Besichtigungstermine aus deinem Outlook-Kalender: Interessenten wählen eine Zeit, du bestätigst mit 1 Tipp
Sobald ein Chat echte Zeiten aus deinem Outlook-Kalender anbieten kann, muss ein Maklerbüro entscheiden: welche Besichtigungen er buchen darf, wie viel Fahrzeit zwischen den Objekten bleibt und wer das letzte Ja gibt.
Deskwoot Team
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Dienstag, 21:40 Uhr. Auf deiner Objektseite fragt ein Interessent, ob er die Wohnung mit 2 Schlafzimmern in der Lindenstraße ansehen kann. Dein Büro hat um 18 Uhr zugemacht, der Chat verspricht eine Antwort für morgen, und bis dahin hat der Interessent schon 3 andere Makler angeschrieben.
Jetzt kann ein Chat echte Zeiten aus deinem Outlook-Kalender anbieten. Vorher solltest du 3 Dinge entscheiden: welche Besichtigungen er bucht, wie viel Fahrzeit zwischen den Objekten bleibt und wer Ja sagt.
Späte Anfragen sind in dieser Branche normal. InStep AI, ein Londoner Unternehmen, das Immobilienmaklern einen KI-Assistenten verkauft, gibt an, dass 31 % der Besichtigungsanfragen in den Daten seiner eigenen Kunden außerhalb der Bürozeiten eingingen.
Property Industry Eye hat im August 2026 über die Zahl berichtet. Sie stammt von einem Anbieter, der selbst ein Interesse am Ergebnis hat. Nimm sie also als grobe Orientierung.
Fynn, der KI-Assistent in Deskwoot, bietet echte freie Zeiten aus einem verbundenen Outlook-Kalender an und bucht die, die der Interessent wählt. Das macht er überall, wo er antwortet, zum Beispiel im Website-Chat, per E-Mail und über WhatsApp, Telegram, LINE, SMS und X.
Wie die Buchung selbst abläuft, steht in unserem Beitrag zum Start. Ein Maklerbüro hat dabei mehr zu entscheiden als ein Friseursalon, denn deine Termine finden in fremden Wohnungen und Häusern statt, quer durch die Stadt und oft mit Menschen, die du nicht kennst.
Welche Besichtigungen ein Chat buchen darf
Eine Terminart ist das, was Kunden buchen können: ein Name und eine Dauer zwischen 5 und 480 Minuten.
Schreib den Namen so, wie du ihn laut sagen würdest. Der Interessent sieht ihn in jeder Nachricht zur Buchung, und dein Makler sieht ihn im Kalendereintrag, direkt neben dem Namen des Interessenten.
Ein guter Anfang für Verkauf und Vermietung
| Terminart | Dauer | Warum diese Dauer |
|---|---|---|
| Erstbesichtigung | 30 Minuten | Die meisten Anfragen. Kurz genug, um zwischen andere Termine zu passen. |
| Zweitbesichtigung | 60 Minuten | Interessenten kommen mit Partner, Maßband oder Handwerker wieder und bleiben länger. |
| Eigentümergespräch | 60 Minuten | Ein Eigentümer trifft dich am Objekt. Fynn bucht den Termin, schätzt aber nie einen Preis. Die Bewertung bleibt deine Aufgabe, persönlich vor Ort. |
Was nicht auf die Liste gehört
Eine offene Besichtigung hat eine feste Zeit und braucht keine Buchung. Schreib die Zeit ins Inserat oder ins Exposé, dann beantwortet Fynn die Frage danach wie jede andere Frage zum Objekt.
Auch Sammelbesichtigungen für eine gefragte Mietwohnung passen nicht, weil jede Buchung die Zeit für genau eine Person belegt. Die organisierst du weiter von Hand.
Eine Terminart pro Objekt oder allgemeine Terminarten
Mit einer Handvoll Objekten kannst du für jedes eine eigene Terminart anlegen, etwa „Besichtigung Lindenstraße 12“. Dann steht die Adresse direkt im Kalender des Maklers. Ist nicht klar, welches Objekt der Interessent meint, fragt Fynn nach.
Ein Workspace kann bis zu 30 Terminarten haben. Ist für ein Objekt ein Angebot angenommen, stellst du seine Terminart auf Pausiert. Ein größeres Büro bleibt bei allgemeinen Terminarten und öffnet die Konversation über den Link im Kalendereintrag.
Buchbare Zeiten mit Luft für die Fahrt
Die buchbaren Zeiten sind ein Wochenplan in einer Zeitzone, zum Beispiel Montag bis Freitag 10:00 bis 19:00 Uhr und Samstag 10:00 bis 14:00 Uhr. Fynn bietet nur Zeiten innerhalb dieses Plans an, in denen der Kalender frei ist.
Er nennt immer die Zeitzone dazu. Das hilft bei Interessenten, die aus dem Ausland herziehen.
Der Puffer ist die Fahrt
Für ein Maklerbüro ist der Puffer die wichtigste Einstellung. Deskwoot hält ihn vor und nach jeder belegten Zeit im Kalender frei, bis zu 2 Stunden.
Angenommen, dein Makler hat von 11:00 bis 11:30 Uhr eine Besichtigung im Eichenweg, und du stellst 30 Minuten Puffer ein. Die nächste Besichtigung von 30 Minuten, die Fynn anbieten kann, beginnt um 12:00 Uhr, und die letzte davor muss um 10:30 Uhr zu Ende sein.
Diese halbe Stunde ist die Fahrt. Der Puffer gilt für jedes Objekt gleich, stell ihn also auf deine übliche Fahrzeit ein. Für eine Besichtigung weit außerhalb trägst du die Fahrt selbst als belegten Block in den Kalender ein.
Vorlauf, Buchungszeitraum und Startzeiten
Drei weitere Regeln bestimmen, welche Zeiten Interessenten sehen:
- Mindestvorlauf: standardmäßig 2 Stunden, bis zu einer Woche. Kommen die Schlüssel erst aus dem Büro oder wohnt noch ein Mieter in der Wohnung, der Bescheid bekommen muss, sind 24 Stunden die sicherere Einstellung.
- Buchbar im Voraus: standardmäßig 30 Tage, bis zu 90. Ein Objekt kann innerhalb von 2 Wochen reserviert oder vergeben sein, und mit 14 Tagen versprichst du keine Besichtigungen für eines, das schon weg ist.
- Startzeiten alle: standardmäßig 30 Minuten. Bleib bei 30 oder 60 statt 10 oder 20, damit in deinem Tag keine Besichtigungen um 10:20 und 11:40 Uhr landen.
Ein Kalender pro Makler oder einer pro Büro
Du kannst bis zu 20 Kalender buchbar machen und jedem den Namen geben, den Interessenten sehen. Mit einem Kalender pro Makler kann ein Interessent gezielt nach Anna fragen. Sind mehrere Makler zur selben Zeit frei, bucht Fynn den ersten in deiner Reihenfolge.
Das klappt, wenn jeder Makler jedes Objekt zeigen kann. Hat nur der zuständige Makler die Schlüssel, passt meist ein gemeinsamer Kalender „Besichtigungen“ pro Büro besser, den die Person führt, die die Termine koordiniert. Fynn weiß nämlich nicht, welcher Makler zu welchem Objekt gehört.
Private Termine, die Zeit blockieren
Andere Kalender desselben Microsoft-Kontos können Zeiten blockieren, auch solche, die nur zum Ansehen mit dem Konto geteilt sind. Bei einem Kalender pro Makler fügst du dort den privaten Kalender des Maklers hinzu.
Dann bleiben die Stunden für den Zahnarzt und das Abholen der Kinder von der Schule blockiert, und bei Deskwoot sieht niemand, was dahintersteckt.
Wer Ja sagt: dein Team oder Fynn
Das legst du getrennt für neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen fest. Bei einer neuen Buchung beginnen beide Wege gleich: Fynn bietet bis zu 3 freie Zeiten an, der Interessent wählt eine, und Deskwoot bittet ihn um ein klares Ja. Vor diesem Ja wird nichts gebucht.
Dein Team bestätigt mit 1 Tipp
Das ist die Standardeinstellung. Fynn reserviert die Zeit, der Interessent liest, dass die Anfrage beim Team liegt, und dein Team bekommt eine Benachrichtigung und in der Konversation eine Karte mit Bestätigen und Ablehnen.
Entscheidet innerhalb von 2 Stunden niemand, wird das Team einmal erinnert. Eine Anfrage wartet höchstens 23 Stunden, oder kürzer, wenn der Mindestvorlauf vor der Besichtigung früher beginnt.
Läuft sie ab, liest der Interessent, dass ihr nicht rechtzeitig bestätigen konntet, und die Konversation geht an dein Team.
In diesem Modus bietet Fynn nur Zeiten an, bei denen deinem Team vor Beginn des Mindestvorlaufs noch mindestens 60 Minuten innerhalb der buchbaren Zeiten zum Bestätigen bleiben. Eine Anfrage um 22 Uhr bekommt also nie den ersten Termin des nächsten Tages.
Beim Ablehnen kannst du andere Zeiten anbieten: Der Dialog schlägt freie Zeiten vor, und du bietest bis zu 3 davon an. Das Angebot gilt 48 Stunden oder bis die letzte angebotene Zeit beginnt. Wählt der Interessent eine, die noch frei ist, bucht Fynn sie.
Fynn bucht selbst
Nach dem Ja des Interessenten landet die Besichtigung direkt im Kalender, und dein Team bekommt eine Notiz. Pro Workspace bucht Fynn höchstens 5 Termine selbst, gezählt über die jeweils letzten 60 Minuten. Darüber hinaus warten neue Buchungen wie Anfragen auf dein Team.
Wo bei Immobilien mehr für einen Menschen spricht
Sicherheit in einem leeren Objekt
Zuerst die Sicherheit. Eine Buchung aus dem Chat kann jemanden, den du nie getroffen hast, in ein leeres Haus bestellen.
Im Member Safety Report 2023 des US-Maklerverbands National Association of Realtors traf der typische Befragte neue Interessenten in 65 % der Fälle im Büro oder an einem neutralen Ort. Und 34 % hatten sich in den letzten 12 Monaten unsicher gefühlt, als sie ein leer stehendes Objekt mit schlechtem oder gar keinem Handyempfang zeigten.
Ein Bestätigungsschritt gibt dem Makler eine Minute, die Konversation zu lesen, sich den Namen anzusehen und zu entscheiden, ob man sich zuerst im Büro trifft.
Käufervereinbarungen in den USA
Seit dem 17. August 2024 braucht in den USA ein Makler, der an einem MLS teilnimmt (einer regionalen Objektdatenbank der US-Makler) und mit einem Käufer arbeitet, eine unterschriebene schriftliche Vereinbarung, bevor dieser Käufer ein Objekt besichtigt. Das gilt auch für virtuelle Besichtigungen, die live stattfinden. Manche Bundesstaaten verlangen die Vereinbarung schon früher.
Laut den FAQ zum Vergleich der NAR (Fragen 73 und 77) braucht ein Verkäufermakler keine, wenn er einem Käufer ohne eigenen Makler nur im Auftrag des Verkäufers Zugang gewährt.
Ein Chat, der Besichtigungen deiner eigenen Objekte bucht, braucht also keine Vereinbarung, solange dein Makler nur für den Verkäufer handelt. Nehmen deine Käufermakler Besichtigungsanfragen im selben Posteingang an, bleib bei der Bestätigung durchs Team, damit vorher jemand die Vereinbarung prüft.
Was Fynn den Interessenten fragt
Für die Buchung selbst fragt Fynn nur nach dem Namen, auf den gebucht wird, und im Live-Chat nach einer E-Mail-Adresse.
Bei Mietwohnungen in Deutschland passt das zur Orientierungshilfe der deutschen Datenschutzbehörden. Danach sind Fragen zu den finanziellen Verhältnissen einer Person bei der Besichtigung in der Regel nicht erforderlich (Orientierungshilfe der DSK, Version 2.0, Januar 2026).
Die Punkte zu den USA und zu Deutschland oben sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Eine Grenze pro Interessent
Jeder Interessent kann über Fynn höchstens 2 anstehende Termine haben. Wer am Samstag 4 Objekte sehen will, bekommt die ersten 2 über den Chat, danach übernimmt jemand aus deinem Team. Diesen Interessenten willst du wahrscheinlich ohnehin anrufen.
Die Einstellung, mit der wir anfangen würden
Dein Team bestätigt neue Besichtigungen und Verschiebungen, Fynn übernimmt die Absagen. Sagt ein Interessent ab, nimmt Fynn die Besichtigung direkt nach seinem Ja aus dem Kalender, und die Zeit ist frei für den Nächsten.
Fynn ändert eine Besichtigung nur für den Interessenten, dem sie gehört: in der Konversation, in der sie gebucht wurde, oder nachdem dieser Interessent sich verifiziert hat.
Warum der Kalendereintrag keine Teilnehmer hat
Wird eine Besichtigung gebucht, legt Deskwoot einen privaten Termin im Kalender des Maklers an, als belegt markiert. Der Titel besteht aus der Terminart und dem Namen des Interessenten.
In der Beschreibung stehen seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und ein Link zur Konversation, aber nichts aus dem Chat selbst. Der Termin hat keine Teilnehmer, deshalb verschickt Outlook an niemanden eine Einladung.
Die Antwort kommt dort, wo der Interessent gefragt hat
Das ist Absicht. Der Interessent bekommt die Bestätigung schon dort, wo er gefragt hat: auf WhatsApp, im Chat, per SMS oder per E-Mail. Im Live-Chat geht jede Nachricht zur Besichtigung zusätzlich per E-Mail raus, damit sie auch jemanden erreicht, der den Tab geschlossen hat.
Eine Outlook-Einladung wäre eine zweite Bestätigung, von der eigenen Adresse des Maklers. Jede Antwort darauf würde in diesem einen Postfach landen statt im gemeinsamen Posteingang, in dem dein Team die Konversation sieht.
Was Deskwoot in deinem Kalender liest
Um freie Zeiten zu finden, liest Deskwoot nur Beginn und Ende der Termine und ob sie als belegt angezeigt werden. Titel, Beschreibungen, Teilnehmer und Orte liest es nie.
An die KI gehen nur die freien Zeiten, die Deskwoot daraus berechnet. Trennst du den Kalender irgendwann, bleiben die Termine, die Deskwoot angelegt hat, darin stehen.
So schaltest du es ein, Schritt für Schritt
Deskwoot bucht in Outlook-Kalender. Google Calendar gibt es noch nicht.
- Geh zu Einstellungen > Integrationen und klick auf die Karte Outlook Calendar. Verbinde ein Konto bei Microsoft 365 oder Outlook.com. Dürfen in deiner Microsoft-365-Organisation nur Administratoren Apps freigeben, gibt dir Deskwoot einen Link, den du an deinen Administrator schickst.
- Schalte die Kalender ein, die Interessenten buchen können, gib jedem einen Namen, bring sie in eine Reihenfolge, füge die Kalender hinzu, die nur Zeiten blockieren sollen, und speichere.
- Lege deine Terminarten für Besichtigungen mit ihrer Dauer an.
- Stell die buchbaren Zeiten und die Zeitzone ein, dazu den Mindestvorlauf, wie weit im Voraus gebucht werden kann, den Puffer und die Startzeiten.
- Schalte „Fynn bietet freie Zeiten an“ ein, wähle, wer über neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen entscheidet, und klick auf Buchungsregeln speichern. Das speichert diesen und den vorigen Schritt zusammen.
- Öffne die Vorschau auf derselben Seite. Sie zeigt die nächsten freien Zeiten, die Fynn gerade anbieten würde, live aus deinen Kalendern gelesen. Sieht dein Samstag dort falsch aus, korrigiere die Regeln, bevor ein Interessent ihn zu sehen bekommt.
Fynn bucht nur in Posteingängen, in denen er als Support-Bot antwortet. Als Info-Bot beantwortet er Fragen und bucht nichts.
Schreib dann vom Handy eines Kollegen an deine eigene WhatsApp-Nummer und buch eine Besichtigung so, wie es ein Interessent tun würde.
Was es kostet und wie du es ausprobierst
Outlook verbinden kannst du in jedem Deskwoot-Plan, auch im kostenlosen. Fynn bietet Besichtigungen in jedem bezahlten Plan an und bucht sie, ab Startup für 4 $ pro Agent und Monat (3,20 $ bei jährlicher Abrechnung).
Jede Konversation, an der Fynn arbeitet, zählt einmal im Monat zu den KI-Konversationen deines Plans (so wird Fynn abgerechnet). Alle Pläne findest du auf der Preisseite.
Für den Interessenten aus der Lindenstraße heißt das: 3 echte Zeiten um 21:40 Uhr, noch am selben Abend, an dem er gefragt hat. Dein Makler bestätigt die gewählte mit 1 Tipp, und die Besichtigung steht in dem Outlook-Kalender, mit dem er ohnehin arbeitet.
Was Fynn zu deinen Objekten beantwortet und was er tut, wenn ein Eigentümer nach einer Bewertung fragt, steht auf unserer Seite für Immobilienmakler. Liegen deine Objekte in Propstack oder Justimmo, kann Fynn direkt daraus antworten.
Um es an einem Objekt zu testen, leg einen Workspace an, verbinde den Outlook-Kalender eines Maklers und füge eine einzige Terminart für Besichtigungen hinzu. Die Vorschau zeigt die Zeiten, die Fynn anbieten würde, bevor ein Interessent sie sieht.
Die Testphase läuft 7 Tage im Enterprise-Plan, ohne Karte und mit bis zu 30 Plätzen, deiner eingeschlossen. Danach wählst du einen Plan oder bleibst im kostenlosen Hacker-Plan.
