Faturas e orçamentos do Lexware Office agora aparecem em cada conversa
O Deskwoot agora se conecta ao Lexware Office. Sua equipe vê as faturas e os orçamentos de cada cliente ao lado do chat, e o Fynn responde "Minha fatura está paga?" e transforma pedidos de orçamento em rascunhos sem preços.
Deskwoot Team
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É sexta à tarde, e um cliente escreve no WhatsApp: "Paguei a fatura RE1019 na terça. O dinheiro chegou?" Você está em cima de uma escada. Sem a fatura ao lado do chat, a resposta espera até alguém abrir o Lexware Office, achar o cliente e conferir o pagamento. Talvez na segunda.
A partir de hoje, o Deskwoot se conecta ao Lexware Office. Sua equipe vê as faturas e os orçamentos de cada cliente ao lado da conversa, o Fynn pode responder essa mensagem sozinho, e pedidos de orçamento no chat viram rascunhos no Lexware. Sua equipe usa o Lexware Office em todos os planos, e o que o Fynn faz com ele faz parte de todos os planos pagos.
Como o Fynn responde "Minha fatura está paga?"
O Fynn pede o código postal do endereço que está na fatura. Quando o número da fatura e o código postal são do mesmo documento, ele responde com o status: paga, em aberto com o vencimento, paga em parte com o valor que ainda falta, ou vencida. Antes de o cliente ser verificado, ele não fala de nenhum outro documento.
Depois que o cliente é verificado, por exemplo ao confirmar o link que o Fynn envia para o e-mail dele, o Fynn responde sobre as próprias faturas e orçamentos do cliente do último ano. Ele nunca mostra rascunhos e nunca calcula o preço de um serviço novo. Um pagamento que o cliente fez mas que ainda aparece em aberto, um parcelamento, uma taxa de cobrança, uma correção ou a cópia de uma fatura vão para sua equipe.
Pedidos de orçamento viram rascunhos no Lexware
Alguém pede um orçamento para um aquecedor novo. O Fynn reúne o nome, o endereço com código postal, o que precisa ser feito e os dias que servem, repete tudo e pede a confirmação do cliente. Depois do sim, ele cria no Lexware um rascunho de orçamento com o pedido como uma linha de texto e sem preços, diz ao cliente que a equipe volta com o orçamento e passa a conversa para sua equipe. Você define os preços e envia pelo Lexware, como sempre.
O rascunho nunca leva o e-mail ou o telefone do cliente. Para quem ainda não é cliente no Lexware, o Lexware não cria cadastro de cliente: o orçamento vai só para o nome e o endereço.
O que sua equipe vê
Abra uma conversa, e a seção Lexware Office na aba Detalhes mostra as faturas e os orçamentos do cliente, os mais recentes primeiro, com número, data, total e status. Uma fatura em aberto mostra quando vence ou quanto ainda falta, uma vencida desde quando, e um orçamento enviado até quando vale. Cada número abre o documento no Lexware.
O Deskwoot sugere o cliente do Lexware com o e-mail do contato. Senão, você vincula um pelo nome, e-mail ou número de cliente, ou cria um com Criar no Lexware. Criar rascunho de orçamento faz um rascunho a partir de qualquer conversa, e o Copilot lê o cliente do Lexware do contato (o vinculado, ou o que tem o e-mail do contato) com as faturas e os orçamentos mais recentes dele, então você pode perguntar se a última fatura está paga.
O que o Deskwoot nunca faz
O Deskwoot nunca altera uma fatura, nunca finaliza um orçamento e nunca armazena faturas, orçamentos ou valores. Ele os lê do Lexware enquanto aparecem. O que ele guarda é a chave (criptografada), o nome da sua empresa e qual cliente do Lexware está vinculado a um contato.
Conecte o Lexware Office em 3 passos
Você precisa do Lexware Office XL, o plano com a Public API.
- No Lexware Office, abra Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, crie uma chave com todas as permissões, dê o nome Deskwoot e copie a chave.
- No Deskwoot, acesse Configurações > Integrações, clique no cartão Lexware Office e depois em Conectar Lexware Office.
- Cole a chave, informe em Válida até a data que o Lexware mostra ao lado dela e clique em Conectar.
O Deskwoot verifica a chave na hora e avisa seus administradores 30 e 7 dias antes de ela vencer, porque as chaves do Lexware valem no máximo 24 meses. Depois, escolha na página do Lexware Office o que o Fynn pode fazer: Responder perguntas sobre faturas e orçamentos, e Transformar pedidos de orçamento em rascunhos. As duas começam desligadas. O passo a passo completo está no artigo de ajuda Conectar o Lexware Office.
Sua equipe usa o Lexware Office em todos os planos, e conectar não custa nada a mais no Deskwoot. O que o Fynn faz com ele faz parte de todos os planos pagos, a partir do Startup, também no teste de 7 dias.
