D'une demande WhatsApp à un brouillon de devis dans Lexware Office : moins de saisie le soir

Il est 20 h 40, votre caisse à outils est posée dans l'entrée et les demandes WhatsApp de la journée vous attendent sur votre téléphone. Pour chaque devis, vous retapez le nom, l'adresse et la description dans Lexware Office. Il manque parfois le code postal, alors vous posez la question et vous reprenez le lendemain.

Cet article vous donne un message qui récupère toutes les informations en une seule fois, et vous montre comment une demande arrive dans Lexware sous forme de brouillon, sans rien retaper.

Ce que la paperasse coûte aux artisans

Retaper n'est qu'une partie de la paperasse. Au premier trimestre 2023, 10,630 entreprises en Allemagne ont répondu à une enquête de la Confédération allemande de l'artisanat (ZDH). 56 pour cent ont déclaré que la bureaucratie, toujours plus lourde, leur prend beaucoup de temps.

Selon la ZDH, ce temps manque pour le vrai travail, et les chantiers durent plus longtemps. Dans les métiers de second œuvre, comme les électriciens, les plombiers, les peintres et les carreleurs, 67 pour cent des entreprises ont signalé des délais plus longs à cause de la bureaucratie (enquête spéciale de la ZDH, juillet 2023).

Ici, la bureaucratie désigne les règles ainsi que les obligations de justifier et de documenter. Les devis ne sont même pas comptés dedans.

Les informations qu'un devis demande au client

Un devis que vous envoyez vous engage. C'est ce que dit le § 145 BGB, le Code civil allemand : quiconque propose un contrat à quelqu'un d'autre est lié par cette offre, sauf s'il l'a exclu.

Mieux vaut donc avoir tout ce qui change le prix avant de faire vos calculs. Pour la plupart des chantiers, cela fait 6 choses :

• Le nom tel qu'il doit figurer sur le devis. Pour un logement loué, demandez si le devis va au locataire, au propriétaire ou au gestionnaire du bien.
• L'adresse du chantier avec le code postal, et l'adresse de facturation si elle est différente.
• Ce qu'il faut faire, avec les mesures, les matériaux et ce qui est déjà en place : marque et âge de la chaudière, taille de la salle de bain, quel étage et s'il y a un ascenseur.
• 2 ou 3 photos, une de près et une de toute la pièce.
• Pour quand le travail doit être fini, et quels jours quelqu'un est à la maison.
• S'il faut d'abord passer sur place. Si vous voulez faire payer une estimation des coûts détaillée, dites-le dès le départ. Selon le § 632(3) BGB, une estimation des coûts est présumée gratuite.

Demandez tout en un seul message

Chaque série de questions coûte souvent une journée entière, et après chaque série le client peut ne plus répondre. Demandez donc tout d'un coup.

Le modèle est poli et formel, comme écrivent souvent les artisans. Adaptez ce qui est entre crochets.

Bonjour, et merci pour votre demande. Pour pouvoir vous faire un devis, il nous manque encore :

1. votre nom tel qu'il doit figurer sur le devis
2. l'adresse où les travaux auront lieu, avec le code postal
3. ce qu'il faut faire, si possible avec les mesures et les matériaux
4. 2 ou 3 photos, une de près et une de toute la pièce
5. pour quand les travaux doivent être terminés

Dès que nous aurons ces éléments, nous reviendrons vers vous sous [2] jours ouvrés. Cordialement, [Nom], [Entreprise]

Cette liste fonctionne dans tous les pays et avec n'importe quel logiciel. Dans Deskwoot, à partir du forfait Startup, vous enregistrez le message comme réponse prédéfinie et vous l'insérez dans n'importe quelle réponse, sur WhatsApp aussi.

Créer un devis dans Lexware Office : les 6 étapes

Lexware Office est un logiciel allemand de facturation et de comptabilité. Selon le centre d'aide de Lexware, voici comment y créer un devis :

1. Cliquez sur Belege (documents) en haut.
2. Cliquez sur + Neuer Beleg (nouveau document) et choisissez Angebot (devis).
3. Choisissez le destinataire dans vos contacts ou saisissez-le à la main.
4. Ajoutez des lignes, depuis le catalogue d'articles ou avec un nom, une quantité et un prix unitaire.
5. Vérifiez la mise en page dans l'aperçu.
6. Cliquez sur Abschließen (finaliser). Le statut du devis passe alors à Offen (ouvert), et vous pouvez l'envoyer par e-mail.

Brouillon, validité et acceptation

Si vous cliquez seulement sur Speichern (enregistrer), le devis reste un brouillon. Selon Lexware, le champ Gültig bis (valable jusqu'au) ne peut pas être désactivé, et sur sa page consacrée aux devis, Lexware conseille de toujours indiquer la durée de validité d'un devis.

Une fois que le client accepte, Lexware indique qu'un clic transforme le devis en confirmation de commande ou en facture.

Là où vous retapez tout

L'étape 3 et le texte de l'étape 4, c'est ce que vous retapez le soir. Le nom, l'adresse et la description étaient dans le chat depuis le début, mais pas dans Lexware.

Du chat WhatsApp au brouillon de devis avec Deskwoot

Deskwoot est notre produit, une boîte de réception partagée pour WhatsApp, le chat en direct de votre site web, l'e-mail et d'autres canaux (connecter WhatsApp). Depuis octobre 2026, il se connecte à Lexware Office.

Plus besoin de retaper aux étapes 3 et 4 : le nom, l'adresse et la description passent du chat à Lexware sous forme de brouillon. Tout ce que la connexion affiche d'autre se trouve dans l'article de lancement. Pour les devis, il y a 2 façons de faire.

Avec Fynn : le client confirme, Lexware reçoit le brouillon

Fynn est l'assistant IA de Deskwoot. Dès que vous activez Transformer les demandes de devis en brouillons sur la page Lexware Office, Fynn recueille le nom, l'adresse avec le code postal, une description des travaux et les dates souhaitées chaque fois que quelqu'un demande un devis.

Ensuite, il fait un résumé, à peu près comme ceci :

Voici ce que j'ai noté : remplacer le receveur de douche et refaire les joints, salle de bain d'env. 90 x 90 cm. Adresse : Lindenstraße 12, 79098 Freiburg. Date souhaitée : à partir de la mi-novembre, le matin. Contact : Anna Becker. Est-ce bien cela ? Si oui, répondez Oui, et je transmets à notre équipe.

Ce que contient le brouillon

C'est seulement après le oui que Deskwoot crée le brouillon dans Lexware. Il se compose d'une ligne de texte intitulée « Anfrage vom » (demande du) suivie de la date, qui contient la description, les détails et la période souhaitée.

Il ne contient aucun prix, ni l'adresse e-mail ni le numéro de téléphone du client. Ces données restent dans Deskwoot. Selon le cas, le brouillon est un peu différent :

• Si le contact n'est pas lié à un client dans Lexware, le devis est établi au nom et à l'adresse seulement, et Lexware ne crée pas de fiche client.
• Si Lexware enregistre votre entreprise comme petite entreprise selon le § 19 UStG, la franchise de TVA allemande pour les petites entreprises, le brouillon est créé sans TVA.
• Si la langue du client dans Deskwoot est l'anglais, le brouillon est en anglais.

Là où Fynn s'arrête

Ensuite, Fynn dit au client que l'équipe reviendra vers lui avec le devis et passe la conversation à votre équipe. Il ne s'engage jamais sur un prix, une date ou une heure d'arrivée pour de nouveaux travaux.

Dans chaque conversation, il crée au maximum 1 brouillon en 24 heures, et au maximum 30 par jour pour tout l'espace de travail. Au-delà, votre équipe prend le relais.

Fynn ne voit pas les photos, mais votre équipe les voit dans la conversation. Deskwoot transforme en texte les messages vocaux de WhatsApp et Telegram pour que Fynn puisse y répondre (en savoir plus).

Sur WhatsApp, la première réponse de Fynn est précédée d'une ligne avec « Fynn, l'assistant IA de » et le nom de votre entreprise. Ainsi, le client sait qu'il discute avec une IA (voici à quoi cela ressemble).

Le plus simple pour voir comment le client le vit, c'est d'essayer vous-même : envoyez une demande de devis depuis votre téléphone personnel à votre boîte de réception WhatsApp. Supprimez ensuite le brouillon de test dans Lexware.

Sans Fynn : un clic dans la conversation

Vous préférez discuter vous-même avec le client ? Dans l'onglet Détails de chaque conversation, la section Lexware Office a un bouton Créer un brouillon de devis.

Il ouvre une fenêtre avec Description courte, Texte de la demande, Adresse et Valable jusqu'au, réglé sur 30 jours à partir d'aujourd'hui sauf si vous le changez. Vous la remplissez avec les informations du chat, et Créer le brouillon l'envoie à Lexware.

Cela fonctionne avec tous les forfaits Deskwoot, y compris le forfait gratuit.

Le lendemain matin

Vous ouvrez Belege dans Lexware, choisissez le brouillon, ajoutez les lignes et les prix, puis finalisez. Ce sont les étapes 4 à 6 vues plus haut, sans rien retaper.

Pourquoi le prix reste l'affaire de l'entreprise

Le coût d'un remplacement dépend souvent de ce qui se cache derrière les panneaux. Vous le voyez lors d'une visite sur place et parfois sur les photos, mais rarement dans un message de chat à 22 h.

C'est pourquoi Fynn ne donne pas de prix pour de nouveaux travaux, et le brouillon arrive dans Lexware sans prix.

Quand les travaux coûtent plus que prévu

Même une estimation des coûts non contraignante ne vous donne pas carte blanche. S'il devient prévisible que les travaux vont nettement la dépasser, le § 649(2) BGB vous oblige à prévenir le client sans tarder.

Si le client annule pour cette raison, l'alinéa 1 ne vous donne droit qu'au paiement du travail déjà fait, plus vos frais. Plus vous en savez sur le chantier avant de donner un premier chiffre, moins cela arrive.

Questions de facturation dans le chat : ce que Fynn répond et ce qui reste au bureau

Le deuxième type de message qui s'accumule le soir : « Ma facture est-elle déjà payée ? », « Quand mon paiement est-il dû ? », « Combien est-ce que je dois encore ? »

Avec la deuxième option, Répondre aux questions sur les factures et les devis, Fynn s'en charge en partie. Pour cela, il a besoin d'accéder aux commandes dans Paramètres > Bots > Accès aux données.

Ce que Fynn dit au client

• Si le client donne le numéro d'une facture ou d'un devis et le code postal de l'adresse qui y figure, Fynn lui indique le statut, le total, la date d'échéance et le montant restant dû, et pour une facture payée, la date de paiement aussi.
• Une fois que le client a confirmé son identité, par exemple avec un lien que Fynn envoie à son adresse e-mail, il peut aussi poser des questions sur ses factures et devis des 12 derniers mois sans numéro.
• Si le numéro et le code postal ne correspondent pas, Fynn ne dit rien sur le document. Il ne parle jamais des documents d'autres clients et ne montre jamais de brouillons.

Ce que Fynn passe à votre équipe

• Échéanciers, relances de paiement et frais
• Remises et contestations d'une facture
• Corrections, annulations et copies de factures
• Coordonnées bancaires et questions fiscales
• Un paiement que le client a fait et qui apparaît encore comme ouvert

Pourquoi les relances restent au bureau

Les relances de paiement ont des conséquences juridiques. Selon le § 286(1) BGB, une relance envoyée après la date d'échéance met le client en demeure.

Sans relance, il est en demeure au plus tard 30 jours après l'échéance et la réception de la facture. Pour les particuliers, cela ne s'applique toutefois que si la facture signale expressément cette conséquence (§ 286(3) BGB). Si vos factures ne contiennent pas cette mention, ajoutez-la.

Tous les textes de loi cités dans cet article relèvent du droit allemand. L'Autriche et la Suisse ont d'autres règles. Ceci est une information générale, pas un conseil juridique.

Ce qu'il vous faut et ce que cela coûte

Côté Lexware

Il vous faut Lexware Office XL. Selon Lexware, la Public API par laquelle Deskwoot se connecte est disponible à partir de cette version.

La page de tarifs de Lexware l'affiche au prix normal de €32.90 par mois hors TVA (en octobre 2026).

Côté Deskwoot

• La connexion à Lexware Office est incluse dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit Hacker, sans frais en plus. Avec elle, votre équipe voit les factures et les devis à côté du chat et crée des brouillons en un clic.
• Fynn est inclus à partir du forfait Startup, à $4 par membre de l'équipe et par mois, ou $3.20 par mois si vous payez à l'année.
• Cela comprend 50 conversations IA par mois. Chaque conversation en plus coûte $0.07, pris sur un solde prépayé.
• Une conversation compte une fois par mois, peu importe combien de fois Fynn y répond ou combien de messages vocaux Deskwoot y transforme en texte (comment fonctionne la facturation).

Comment connecter Lexware Office

1. Dans Lexware Office, créez une clé sous Erweiterungen > Weitere Apps > Public API (extensions > autres apps > Public API).
2. Saisissez-la dans Deskwoot sous Paramètres > Intégrations > Lexware Office.
3. Saisissez la date d'expiration. Les clés Lexware sont valables 24 mois au maximum. Grâce à cette date, Deskwoot prévient vos administrateurs par e-mail 30 et 7 jours avant l'expiration de la clé.
4. Sur la page Lexware Office, activez ce que Fynn doit faire, puis enregistrez. Les deux options sont désactivées au départ, et Fynn ne les suit qu'une fois qu'un administrateur a enregistré les paramètres une première fois.

Le guide complet se trouve dans l'article d'aide Connecter Lexware Office.

Comment commencer

Commencez demain avec le modèle ci-dessus, quel que soit votre logiciel. Pendant une semaine, comptez combien de fois vous devez encore poser des questions après l'avoir envoyé.

Si vous voulez ensuite arrêter aussi de retaper les demandes, créez un espace de travail dans Deskwoot, connectez Lexware Office et utilisez Créer un brouillon de devis pour transformer la prochaine demande en votre premier brouillon.

L'essai dure 7 jours sur Enterprise, sans carte bancaire et avec jusqu'à 30 sièges, le vôtre compris.

Ensuite, vous choisissez un forfait payant ou vous continuez avec le forfait gratuit Hacker. Vous y gardez la connexion à Lexware Office et le bouton de brouillon. Seul Fynn demande un forfait payant.

Vous trouverez plus d'informations pour les artisans du bâtiment sur la page Deskwoot pour les artisans du bâtiment.