão livres no mesmo horário, o Fynn agenda com o primeiro da sua ordem.
Isso funciona quando qualquer corretor pode mostrar qualquer imóvel. Se só o corretor responsável pelo anúncio tem as chaves, um calendário "Visitas" compartilhado por escritório costuma funcionar melhor, cuidado por quem coordena a agenda. O Fynn não sabe qual corretor cuida de qual imóvel.
Compromissos pessoais que bloqueiam horários
Outros calendários da mesma conta Microsoft podem bloquear horários, inclusive os que foram compartilhados com ela só para visualização. Com um calendário por corretor, adicione ali o calendário pessoal do corretor.
Assim, a consulta no dentista e a hora de buscar as crianças na escola mantêm esses horários fechados, e ninguém no Deskwoot vê do que se trata.
Quem dá o sim: sua equipe ou o Fynn
Você escolhe separadamente para novos agendamentos, cancelamentos e remarcações. Num novo agendamento, os dois caminhos começam do mesmo jeito: o Fynn oferece até 3 horários livres, o interessado escolhe um, e o Deskwoot pede a ele um sim claro. Nada é agendado antes desse sim.
Sua equipe confirma com 1 toque
É o padrão. O Fynn reserva o horário, o interessado lê que o pedido está com a equipe, e a sua equipe recebe uma notificação e um card com Confirmar e Recusar na conversa.
Se ninguém decidir em 2 horas, a equipe recebe um lembrete. Um pedido espera no máximo 23 horas, ou menos, se o prazo de antecedência mínima da visita começar antes disso.
Se o prazo acabar, o interessado lê que vocês não conseguiram confirmar a tempo, e a conversa passa para a sua equipe.
Nesse modo, o Fynn só oferece horários que deixam para a sua equipe pelo menos 60 minutos dentro dos horários agendáveis para confirmar, antes de começar o prazo de antecedência mínima. Um pedido feito às 22h nunca fica com o primeiro horário do dia seguinte.
Uma recusa pode vir com outros horários: a janela de recusa sugere horários livres, e você pode oferecer até 3. A oferta fica aberta por 48 horas ou até começar o último horário oferecido. Se o interessado escolher um que ainda está livre, o Fynn agenda.
O Fynn agenda sozinho
A visita entra direto no calendário depois do sim do interessado, e a sua equipe recebe um aviso. O Fynn agenda sozinho no máximo 5 compromissos por workspace em qualquer período de 60 minutos. Acima disso, os novos agendamentos esperam pela sua equipe, como pedidos.
Onde o mercado imobiliário pede uma pessoa
Segurança num imóvel vazio
A segurança vem primeiro. Um agendamento pelo chat pode mandar alguém que você nunca viu para um imóvel vazio.
No relatório de segurança de 2023 da National Association of Realtors, a associação de corretores dos EUA, o entrevistado típico encontrava novos clientes no escritório ou num lugar neutro em 65% das vezes. E 34% se sentiram inseguros nos 12 meses anteriores ao mostrar um imóvel vazio com pouco ou nenhum sinal de celular.
Uma etapa de confirmação dá ao corretor um minuto para ler a conversa, olhar o nome e decidir se é melhor marcar o encontro primeiro no escritório.
Contratos com compradores nos EUA
Desde 17 de agosto de 2024, um corretor participante de um MLS (as bases regionais em que os corretores americanos compartilham imóveis) que trabalha com um comprador precisa de um contrato escrito e assinado antes de esse comprador visitar um imóvel, inclusive em visitas virtuais ao vivo. Alguns estados exigem o contrato mais cedo.
O FAQ do acordo da NAR (perguntas 73 e 77) diz que não precisa desse contrato o corretor do vendedor que, em nome dele, só abre o imóvel para um comprador sem corretor próprio.
Então um chat que agenda visitas aos seus próprios anúncios não precisa de contrato, desde que o seu corretor atue só pelo vendedor. Se os corretores que representam compradores na sua imobiliária recebem pedidos de visita na mesma caixa de entrada, mantenha a confirmação pela equipe, para alguém conferir o contrato antes.
O que o Fynn pergunta ao interessado
Para o agendamento em si, o Fynn só pede o nome em que a visita fica marcada e, no chat ao vivo, um endereço de e-mail.
Para aluguéis na Alemanha, isso está de acordo com a orientação das autoridades alemãs de proteção de dados. Ela diz que perguntas sobre as finanças de uma pessoa normalmente não são necessárias na fase da visita (orientação da DSK, versão 2.0, janeiro de 2026, em alemão).
Os pontos acima sobre os EUA e a Alemanha são informação geral, não orientação jurídica.
Um limite por interessado
Cada interessado pode ter no máximo 2 agendamentos futuros pelo Fynn. Quem quer ver 4 imóveis no sábado consegue os 2 primeiros pelo chat, e depois alguém da equipe assume. Você provavelmente vai querer ligar para essa pessoa de qualquer jeito.
A configuração com que começaríamos
A sua equipe confirma novas visitas e remarcações, e o Fynn cuida dos cancelamentos. Quando um interessado cancela, o Fynn tira a visita do calendário logo depois do sim dele, e o horário fica livre para a próxima pessoa.
O Fynn só altera uma visita para o interessado a quem ela pertence, na conversa em que ela foi marcada ou depois que esse interessado confirmou quem é.
Por que o evento no calendário não tem participantes
Quando uma visita é agendada, o Deskwoot cria um evento privado no calendário do corretor, marcado como ocupado. O título é o tipo de agendamento e o nome do interessado.
A descrição traz o e-mail ou o telefone do interessado e um link para a conversa, e nada do chat em si. O evento não tem participantes, então o Outlook não envia convite a ninguém.
O interessado recebe a resposta onde perguntou
É de propósito. O interessado já recebe a confirmação onde pediu a visita: no WhatsApp, no chat, por SMS ou por e-mail. No chat ao vivo, cada mensagem sobre a visita também sai por e-mail, para chegar a quem já fechou a aba.
Um convite do Outlook seria uma segunda confirmação, saindo do endereço do próprio corretor. Qualquer resposta a ele cairia só nessa caixa de e-mail, e não na caixa de entrada compartilhada em que a sua equipe vê a conversa.
O que o Deskwoot lê no seu calendário
Para achar horários livres, o Deskwoot lê só o início e o fim dos eventos e se eles aparecem como ocupados. Ele nunca lê títulos, descrições, participantes ou locais.
Só os horários livres que ele calcula chegam à IA. Se um dia você desconectar o calendário, os eventos que o Deskwoot criou continuam nele.
Como ativar, passo a passo
O Deskwoot agenda em calendários do Outlook. O Google Calendar ainda não está disponível.
- Vá em Configurações > Integrações e clique no card Outlook Calendar. Conecte uma conta Microsoft 365 ou Outlook.com. Se na sua organização Microsoft 365 só administradores podem aprovar apps, o Deskwoot dá um link para você enviar ao seu administrador.
- Ative os calendários que os interessados podem agendar, dê um nome a cada um, coloque-os em ordem, adicione os calendários que só devem bloquear horários e salve.
- Adicione seus tipos de visita com a duração de cada um.
- Defina os horários agendáveis e o fuso horário, a antecedência mínima, com quantos dias de antecedência dá para agendar, o intervalo e os horários de início.
- Ative "Fynn oferece horários livres", escolha quem decide novos agendamentos, cancelamentos e remarcações e clique em Salvar regras de agendamento. Isso salva este passo e o anterior de uma vez.
- Abra a Prévia na mesma página. Ela lista os próximos horários livres que o Fynn ofereceria agora, lidos ao vivo dos seus calendários. Se o seu sábado parecer errado ali, corrija as regras antes que um interessado veja.
O Fynn só agenda em caixas de entrada em que responde como Bot de suporte. Como Bot informativo, ele responde perguntas e não agenda nada.
Depois, mande uma mensagem para o seu próprio número de WhatsApp pelo celular de um colega e agende uma visita do jeito que um interessado faria.
Quanto custa e como testar
Você pode conectar o Outlook em todos os planos do Deskwoot, inclusive no gratuito. O Fynn oferece e agenda visitas em todos os planos pagos, a partir do Startup por US$ 4 por agente ao mês (US$ 3,20 na cobrança anual).
Cada conversa em que o Fynn atua conta uma vez por mês nas conversas com IA do seu plano (como o Fynn é cobrado). Todos os planos estão na página de preços.
Para o interessado da Rua dos Ipês, isso significa 3 horários reais às 21h40, na mesma noite em que ele perguntou. O seu corretor confirma o escolhido com 1 toque, e a visita fica no calendário do Outlook com que o corretor já trabalha.
O que o Fynn responde sobre os seus imóveis, e o que ele faz quando um proprietário pede uma avaliação, está na nossa página para corretores de imóveis. Se os seus anúncios ficam no Propstack ou no Justimmo, o Fynn pode responder direto com base neles.
Para testar com um único imóvel, crie uma conta, conecte o calendário do Outlook de um corretor e adicione um único tipo de visita. A Prévia mostra os horários que o Fynn ofereceria antes que qualquer interessado os veja.
O teste dura 7 dias no plano Enterprise, sem cartão, com até 30 assentos, incluindo o seu. Quando ele terminar, escolha um plano ou fique no plano gratuito Hacker.
