Notas e historico do contato

Visao geral

As notas de contato no Deskwoot sao registros curtos de texto que voce anexa ao perfil de um cliente, para que qualquer agente da equipe veja as preferencias do cliente, problemas conhecidos ou o contexto anterior antes de comecar a escrever uma resposta, independentemente do canal pelo qual o cliente escreveu. Seja uma preferencia especial de envio, um problema tecnico conhecido ou o contexto de uma interacao anterior, as notas garantem que cada agente da sua equipe tenha as informacoes de que precisa para oferecer um suporte rapido e personalizado. As notas sao anexadas ao proprio registro do contato, entao permanecem visiveis independentemente da conversa que voce esta visualizando.

Como adicionar uma nota

Abra o perfil de um contato clicando no nome do contato em qualquer conversa ou na lista de Contatos.
Role ate a secao de Notas do perfil.
Clique em Adicionar Nota.
Digite sua nota no campo de texto. Seja conciso, mas inclua detalhes suficientes para que outros membros da equipe entendam o contexto sem pedir ao cliente que repita as informacoes.
Salve a nota. Ela passara a aparecer no perfil do contato para todos os agentes verem.

Como visualizar o historico do contato

Alem das notas, cada perfil de contato exibe um historico completo de conversas. Essa linha do tempo mostra todas as interacoes anteriores em todos os canais. Chat ao vivo, e-mail e redes sociais. Assim os agentes podem revisar rapidamente problemas anteriores, solucoes e preferencias de comunicacao antes de responder.

Lista de conversas: Navegue por todas as conversas abertas, resolvidas e pendentes vinculadas ao contato.
Linha do tempo de notas: Veja todas as notas adicionadas pela sua equipe, junto com o autor e a data e hora.

Dicas de boas praticas

Seja especifico: Em vez de escrever "Cliente estava chateado", anote o motivo. Por exemplo, "Cliente teve atraso no envio do pedido #1234; oferecido desconto de 10%."
Mantenha as notas atualizadas: Remova ou atualize informacoes desatualizadas para que os agentes nao ajam com base em um contexto antigo.
Use as notas apenas para contexto interno: As notas sao visiveis para sua equipe, nao para o cliente. Use-as livremente para coordenacao interna.
Padronize a formatacao: Combine um formato simples em toda a equipe (por exemplo, data + tema + detalhe) para que as notas sejam faceis de ler de relance.

Armadilhas comuns

Contatos duplicados: Se um cliente tiver mais de um registro de contato, as notas podem ficar divididas entre os perfis. Combine contatos duplicados quando possivel para manter todo o historico em um so lugar.
Notas vagas demais: Uma nota que diz "Dar retorno" sem contexto e inutil uma semana depois. Sempre inclua o que e o porque.

Perguntas frequentes

Os clientes conseguem ver as notas que adiciono ao perfil deles?

Nao. As notas de contato sao internas e visiveis apenas para agentes e administradores da sua conta Deskwoot.

Existe um limite de quantas notas posso adicionar?

Nao ha um limite pratico. Voce pode adicionar quantas notas forem necessarias a um unico registro de contato.

As notas permanecem quando uma nova conversa e iniciada?

Sim. Porque as notas estao vinculadas ao contato. Nao a uma conversa individual. Elas permanecem acessiveis em todas as interacoes futuras com aquele cliente.