Les factures et les devis de Lexware Office s'affichent désormais dans chaque conversation

C'est vendredi après-midi, et un client écrit sur WhatsApp : « J'ai payé la facture RE1019 mardi. L'argent est bien arrivé ? » Vous êtes en haut d'une échelle. Sans la facture à côté du chat, la réponse attend que quelqu'un s'installe devant Lexware Office, retrouve le client et vérifie le paiement. Peut-être lundi.

À partir d'aujourd'hui, Deskwoot se connecte à Lexware Office. Votre équipe voit les factures et les devis de chaque client à côté de la conversation, Fynn peut répondre lui-même à ce message, et les demandes de devis du chat deviennent des brouillons dans Lexware. Votre équipe utilise Lexware Office avec toutes les offres, et ce que Fynn en fait est inclus dans toutes les offres payantes.

Comment Fynn répond à « Ma facture est-elle payée ? »

Fynn demande le code postal de l'adresse indiquée sur la facture. Quand le numéro de facture et le code postal appartiennent au même document, il répond avec son statut : payée, ouverte avec sa date d'échéance, payée en partie avec ce qui reste dû, ou en retard. Tant que le client n'est pas vérifié, il ne dit rien sur aucun autre document.

Une fois le client vérifié, par exemple parce qu'il a confirmé le lien que Fynn envoie à son adresse email, il répond aux questions sur ses propres factures et devis de l'année passée. Il ne montre jamais de brouillons et ne chiffre jamais un nouveau travail. Un paiement que le client a fait et qui apparaît encore comme ouvert, un échéancier, des frais de relance, une correction ou une copie de facture vont à votre équipe.

Les demandes de devis deviennent des brouillons dans Lexware

Quelqu'un demande un devis pour une nouvelle chaudière. Fynn recueille le nom, l'adresse avec le code postal, ce qu'il faut faire et les jours qui conviennent, récapitule le tout et demande au client de confirmer. Après le oui, il crée un brouillon de devis dans Lexware avec la demande comme ligne de texte et sans prix, dit au client que l'équipe revient vers lui avec le devis, et passe la conversation à votre équipe. Vous chiffrez le brouillon et l'envoyez depuis Lexware, comme d'habitude.

Le brouillon ne porte jamais l'adresse email ni le numéro de téléphone du client. Pour un visiteur qui n'est pas encore client dans Lexware, Lexware ne crée aucune fiche client : le devis est établi uniquement au nom et à l'adresse de la personne.

Ce que voit votre équipe

Ouvrez une conversation, et la section Lexware Office de l'onglet Détails montre les factures et les devis du client, du plus récent au plus ancien, avec numéro, date, total et statut. Une facture ouverte indique quand elle arrive à échéance ou combien reste dû, une facture en retard depuis quand, et un devis envoyé jusqu'à quand il est valable. Chaque numéro ouvre le document dans Lexware.

Deskwoot propose le client Lexware qui a l'adresse email du contact. Sinon, vous en liez un par nom, email ou numéro de client, ou vous en créez un avec Créer dans Lexware. Créer un brouillon de devis fait un brouillon depuis n'importe quelle conversation, et Copilot lit le client Lexware du contact (celui qui est lié, ou celui qui a l'adresse email du contact) avec ses factures et devis les plus récents, donc vous pouvez lui demander si la dernière facture est payée.

Ce que Deskwoot ne fait jamais

Deskwoot ne modifie jamais une facture, ne finalise jamais un devis et n'enregistre jamais de factures, de devis ni de montants. Il les lit dans Lexware pendant qu'ils s'affichent. Ce qu'il garde, c'est la clé (chiffrée), le nom de votre entreprise et le client Lexware auquel un contact est lié.

Connecter Lexware Office en 3 étapes

Il vous faut Lexware Office XL, l'offre avec la Public API.

1. Dans Lexware Office, ouvrez Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, créez une clé avec toutes les autorisations, nommez-la Deskwoot et copiez-la.
2. Dans Deskwoot, allez dans Paramètres > Intégrations, cliquez sur la carte Lexware Office, puis sur Connecter Lexware Office.
3. Collez la clé, saisissez sous Valable jusqu'au la date que Lexware affiche à côté, et cliquez sur Connecter.

Deskwoot vérifie la clé tout de suite et prévient vos administrateurs 30 et 7 jours avant son expiration, car les clés Lexware durent 24 mois au plus. Choisissez ensuite sur la page Lexware Office ce que Fynn peut faire : Répondre aux questions sur les factures et les devis, et Transformer les demandes de devis en brouillons. Les deux sont désactivés au départ. Le guide complet se trouve dans l'article d'aide Connecter Lexware Office.

Votre équipe utilise Lexware Office avec toutes les offres, et la connexion ne coûte rien de plus dans Deskwoot. Ce que Fynn en fait est inclus dans toutes les offres payantes, à partir de Startup, et l'essai de 7 jours l'inclut.