Tischreservierung per WhatsApp mit aleno: So bucht der Chat, ohne einen Tisch zu versprechen

Freitag, 21:40 Uhr, volle Küche, und auf WhatsApp kommt: "Habt ihr morgen um halb 8 einen Tisch für 5?" Jemand tippt "Klar, passt" und trägt nichts ein. Am Samstag hat aleno den Tisch über dein Widget an jemand anderen vergeben.

Oder niemand antwortet, und der Gast bucht woanders. Hier liest du, wie Fynn, der KI-Assistent in Deskwoot, freie Tische direkt in aleno bucht und was immer bei deinem Team bleibt.

Warum ein schnelles "Passt" teuer werden kann

In einer Umfrage des Dehoga NRW unter 250 Gastronomen und Hoteliers kannten 87 Prozent No-Shows aus eigener Erfahrung. Rund 40 Prozent der Betroffenen schätzten den Schaden auf mehr als 5 Prozent ihres Jahresumsatzes (Tageskarte, Dezember 2025).

Von den Betroffenen rufen 38 Prozent ihre Gäste vorher an oder schreiben ihnen eine E-Mail. 30 Prozent sagen schon bei der Buchung, dass die Reservierung verbindlich ist. Eine Anzahlung oder eine Kreditkartennummer verlangen nur rund 10 Prozent.

Der Tisch, der nur im Chat steht

Ein Tisch, der im Chat zugesagt und nie eingetragen wurde, ist die hausgemachte Version davon. Am Abend stehen zwei Gruppen vor einem Tisch. Oder der Tisch bleibt frei, weil der Gast ein "schauen wir mal" als Absage gelesen hat.

Für Reservierungen per Chat sollten deshalb dieselben Regeln gelten wie für dein Widget. Das Reservierungsbuch entscheidet, und der Gast kennt die Bedingungen, bevor er Ja sagt.

So läuft eine Tischreservierung per WhatsApp mit aleno

Ein Beispiel. Ein Gast schreibt am Freitag um 22:47 Uhr:

Hallo, habt ihr morgen Abend einen Tisch für 4?

Fynn fragt nur, was fehlt

Fynn fragt nach der Uhrzeit und dem Namen für die Reservierung. Mehr braucht er nicht. Sitzwünsche und den Anlass schreibt er in die Notiz der Reservierung.

Nach Allergien oder Gesundheit fragt er nie. Er gibt nur weiter, was der Gast von sich aus erzählt.

Die freien Zeiten kommen aus aleno

Dann fragt Fynn aleno nach freien Zeiten für genau diese Gruppengröße. aleno rechnet dabei deine Schichten, die Kapazität, deine Online-Grenzen und Feiertage schon ein.

Fynn bietet höchstens 3 Zeiten auf einmal an, mit Zeitzone, und nur Zeiten, die aleno ihm genannt hat.

Die entscheidende Frage hat feste Worte

Schreibt der Gast "19 Uhr, auf Lea Brandt", formuliert Fynn die entscheidende Frage nicht selbst. Sie kommt vom Server, in festen Worten. Wenn Fynn bei dir selbst buchen darf, sieht sie ungefähr so aus:

Soll ich einen Tisch für 4 Personen bei Trattoria Lago am Samstag, 7. November, 19:00 (Zeit in Berlin) für Lea Brandt buchen?

Hinweis des Restaurants: Wir halten deinen Tisch 15 Minuten. Mit deinem Ja akzeptierst du die Datenschutzerklärung (Link) und die AGB (Link) des Restaurants. Antworte mit Ja, dann buche ich den Tisch, oder nenne mir eine andere Zeit.

Das Ja des Gastes gilt genau für das, was in dieser Frage steht. Eine KI, die frei formuliert, könnte "das klappt bestimmt" schreiben, und so entstehen die Zusagen vom Anfang dieses Artikels.

Den Hinweis und die Links holt Deskwoot aus aleno, dazu unten mehr. Im Website-Chat fragt Deskwoot vorher nach einer E-Mail-Adresse, damit die Bestätigung auch ankommt, wenn der Tab schon zu ist.

Wer bestätigt: dein Team oder Fynn

Was nach dem Ja passiert, stellst du ein, getrennt für neue Reservierungen, Absagen und Verschiebungen.

Standard: Dein Team bestätigt

Ist nichts umgestellt, fragt Fynn, ob er dem Team eine Anfrage schicken soll. Nach dem Ja liest der Gast: "Deine Anfrage ... liegt beim Team. Die Bestätigung bekommst du hier."

In der Konversation erscheint eine Karte. Dein Team bestätigt mit 1 Tipp, und erst dann entsteht die Reservierung in aleno. Wer ablehnt, kann bis zu 3 andere Zeiten mitschicken.

Die andere Einstellung: Fynn bucht selbst

Hier bucht Fynn nach dem Ja des Gastes sofort in aleno, und dein Team bekommt Bescheid.

Jede Reservierung erscheint als Karte in ihrer Konversation, mit ihrem Stand in aleno (bestätigt, abgesagt, Gast ist da) und einem Knopf, der sie in aleno öffnet.

Der Haken am Team-Modus

Solange niemand im Team tippt, hält aleno keinen Tisch. Schaut am Samstag erst um 17 Uhr jemand aufs Handy, ist die Zeit online vielleicht schon weg.

Damit dein Team überhaupt Zeit zum Bestätigen hat, bietet Fynn im Team-Modus nur Zeiten an, deren Buchungsschluss in aleno noch mindestens 60 Minuten entfernt ist.

Restaurants fahren besser, wenn Fynn selbst bucht. Deskwoot bucht dabei über die Online-Reservierung von aleno, also über denselben Weg wie dein Widget.

Bist du unsicher, lass in den ersten Wochen dein Team bestätigen, lies mit und stell dann um.

Wenn das Restaurant selbst bestätigt

Manche Zeiten nimmt aleno online nur als Anfrage an, zum Beispiel provisorische Reservierungen oder Gruppenreservierungen. Dann steht in der Frage zusätzlich: "Das Restaurant bestätigt diese Zeit selbst, bis dahin ist es eine Anfrage."

Nach dem Ja liest der Gast, dass seine Anfrage beim Restaurant liegt und er die Antwort im selben Chat bekommt.

Du entscheidest in aleno

Solche Anfragen entscheidest du in aleno, wie jede andere auch. Die Karte in Deskwoot zeigt "Wartet auf das Restaurant" und hat keinen Bestätigen-Knopf.

Sobald du in aleno annimmst oder ablehnst, erfährt Deskwoot das über einen Webhook oder die regelmäßige Abfrage. Der Gast bekommt die Nachricht im Chat, zum Beispiel: "Trattoria Lago hat deinen Tisch für 8 Personen am ... bestätigt."

Das 24-Stunden-Fenster von WhatsApp

Auf der WhatsApp Business Platform darfst du freien Text nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Gastes schicken. Danach gehen nur Vorlagen durch, die Meta genehmigt hat (Meta, WhatsApp-Preise).

Entscheidest du eine Anfrage erst, wenn die letzte Nachricht des Gastes älter als 24 Stunden ist, schickt Deskwoot ihm nichts. Die Karte zeigt dann, dass der Gast noch nichts weiß, mit einem Hinweis auf Vorlagen.

Entscheide Anfragen also am selben Tag, oder schick eine genehmigte Vorlage (WhatsApp-Vorlagen nach 24 Stunden senden).

Was Antworten auf WhatsApp kosten

Seit dem 1. Oktober 2026 sind auch Antworten innerhalb des Fensters nicht mehr unbegrenzt kostenlos. Laut Meta sind pro Telefonnummer 1.000 Servicenachrichten im Monat frei, ab der 1.001. berechnet Meta jede.

Vorlagen der Kategorie Utility kosten seitdem auch bei offenem Fenster. Diese Gebühren rechnet Meta (oder Twilio, wenn du WhatsApp über Twilio verbunden hast) direkt mit deinem eigenen Konto ab. Deskwoot schlägt nichts auf.

Was immer bei deinem Team bleibt

In diesen Fällen übernimmt dein Team:

Große Gruppen

Zur ersten Zeile: aleno schreibt in seinem Blog, dass viele seiner Kunden online Standardreservierungen bis 10 Personen annehmen und Gruppenanfragen von 11 bis 30 Personen. Für noch größere Gruppen nehmen sie gar keine Online-Anfragen an.

Für Gruppen empfiehlt aleno ein schriftliches Angebot, das online steht, etwa als PDF (aleno-Blog, 2022). Das ist eine Angabe des Anbieters über seine eigenen Kunden.

Das Online-Maximum deiner Schichten ist auch die Grenze, ab der Fynn übergibt. Prüf die Werte also, bevor du verbindest.

Reservierungen von Telefon und Widget

Reservierungen, die per Telefon oder Widget kamen, zeigt, verschiebt oder storniert Fynn nur für einen Gast, den Deskwoot sicher erkannt hat und dessen E-Mail-Adresse oder Nummer zur Reservierung passt.

Feiern und Events

Hier gilt dasselbe wie ohne aleno. Fynn sammelt Datum, Personenzahl und Anlass. Menü, Angebot und Anzahlung entscheidest du.

Buchungsbedingungen, die Gäste wirklich lesen

Im Widget scrollt man über Bedingungen leicht hinweg. Im Chat stehen sie mitten in der Frage, auf die der Gast mit Ja antwortet.

Deskwoot liest dafür zwei Dinge aus aleno:

• die Sonderbedingungen, die du für die Schicht oder das Event hinterlegt hast (aleno-Hilfe zu Events),
• die Links zu AGB und Datenschutzerklärung, die du unter Einstellungen > Widget > Einwilligungen einträgst (aleno-Hilfe).

So schreibst du den Hinweis

Der Hinweis wird nach 300 Zeichen abgeschnitten, Zeilenumbrüche werden zu Leerzeichen. Was danach kommt, sieht der Gast im Chat nicht. Ein paar Regeln helfen:

1. Das Wichtigste zuerst, also alles, was den Gast den Tisch oder Geld kosten kann.
2. Zahlen statt Adjektive. Mit "kurzfristige Absagen" kann niemand etwas anfangen, mit "Absage bis 16 Uhr am Reservierungstag" schon.
3. Ein Satz pro Regel, höchstens 3 Sätze.
4. Pflege den Hinweis auf Deutsch und Englisch, und auf Französisch oder Italienisch, wenn deine Gäste so schreiben. Deskwoot fragt ihn in der Sprache des Chats ab, bei jeder anderen Sprache auf Englisch.
5. Nutze dieselbe Anrede wie Fynn. Er schreibt in der Anrede, die du für deinen Workspace gewählt hast.

Vorher und nachher

Vorher:

Bitte beachten Sie, dass wir bei kurzfristigen Stornierungen bzw. Nichterscheinen gemäß unseren AGB eine angemessene Gebühr erheben. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Nachher:

Wir halten deinen Tisch 15 Minuten. Sag bitte bis 16 Uhr am Reservierungstag ab, falls du nicht kommen kannst. Bei späterer Absage oder wenn niemand kommt, berechnen wir 25 € pro Person (siehe AGB).

Der zweite Text ist kaum länger. Der Gast weiß danach aber, bis wann er absagen muss und was es kostet, wenn er es nicht tut.

Den Betrag legst du selbst fest. Die rechtlichen Grenzen dafür stehen im nächsten Abschnitt.

Was das Recht dazu sagt (Deutschland)

AGB werden nach § 305 Abs. 2 BGB nur Teil des Vertrags, wenn du bei Vertragsschluss ausdrücklich auf sie hinweist. Der Gast muss in zumutbarer Weise von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen können und mit ihnen einverstanden sein.

Ein Link in der Frage, auf die er mit Ja antwortet, folgt dieser Logik.

Willst du eine pauschale No-Show-Gebühr in den AGB, setzt § 309 Nr. 5 BGB zwei Grenzen:

• Die Pauschale darf den Schaden nicht übersteigen, der nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwarten ist.
• Der Gast muss ausdrücklich nachweisen dürfen, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.

Name und Telefonnummer sind personenbezogene Daten. Wer sie in der EU erhebt, muss nach Art. 13 DSGVO dabei informieren, wer verantwortlich ist, wofür die Daten genutzt werden und auf welcher Rechtsgrundlage. Dafür steht der Link zu deiner Datenschutzerklärung in der Frage.

Die BGB-Paragrafen gelten nur in Deutschland. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln, und außerhalb der EU gilt die DSGVO meist nicht. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

aleno mit Deskwoot verbinden

Jede Reservierung, die Fynn im Chat bucht, steht danach sofort in aleno, auch die Anfrage von 22:47 Uhr. Freie Zeiten, Gruppengrößen und Zeitzone kommen aus aleno. Terminarten oder buchbare Zeiten brauchst du für Tische nicht.

1. Öffne in aleno das Menü oben rechts, geh zu Benutzer/Rollen und klicke im Bereich API-Benutzer auf Neuer Benutzer. Als Namen der Integration trägst du Deskwoot ein. Das darf der Kontoinhaber, laut englischer Hilfe auch ein Admin (aleno-Hilfe: API-Benutzer).
2. Kopiere den Token. aleno zeigt ihn nur einmal. Geht er verloren, erzeugst du unter Aktionen einen neuen, und der alte verliert seine Gültigkeit.
3. Öffne in Deskwoot Einstellungen > Integrationen, klicke auf die Karte aleno und unter Reservierungssystem auf aleno verbinden. Füge den Token ein und klicke auf Verbinden.
4. Schalte die Restaurants ein, in denen Fynn buchen darf, gib jedem den Namen, unter dem Gäste es kennen, und klicke auf Restaurants speichern.
5. Schalte "Fynn bietet freie Zeiten an" ein, leg fest, wer bestätigt, und klicke auf Buchungsregeln speichern.
6. Fynn bucht in jedem Posteingang, in dem er als Support-Bot antwortet. Prüf das für deinen WhatsApp-Posteingang.

Ob alles stimmt, prüfst du selbst: Mach die erste Reservierung von deinem privaten Handy und sag sie danach in aleno wieder ab. Mehr dazu in der Ankündigung Fynn bucht jetzt Termine im Chat.

Nutzt du aleno nicht, schickt Fynn deinen Reservierungslink oder gibt die Anfrage an dein Team weiter. Was er Gästen sonst beantwortet, etwa Öffnungszeiten oder Allergene aus deiner Speisekarte, steht auf der Seite KI für Restaurants und im Artikel KI in der Gastronomie.

Was es kostet und wie du anfängst

Verbinden kannst du aleno in jedem Deskwoot-Plan. Tische reserviert Fynn in jedem bezahlten Plan. Der kleinste ist Startup:

• 4 $ pro Agent und Monat, bei jährlicher Zahlung 3,20 $.
• 50 KI-Konversationen im Monat für den ganzen Workspace. Jede Konversation mit Fynn zählt einmal pro Kalendermonat.
• Über die 50 hinaus kostet jede 0,07 $ aus deinem Prepaid-Guthaben (Preise).

Tischreservierungen sind in der Beta. Sie funktionieren heute, Details können sich noch ändern.

Dein nächster Schritt: Leg einen Workspace an, verbinde aleno mit dem Token aus Schritt 2 und mach die Testbuchung von deinem Handy. Die Testphase läuft 7 Tage auf Enterprise, ohne Kreditkarte und mit bis zu 30 Plätzen, deiner eingeschlossen.

Danach wählst du einen bezahlten Plan oder arbeitest im kostenlosen Hacker-Plan weiter, dann ohne Tischbuchung durch Fynn.