Rechnungen und Angebote aus Lexware Office jetzt in jeder Konversation

Freitagnachmittag, und ein Kunde schreibt per WhatsApp: „Ich habe die Rechnung RE1019 am Dienstag überwiesen. Ist das Geld angekommen?“ Du stehst auf der Leiter. Ohne die Rechnung neben dem Chat wartet die Antwort, bis sich jemand an Lexware Office setzt, den Kunden sucht und die Zahlung prüft. Vielleicht am Montag.

Ab heute verbindet sich Deskwoot mit Lexware Office. Dein Team sieht die Rechnungen und Angebote jedes Kunden neben der Konversation, Fynn kann diese Nachricht selbst beantworten, und aus Angebotsanfragen im Chat werden Entwürfe in Lexware. Dein Team nutzt Lexware Office in jedem Plan, und was Fynn damit macht, gehört zu jedem bezahlten Plan.

Wie Fynn „Ist meine Rechnung bezahlt?“ beantwortet

Fynn fragt nach der Postleitzahl der Adresse auf der Rechnung. Gehören Rechnungsnummer und Postleitzahl zum selben Beleg, antwortet er mit dem Status: bezahlt, offen mit Fälligkeit, teilweise bezahlt mit dem offenen Betrag oder überfällig. Bevor der Kunde verifiziert ist, sagt er nichts über andere Belege.

Ist der Kunde verifiziert, zum Beispiel weil er den Link bestätigt hat, den Fynn an seine E-Mail-Adresse schickt, beantwortet Fynn Fragen zu seinen eigenen Rechnungen und Angeboten des letzten Jahres. Entwürfe zeigt er nie, und einen neuen Auftrag kalkuliert er nie. Eine Zahlung, die der Kunde geleistet hat, die aber noch offen steht, eine Ratenzahlung, eine Mahngebühr, eine Korrektur oder eine Rechnungskopie gehen an dein Team.

Aus Angebotsanfragen werden Entwürfe in Lexware

Jemand fragt nach einem Angebot für eine neue Therme. Fynn sammelt Name, Adresse mit Postleitzahl, die Arbeit und die passenden Tage, fasst alles zusammen und lässt den Kunden bestätigen. Nach dem Ja legt er in Lexware einen Angebotsentwurf mit der Anfrage als Textzeile und ohne Preise an, sagt dem Kunden, dass sich das Team mit dem Angebot meldet, und übergibt die Konversation an dein Team. Du kalkulierst den Entwurf und verschickst ihn aus Lexware, wie immer.

Der Entwurf enthält nie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden. Für jemanden, der noch kein Kunde in Lexware ist, legt Lexware keinen Kundendatensatz an: Das Angebot geht nur an Name und Adresse.

Was dein Team sieht

Öffne eine Konversation, und der Abschnitt Lexware Office im Tab Details zeigt die Rechnungen und Angebote des Kunden, die neuesten zuerst, mit Nummer, Datum, Summe und Status. Eine offene Rechnung zeigt, wann sie fällig ist oder wie viel noch offen ist, eine überfällige seit wann, und ein versendetes Angebot, bis wann es gilt. Jede Nummer öffnet den Beleg in Lexware.

Deskwoot schlägt den Lexware Kunden mit der E-Mail-Adresse des Kontakts vor. Sonst verknüpfst du einen über Name, E-Mail oder Kundennummer oder legst ihn mit In Lexware anlegen an. Angebotsentwurf anlegen macht aus jeder Konversation einen Entwurf, und Copilot liest den Lexware Kunden des Kontakts (den verknüpften oder den mit der E-Mail-Adresse des Kontakts) mit seinen neuesten Rechnungen und Angeboten, du kannst ihn also fragen, ob die letzte Rechnung bezahlt ist.

Was Deskwoot nie macht

Deskwoot ändert nie eine Rechnung, schließt nie ein Angebot ab und speichert nie Rechnungen, Angebote oder Beträge. Es liest sie aus Lexware, während sie angezeigt werden. Gespeichert werden nur der Schlüssel (verschlüsselt), dein Firmenname und welcher Lexware Kunde mit einem Kontakt verknüpft ist.

Lexware Office in 3 Schritten verbinden

Du brauchst Lexware Office XL, den Tarif mit der Public API.

1. Öffne in Lexware Office Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, erstelle einen Schlüssel mit allen Rechten, nenne ihn Deskwoot und kopiere ihn.
2. Geh in Deskwoot auf Einstellungen > Integrationen, klicke auf die Karte Lexware Office und dann auf Lexware Office verbinden.
3. Füge den Schlüssel ein, trag unter Gültig bis das Datum ein, das Lexware neben dem Schlüssel zeigt, und klicke auf Verbinden.

Deskwoot prüft den Schlüssel sofort und erinnert deine Admins 30 und 7 Tage vor dem Ablauf, denn Schlüssel von Lexware gelten höchstens 24 Monate. Dann wählst du auf der Seite Lexware Office, was Fynn darf: Fragen zu Rechnungen und Angeboten beantworten und Angebotsanfragen als Entwürfe anlegen. Beides ist am Anfang aus. Die ganze Anleitung steht im Hilfeartikel Lexware Office verbinden.

Dein Team nutzt Lexware Office in jedem Plan, und die Verbindung kostet in Deskwoot nichts extra. Was Fynn damit macht, gehört zu jedem bezahlten Plan ab Startup, auch in der Testphase von 7 Tagen.