Von der WhatsApp-Anfrage zum Angebotsentwurf in Lexware Office: weniger Abtippen am Abend

Es ist 20:40 Uhr, der Werkzeugkoffer steht im Flur, und auf dem Handy warten die WhatsApp-Anfragen des Tages. Für jedes Angebot tippst du Namen, Adresse und Beschreibung in Lexware Office ab. Bei manchen fehlt die Postleitzahl, also fragst du nach und machst morgen weiter.

Hier bekommst du eine Nachricht, die alle Angaben in einer Runde holt, und den Weg, auf dem eine Anfrage ohne Abtippen als Entwurf in Lexware landet.

Was die Schreibtischarbeit im Handwerk kostet

Das Abtippen ist nur ein Teil der Schreibtischarbeit. An einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) im ersten Quartal 2023 haben sich 10.630 Betriebe in Deutschland beteiligt. 56 Prozent gaben an, dass die gewachsene Bürokratie sie viel Zeit kostet.

Diese Zeit fehlt laut ZDH für die eigentliche Arbeit, und Aufträge dauern länger. Im Ausbaugewerbe, zu dem Elektriker, Installateure, Maler und Fliesenleger zählen, nannten 67 Prozent der Betriebe längere Bearbeitungszeiten wegen der Bürokratie (ZDH-Sonderumfrage, Juli 2023).

Gemeint sind Vorschriften sowie Nachweis- und Dokumentationspflichten. Angebote sind da noch gar nicht mitgezählt.

Diese Angaben braucht ein Angebot vom Kunden

Ein Angebot, das du verschickst, bindet dich. So steht es in § 145 BGB: Wer einem anderen einen Vertrag anträgt, ist daran gebunden, es sei denn, er hat das ausgeschlossen.

Deshalb lohnt es sich, vor dem Kalkulieren alles zu haben, was den Preis verändert. Bei den meisten Aufträgen sind das 6 Dinge:

• Der Name, wie er auf dem Angebot stehen soll. Bei einer Mietwohnung fragst du, ob Mieter, Vermieter oder Hausverwaltung das Angebot bekommt.
• Die Adresse des Einsatzorts mit Postleitzahl, dazu die Rechnungsadresse, falls sie abweicht.
• Was gemacht werden soll, mit Maßen, Material und dem, was schon da ist: Hersteller und Alter der Therme, Größe des Bads, Stockwerk, gibt es einen Aufzug.
• 2 oder 3 Fotos, eins aus der Nähe und eins vom ganzen Raum.
• Bis wann es erledigt sein soll und an welchen Tagen jemand zu Hause ist.
• Ob du vorher vorbeikommen musst. Willst du für einen ausführlichen Kostenvoranschlag Geld, sag das vorher. Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten.

Alles in einer Nachricht fragen

Jede Runde Nachfragen kostet oft einen ganzen Tag, und nach jeder Runde kann der Kunde aufhören zu antworten. Frag deshalb alles auf einmal.

Die Vorlage ist in Sie-Form, wie im Handwerk üblich. Was in eckigen Klammern steht, passt du an.

Guten Tag, danke für Ihre Anfrage. Damit wir Ihnen ein Angebot schreiben können, brauchen wir noch:

1. Ihren Namen, so wie er auf dem Angebot stehen soll
2. die Adresse, an der gearbeitet wird, mit Postleitzahl
3. was gemacht werden soll, gern mit Maßen und Material
4. 2 oder 3 Fotos, eins aus der Nähe und eins vom ganzen Raum
5. bis wann die Arbeit erledigt sein soll

Sobald wir das haben, melden wir uns innerhalb von [2] Werktagen. Viele Grüße, [Name], [Betrieb]

Die Liste passt in jedem Land und zu jeder Software. In Deskwoot speicherst du die Nachricht ab dem Plan Startup als Textvorlage und fügst sie in jede Antwort ein, auch auf WhatsApp.

Angebot in Lexware Office erstellen: die 6 Schritte

Lexware Office ist eine Software für Rechnungen und Buchhaltung aus Deutschland. Laut der Lexware-Hilfe legst du ein Angebot dort so an:

1. Oben auf Belege klicken.
2. Auf + Neuer Beleg klicken und Angebot wählen.
3. Den Empfänger aus deinen Kontakten wählen oder von Hand eintragen.
4. Positionen anlegen, aus dem Artikelkatalog oder mit Bezeichnung, Menge und Einzelpreis.
5. In der Vorschau das Layout prüfen.
6. Auf Abschließen klicken. Das Angebot steht dann auf Offen, und du kannst es per E-Mail verschicken.

Entwurf, Gültigkeit und Annahme

Klickst du nur auf Speichern, bleibt das Angebot ein Entwurf. Das Feld Gültig bis lässt sich laut Lexware nicht abschalten, und auf seiner Seite zu Angeboten rät Lexware, die Gültigkeitsdauer immer anzugeben.

Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot nach Lexwares Beschreibung mit einem Klick eine Auftragsbestätigung oder Rechnung.

Wo die Abtipparbeit steckt

Schritt 3 und der Text in Schritt 4 sind die Abtipparbeit vom Abend. Name, Adresse und Beschreibung stehen längst im Chat, nur eben nicht in Lexware.

Vom WhatsApp-Chat zum Angebotsentwurf mit Deskwoot

Deskwoot ist unser Produkt, ein gemeinsamer Posteingang für WhatsApp, den Live-Chat auf deiner Website, E-Mail und weitere Kanäle (WhatsApp verbinden). Seit Oktober 2026 verbindet es sich mit Lexware Office.

Damit fällt das Abtippen aus Schritt 3 und 4 weg: Name, Adresse und Beschreibung kommen aus dem Chat als Entwurf in Lexware. Was die Verbindung sonst zeigt, steht im Beitrag zum Start. Für Angebote gibt es 2 Wege.

Mit Fynn: der Kunde bestätigt, Lexware bekommt den Entwurf

Fynn ist der KI-Assistent in Deskwoot. Schaltest du auf der Seite Lexware Office den Schalter Angebotsanfragen als Entwürfe anlegen ein, sammelt Fynn bei einer Angebotsanfrage Name, Adresse mit Postleitzahl, eine Beschreibung der Arbeit und die Wunschtermine.

Dann fasst er zusammen, etwa so:

Ich habe Folgendes notiert: Duschtasse tauschen und Fugen erneuern, Bad ca. 90 x 90 cm. Adresse: Lindenstraße 12, 79098 Freiburg. Wunschtermin: ab Mitte November, vormittags. Kontakt: Anna Becker. Stimmt das so? Dann antworten Sie mit Ja, und ich gebe es an unser Team weiter.

Was im Entwurf steht

Erst nach dem Ja legt Deskwoot den Entwurf in Lexware an. Er besteht aus einer Textzeile "Anfrage vom" mit dem Datum, darin die Beschreibung, die Details und der Wunschzeitraum.

Preise stehen nicht drin, und die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden auch nicht. Die bleiben in Deskwoot. Je nach Fall sieht der Entwurf etwas anders aus:

• Ist der Kontakt nicht mit einem Kunden in Lexware verknüpft, geht das Angebot nur an Name und Adresse, und Lexware legt keinen Kundendatensatz an.
• Führt Lexware deinen Betrieb als Kleinunternehmer nach § 19 UStG, entsteht der Entwurf ohne Umsatzsteuer.
• Ist Englisch die Sprache des Kunden in Deskwoot, entsteht der Entwurf auf Englisch.

Wo Fynn aufhört

Danach schreibt Fynn dem Kunden, dass sich das Team mit dem Angebot meldet, und gibt die Konversation an dein Team ab. Einen Preis, einen Termin oder eine Ankunftszeit für neue Arbeit sagt er nie zu.

Pro Konversation legt er höchstens 1 Entwurf in 24 Stunden an, im ganzen Workspace höchstens 30 am Tag. Darüber hinaus übernimmt dein Team.

Fotos sieht Fynn nicht, die sieht dein Team in der Konversation. Sprachnachrichten von WhatsApp und Telegram wandelt Deskwoot in Text um, damit Fynn sie beantworten kann (mehr dazu).

Auf WhatsApp steht über Fynns erster Antwort eine Zeile mit "Fynn, der KI-Assistent von" und dem Namen deines Betriebs. So weiß der Kunde, dass er mit einer KI schreibt (so sieht das aus).

Wie das beim Kunden ankommt, prüfst du am einfachsten selbst: Schreib von deinem privaten Handy eine Angebotsanfrage an deinen WhatsApp-Posteingang. Den Testentwurf löschst du danach in Lexware.

Ohne Fynn: ein Klick in der Konversation

Du schreibst lieber selbst mit dem Kunden? Im Tab Details jeder Konversation hat der Abschnitt Lexware Office den Button Angebotsentwurf anlegen.

Er öffnet einen Dialog mit Kurzbeschreibung, Anfragetext, Adresse und Gültig bis, das auf 30 Tage ab heute steht, wenn du nichts änderst. Du füllst ihn mit den Angaben aus dem Chat, und Entwurf anlegen schickt ihn nach Lexware.

Das geht in jedem Plan von Deskwoot, auch im kostenlosen.

Am nächsten Morgen

Du öffnest in Lexware die Belege, nimmst den Entwurf, trägst Positionen und Preise ein und schließt ab. Das sind die Schritte 4 bis 6 von oben, ohne das Abtippen.

Warum der Preis beim Betrieb bleibt

Was ein Austausch kostet, hängt oft davon ab, was hinter der Verkleidung steckt. Das siehst du bei der Besichtigung und manchmal auf den Fotos, aber selten in einer Chatnachricht um 22 Uhr.

Deshalb nennt Fynn bei neuen Aufträgen keinen Preis, und der Entwurf kommt ohne Preise in Lexware an.

Wenn die Arbeit teurer wird als veranschlagt

Auch ein unverbindlicher Kostenvoranschlag ist kein Freibrief. Wird absehbar, dass die Arbeit ihn wesentlich überschreitet, musst du das dem Kunden nach § 649 Abs. 2 BGB unverzüglich sagen.

Kündigt der Kunde deshalb, steht dir nach Abs. 1 nur die Vergütung für die schon geleistete Arbeit zu, dazu deine Auslagen. Je mehr du vor der ersten Zahl über die Baustelle weißt, desto seltener kommt es dazu.

Rechnungsfragen im Chat: was Fynn beantwortet und was im Büro bleibt

Die zweite Sorte Nachricht, die abends liegen bleibt: "Ist meine Rechnung schon bezahlt?", "Bis wann muss ich zahlen?", "Wie viel ist noch offen?"

Mit dem zweiten Schalter, Fragen zu Rechnungen und Angeboten beantworten, übernimmt Fynn einen Teil davon. Dafür braucht er Zugriff auf Bestellungen unter Einstellungen > Bots > Datenzugriff.

Was Fynn dem Kunden sagt

• Nennt der Kunde die Nummer einer Rechnung oder eines Angebots und die Postleitzahl der Adresse darauf, sagt Fynn ihm Status, Summe, Fälligkeit und offenen Betrag, bei einer bezahlten Rechnung auch das Zahlungsdatum.
• Hat der Kunde bestätigt, wer er ist, zum Beispiel über einen Link, den Fynn an seine E-Mail-Adresse schickt, fragt er auch ohne Nummer nach seinen Rechnungen und Angeboten der letzten 12 Monate.
• Passen Nummer und Postleitzahl nicht zusammen, sagt Fynn nichts über den Beleg. Über die Belege anderer Kunden spricht er nie, und Entwürfe zeigt er nie.

Was Fynn an dein Team gibt

• Ratenzahlungen, Mahnungen und Gebühren
• Rabatte und Streit um eine Rechnung
• Korrekturen, Stornos und Rechnungskopien
• Bankdaten und Steuerfragen
• eine Zahlung, die der Kunde geleistet hat, die aber noch offen steht

Warum Mahnungen ins Büro gehören

Mahnungen haben rechtliche Folgen. Eine Mahnung nach Fälligkeit bringt den Kunden nach § 286 Abs. 1 BGB in Verzug.

Ohne Mahnung kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Fehlt dieser Hinweis auf deinen Rechnungen, ergänz ihn.

Alle Paragrafen in diesem Beitrag sind deutsches Recht. In Österreich oder der Schweiz gelten andere Regeln. Das hier ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Was du brauchst und was es kostet

Bei Lexware

Du brauchst Lexware Office XL. Die Public API, über die Deskwoot sich verbindet, gibt es laut Lexware ab dieser Version.

Die Preisseite von Lexware nennt dafür regulär 32,90 € im Monat zuzüglich Umsatzsteuer (Stand Oktober 2026).

Bei Deskwoot

• Die Verbindung zu Lexware Office gibt es in jedem Plan, auch im kostenlosen Plan Hacker, ohne Aufpreis. Dein Team sieht damit Rechnungen und Angebote neben dem Chat und legt Entwürfe per Klick an.
• Fynn gibt es ab dem Plan Startup für 4 $ pro Person im Team und Monat, 3,20 $ bei jährlicher Zahlung.
• Darin sind 50 KI-Konversationen im Monat enthalten. Jede weitere kostet 0,07 $ aus einem vorher aufgeladenen Guthaben.
• Eine Konversation zählt einmal im Monat, egal wie oft Fynn darin antwortet oder wie viele Sprachnachrichten Deskwoot darin in Text umwandelt (so wird abgerechnet).

So verbindest du Lexware Office

1. Erstelle in Lexware Office unter Erweiterungen > Weitere Apps > Public API einen Schlüssel.
2. Trag ihn in Deskwoot unter Einstellungen > Integrationen > Lexware Office ein.
3. Trag das Ablaufdatum ein. Schlüssel von Lexware gelten höchstens 24 Monate, und mit dem Datum erinnert Deskwoot deine Admins 30 und 7 Tage vorher per E-Mail.
4. Schalte auf der Seite Lexware Office ein, was Fynn tun soll, und speichere. Beide sind am Anfang aus, und Fynn folgt ihnen erst, wenn ein Admin die Einstellungen einmal gespeichert hat.

Die ganze Anleitung steht im Hilfeartikel Lexware Office verbinden.

So fängst du an

Fang morgen mit der Vorlage von oben an, egal mit welcher Software du arbeitest. Zähl eine Woche lang, wie oft du danach noch nachfragen musst.

Willst du die Anfragen danach auch nicht mehr abtippen, leg einen Workspace in Deskwoot an, verbinde Lexware Office und mach aus der nächsten Anfrage mit Angebotsentwurf anlegen deinen ersten Entwurf.

Die Testphase läuft 7 Tage auf Enterprise, ohne Kreditkarte und mit bis zu 30 Plätzen, deiner eingeschlossen.

Danach wählst du einen bezahlten Plan oder arbeitest im kostenlosen Plan Hacker weiter. Die Verbindung zu Lexware Office und der Button für Entwürfe bleiben dir dann, nur Fynn braucht einen bezahlten Plan.

Mehr für Handwerksbetriebe steht auf der Seite Deskwoot fürs Handwerk.