Respostas prontas para respostas rapidas

Respostas prontas sao modelos de mensagem ja escritos que sua equipe pode inserir em qualquer conversa com um simples codigo de atalho. Elas ajudam seus agentes de suporte a responder mais rapido, manter um tom de marca consistente e reduzir a digitacao repetitiva. Especialmente para perguntas frequentes, saudacoes e mensagens de encerramento.

Como criar respostas prontas

Va ate Configuracoes > Respostas Prontas.
Clique no botao Adicionar.
Digite um codigo de atalho facil de lembrar. Por exemplo, /saudacao, /politica-reembolso ou /encerramento. Use letras minusculas e hifens para manter os codigos faceis de lembrar.
Digite ou cole o conteudo completo da mensagem que voce quer que os agentes enviem.
Salve a resposta. Ela ficara disponivel imediatamente para sua equipe em todos os canais de conversa.

Como usar respostas prontas

Abra qualquer conversa e clique na caixa de resposta.
Digite / seguido do codigo de atalho (por exemplo, /saudacao).
Um menu suspenso aparecera mostrando todas as respostas correspondentes. Selecione a que voce precisa.
O conteudo completo da mensagem e inserido na caixa de resposta. Revise e personalize antes de enviar.

Dicas de boas praticas

Use codigos de atalho descritivos. Codigos como /atraso-envio sao muito mais faceis de lembrar do que /ae1. Uma convencao de nomes clara ajuda os novos membros da equipe a se adaptarem rapidamente.
Mantenha as mensagens curtas. Busque uma resposta amigavel e completa em poucas frases. Os clientes valorizam a clareza mais do que paragrafos longos.
Personalize antes de enviar. Sempre revise o texto inserido e ajuste os detalhes. Como o nome do cliente ou o numero do pedido. Assim as respostas parecem pessoais e nao roboticas.
Revise com frequencia. Defina um lembrete recorrente (mensal ou trimestral) para revisar suas respostas prontas. Remova as desatualizadas, atualize mudancas de politica e adicione novos modelos para perguntas que surgirem.
Organize por categoria. Use um prefixo comum em codigos relacionados (por exemplo, /status-pedido, /cancelar-pedido) para que os agentes filtrem rapidamente as opcoes relevantes no menu suspenso.

Solucao de problemas

O menu suspenso nao aparece? Verifique se voce esta digitando o caractere / no inicio de uma palavra dentro da caixa de resposta. Se o menu ainda nao aparecer, tente atualizar a pagina.
Conflito de codigo de atalho: Cada codigo de atalho precisa ser unico. Se uma nova resposta nao for salva, verifique se o codigo ja esta em uso e escolha outro.
Problemas de formatacao: Se o conteudo colado perder a formatacao, tente editar a resposta diretamente no editor de respostas prontas para garantir que ela seja exibida corretamente.

Perguntas frequentes

Existe um limite de quantas respostas prontas posso criar?

Nao ha um limite rigido. No entanto, manter sua biblioteca bem organizada e sem duplicatas ajudara os agentes a encontrar a resposta certa mais rapido.

Posso editar ou excluir uma resposta pronta existente?

Sim. Va ate Configuracoes > Respostas Prontas, localize a resposta que deseja alterar e use a opcao de editar ou excluir ao lado dela. As mudancas entram em vigor imediatamente.

As respostas prontas funcionam em todos os canais?

Sim. As respostas prontas ficam disponiveis na caixa de resposta independentemente do canal da conversa, entao sua equipe pode usa-las no chat ao vivo, no e-mail e em outras caixas de entrada compativeis.