n8n para la atención al cliente: conecta Deskwoot por webhook o con su propio nodo

Una clienta le da 1 de 5 estrellas a tu atención, y tú solo te enteras el viernes en el informe semanal. Un cliente de toda la vida escribe el lunes por la mañana y termina con tu empleado temporal, porque nadie ve que lleva 9 años comprándote.

n8n, una herramienta para flujos automáticos, cierra huecos como estos. Aquí encontrarás las dos formas de conectar Deskwoot con n8n, 3 flujos que puedes armar tú mismo y lo que significa alojar n8n por tu cuenta para la protección de datos.

Las 2 opciones de un vistazo

Puedes contratar n8n como servicio en la nube, n8n Cloud, o instalarlo en tu propio servidor. Deskwoot se conecta con él de 2 formas.

En la primera, Deskwoot envía eventos por webhook a un nodo Webhook de n8n. En la segunda, instalas el nodo de Deskwoot para n8n, que recibe eventos y además puede hacer cosas en Deskwoot.

Cuál te conviene depende de 2 preguntas: ¿n8n debe hacer cosas en Deskwoot? ¿Y dónde funciona tu n8n?

Encontrarás las dos opciones en Deskwoot en Configuración > Integraciones > n8n.

Opción 1: un webhook de Deskwoot inicia tu flujo

Los webhooks están disponibles desde el plan Startup. Startup cuesta $4 por agente al mes, o $3.20 con facturación anual, y la prueba gratis de 7 días también incluye webhooks. En el plan gratis Hacker, Deskwoot no envía webhooks.

Configúralo en 5 pasos

1. En n8n, agrega un nodo Webhook como primer paso, pon HTTP Method en POST y deja Respond en Immediately.
2. Copia la Production URL del nodo.
3. En Deskwoot, ve a Configuración > Webhooks (solo los administradores ven esta página), haz clic en Agregar webhook y pega la URL en URL del endpoint.
4. En Suscribirse a eventos, marca solo los eventos que necesita tu flujo y haz clic en Crear webhook. Entre las opciones están Conversación creada, Conversación asignada, Conversación resuelta, Mensaje creado, Contacto creado y CSAT enviado.
5. Publica el flujo en n8n.

Cada evento llega como JSON con los campos event, data, timestamp y accountId. Un mismo webhook puede suscribirse a varios eventos. Luego, un nodo If del flujo revisa el campo event y separa los caminos.

Test URL o Production URL

La primera trampa es la dirección. Cada nodo Webhook de n8n tiene una Test URL y una Production URL.

Según la documentación de n8n sobre el nodo Webhook, n8n solo registra la Production URL cuando publicas el flujo. Sus ejecuciones aparecen solo en la pestaña Executions, no en el editor. Si pones la Test URL en Deskwoot, al día siguiente tu flujo ya no recibe nada.

Tiempo límite y nuevo intento

Deskwoot espera una respuesta durante 10 segundos como máximo. Si no llega ninguna, o llega un error, Deskwoot lo intenta exactamente una vez más después de 5 segundos.

Con Respond en Immediately, n8n responde al instante, por mucho que tarde el resto del flujo. Si n8n no estuvo disponible por más tiempo, los eventos de ese rato se pierden, porque Deskwoot no los guarda.

Cada mensaje inicia una ejecución

El evento Mensaje creado se dispara con cada mensaje de una conversación, también con las respuestas de tu equipo. Un flujo que solo debe reaccionar a los mensajes de clientes necesita un filtro.

En n8n Cloud, además, cada ejecución cuenta. n8n cobra por ejecuciones, y una ejecución es una pasada completa del flujo.

Según la página de precios de n8n, el plan Starter incluye 2,500 ejecuciones al mes (datos del proveedor, a octubre de 2026). Si cada mensaje de una bandeja de entrada con mucho movimiento inicia una ejecución, ese cupo se acaba rápido. Por eso, suscríbete solo a los eventos que de verdad usas.

Firma y URL secreta

Deskwoot firma cada evento con HMAC SHA256 en el encabezado x-deskwoot-signature. Pero el panel no muestra el secreto de un webhook creado ahí. Por eso, con esta opción tu flujo no puede volver a calcular la firma.

La protección viene de la ruta aleatoria que n8n le da a cada Production URL. Así que trata la URL como una contraseña.

Si creas el webhook con la API REST en el plan Enterprise, recibes el secreto una sola vez en la respuesta y puedes revisar las firmas tú mismo.

n8n detrás de un proxy inverso

Deskwoot solo envía a direcciones HTTPS públicas. Si tu n8n funciona detrás de un proxy inverso, la documentación de n8n indica que pongas la dirección pública en la variable N8N_WEBHOOK_URL. Si no, n8n muestra una dirección que no funciona desde afuera.

El nombre antiguo WEBHOOK_URL está en desuso desde n8n 2.35.0.

Lo que un webhook no puede hacer

Esta opción no puede cambiar nada en Deskwoot, porque un webhook solo envía datos hacia afuera. Si quieres que n8n responda a tus clientes, agrega un bot Custom Webhook en Configuración > Bots, desde el plan Startup. Cada conversación que responde el bot cuenta como 1 conversación de IA. Para todo lo demás, necesitas la opción 2.

Opción 2: el nodo de Deskwoot para n8n

El nodo de Deskwoot es un nodo de la comunidad, es decir, una extensión que no viene del propio n8n. El paquete se llama n8n-nodes-deskwoot y está en la versión 0.1.0 en npm.

Trae 2 nodos: el Deskwoot Trigger, que inicia flujos, y el nodo Deskwoot, que hace el trabajo en Deskwoot. El propio Deskwoot publica el paquete, con licencia MIT y el código fuente en GitHub.

Lo que necesitas

El nodo inicia sesión con un token de la API REST, y la API REST forma parte del plan Enterprise, por $12 por agente al mes, o $9.60 con facturación anual.

La prueba gratis no incluye acceso a la API. Así que solo puedes probar el nodo con un plan Enterprise de pago.

Por ahora, además, solo funciona en un n8n que alojas tú mismo. La documentación de n8n dice: “Los nodos de la comunidad sin verificar no están disponibles en n8n Cloud.” Antes de que el nodo pueda funcionar en n8n Cloud, n8n tiene que revisarlo y aprobarlo.

Instálalo e inicia sesión

1. En n8n, ve a Settings > Community Nodes y haz clic en Install. Escribe n8n-nodes-deskwoot, confirma el aviso sobre los riesgos e instala. Según n8n, solo los usuarios con el rol Owner o Admin pueden hacerlo.
2. En Deskwoot, ve a Configuración > Tokens de API, haz clic en Crear token y marca Lectura y Escritura. Copia el token enseguida, porque Deskwoot lo muestra una sola vez.
3. En n8n, crea una credencial del tipo Deskwoot API con el token y el ID de la cuenta, que la misma página de Deskwoot muestra en El ID de tu cuenta. n8n prueba la conexión leyendo tus bandejas de entrada.

Solo los administradores ven la página Tokens de API. El disparador solo envía eventos mientras la persona que creó el token sea administradora.

Las respuestas y notas que llegan desde n8n llevan el nombre de esa persona. Así que piensa con qué nombre debe escribir tu automatización.

Lo que avisa el disparador

• Conversation Created: empieza una conversación, ya sea porque el cliente escribe primero o porque la inicia tu equipo.
• Customer Message Received: el cliente escribe. Las respuestas y notas de tu equipo no cuentan, así que te ahorras el filtro de la opción 1.
• Conversation Assigned: una conversación recibe un nuevo responsable. El Round Robin en conversaciones nuevas y las reglas de automatización no lo disparan.
• Conversation Resolved: una conversación queda resuelta.
• Contact Created: alguien de tu equipo crea un contacto, o una app lo hace con la API.
• Conversation Rated: el cliente valora una conversación en la encuesta de satisfacción.

Cuando publicas el flujo, el disparador registra su dirección en Deskwoot por sí solo, y cuando dejas de publicarlo, la vuelve a quitar. Revisa la firma de cada evento y rechaza las solicitudes que no traen una válida.

Un espacio de trabajo puede tener hasta 100 de estos registros, y los disparadores de la app de Deskwoot para Zapier cuentan para el mismo límite.

Lo que hace el nodo en Deskwoot

• Para conversaciones: Start (un primer mensaje a un contacto), Reply, Add Private Note, Assign y Add Label.
• Para contactos: Create or Update y Find.

Cada conversación que n8n responde con Reply o abre con Start cuenta como 1 conversación de IA. Las notas, asignaciones, etiquetas y contactos nunca cuentan.

Start solo funciona donde una empresa puede escribir primero, como el correo o los SMS. Deskwoot lo rechaza en el chat en vivo.

Lo mismo pasa con WhatsApp cuando la persona no le escribió a tu bandeja de entrada en las últimas 24 horas, porque el nodo no envía plantillas. En ese caso, el nodo te muestra el motivo.

Los nodos de la comunidad y tu servidor

Hay una advertencia que vale para cualquier nodo de la comunidad: en su página sobre los riesgos, n8n avisa que los nodos de la comunidad tienen “acceso total a la máquina en la que funciona n8n”.

Instala solo paquetes cuyo origen conozcas, y lee qué cambió antes de actualizar.

3 flujos para pequeñas empresas

1. Mala valoración, aviso al instante (webhook)

Deskwoot puede enviar una encuesta de satisfacción cuando se resuelve una conversación. Las encuestas están disponibles desde el plan Business.

1. En Deskwoot, crea un webhook solo para CSAT enviado.
2. En n8n, un nodo If revisa si la valoración en body.data.rating (de 1 a 5) es 2 o menos.
3. Si es así, n8n te envía un correo con el comentario de body.data.feedback y un enlace a la conversación.

Armas el enlace con https://deskwoot.com/app/, body.accountId, /conversations/ y body.data.conversationId. Así puedes contactar al cliente ese mismo día.

2. Los clientes de siempre llegan a su persona de contacto habitual (nodo)

El Deskwoot Trigger se inicia con Conversation Created. n8n revisa si la dirección de correo de contactEmail (en WhatsApp, el número de contactPhone) está en tu lista de clientes, por ejemplo en una hoja de Google o en tu CRM.

Si está, el nodo se pone a trabajar en Deskwoot:

• Assign le da la conversación a la persona de contacto habitual de ese cliente, elegida de la lista o indicada por ID desde tu lista de clientes.
• Add Label agrega tu etiqueta “Cliente habitual”.
• Add Private Note agrega el número de cliente y el último pedido. Solo tu equipo ve la nota.

3. Una solicitud de llamada desde un formulario se convierte en una conversación en tu bandeja de entrada (nodo)

Según la documentación de n8n, un Form Trigger de n8n te arma una página de formulario completa, en este caso con nombre, dirección de correo y número de teléfono.

Cuando alguien lo envía, Create or Update crea el contacto con el nombre y el número de teléfono, o completa uno que ya existe. Después, Start envía un primer mensaje desde tu bandeja de entrada de correo: “Gracias, te devolvemos la llamada antes del mediodía del próximo día hábil.”

La solicitud de llamada queda en Deskwoot como una conversación abierta, y el número queda guardado en el contacto. Si la persona responde al correo, su respuesta llega a la misma conversación.

Alojar n8n por tu cuenta: qué significa para la protección de datos

Los eventos de Deskwoot contienen datos personales: según el evento, nombres, direcciones de correo, números de teléfono o el texto de un mensaje. El lugar donde funciona n8n decide quién más procesa esos datos.

Los puntos de abajo se refieren al RGPD, así que valen para empresas de la UE. Fuera de la UE, se aplican las leyes de protección de datos de tu país. Esta es información general, no asesoría legal.

En n8n Cloud

En n8n Cloud, los datos se guardan en la UE, en servidores de Frankfurt, según la página de precios. La página de seguridad de n8n nombra a Microsoft Azure como proveedor de alojamiento.

n8n pasa a ser tu encargado del tratamiento, y según el art. 28(3) del RGPD, el tratamiento por un encargado “se regirá por un contrato”. Este acuerdo de procesamiento de datos lo firmas con n8n en línea.

En tu propio servidor

Si alojas n8n tú mismo, los datos se quedan en tu servidor. Si alquilas un servidor para eso, el proveedor de alojamiento suele ser tu encargado del tratamiento, y firmas con él un acuerdo de ese tipo.

Las medidas técnicas y organizativas del art. 32 del RGPD quedan entonces en tus manos. En la práctica, eso significa:

• Instalar las actualizaciones
• Hacer copias de seguridad
• Proteger el acceso
• Cifrar los datos

En su comparación entre Cloud y alojamiento propio, el propio n8n dice que la instalación y la configuración requieren conocimientos técnicos y que el mantenimiento es tu responsabilidad.

Ejecuciones guardadas y otros destinatarios

Además, n8n guarda cada ejecución junto con sus datos de entrada. Según la documentación de n8n, un n8n alojado por tu cuenta borra por defecto las ejecuciones terminadas después de 336 horas, o sea 14 días, y guarda como máximo 10,000.

Con EXECUTIONS_DATA_SAVE_ON_SUCCESS=none, no guarda en absoluto las ejecuciones que salen bien. Los plazos más cortos van de la mano con el principio de limitación del plazo de conservación del art. 5(1)(e) del RGPD: guardar los datos solo el tiempo que exige su finalidad.

Cada servicio al que tu flujo le pasa datos es otro destinatario. Si procesa los datos por encargo tuyo, también necesitas con ese servicio un acuerdo según el art. 28 del RGPD.

Del lado de Deskwoot

La app y la base de datos de cada espacio de trabajo funcionan en servidores de los Países Bajos, también en el plan gratis. El acuerdo de procesamiento de datos según el art. 28 del RGPD lo firmas directamente en el panel.

¿Qué opción te conviene?

• Si usas n8n Cloud o tienes el plan Startup o Business, elige el webhook. Te basta para avisos y para pasar datos a hojas de cálculo u otras herramientas.
• Si tu flujo debe actuar dentro de Deskwoot, es decir, responder, asignar, agregar etiquetas o actualizar contactos, y tienes n8n en tu propio servidor, elige el nodo de Deskwoot con Enterprise.

Tu primer flujo

Con el flujo 1, te enteras de una mala valoración el mismo día. En Deskwoot, solo pegas una URL y marcas el evento CSAT enviado. El resto lo armas en n8n.

Los webhooks y las encuestas de satisfacción están incluidos en la prueba gratis de 7 días. Funciona con el plan Enterprise (sin acceso a la API), no pide tarjeta de crédito y cubre hasta 30 puestos, incluido el tuyo. El plan Hacker es gratis, pero no envía webhooks.

Cada paso, con los nombres de los campos, está en el artículo de ayuda Integración con n8n, así que puedes leerlo antes de empezar. Los webhooks y los tokens de API tienen sus propios artículos, y la página de precios compara los planes.

Crea una cuenta en deskwoot.com/es/signup y pega la Production URL de tu primer nodo Webhook en Configuración > Webhooks.