Politique de confidentialité

1. Introduction

Deskwoot (« nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger votre vie privée. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme de support client (le « Service »). En utilisant le Service, vous acceptez les pratiques relatives aux données décrites dans cette politique.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons les types d'informations suivants :

Informations de compte : lors de votre inscription, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe et les informations de votre organisation. Quand vous vous connectez avec Google, Google nous envoie votre nom, votre adresse e-mail, l'indication que Google l'a vérifiée ou non, et l'ID de votre compte Google ; nous les utilisons uniquement pour vous connecter. Quand vous vous connectez avec Apple, Apple nous envoie votre adresse e-mail (ou, si vous la masquez, une adresse qui transfère les e-mails vers elle), l'indication qu'Apple l'a vérifiée ou non, l'ID de votre compte Apple et, la première fois, votre nom ; nous les utilisons uniquement pour vous connecter, et conservons un jeton d'Apple uniquement pour mettre fin à cette connexion quand vous supprimez votre compte.

Données clients : les données que vous ou vos clients envoyez via le Service, notamment les messages, les coordonnées, les notes et l'historique des conversations.

Données d'utilisation : nous collectons automatiquement des informations sur la façon dont vous utilisez le Service, notamment les pages visitées, les fonctionnalités utilisées, le type de navigateur, les informations sur l'appareil, l'adresse IP et l'horodatage.

Données d'intégration : quand vous connectez des services tiers (comme Shopify, Stripe, WhatsApp, Microsoft Teams, Discord, Facebook Messenger, Instagram ou Slack), le Service traite les données que ces services fournissent, pour votre compte et selon vos autorisations, comme les noms des clients, les noms d'utilisateur, les photos de profil, les messages, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, l'historique des commandes et les informations de paiement. Nous utilisons ces données uniquement pour vous fournir le Service.

Données statistiques (avec votre consentement) : nous utilisons Google Analytics et PostHog pour comprendre comment les visiteurs et les utilisateurs connectés utilisent le Service. Cela peut inclure les pages vues, les clics, la durée des sessions, les sources de trafic, les informations sur l'appareil et la localisation géographique approximative. Détails dans la section 10.

Données de campagne : lors de votre inscription, nous enregistrons avec votre compte les informations de campagne du lien qui vous a amené chez nous (les paramètres utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term et utm_content), le site web d'où vous venez, ainsi que la page sectorielle ou l'offre de configuration d'où vous venez (les paramètres industry et setup). Les informations de campagne et le secteur sont les mêmes pour toutes les personnes qui cliquent sur le même lien et ne vous identifient pas. Nous les utilisons pour nos propres statistiques sur les campagnes qui mènent à des inscriptions et à des clients payants, et le secteur pour préparer votre configuration. Sans votre consentement au marketing, ces valeurs restent dans la mémoire de la page ouverte et ne sont jamais écrites sur votre appareil. Les valeurs industry et setup ne sont jamais écrites sur votre appareil, en aucun cas. Base légale : notre intérêt légitime, au titre de l'art. 6 (1) lit. f du RGPD, à mesurer nos propres campagnes.

Cookies et technologies similaires : nous utilisons les cookies et le stockage dont le Service a besoin pour fonctionner (votre connexion, votre choix dans le bandeau de cookies, votre langue et votre thème). Tout le reste entre dans 2 catégories que vous choisissez dans le bandeau de cookies : Statistiques (Google Analytics, PostHog) et Marketing (Google Ads, Microsoft Advertising, OpenAI Ads). Dans l'UE, l'EEE, au Royaume-Uni et en Suisse, aucune ne se charge avant votre choix (voir la section 10).

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos informations pour : (a) fournir, maintenir et améliorer le Service ; (b) traiter les transactions et envoyer les informations associées ; (c) vous envoyer des avis techniques, des mises à jour et des messages du support ; (d) répondre à vos commentaires, questions et demandes ; (e) suivre et analyser les tendances d'utilisation pour améliorer l'expérience utilisateur ; (f) détecter, examiner et empêcher les activités frauduleuses ou non autorisées ; (g) respecter nos obligations légales.

4. Partage et divulgation des données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons partager vos informations avec : (a) les prestataires qui nous aident à faire fonctionner le Service (hébergement, envoi d'e-mails, traitement des paiements, analyse) ; (b) les intégrations tierces que vous connectez explicitement (Shopify, Stripe, etc.) ; (c) les forces de l'ordre ou les autorités de contrôle lorsque la loi l'exige ; (d) une entité qui nous succède en cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs.

5. Stockage et sécurité des données

Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés. Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos informations contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés. Cependant, aucune méthode de transmission sur Internet ni de stockage électronique n'est sûre à 100%, et nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue.

6. Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles tant que votre compte est actif ou aussi longtemps que nécessaire pour fournir le Service.

Supprimer votre accès : vous pouvez supprimer vous-même votre compte Deskwoot à tout moment, dans le tableau de bord web sous Paramètres > Profil > Supprimer votre compte, ou dans l'app Deskwoot pour iPhone et Android sous Plus > Paramètres > Supprimer le compte. Vous confirmez avec votre mot de passe. Votre profil, votre adresse e-mail, votre mot de passe, votre photo de profil, votre signature, vos paramètres de notification, vos paramètres 2FA, vos appareils connectés et vos jetons de notifications push sont supprimés immédiatement, et vous quittez votre espace de travail. Les réponses et les notes que vous avez écrites restent dans les conversations de votre équipe en tant qu'archives de l'espace de travail et apparaissent comme « Utilisateur supprimé ». Si vous êtes propriétaire d'un espace de travail qui compte d'autres membres, transférez-le d'abord à un autre administrateur sous Paramètres > Paramètres du compte, ou retirez les autres membres. Si vous êtes le dernier membre de votre espace de travail, la suppression de l'espace de travail décrite ci-dessous commence en même temps. Vous pouvez aussi demander la suppression par e-mail à hello@deskwoot.com, comme décrit sur https://deskwoot.com/data-deletion.

Supprimer un espace de travail : quand le propriétaire supprime l'espace de travail et confirme la suppression par e-mail, l'espace de travail est supprimé 30 jours après la confirmation. Si l'espace de travail a un abonnement payant, l'abonnement se termine avec la période de facturation en cours et les 30 jours commencent à la fin de cette période. Jusque-là, le propriétaire peut annuler la suppression. Ensuite, les conversations, les messages, les contacts, les intégrations et les fichiers stockés sont supprimés définitivement.

Les données de facturation, comme les paiements et les achats de crédit, sont conservées après l'une ou l'autre suppression aussi longtemps que la loi l'exige. Pour le reste, les données de conversation et les échanges avec les clients sont conservés selon les paramètres de votre compte.

7. Vos droits (RGPD)

Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen (EEE), vous disposez des droits suivants au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :

Droit d'accès : vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous. Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes. Droit à l'effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Droit à la limitation du traitement : vous pouvez nous demander de limiter l'utilisation de vos données. Droit à la portabilité des données : vous pouvez demander vos données dans un format structuré et lisible par machine. Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à certaines fins. Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à hello@deskwoot.com. Nous vous répondrons sous 30 jours.

8. Transferts internationaux de données

Vos données peuvent être transférées et traitées dans des pays situés hors de l'EEE. Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, comme les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, pour protéger vos données conformément à la loi applicable.

9. Services tiers

Le Service s'intègre à des plateformes tierces. Quand vous connectez une intégration, des données peuvent circuler entre Deskwoot et le service tiers. Chaque service tiers a sa propre politique de confidentialité, et nous vous invitons à les consulter. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité des services tiers.

9a. Traitement par l'IA et engagement de non-entraînement

Quand vous utilisez les fonctionnalités IA de Deskwoot (le bot IA Fynn et Copilot), le contenu des conversations avec les clients est envoyé à notre fournisseur d'IA Anthropic pour l'inférence. Nous confirmons par écrit, dans notre DPA et dans le DPA d'Anthropic, que les données des conversations ne servent jamais à entraîner les modèles d'IA de Deskwoot ou d'Anthropic. Inférence uniquement.

Photos et PDF : quand l'option « Regarder les photos et les PDF envoyés par les clients » dans « Ce que Fynn peut faire » est activée dans votre espace de travail (désactivée par défaut), les photos et les PDF que les clients envoient dans une conversation partent chez Anthropic avec le contenu de la conversation, pour que Fynn puisse les lire et répondre précisément. Là aussi : inférence uniquement, pas d'entraînement.

L'IA sur notre site web : le champ « Posez une autre question » sous nos FAQ et la démo en direct de nos pages sectorielles envoient la question que vous tapez, avec les questions et réponses précédentes de ce champ, à Anthropic pour rédiger la réponse. Nous n'enregistrons ni les questions ni les réponses. Pour appliquer les limites de ces champs, nous conservons pendant 8 jours un hachage à clé (HMAC) de votre adresse réseau et l'heure. Merci de ne pas y saisir de données personnelles ou de santé.

Messages vocaux : quand un client envoie un message vocal ou un fichier audio via WhatsApp ou Telegram et que la transcription des messages vocaux est activée dans votre espace de travail (Paramètres, Compte ; activée par défaut), l'audio part chez AssemblyAI (AssemblyAI, Inc., USA), qui le transcrit sur ses serveurs dans l'UE et n'utilise pas ces fichiers pour entraîner ses modèles. La transcription est enregistrée avec le message, pour que Fynn, Copilot et votre équipe puissent la lire.

Appels téléphoniques : quand votre espace de travail connecte son système téléphonique (3CX) à une boîte de réception téléphone, Deskwoot enregistre pour chaque appel les numéros, les horaires, la durée, si l'appel a été pris, qui l'a pris (nom, poste et adresse e-mail tels que 3CX les envoie) et la file d'attente. Uniquement tant que vous activez « Utiliser les transcriptions et enregistrements de 3CX » pour cette boîte de réception, Deskwoot enregistre aussi la transcription, le résumé et le sentiment envoyés par 3CX, ainsi que le lien vers l'enregistrement. Quand « Deskwoot rédige les transcriptions » est aussi activé et que 3CX n'envoie pas de transcription, l'enregistrement, ou le message vocal laissé par l'appelant, part chez AssemblyAI (AssemblyAI, Inc., USA), qui rédige la transcription sur ses serveurs dans l'UE, distingue les interlocuteurs et n'utilise pas l'audio pour entraîner ses modèles. Deskwoot supprime ensuite la transcription chez AssemblyAI, et AssemblyAI supprime l'audio sous 48 heures. Quand une personne de votre équipe clique sur Résumer pour un appel, Copilot envoie la transcription à Anthropic comme décrit ci-dessus. Avec « Conserver les enregistrements dans Deskwoot » activé, une copie de chaque enregistrement est stockée dans Cloudflare R2 dans l'UE. Un message vocal que votre système téléphonique envoie par e-mail à la boîte de réception téléphone y est aussi stocké tant que « Utiliser les transcriptions et enregistrements de 3CX » est activé. Deskwoot supprime les deux après le nombre de jours que vous fixez, 90 au maximum. Fynn peut lire le résumé d'un appel dans un chat ultérieur avec un client vérifié, jamais la transcription ni l'enregistrement.

Vérification d'identité avant toute donnée personnelle : avant que notre bot IA partage la commande, l'adresse ou toute autre donnée personnelle d'un client, ou agisse en son nom, la conversation doit être vérifiée. Pour l'e-mail, l'e-mail lui-même sert de preuve : l'expéditeur doit passer l'authentification de son domaine (SPF ou DKIM aligné sur le domaine de l'expéditeur) et correspondre au contact enregistré. Un e-mail qui ne remplit pas ces conditions ne reçoit aucune donnée personnelle et est transmis à une personne. Pour WhatsApp, cela se fait implicitement quand l'expéditeur signé correspond au contact enregistré. Pour le chat en direct, nous envoyons un lien au client par e-mail ; il l'ouvre et confirme sur cette page dans les 15 minutes. Le suivi de commande avec le numéro de commande et le code postal est possible avant la vérification complète, mais ne révèle jamais de données personnelles, seulement le statut de l'envoi.

9b. Intégration de l'app Stripe

Quand vous connectez Stripe, vous installez l'app Deskwoot pour Stripe depuis le Stripe Marketplace et collez dans Deskwoot la clé API restreinte que Stripe vous affiche après l'installation (ou une clé restreinte que vous créez vous-même). La clé est limitée à votre compte Stripe et aux autorisations indiquées ci-dessous, et nous la stockons chiffrée au repos dans notre base de données hébergée dans l'UE (la base de données et l'app sont hébergées par Northflank Ltd sur Google Cloud, région europe-west4 aux Pays-Bas). Les installations faites avec notre ancien flux OAuth conservent un jeton d'accès OAuth et un jeton d'actualisation, stockés de la même manière ; le jeton d'accès, valable une heure, est renouvelé automatiquement avant son expiration et le jeton d'actualisation est remplacé à chaque renouvellement.

Autorisations demandées : Customers (lecture), Subscriptions (lecture et écriture), Charges and Refunds (lecture et écriture), Products (lecture) et Invoices (lecture). L'accès en lecture sert à afficher le profil client Stripe et son solde, les paiements récents, l'état de l'abonnement avec le nom du produit et les factures récentes à côté de la conversation de support, et à permettre à Copilot et au bot IA de répondre aux questions de facturation comme le forfait, la date de renouvellement, le dernier paiement ou une facture.

L'accès en écriture sert dans deux cas. (i) À l'initiative d'un agent : un agent Deskwoot autorisé ouvre l'onglet Détails de la conversation, clique sur Annuler ou Rembourser, puis confirme dans la boîte de dialogue. (ii) À l'initiative du bot : le bot IA effectue l'action après que (1) vous avez explicitement activé l'autorisation du bot correspondante dans votre compte Deskwoot (résilier des abonnements, effectuer des remboursements), (2) l'identité du client dans la conversation a été vérifiée selon les règles décrites à la section 9a, et (3) le client a tapé un mot de confirmation dans sa langue (« confirm », « yes », « proceed », « do it » ou leur équivalent dans sa langue). Dans les deux cas, les résiliations sont faites en mode cancel-at-period-end (le client garde l'accès jusqu'à la fin de la période payée). Chaque résiliation et chaque remboursement est enregistré dans votre journal d'audit Deskwoot.

Ce que nous enregistrons : le profil client Stripe, le solde, les paiements récents, l'état de l'abonnement et les factures récentes sont récupérés à la demande pour afficher le contexte de la conversation et ne sont pas conservés au-delà de ce qui est nécessaire à leur affichage dans la boîte de réception. Les clients Stripe sont importés comme contacts (nom, e-mail, téléphone) lors de la connexion puis une fois par jour. Si vous ajoutez le webhook Stripe facultatif, et quand le bot IA rembourse un paiement, Deskwoot enregistre aussi ce paiement ou cet abonnement (montant, devise, date, statut et l'enregistrement Stripe) comme une commande du contact. Nous ne stockons pas les numéros de carte complets, le CVC ni aucune donnée d'authentification du titulaire de la carte ; les données de paiement restent chez Stripe.

Désinstallation et suppression : si vous révoquez l'app Deskwoot pour Stripe depuis votre tableau de bord Stripe, la clé que détient Deskwoot est révoquée. Vous pouvez aussi retirer l'intégration dans Deskwoot sous Paramètres → Intégrations, ce qui supprime de notre base de données les jetons chiffrés et les métadonnées Stripe en cache. Vous pouvez demander une suppression plus tôt des entrées du journal d'audit à hello@deskwoot.com.

9c. Application mobile Deskwoot (iPhone et Android)

L'application Deskwoot est destinée aux agents d'un espace de travail Deskwoot. C'est la même application sur iPhone et sur Android, et elle traite les données de la même façon sur les deux.

Ce que l'application nous envoie : lorsque vous vous connectez, votre adresse e-mail et votre mot de passe. Pour chaque appareil sur lequel vous êtes connecté, nous enregistrons son adresse IP, le nom de son client réseau (user agent), s'il s'agit d'un iPhone ou d'un téléphone Android et la date de sa dernière utilisation ; vous voyez ces appareils dans le tableau de bord, sous Paramètres, Sécurité. Lorsque vous autorisez les notifications, l'application enregistre un jeton push pour l'appareil, avec sa plateforme, la version de l'application et la langue de l'application. Les conversations, messages, notes, contacts et paramètres que vous lisez et modifiez dans l'application sont les mêmes Données Client que dans le tableau de bord (section 2). Au démarrage, l'application nous demande aussi si sa version est toujours prise en charge.

Photos, vidéos et fichiers : l'application ouvre l'appareil photo, votre photothèque ou vos fichiers uniquement lorsque vous choisissez de prendre une photo, de joindre une photo, une vidéo ou un fichier, ou de définir une photo de profil ou de contact. Seul ce que vous choisissez est envoyé, et ce contenu est stocké chez Cloudflare R2 comme toute autre pièce jointe.

Notifications push : nous les envoyons via Expo (650 Industries, Inc., États-Unis), qui les transmet à l'Apple Push Notification service pour les iPhone et à Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, États-Unis) pour les téléphones Android. Une notification contient le numéro de la conversation, le nom du contact et un aperçu du message, rédigés dans la langue de l'application. Vous choisissez dans l'application les événements qui vous envoient une notification, et vous pouvez désactiver les notifications de Deskwoot dans les réglages de votre téléphone.

Mises à jour en direct : tant que l'application est ouverte à l'écran, elle garde une connexion avec Ably (Ably Realtime Ltd.), pour que les nouveaux messages s'affichent sans rechargement. L'application ferme cette connexion lorsqu'elle passe en arrière-plan.

Copilot : lorsque vous utilisez Copilot dans l'application, la conversation est envoyée à Anthropic comme décrit à la section 9a.

Chat d'assistance : Contacter le support, dans l'application, ouvre un chat avec l'équipe Deskwoot. Votre nom et votre adresse e-mail sont envoyés avec vos messages, et nous déduisons une localisation approximative (ville et pays) de votre adresse IP, comme pour tous les chats de notre site web.

Face ID, Touch ID, empreinte digitale et déverrouillage par reconnaissance faciale : l'application n'a pas de verrouillage propre. Lorsque vous vous connectez, iOS ou Android peut remplir le mot de passe que vous avez enregistré pour Deskwoot après avoir vérifié votre visage ou votre empreinte sur le téléphone. L'application ne participe pas à cette vérification et n'en sait rien. Aucune donnée biométrique ne quitte jamais votre téléphone ni ne nous parvient. Votre connexion est conservée dans le stockage sécurisé du téléphone (le trousseau iOS, ou un stockage chiffré avec l'Android Keystore) et prend fin 60 jours après votre dernière utilisation.

Aucun suivi : l'application ne contient aucun outil d'analyse, de publicité ou de rapport de plantage et ne vous suit pas dans d'autres applications ou sites web. Pour recevoir les mises à jour de l'application elle-même, elle demande au service de mise à jour d'Expo s'il existe une version plus récente, en envoyant la plateforme, la version de l'application et un identifiant d'installation aléatoire utilisé par ce service.

Déconnexion et suppression : la déconnexion met fin à la session de cet appareil et supprime son jeton push. Vous pouvez supprimer vous-même votre accès Deskwoot, dans les paramètres de l'application ou dans le tableau de bord ; deskwoot.com/data-deletion explique ce qui est supprimé et ce qui est conservé.

9d. Connexions de calendrier et de réservation (Google Calendar, Outlook, aleno et Tabology)

Un administrateur de l'espace de travail peut connecter un compte Google Calendar ou Outlook (Microsoft 365 ou Outlook.com) pour que des rendez-vous puissent être pris dans les calendriers qu'il choisit. Deskwoot ne demande que les autorisations nécessaires pour cela. Pour Google : votre adresse e-mail, la liste de vos calendriers, les créneaux occupés des calendriers que votre compte peut voir et les événements des calendriers dont vous êtes propriétaire. Pour Microsoft : votre profil de base et l'accès à vos calendriers (Calendars.ReadWrite).

Ce que nous lisons : la liste de vos calendriers et les moments où vous êtes occupé, c'est-à-dire le début et la fin des événements et, pour Outlook, si un événement est affiché comme occupé ou s'il est annulé. Nous ne lisons jamais les titres, les descriptions, les participants ni aucun autre contenu de vos événements.

Ce que nous écrivons : uniquement les événements que Deskwoot crée pour les rendez-vous. Chacun contient le type de rendez-vous, le nom du client, son adresse e-mail ou son numéro de téléphone et un lien vers la conversation dans Deskwoot, jamais le contenu des messages. Ces événements sont privés et n'ont aucun participant, donc personne ne reçoit d'invitation.

IA : seuls les créneaux libres que Deskwoot calcule à partir de vos créneaux occupés parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic, pour que le bot IA puisse les proposer à un client. Les données de calendrier ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA ni à des fins publicitaires.

Stockage et suppression : les jetons d'accès sont stockés chiffrés au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Lorsque vous déconnectez un calendrier sous Paramètres > Intégrations > Rendez-vous, Deskwoot supprime ses jetons et les calendriers choisis pour lui, et demande à Google de mettre fin à l'accès de Deskwoot, sauf si le même compte Google est encore connecté à un autre espace de travail Deskwoot. Les événements que Deskwoot a déjà créés restent dans votre calendrier. Vous pouvez aussi retirer l'accès de Deskwoot à tout moment dans votre compte Google, sous Sécurité, ou dans les autorisations d'applications de votre compte Microsoft.

Systèmes de réservation : un administrateur de l'espace de travail peut connecter le système de réservation d'un restaurant : aleno, en collant la clé d'un utilisateur d'API que le restaurant a créé pour Deskwoot, ou Tabology, en saisissant le client d'API que Tabology a délivré pour l'établissement et l'identifiant de l'un des utilisateurs de son back office. Deskwoot lit les tables libres et les règles de réservation du restaurant, et crée, modifie et annule des réservations pour les clients qui le demandent dans une conversation. Il envoie l'heure, le nombre de personnes, la zone demandée, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone que le client a donnés ou que Deskwoot a pour le contact, la langue du client et sa remarque. Deskwoot enregistre uniquement ce qu'il a envoyé ou reçu dans la conversation, ainsi que l'identifiant et l'état de la réservation, jamais la liste des clients du restaurant. Deskwoot ne consulte les réservations d'un client que s'il a vérifié son adresse e-mail ou son numéro de téléphone ; elles ne sont enregistrées que lorsque le client demande à en modifier une. Les tables libres et ces réservations ne parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic que pour répondre au client et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA. La clé ou l'identifiant est stocké chiffré au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE et est supprimé lorsque vous déconnectez le système sous Paramètres > Intégrations > Rendez-vous. Le système de réservation travaille pour le restaurant, qui est responsable des données des clients qui y sont conservées.

Deskwoot's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

En français : l'utilisation par Deskwoot des informations reçues des API Google et leur transfert vers toute autre application respecteront la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

9f. Logiciels métier que vous connectez

Un administrateur de l'espace de travail peut connecter des logiciels métier que l'entreprise utilise déjà, comme un système de boutique, un logiciel de comptabilité, un CRM, un logiciel de cabinet ou de réservation, ou un logiciel de gestion des interventions et des visites. Chaque connexion est une instruction propre à l'entreprise : l'entreprise a son propre contrat avec le fournisseur de ce logiciel, et Deskwoot n'échange des données avec le logiciel que pour l'entreprise et uniquement de la manière décrite dans les paragraphes ci-dessous.

Les clés et les jetons d'accès de ces connexions sont stockés chiffrés au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Selon le logiciel qu'une entreprise connecte, les données peuvent aller vers des systèmes qui les conservent hors de l'UE, par exemple aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni ou en Australie.

Deskwoot ne supprime jamais rien dans le logiciel connecté. Supprimer un contact dans Deskwoot ne supprime pas la personne dans ce logiciel ; l'entreprise le fait dans son propre logiciel. Lorsque l'entreprise déconnecte le logiciel, Deskwoot supprime la clé ou les jetons et les liens entre ses contacts et les fiches de ce logiciel.

Ce que Deskwoot lit, écrit et enregistre pour chaque système :

Shopware : un administrateur de l'espace de travail connecte une boutique Shopware 6 avec les clés d'une intégration créée dans l'administration de la boutique. Deskwoot lit seulement la boutique et n'y modifie ni n'y supprime jamais rien. Il lit les commandes avec leur numéro, leurs dates, leur total et leur devise, les statuts de la commande, du paiement et de la livraison, les articles (nom, quantité et prix), le mode de livraison, les numéros de suivi et le lien de suivi, l'adresse e-mail et le nom du client, ainsi que le code postal et le pays des adresses de livraison et de facturation. Deskwoot enregistre ces données et crée un contact avec le nom et l'adresse e-mail du client d'une nouvelle commande. Quand un membre de l'équipe ouvre une conversation, ou quand un client est recherché via l'API REST ou le serveur MCP, Deskwoot lit aussi le nom, la rue et la ville de l'adresse de livraison et de facturation de chaque commande (il n'affiche que l'adresse de livraison) ainsi que le nom et le nombre de commandes du compte client, et ne les enregistre jamais. Deskwoot ne demande jamais à la boutique les numéros de téléphone, les entreprises, les numéros de TVA, les dates de naissance, les commentaires des clients, les moyens de paiement ni les données de paiement, les champs personnalisés ni les documents.

IA : les données des commandes parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic uniquement pour rédiger une réponse. Avant qu'un client soit vérifié (section 9a), le bot IA reçoit seulement le statut, la date de commande et le suivi de la seule commande dont le client a donné le numéro et le code postal de livraison ; pour un client vérifié, il peut recevoir ses 5 commandes les plus récentes. Copilot lit les commandes d'un contact quand un membre de l'équipe le lui demande. Les données des commandes ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA. Quand le bot IA répond au sujet d'un colis, son numéro de suivi, son code postal et son pays peuvent être envoyés à Ship24 pour obtenir le statut du colis en direct.

Stockage et suppression : les clés sont stockées chiffrées au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Déconnecter Shopware sous Paramètres > Intégrations supprime les clés et les commandes Shopware enregistrées par Deskwoot ; les contacts restent dans Deskwoot. Quand les données d'une personne sont effacées dans Deskwoot, ses commandes enregistrées ne gardent que les informations de la commande, sans données personnelles ni numéros de suivi. L'entreprise supprime elle-même l'intégration Deskwoot dans Shopware.

Lexware Office : un administrateur de l'espace de travail connecte Lexware Office avec une clé de la Public API créée dans Lexware Office. Deskwoot lit le profil de l'entreprise (nom de l'entreprise, régime fiscal et si l'entreprise a le statut de petite entreprise). Il trouve le client d'un contact dans Lexware grâce à l'adresse e-mail du contact, ou grâce à une recherche et un lien faits par un membre de l'équipe, et lit le nom, le numéro client, la personne de contact, les adresses e-mail, les numéros de téléphone et la ville de ce client, ainsi que la liste de ses factures, factures d'acompte et devis avec numéro, date, date d'échéance, total, montant restant dû et statut ; pour un devis, aussi la date jusqu'à laquelle il est valable, et pour une facture payée, la date de paiement. Pour répondre à une question sur une facture ou un devis à partir de son numéro, il lit aussi le code postal de l'adresse figurant sur ce document. Deskwoot lit ces documents pendant leur affichage et ne les enregistre jamais. Il enregistre la clé, le nom de l'entreprise, son identifiant Lexware et ses paramètres fiscaux, ainsi que le client Lexware auquel un contact est lié. À la demande d'un membre de l'équipe, Deskwoot crée un client dans Lexware avec le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse que ce membre saisit. Pour une demande de devis, venant d'un membre de l'équipe ou du bot IA après confirmation par le client, Deskwoot crée un brouillon de devis dans Lexware avec le nom et l'adresse du client, la description des travaux et les dates souhaitées, sans prix. Il n'envoie jamais l'adresse e-mail ni le numéro de téléphone du client avec un brouillon de devis, et Lexware ne crée aucun client pour celui-ci. Deskwoot conserve dans la conversation une courte trace de chaque brouillon de devis : un résumé, le nom du destinataire et le numéro du devis.

IA : le bot IA lit Lexware uniquement si l'entreprise a activé cette option. Avant qu'un client soit vérifié (section 9a), il reçoit seulement le type, le numéro, le statut, les dates et les montants de la seule facture ou du seul devis dont le client a donné le numéro et le code postal ; pour un client vérifié, il peut recevoir ses propres factures et devis des 365 derniers jours. Il ne voit jamais les brouillons. Copilot lit le client Lexware du contact (celui qui est lié, ou celui qui a l'adresse e-mail du contact) avec ses factures et devis les plus récents quand un membre de l'équipe le lui demande. Ces données parviennent à notre fournisseur d'IA, Anthropic, uniquement pour rédiger une réponse et ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA.

Stockage et suppression : Lexware Office est un service de Haufe-Lexware GmbH & Co. KG que l'entreprise utilise dans le cadre de son propre contrat. La clé est stockée chiffrée au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Déconnecter Lexware Office dans Paramètres > Intégrations supprime la clé et les liens entre les contacts et les clients Lexware ; les clients et brouillons de devis créés dans Lexware y restent. Supprimer un contact dans Deskwoot ne supprime rien dans Lexware, et Deskwoot ne peut pas supprimer la clé dans Lexware : l'entreprise la supprime sous Public API dans Lexware Office.

Justimmo : un administrateur de l'espace de travail connecte un export API que l'agence crée dans Justimmo, avec le nom d'utilisateur et le mot de passe de cet export. Deskwoot lit uniquement les biens que l'agence ajoute à cet export, tels qu'ils sont publiés : le titre, le numéro du bien, le type, le statut, les prix et les frais avec le texte sur la commission et le dépôt de garantie, les surfaces et les pièces, les équipements, les valeurs énergétiques, le texte de description et de situation, la localité, une photo principale, ainsi que les noms de l'agent du bien et de l'agence. Il ne garde la rue et le numéro que si l'agence a rendu l'adresse publique, il ne garde jamais les coordonnées géographiques ni les adresses e-mail et numéros de téléphone des agents, et il ne lit jamais les contacts, demandes et offres de l'agence dans Justimmo. Deskwoot garde une copie de ces biens tant qu'ils sont dans l'export et supprime un bien 30 jours après qu'il en est sorti.

Deskwoot écrit une seule chose dans Justimmo : une demande concernant un bien, envoyée par un membre de l'équipe, ou par le bot IA après que le client l'a confirmée dans la conversation. Elle contient le bien, le prénom et le nom du client, son adresse e-mail et son numéro de téléphone dans la mesure où Deskwoot les a, la civilité choisie par un membre de l'équipe, ce que souhaite le client, ses créneaux préférés et son message, si l'expéditeur était vérifié, la catégorie marketing définie par l'administrateur et un lien vers la conversation que seule l'équipe de l'entreprise peut ouvrir. Justimmo crée ou met à jour le contact et transmet la demande à l'agent du bien. Deskwoot garde une courte trace de chaque demande à côté de la conversation : le bien, ce qui a été demandé, quand, par qui et si Justimmo l'a acceptée.

IA : les données des biens parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic uniquement pour rédiger une réponse. Le bot IA lit les biens quand un client pose une question à leur sujet, et place le nom et les coordonnées du client dans une demande uniquement pour envoyer ce que le client confirme. Copilot voit les demandes envoyées depuis une conversation quand un membre de l'équipe le lui demande. Ces données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

Stockage et suppression : le nom d'utilisateur et le mot de passe sont stockés chiffrés au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Déconnecter Justimmo sous Paramètres > Intégrations supprime les identifiants et la copie des biens détenue par Deskwoot. Les demandes déjà envoyées restent dans Justimmo, et l'entreprise supprime elle-même l'export API dans Justimmo. Quand les données d'une personne sont effacées dans Deskwoot, les traces des demandes envoyées pour elle sont aussi supprimées ; l'entreprise supprime elle-même le contact dans Justimmo.

Propstack : un administrateur de l'espace de travail connecte le compte Propstack de l'agence avec une clé API créée dans Propstack ; les autorisations de la clé déterminent ce que Deskwoot peut lire et écrire. Deskwoot lit les annonces en commercialisation de l'agence telles qu'elles sont publiées (le titre, le numéro d'annonce, le type, le statut, les prix et charges avec la commission acquéreur publiée, les surfaces et les pièces, les équipements, les valeurs énergétiques, la description, la localisation, la page publique de l'annonce, une photo principale et le nom de l'agent de l'annonce) ainsi que les statuts d'annonce, les origines de contact, les types de note et les noms des utilisateurs de l'agence. Il ne conserve la rue et le numéro que lorsque l'agence affiche l'adresse, et il ne stocke jamais une annonce archivée ou dont l'agence masque le statut au bot IA. Deskwoot conserve une copie de ces annonces tant qu'elles sont commercialisées et supprime une annonce 30 jours après son retrait. Propstack informe aussi Deskwoot des annonces modifiées par des webhooks ; Deskwoot n'en conserve que l'identifiant de l'annonce.

Pour une personne dans une conversation, Deskwoot lit le contact Propstack correspondant lorsqu'un membre de l'équipe ouvre la conversation ou le contact, ou lorsque le bot IA envoie une demande ou répond à un client vérifié : le nom, le numéro client, le statut, l'agent, les profils de recherche actifs et les rendez-vous à venir (heure, type, annonce et lieu, jamais le titre ni le texte d'un rendez-vous). Il affiche ces données sans les stocker ; il stocke uniquement le lien entre le contact Deskwoot et le contact Propstack. Deskwoot ne lit jamais les revenus, les coordonnées bancaires, la pièce d'identité, la date de naissance ni le numéro fiscal d'un contact, ni les avertissements, notes, documents, affaires, propriétaires, estimations ou commissions internes de l'agence.

Deskwoot écrit dans Propstack lorsqu'un membre de l'équipe envoie quelque chose, ou lorsque le bot IA envoie une demande que le client a confirmée dans la conversation : un contact avec nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, origine du contact et langue, uniquement si aucun contact Propstack n'a cette adresse e-mail ou ce numéro de téléphone (un contact existant n'est jamais modifié) ; une note avec la demande (l'annonce, ce que souhaite la personne, les horaires préférés, son message, les critères de recherche ou les détails d'un bien à vendre, si l'expéditeur a été vérifié, et un lien vers la conversation que seule l'équipe de l'entreprise peut ouvrir), ou une note rédigée par un membre de l'équipe ; et un profil de recherche. Un profil de recherche n'est enregistré qu'après que la personne a accepté de recevoir par e-mail des offres correspondantes, et il enregistre ce consentement avec son heure ; seul un contact que Deskwoot crée à cette fin reçoit le paramètre d'envoi de Propstack. Une note avec une origine de contact peut déclencher les automatisations propres à l'agence dans Propstack. Deskwoot conserve un court historique de chaque demande à côté de la conversation.

IA : les données des annonces et des contacts ne parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic que pour rédiger une réponse. Le bot IA ne mentionne les rendez-vous à venir d'un client qu'après la vérification du client (section 9a). Copilot lit le contact lié, ses profils de recherche et ses rendez-vous ainsi que les annonces de la conversation lorsqu'un membre de l'équipe le lui demande. Ces données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

Stockage et suppression : la clé est stockée chiffrée au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Déconnecter Propstack sous Paramètres > Intégrations supprime la clé, la copie des annonces conservée par Deskwoot et les liens vers les contacts Propstack, et retire les webhooks de Deskwoot dans Propstack. Tout ce qui a déjà été envoyé reste dans Propstack, et l'entreprise supprime elle-même la clé dans Propstack. Lorsque les données d'une personne sont effacées dans Deskwoot, le lien vers son contact Propstack et les historiques des demandes envoyées pour elle sont aussi supprimés ; l'entreprise supprime elle-même le contact dans Propstack.

Cliniko : un administrateur de l'espace de travail connecte le compte Cliniko du cabinet avec la clé API d'un utilisateur Cliniko ; nous recommandons un utilisateur avec le rôle Scheduler, qui ne peut voir ni les notes de traitement, ni les formulaires, ni les factures. Deskwoot lit l'utilisateur de la clé (nom, adresse e-mail et rôle), le nom, la région et les règles de réservation en ligne du compte, les lieux, les praticiens et les types de rendez-vous avec leurs réglages de réservation en ligne, ainsi que les créneaux libres proposés par Cliniko. Pour un patient pour qui Fynn prend rendez-vous, un patient que l'équipe lie ou recherche, et un contact dont l'adresse e-mail correspond à une fiche, Deskwoot lit les rendez-vous du patient ainsi que son nom, son adresse e-mail et ses numéros de téléphone (pour vérifier qui est la personne) et sa date de naissance (pour distinguer 2 fiches) ; il n'enregistre aucune de ces 4 données de Cliniko. Deskwoot ne conserve rien d'autre d'une fiche patient et ne demande jamais à Cliniko les notes de traitement, les alertes médicales, les dossiers, les formulaires, les pièces jointes, les courriers, les factures ni les paiements.

Deskwoot écrit dans Cliniko les rendez-vous qu'un patient prend, déplace ou annule dans une conversation, les rendez-vous que l'équipe y annule, et une nouvelle fiche patient avec seulement le prénom et le nom, l'adresse e-mail et un numéro de mobile. Chaque rendez-vous que Deskwoot prend porte une courte note avec une référence et un lien vers la conversation, jamais le contenu d'un message ; une annulation peut porter une note de l'équipe. Deskwoot ne modifie jamais une fiche patient existante. Fynn ne prend rendez-vous dans une fiche existante que si le contact y est lié ou après que le patient a vérifié son adresse e-mail (section 9a) ; sinon, l'équipe choisit la fiche. Le fait que Cliniko envoie lui-même un e-mail au patient au sujet d'une réservation ou d'une annulation dépend des réglages du cabinet dans Cliniko.

Deskwoot enregistre la clé, les informations du compte et la liste des lieux, praticiens et types de rendez-vous, l'identifiant patient Cliniko de chaque contact lié, ainsi que l'heure, le type, le praticien, le lieu et l'état des rendez-vous pris ou repris via Deskwoot. Il ne conserve aucune copie de la liste des patients.

IA : les créneaux libres, les types de rendez-vous, les praticiens et les lieux, et, pour un patient vérifié, ses propres rendez-vous à venir, parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic uniquement pour rédiger une réponse. Copilot lit le nom et les 3 prochains rendez-vous d'un patient lié quand un membre de l'équipe le lui demande, jamais une date de naissance, une adresse e-mail ni un numéro de téléphone. Ces données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

Stockage et suppression : la clé est stockée chiffrée au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Déconnecter Cliniko supprime la clé, la liste des lieux, praticiens et types de rendez-vous, et tous les liens entre les contacts et les fiches Cliniko ; les rendez-vous gardent leur historique dans Deskwoot, et rien ne change dans Cliniko. Le cabinet archive lui-même la clé API dans Cliniko.

Jobber : un administrateur de l'espace de travail connecte le compte Jobber de l'entreprise en se connectant à Jobber et en autorisant l'accès de Deskwoot. Jobber demande à l'administrateur d'autoriser Deskwoot à lire et écrire les clients et leurs adresses, les demandes, les visites et les évaluations, ainsi que les interventions, et à lire les devis, les factures et les membres de l'équipe. Deskwoot en utilise moins : il n'écrit que ce que ce paragraphe nomme et n'écrit jamais d'interventions ni d'évaluations. Il lit l'identifiant, le nom et le pays du compte.

Deskwoot trouve le client Jobber d'un contact grâce à l'adresse e-mail ou au numéro de téléphone du contact, ou par une recherche et une liaison faites par un membre de l'équipe. Quand un membre de l'équipe ouvre la conversation ou le contact, Deskwoot lit le nom, l'entreprise, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, la ville et les adresses d'intervention de ce client, ses demandes, devis, interventions et factures (numéro, titre, statut, dates, totaux, montants restant dus et lien dans Jobber) et ses visites pas encore effectuées (heure, titre, intervention et prénoms des membres de l'équipe affectés). Pour un client vérifié qui interroge le bot IA sur ses propres données, il lit les mêmes listes avec les liens Client Hub et sans les noms de l'équipe. Quand un client vérifié demande à déplacer une visite, il lit la visite avec les adresses e-mail et les numéros de téléphone du client, pour vérifier qui fait la demande, et, pour chaque membre de l'équipe affecté à la visite, quand les éléments de son planning commencent et se terminent. Deskwoot ne stocke rien de tout cela, sauf ce qui est nommé ci-dessous.

Deskwoot écrit dans Jobber quand un membre de l'équipe envoie quelque chose, ou quand le bot IA envoie une demande que le client a confirmée dans la conversation : un nouveau client avec le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse d'intervention (et une entreprise, quand un membre de l'équipe en saisit une), uniquement quand aucun client dans Jobber n'a cette adresse e-mail ou ce numéro de téléphone ou qu'un membre de l'équipe le crée quand même ; une nouvelle adresse quand le client n'a pas encore cette adresse d'intervention ; et une demande avec un titre et une note qui contient les détails, les créneaux souhaités, le canal, une référence Deskwoot et, sauf si le membre de l'équipe l'a retiré, un lien vers la conversation que seule l'équipe de l'entreprise peut ouvrir. Quand l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'expéditeur appartient à un client mais que l'expéditeur n'est pas vérifié (section 9a), la demande attend l'équipe, qui choisit le client. Pour une visite qu'un client vérifié déplace dans une conversation, Deskwoot écrit uniquement la nouvelle heure de début et de fin, tout de suite ou après la confirmation d'un membre de l'équipe, selon les règles de réservation de l'entreprise. À part l'ajout d'une adresse, Deskwoot ne modifie jamais un client existant, et il n'annule jamais une visite, ne la supprime jamais et ne change jamais son équipe.

Deskwoot stocke les jetons, l'identifiant, le nom et le pays du compte, le client Jobber auquel chaque contact est lié (et les clients qu'un membre de l'équipe a marqués comme n'étant pas ce contact), et un court enregistrement de chaque demande à côté de la conversation : un résumé, le nom du client et le lien de la demande dans Jobber. Pour une visite qu'un client a demandé à déplacer, il conserve l'heure, le titre, le numéro d'intervention, le lien et l'état avec les identifiants de la visite et du client, et les garde à jour avec Jobber tant que la visite est ouverte. Jobber informe Deskwoot par webhooks quand l'entreprise retire Deskwoot dans Jobber, quand un client est supprimé et quand une visite change ; Deskwoot ne conserve que le type et les identifiants de ces événements, et un événement sur un client ou une visite seulement quand un contact est lié à ce client ou que Deskwoot suit cette visite.

IA : pour un client vérifié, le bot IA reçoit ses propres demandes, devis, interventions, factures et visites à venir avec les statuts, les dates et les numéros d'intervention, jamais les noms de l'équipe, les notes, les lignes de détail ou les adresses d'intervention ; les totaux, les montants restant dus et les liens Client Hub où le client répond à un devis ou paie une facture ne lui parviennent que si l'entreprise l'a activé. Pour un déplacement, il reçoit les visites à venir du client et les créneaux libres. Copilot lit le client lié, ou le seul client qui correspond exactement au contact, avec ses éléments en cours quand un membre de l'équipe le lui demande, jamais une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou les noms de l'équipe. Ces données parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic uniquement pour rédiger une réponse et ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA.

Stockage et suppression : les jetons sont stockés chiffrés au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. Déconnecter Jobber dans Paramètres > Intégrations supprime les jetons et les liens entre les contacts et les clients Jobber, et demande à Jobber de mettre fin à l'accès de Deskwoot ; les enregistrements des demandes et des visites déplacées restent dans les conversations. Quand l'entreprise retire Deskwoot dans Jobber, Jobber met fin à l'accès et Deskwoot supprime les jetons immédiatement ; les liens restent jusqu'à ce qu'un administrateur supprime la connexion dans Deskwoot. Les clients, adresses, demandes et horaires de visite déjà envoyés restent dans Jobber. Quand les données d'une personne sont effacées dans Deskwoot, le lien vers son client Jobber, les enregistrements des demandes envoyées pour elle et les visites que Deskwoot a suivies pour elle sont aussi supprimés ; l'entreprise supprime elle-même le client dans Jobber.

Square Appointments : un administrateur de l'espace de travail connecte le compte Square de l'entreprise en se connectant à Square et en autorisant l'accès de Deskwoot. Square demande à l'administrateur d'autoriser Deskwoot à lire le profil de l'entreprise, ses articles et ses paramètres de réservation, à lire et écrire ses clients, et à lire et écrire les rendez-vous, y compris ceux pris dans Square. Deskwoot lit le nom, le pays, la langue et la devise de l'entreprise, ses règles de réservation (si la réservation en ligne est activée, si l'entreprise accepte elle-même chaque réservation, si les clients peuvent annuler ou déplacer, le délai d'annulation et la politique d'annulation), les établissements avec réservation en ligne, les membres de l'équipe que les clients peuvent réserver en ligne dans chaque établissement, les services avec leur durée, leur prix, leur équipe et leurs établissements, et les créneaux libres que propose la réservation en ligne de Square.

Deskwoot cherche le client Square d'un contact uniquement par une adresse e-mail ou un numéro de téléphone exacts, ou suit le lien créé par un membre de l'équipe ; Square ne propose pas de recherche par nom, et Deskwoot ne copie jamais la liste des clients. Square répond avec la fiche du client ; Deskwoot n'utilise que le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone (pour montrer à l'équipe qui choisir et pour vérifier l'identité de quelqu'un) et l'année où la personne est devenue cliente, et supprime aussitôt le reste (comme une date d'anniversaire, une adresse ou une note). Quand un membre de l'équipe ouvre la conversation ou le contact, ou interroge Copilot, Deskwoot lit les réservations du client des 31 derniers et des 31 prochains jours (service, membre de l'équipe, établissement, heure et statut). Deskwoot ne demande jamais à Square les paiements, les cartes ni les cartes cadeaux.

Deskwoot écrit dans Square les réservations prises, déplacées ou annulées dans une conversation, par le bot IA après le oui du client ou par l'équipe, ainsi qu'un nouveau client avec seulement le prénom et le nom, l'adresse e-mail et un numéro de portable. Une réservation contient le client, le service, le membre de l'équipe, l'établissement et l'heure, jamais une note ni le contenu d'un message. Deskwoot ne modifie jamais un client existant. Le bot IA ne réserve pour un client existant que si la personne a été vérifiée (section 9a) et que son contact est lié à ce client, ou que son adresse e-mail ou son numéro WhatsApp correspond exactement à 1 client ; il ne crée un nouveau client que si aucun client ne correspond et que l'entreprise permet aux nouveaux clients de réserver dans le chat ; sinon, l'équipe choisit le client. Le fait que Square envoie lui-même un e-mail ou un SMS au client au sujet d'une réservation dépend de Square et des paramètres de l'entreprise chez Square.

Deskwoot stocke les jetons, le pays, la langue et la devise de l'entreprise, les autorisations accordées par Square, les règles de réservation, la liste des établissements, des membres de l'équipe et des services, les membres de l'équipe et les services choisis par l'administrateur, l'identifiant client Square de chaque contact lié, ainsi que l'heure, le service, le membre de l'équipe, l'établissement et le statut des réservations prises ou reprises via Deskwoot, avec leurs identifiants Square. Il ne stocke jamais l'adresse e-mail ni le numéro de téléphone d'un client venant de Square, et ne garde aucune copie de la liste des clients. Square informe Deskwoot par webhooks quand une réservation change et quand l'entreprise retire Deskwoot dans Square ; Deskwoot ne conserve un événement de réservation que pour une réservation qu'il suit, et relit aussi régulièrement ces réservations.

IA : les créneaux libres, les services avec leurs prix, les membres de l'équipe, les établissements, les règles de réservation et la politique d'annulation de l'entreprise et, pour un client vérifié, ses propres réservations à venir ne sont transmis à notre fournisseur d'IA Anthropic que pour rédiger une réponse. Copilot lit le nom et les 3 prochains rendez-vous du client lié, ou du seul client qui correspond exactement au contact, quand un membre de l'équipe le lui demande, jamais une adresse e-mail, un numéro de téléphone ni une date d'anniversaire. Ces données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

Stockage et suppression : les jetons sont stockés chiffrés au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. La déconnexion de Square Appointments supprime les jetons, les règles de réservation, la liste des établissements, des membres de l'équipe et des services et tous les liens entre contacts et clients Square, retire les identifiants et le statut Square des rendez-vous, et demande à Square de mettre fin à l'accès de Deskwoot ; les rendez-vous gardent leur historique dans Deskwoot, et les réservations dans Square restent telles quelles. Quand l'entreprise retire Deskwoot dans Square, Square met fin à l'accès, et Deskwoot supprime aussitôt les jetons, les règles de réservation, ces listes et ces liens ainsi que les identifiants Square des rendez-vous.

Billbee : un administrateur de l'espace de travail connecte un compte Billbee avec son nom d'utilisateur Billbee et le mot de passe API défini dans Billbee. Deskwoot lit seulement Billbee et n'y modifie ni n'y supprime jamais rien. Il ne lit que lorsque c'est nécessaire : quand un membre de l'équipe ouvre une conversation ou une commande, interroge Copilot ou remplit un modèle WhatsApp, quand un client est recherché via l'API REST ou le serveur MCP, quand un client donne un numéro de commande au bot IA, ou chaque fois que le bot IA répond à un client vérifié (section 9a), quelle que soit la question ; il ne lit pas Billbee en arrière-plan. Pour trouver les commandes d'une personne, Deskwoot envoie à Billbee l'adresse e-mail de la personne, ou le numéro de commande donné par le client. Billbee répond avec la commande complète ; Deskwoot ne garde que le numéro de commande, les dates, le total et la devise, l'état de la commande, si et quand elle a été payée et expédiée, les articles (nom, quantité et prix), le transporteur, les numéros et liens de suivi (y compris ceux des retours), les adresses e-mail et le nom du client, la boutique ou la marketplace d'où vient la commande, le code postal et le pays de l'adresse de livraison et le lien qui ouvre la commande dans Billbee, et supprime aussitôt le reste (comme les numéros de téléphone, les entreprises, les numéros de TVA, les commentaires, les données de paiement, l'adresse de facturation et l'historique de la commande). Pour trouver le client Billbee d'une personne, Billbee répond avec la fiche client complète (comme les adresses et les numéros de téléphone) ; Deskwoot n'utilise que son nom et ses adresses e-mail et supprime aussitôt le reste. Deskwoot stocke ces données pour les commandes qu'il a lues et crée un contact avec le nom et l'adresse e-mail du client d'une commande quand l'espace de travail n'en a pas. Quand un membre de l'équipe ouvre une conversation, ou qu'un client est recherché via l'API REST ou le serveur MCP, Deskwoot lit aussi le nom du client Billbee, le nombre de commandes que Billbee compte pour lui et une courte liste de ses commandes, et quand un membre de l'équipe ouvre une commande, le nom, la rue et la ville de son adresse de livraison ; il les affiche et ne les stocke jamais. Une fois par jour, Deskwoot demande à Billbee si la connexion fonctionne toujours et combien d'appels Deskwoot a faits ce mois-ci.

IA : les données de commande ne sont transmises à notre fournisseur d'IA Anthropic que pour rédiger une réponse. Avant qu'un client soit vérifié (section 9a), le bot IA ne reçoit que le statut, la date de commande et le suivi de la seule commande dont le client a donné le numéro et le code postal de livraison ; pour un client vérifié, il peut recevoir ses 3 commandes les plus récentes. Copilot lit les commandes d'un contact quand un membre de l'équipe le lui demande. Les données de commande ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA. Quand le bot IA répond au sujet d'un colis, son numéro de suivi, le code postal et le pays peuvent être envoyés à Ship24 pour obtenir le statut du colis en temps réel.

Stockage et suppression : le nom d'utilisateur et le mot de passe API sont stockés chiffrés au repos (AES-256-GCM) dans notre base de données dans l'UE. La déconnexion de Billbee dans Paramètres > Intégrations les supprime, ainsi que les commandes Billbee stockées par Deskwoot ; les contacts restent dans Deskwoot. Le mot de passe API reste valable dans Billbee jusqu'à ce que l'entreprise en définisse un nouveau. Quand les données d'une personne sont effacées dans Deskwoot, ses commandes stockées ne gardent que les informations de commande, sans données personnelles ni numéros de suivi.

JTL-Wawi : un administrateur de l'entreprise connecte JTL-Wawi via l'app Deskwoot dans JTL Hub, puis se connecte à Deskwoot avec son JTL ID. Deskwoot ne fait que lire JTL-Wawi et n'y modifie jamais rien. Il lit les commandes des clients que l'entreprise sert dans Deskwoot : numéro de commande, date, montant, statut du paiement et de la livraison, articles, mode de livraison et suivi, ainsi que le nom, l'adresse e-mail, le code postal et le pays du client. Le bot IA utilise ces données uniquement pour répondre aux questions des clients sur leurs propres commandes ; elles ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA. Quand l'entreprise déconnecte JTL-Wawi dans Deskwoot, Deskwoot supprime les commandes enregistrées.

9g. Microsoft Teams

Un administrateur de l'espace de travail peut connecter l'organisation Microsoft 365 de l'espace de travail, pour que les personnes de cette organisation écrivent à l'équipe support de l'espace de travail dans Microsoft Teams : dans un chat privé avec l'application Deskwoot, ou dans un canal d'une équipe à laquelle l'application a été ajoutée. Les messages circulent entre Teams et Deskwoot via le Bot Connector de Microsoft, avec un Azure Bot que Deskwoot exploite dans l'Azure AI Bot Service de Microsoft. Microsoft exploite ce service à l'échelle mondiale, et le bot de Deskwoot n'utilise pas l'option régionale de Microsoft pour l'UE, donc ces messages peuvent être traités hors de l'UE, y compris aux États-Unis. Microsoft Corporation est notre sous-traitant ultérieur pour cela (annexe B de notre DPA), dans le cadre des clauses contractuelles types de l'UE et de l'EU-U.S. Data Privacy Framework.

Connexion : l'administrateur se connecte avec un compte professionnel Microsoft, avec les autorisations openid, profile et User.Read. Deskwoot lit l'identifiant de l'organisation, l'identifiant Microsoft de l'administrateur et si le compte est Administrateur général ou Administrateur Teams, et enregistre l'identifiant de l'organisation et celui de l'administrateur avec la connexion. L'écran de consentement de Microsoft affiche aussi « Conserver l'accès aux données auxquelles vous lui avez donné accès ». Microsoft affiche cette ligne sur chaque écran de consentement ; Deskwoot ne demande pas cette autorisation (offline_access) et ne reçoit aucun jeton d'actualisation. Il utilise la connexion une seule fois, pour vérifier le rôle, et ne conserve ni le mot de passe Microsoft de l'administrateur ni aucun de ses jetons Microsoft.

Ce que nous enregistrons : les messages que les personnes écrivent à l'application Deskwoot dans un chat privé, et les messages des fils de discussion des canaux que l'espace de travail a activés dans Deskwoot ; les fichiers envoyés dans un chat privé et les images collées dans un chat ; pour toute autre pièce jointe envoyée par Teams, son nom et son lien. Les fichiers joints à une publication dans un canal ne parviennent pas à Deskwoot. Pour chaque personne : son identifiant d'objet Microsoft Entra, son nom, la langue de son Teams, ainsi que le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail que Microsoft fournit pour elle, qui peuvent devenir l'adresse e-mail du contact ; dans un chat privé, lorsque le nom d'utilisateur d'un membre de l'organisation (pas un invité) est l'adresse e-mail du contact, il confirme aussi la personne auprès de l'assistant IA pendant 24 heures. Pour chaque chat et fil de discussion : l'identifiant de la conversation dans Teams et l'adresse que Microsoft fournit pour les réponses. Pour chaque équipe à laquelle l'application a été ajoutée : les noms et les identifiants de l'équipe et de ses canaux. Pour suivre les réponses dans un fil de discussion, l'application peut lire les messages des canaux d'une équipe à laquelle elle a été ajoutée (l'autorisation ChannelMessage.Read.Group de Microsoft, qu'accorde un propriétaire de l'équipe). Les messages des canaux qui ne sont pas activés, et les messages qui ne commencent ni ne poursuivent une conversation, sont ignorés sans être enregistrés.

Ce que nous envoyons : un message de bienvenue lorsque l'application est ajoutée (dans une équipe, une courte publication dans le canal où elle a été ajoutée) ; les réponses de l'équipe, les fichiers sous forme de liens de téléchargement, une courte note lorsque l'équipe résout ou rouvre une conversation (une option dans les paramètres de la boîte de réception, activée par défaut) et les réponses de l'assistant IA de l'espace de travail, dans le même chat ou fil de discussion ; dans un chat privé, également les messages automatiques de l'espace de travail, comme une réponse d'absence ou une enquête de satisfaction. Deskwoot ne démarre jamais un chat de lui-même.

IA : lorsque l'assistant IA de l'espace de travail répond dans Teams, la conversation est traitée par notre fournisseur d'IA Anthropic comme décrit à la section 9a et n'est jamais utilisée pour entraîner des modèles d'IA. Dans un fil de discussion de canal, que plusieurs personnes lisent, l'assistant ne partage jamais de détails du compte.

Suppression : les messages et les contacts suivent la durée de conservation de l'espace de travail et la suppression décrite à la section 6. Lorsqu'un espace de travail déconnecte Microsoft Teams, Deskwoot supprime la connexion, sa liste d'équipes et de canaux et ses chats ; les conversations restent dans l'espace de travail jusqu'à ce qu'il les supprime. L'administrateur de l'organisation retire l'application Deskwoot dans le centre d'administration Teams. Lorsque le contact d'une personne est supprimé à sa demande, son nom et son identifiant sont aussi retirés des lignes qu'elle a écrites dans un fil de discussion de canal lancé par une autre personne.

9h. Discord

Un administrateur de l'espace de travail peut connecter le serveur Discord de l'entreprise à Deskwoot via l'application Discord de Deskwoot et choisir des canaux de ce serveur, pour que les personnes du serveur puissent y demander de l'aide à l'équipe de l'entreprise. Une personne qui peut gérer le serveur autorise le bot Deskwoot sur la page de Discord elle-même. Le bot reçoit uniquement les autorisations dont il a besoin pour lire et répondre dans ces canaux et leurs fils de discussion (voir les canaux, lire leur historique, envoyer des messages, des liens et des fichiers, créer des fils de discussion et gérer les webhooks), jamais de droits d'administrateur. Deskwoot enregistre l'identifiant, le nom et l'icône du serveur, l'identifiant utilisateur Discord de la personne qui a autorisé le bot, ainsi que les noms et les identifiants des canaux choisis. Il lit une seule fois qui a autorisé le bot, avec la connexion Discord de cette personne, et n'enregistre jamais son jeton Discord.

Ce que nous enregistrons : les messages écrits dans les canaux choisis et dans leurs fils de discussion, avec le texte, les fichiers joints, l'heure et les noms des personnes qu'un message mentionne, et, pour chaque personne qui écrit, son identifiant utilisateur Discord, son nom d'utilisateur, son nom affiché, un lien vers sa photo de profil et son pseudo sur ce serveur. Pour chaque fil de discussion : son identifiant, son type et qui l'a ouvert. Deskwoot ne lit jamais les messages privés, la liste des membres du serveur ni si quelqu'un est en ligne, et Discord ne donne à Deskwoot aucune adresse e-mail ni aucun numéro de téléphone. Le bot reçoit aussi les messages des autres canaux qu'il peut voir ; Deskwoot les écarte en mémoire sans les enregistrer. Lorsque le bot se trouve sur un serveur qu'aucun espace de travail Deskwoot n'a connecté, il le quitte au bout de 1 heure et n'en enregistre rien. Chaque message entrant attend aussi dans notre file de traitement, qui le supprime 30 jours après son traitement, ou 90 jours après s'il n'a pas pu être traité.

Ce que nous envoyons : les réponses de l'équipe, les messages des règles de l'espace de travail et les réponses de son assistant IA, avec leurs fichiers, dans le même fil de discussion, via un webhook du canal qui montre qui l'a écrit : le nom et la photo du membre de l'équipe ou de l'assistant, ou le nom de la boîte de réception ; et une courte ligne lorsque l'équipe résout ou rouvre une conversation (une option dans les paramètres de la boîte de réception, activée par défaut). Lorsque l'équipe démarre une nouvelle conversation avec une personne, Deskwoot ouvre un fil de discussion, ou une publication dans un forum, qui mentionne cette personne. Une conversation passe dans un fil de discussion privé que, sur Discord, seuls la personne, le bot Deskwoot et les modérateurs du serveur voient : lorsque la personne ou un modérateur choisit « Demander en privé » sur un message dans Discord, lorsque l'équipe choisit « Déplacer dans un fil privé », ou lorsque l'assistant IA transmet à l'équipe une question sur la commande ou le compte de la personne elle-même. Deskwoot n'envoie jamais de messages privés sur Discord et n'utilise jamais les identifiants ou les noms Discord pour contacter une personne ailleurs.

IA : lorsque l'entreprise laisse son assistant IA répondre dans un canal, la conversation ne parvient à notre fournisseur d'IA Anthropic que pour rédiger une réponse, comme décrit à la section 9a, et n'est jamais utilisée pour entraîner des modèles d'IA. Plusieurs personnes peuvent lire un fil de discussion Discord, c'est pourquoi l'assistant n'y vérifie jamais personne et ne partage jamais de détails du compte.

Stockage et suppression : les données sont stockées avec les conversations de l'entreprise dans l'UE, dans notre base de données et, pour les fichiers, chez Cloudflare R2, et les clés des webhooks sont chiffrées au repos (AES-256-GCM). Les messages et les contacts suivent la durée de conservation de l'espace de travail et la suppression décrite à la section 6. Deskwoot ne vend pas les données Discord. Il ne les partage qu'avec l'entreprise dont le serveur est à leur origine, avec nos sous-traitants ultérieurs comme le décrit cette politique, avec des agents IA ou d'autres logiciels que l'entreprise connecte elle-même (par exemple aux sections 9e et 9f), ou lorsque la loi l'exige. Une personne peut demander à l'entreprise, ou à hello@deskwoot.com, de supprimer ses données. Lorsque le contact d'une personne est supprimé à sa demande, son nom et son identifiant sont aussi retirés des lignes qu'elle a écrites dans un fil de discussion ouvert par une autre personne. Déconnecter le serveur dans Deskwoot arrête immédiatement les nouveaux messages : le bot quitte le serveur et ses webhooks sont supprimés ; les conversations restent dans l'espace de travail jusqu'à ce qu'il les supprime.

9i. Outils de suivi des issues que vous connectez (Jira et Linear)

Un administrateur de l'espace de travail peut connecter le site Jira Cloud ou l'espace de travail Linear de l'entreprise, pour que son équipe puisse lier des issues à des tickets, créer de nouvelles issues à partir de tickets et suivre leur statut dans Deskwoot. Chaque connexion est une instruction propre à l'entreprise : l'entreprise a son propre contrat avec Atlassian ou Linear, et Deskwoot n'échange des données avec l'outil de suivi que pour l'entreprise et uniquement de la manière décrite dans cette section.

Connexion : pour Jira, un administrateur se connecte avec son compte Atlassian et choisit le site, puis Deskwoot voit ce que ce compte peut voir dans Jira. Pour créer des issues, les agents connectent leur propre compte Atlassian, pour qu'une issue porte leur nom dans Jira. Deskwoot enregistre l'identifiant et le nom du compte Atlassian de chaque personne qui a connecté un compte. Comme Atlassian le demande à toute application, Deskwoot communique régulièrement ces identifiants de compte à Atlassian, et supprime ou met à jour un nom enregistré lorsqu'Atlassian répond que le compte a été fermé ou modifié. Pour Linear, un administrateur Linear ajoute l'application Deskwoot à l'espace de travail Linear. Deskwoot ne voit alors que les équipes Linear auxquelles l'entreprise donne accès à l'application, et les agents n'ont pas besoin de compte Linear. Pour les deux outils, Deskwoot enregistre le nom et l'identifiant du site ou de l'espace de travail, ainsi que les jetons d'accès.

Ce que nous lisons et enregistrons : pour chaque issue liée à un ticket, sa clé, son titre, son statut et son lien, qui l'a liée et quand, et si elle a été créée à partir du ticket. La recherche « Lier une issue » trouve des issues par clé ou par mots, que l'outil de suivi cherche dans le titre et la description d'une issue (Jira aussi dans ses commentaires), et n'enregistre que l'issue choisie par l'agent. Les changements de statut reviennent via le webhook de l'outil de suivi et une vérification toutes les heures, et chacun écrit une ligne dans chaque ticket lié. Deskwoot n'enregistre jamais la description ni les commentaires d'une issue : lorsqu'un outil de suivi envoie plus, Deskwoot écarte le reste sans l'enregistrer.

Ce que nous envoyons : lorsqu'un agent crée une issue, nous envoyons le titre et la description que l'agent écrit et l'endroit où va l'issue (dans Jira un projet, un type d'issue et, s'il est choisi, un composant ; dans Linear une équipe). Dans Jira, l'issue est créée sous le propre compte Atlassian de l'agent. Dans Linear, l'application Deskwoot la crée avec le nom de l'agent, que Linear affiche comme écrit via Deskwoot, et avec un lien vers la photo de profil de l'agent s'il en a une. Lorsqu'une issue est créée ou liée, Deskwoot ajoute sur l'issue un lien vers le ticket, avec le numéro et l'objet du ticket. Il essaie de retirer ce lien lorsque l'issue est dissociée, que le ticket est supprimé ou que les données du client sont effacées, et de le déplacer lorsque des tickets sont fusionnés. Lorsque l'outil de suivi est injoignable à ce moment-là, le lien peut rester sur l'issue. Deskwoot ne supprime jamais une issue dans l'outil de suivi.

IA : lorsqu'un agent clique sur « Rédiger un rapport de bug avec Copilot », le titre et le résumé du ticket, les messages à partir desquels le ticket a été créé et les commentaires de l'équipe sur ce ticket parviennent à notre fournisseur d'IA Anthropic pour rédiger le brouillon, comme le décrit la section 9a, et ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles d'IA. Copilot reçoit la consigne de laisser le nom et les coordonnées du client hors du brouillon, et l'agent vérifie et modifie le brouillon avant que quoi que ce soit ne parte vers l'outil de suivi.

Bugs connus : lorsqu'un client signale un problème ou qu'un agent interroge Copilot sur un bug connu, Copilot cherche dans chaque outil de suivi connecté, dans Jira les issues ouvertes du projet pour les nouvelles issues et des projets auxquels les tickets sont liés, dans Linear celles de l'équipe pour les nouvelles issues et des équipes auxquelles les tickets sont liés, jamais dans tout le site ou tout l'espace de travail. L'outil de suivi reçoit quelques mots clés du problème, jamais le nom, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du client, ni un nombre de 4 chiffres ou plus. Pour au plus 3 issues de chaque outil de suivi qui correspondent ou que l'équipe a liées au cas, leur clé, leur titre, leur statut, la version corrective ou la release avec sa date, la date d'échéance, le jour de la dernière modification et jusqu'à 3 commentaires parmi les plus récents parviennent à Anthropic comme le décrit la section 9a. Dans Jira, il s'agit uniquement de commentaires sans restriction de visibilité et d'aucune note interne, dans Linear uniquement de commentaires écrits par une personne de l'équipe, jamais par un bot ou par quelqu'un d'extérieur à l'équipe. Les commentaires partent sans leurs auteurs, sans adresses e-mail, numéros de téléphone ni liens, et le modèle ne voit jamais le lien d'une issue. Le résultat est gardé en mémoire pendant 5 minutes.

Stockage et suppression : les jetons d'accès sont stockés chiffrés au repos (AES-256-GCM), et les données des issues avec les tickets, dans notre base de données dans l'UE. Ce qui parvient à Jira ou à Linear y reste dans le cadre du propre contrat de l'entreprise, ce qui peut signifier hors de l'UE, par exemple aux États-Unis. Deskwoot ne peut pas l'y supprimer, et une demande relative aux données dans Deskwoot ne l'atteint pas. Lorsque les données d'une personne sont effacées dans Deskwoot, le rapport d'effacement nomme les issues auxquelles ses tickets étaient liés, pour que l'entreprise puisse supprimer ce qui est nécessaire dans son outil de suivi. La déconnexion arrête l'échange : Deskwoot supprime les jetons (pour Jira aussi les connexions Atlassian propres aux agents) et demande à Linear de mettre fin à l'accès de l'application. Un administrateur Linear peut aussi retirer l'application dans Linear à tout moment. Deskwoot conserve les liens déjà créés, avec leur dernier statut connu.

10. Analyse et suivi

Notre bandeau de cookies vous demande votre consentement pour 2 catégories :

- Statistiques : Google Analytics 4 et PostHog. Nous voyons comment notre site web est utilisé.

- Marketing : Google Ads, Microsoft Advertising et OpenAI Ads. Nous mesurons quelle publicité a mené à une inscription.

Le bandeau propose « Tout accepter », « Tout refuser » et « Paramètres ». Dans « Paramètres », vous activez ou désactivez chaque catégorie et confirmez avec « Enregistrer mes choix ». Nous enregistrons votre choix dans le localStorage de votre navigateur (deskwoot-consent), sans aucun identifiant. Vous pouvez le modifier ou le retirer à tout moment avec le lien « Paramètres des cookies » en bas de notre page. Quand vous désactivez une catégorie, nous supprimons ses cookies et ses entrées de stockage indiqués ci-dessous et signalons aux services que le consentement est refusé.

Dans l'UE, l'EEE, au Royaume-Uni et en Suisse, aucun de ces services ne se charge avant votre choix (Google appelle cela le mode de consentement de base). En dehors de ces régions, où la loi n'exige pas de consentement préalable, tous se chargent sans bandeau et déposent les cookies indiqués ci-dessous. Nous n'y enregistrons un choix que lorsque vous en faites un vous-même avec le lien « Paramètres des cookies ».

Google Analytics (Statistiques) : nous utilisons Google Analytics 4 (GA4), chargé sous forme de balise Google depuis googletagmanager.com, pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web et pour améliorer le Service. L'ID de notre propriété GA4 est G-EBYJ09M1YP.

Google Analytics collecte les types d'informations suivants : pages visitées et parcours de navigation, temps passé sur les pages et durée de la session, type d'appareil, système d'exploitation et informations sur le navigateur, localisation géographique approximative (au niveau de la ville ou du pays), sources de provenance et façon dont vous êtes arrivé sur notre site web, ainsi que les tendances générales d'interaction.

Google Analytics utilise les cookies _ga et _ga_EBYJ09M1YP pour distinguer les utilisateurs uniques et suivre les sessions. Ces données sont traitées par Google LLC conformément à sa politique de confidentialité, que vous pouvez consulter sur https://policies.google.com/privacy.

Nous n'utilisons pas les données de Google Analytics pour identifier personnellement des utilisateurs. Les données collectées sont utilisées de façon agrégée pour analyser les tendances, gérer le site et améliorer l'expérience utilisateur.

Vous pouvez refuser le suivi de Google Analytics en installant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics, disponible sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Analyse produit et enregistrement de sessions (PostHog, Statistiques) : avec votre consentement aux statistiques, nous utilisons PostHog pour l'analyse produit, les feature flags, le suivi des erreurs et l'enregistrement de sessions. PostHog fonctionne sur notre site web, sur les pages d'inscription et de connexion et dans le tableau de bord une fois connecté, où il associe les événements à votre compte utilisateur. L'enregistrement de sessions ne fonctionne jamais dans le tableau de bord (/app), car le tableau de bord affiche des conversations de clients. Sans consentement aux statistiques, PostHog ne démarre pas et n'écrit rien dans votre navigateur. Avec ce consentement, PostHog conserve ses données dans un cookie et dans le localStorage (ph_<project key>_posthog).

Fournisseur : PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA.

Hébergement des données : vos données PostHog sont traitées sur des serveurs dans l'UE (eu.i.posthog.com, hébergé sur Google Cloud à Francfort, en Allemagne). Le personnel de PostHog basé aux États-Unis peut néanmoins y accéder pour le support et l'exploitation. Comme base légale de ce transfert, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne, avec l'avenant sur le traitement des données de PostHog.

Données collectées : pages vues, clics, utilisation des fonctionnalités, événements produit personnalisés (comme l'inscription, les changements d'abonnement, une boîte de réception connectée), informations sur l'appareil et le navigateur, localisation géographique approximative et, en dehors du tableau de bord, enregistrements de sessions (mouvements de la souris, clics, position de défilement, navigation entre les pages). Dans les enregistrements, tout le texte et tous les champs de formulaire sont masqués ; seuls les éléments que nous marquons comme sûrs sont visibles.

Finalité : comprendre comment notre produit est utilisé, améliorer l'expérience utilisateur, corriger les problèmes signalés par les clients, mesurer l'impact des nouvelles fonctionnalités et détecter les erreurs.

Base légale : votre consentement au titre de l'art. 6 (1) lit. a du RGPD et du § 25 (1) de la TDDDG, donné dans notre bandeau de cookies. En dehors de l'UE/EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse, les statistiques fonctionnent sans bandeau lorsque la loi locale le permet (par exemple le CCPA, qui vous permet de vous y opposer).

Conservation : jusqu'à 7 ans par défaut, selon la durée de conservation de la plateforme PostHog. Vous pouvez demander une suppression plus tôt à tout moment.

Comment refuser : cliquez sur « Tout refuser » dans le bandeau de cookies, ou désactivez Statistiques à tout moment avec le lien « Paramètres des cookies » en bas de notre page. Vous pouvez aussi demander la suppression de vos enregistrements de sessions à hello@deskwoot.com.

Plus d'informations : https://posthog.com/privacy

Publicité et suivi des conversions (Marketing) : avec votre consentement au marketing (en dehors de l'UE/EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse : sauf si vous le refusez), nous chargeons quelques pixels publicitaires afin de mesurer quelles publicités ont mené à une inscription. Voici les pixels que nous utilisons :

- Google Ads (gtag) : mesure des conversions pour nos campagnes Google Search et Display. Chargé avec la même balise Google depuis googletagmanager.com. Identifiant collecté : le paramètre de requête gclid, ainsi que des cookies gérés par Google (_gcl_*). Fournisseur : Google LLC. Confidentialité : https://policies.google.com/privacy.

- OpenAI Ads (oaiq, bêta) : mesure des conversions pour ChatGPT Ads. Script du pixel chargé depuis bzrcdn.openai.com/sdk/oaiq.min.js. Il place un identifiant de navigateur aléatoire dans le cookie propriétaire __obref (1 an) et, quand vous arrivez depuis une publicité OpenAI, enregistre le paramètre de requête oppref dans le cookie propriétaire __oppref (30 jours). Fournisseur : OpenAI L.L.C. Confidentialité : https://openai.com/privacy.

- Microsoft Advertising (balise UET) : mesure des conversions pour nos campagnes Microsoft Advertising (Bing). Script chargé depuis bat.bing.net/bat.js. Identifiant collecté : le paramètre de requête msclkid, ainsi que des cookies gérés par Microsoft (_uetsid, _uetvid). Fournisseur : Microsoft Corporation. Confidentialité : https://privacy.microsoft.com/privacystatement.

Depuis notre serveur : lors de votre inscription, puis lors de l'achat d'un forfait, notre serveur envoie aussi la conversion à Google (pour les achats, avec le gclid de votre inscription) et à la Conversions API d'OpenAI, pour qu'elle soit comptée même si votre navigateur bloque le pixel. Nous ne le faisons qu'avec votre consentement au marketing ou, en dehors de l'UE/EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse, si vous n'avez pas refusé le marketing.

Ce que nous partageons : l'événement de conversion lui-même (inscription terminée, forfait amélioré), un identifiant d'événement pour supprimer les doublons, l'identifiant du clic publicitaire (gclid / msclkid / oppref / raid) présent à l'origine dans l'URL d'arrivée, l'URL source de la page où la conversion a eu lieu et, pour certains pixels, une version hachée (SHA-256) de votre adresse e-mail. Nous ne partageons jamais le contenu des conversations, les messages des clients ni les données produit avec un réseau publicitaire.

Base légale : votre consentement au titre de l'art. 6 (1) lit. a du RGPD et du § 25 (1) de la TDDDG, donné dans notre bandeau de cookies. En dehors de l'UE/EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse, la publicité suit la loi locale, qui vous permet de vous y opposer.

Comment refuser : cliquez sur « Tout refuser » dans le bandeau de cookies, désactivez Marketing dans « Paramètres » ou utilisez le bloqueur de publicités de votre navigateur. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec le lien « Paramètres des cookies » en bas de notre page ; dès lors, votre navigateur n'envoie plus aucun événement de conversion et, si vous le modifiez en étant connecté, notre serveur n'en envoie plus non plus.

11. Protection des données des enfants

Le Service ne s'adresse pas aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d'enfants. Si nous apprenons que nous avons collecté des données d'un enfant de moins de 16 ans, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations rapidement.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons des changements importants en publiant la politique mise à jour sur le Service, avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Nous vous invitons à consulter cette politique régulièrement.

13. Nous contacter

Pour toute question sur cette Politique de confidentialité ou sur nos pratiques en matière de données, contactez-nous :

E-mail : hello@deskwoot.com Adresse : Neltacore, LLC, 1908 Thomes Avenue, Cheyenne, WY 82001, USA