Do pedido no WhatsApp ao rascunho de orçamento no Lexware Office: menos digitação à noite

São 20h40, a caixa de ferramentas está no corredor e, no celular, os pedidos do dia pelo WhatsApp estão esperando. Para cada orçamento, você digita de novo nome, endereço e descrição no Lexware Office. Em alguns falta o código postal, então você pergunta e continua amanhã.

Aqui você encontra uma mensagem que reúne todos os dados numa rodada só, e o caminho para um pedido chegar ao Lexware como rascunho sem que você precise digitar nada de novo.

Quanto custa o trabalho de escritório em serviços e reformas

Digitar tudo de novo é só uma parte do trabalho de escritório. No primeiro trimestre de 2023, 10.630 empresas na Alemanha responderam a uma pesquisa da Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), a entidade nacional das empresas de ofícios do país. Delas, 56% disseram que o aumento da burocracia toma muito do seu tempo.

Segundo a ZDH, esse tempo falta para o trabalho em si, e os serviços demoram mais. No setor de acabamento, que reúne eletricistas, encanadores, pintores e azulejistas, 67% das empresas apontaram prazos mais longos por causa da burocracia (pesquisa especial da ZDH, julho de 2023).

Burocracia, aqui, quer dizer normas e obrigações de comprovar e documentar. Os orçamentos nem entram nessa conta.

Os dados que um orçamento precisa do cliente

Um orçamento que você envia compromete você. É o que diz o § 145 do BGB, o Código Civil alemão: quem propõe um contrato a outra pessoa fica vinculado à proposta, a menos que tenha excluído esse vínculo.

Por isso vale a pena ter, antes de calcular, tudo o que muda o preço. Na maioria dos serviços, são 6 coisas:

• O nome como deve aparecer no orçamento. Num apartamento alugado, pergunte se o orçamento vai para o inquilino, para o proprietário ou para a administradora do imóvel.
• O endereço do local do serviço com código postal e, se for diferente, o endereço de cobrança.
• O que precisa ser feito, com medidas, material e o que já existe: fabricante e idade do aquecedor a gás, tamanho do banheiro, andar e se tem elevador.
• 2 ou 3 fotos, uma de perto e uma do cômodo inteiro.
• Até quando o serviço deve ficar pronto e em que dias tem alguém em casa.
• Se você precisa passar no local antes. Se quiser cobrar por uma estimativa de custos detalhada, avise antes. Pelo § 632 (3) do BGB, na dúvida, uma estimativa de custos não é remunerada.

Pergunte tudo numa mensagem só

Cada rodada de perguntas costuma custar um dia inteiro, e depois de cada rodada o cliente pode parar de responder. Por isso, pergunte tudo de uma vez.

O modelo usa um tom formal e educado, como é comum no setor. Ajuste o que está entre colchetes.

Olá, obrigado pelo seu pedido. Para prepararmos um orçamento, ainda precisamos de:

1. seu nome, como deve aparecer no orçamento
2. o endereço onde o serviço será feito, com código postal
3. o que precisa ser feito, de preferência com medidas e material
4. 2 ou 3 fotos, uma de perto e uma do cômodo inteiro
5. até quando o serviço deve ficar pronto

Assim que recebermos essas informações, retornamos em até [2] dias úteis. Atenciosamente, [Nome], [Empresa]

A lista serve para qualquer país e qualquer software. No Deskwoot, a partir do plano Startup, você salva a mensagem como resposta pronta e a insere em qualquer resposta, inclusive no WhatsApp.

Criar um orçamento no Lexware Office: os 6 passos

O Lexware Office é um software alemão de faturamento e contabilidade. Segundo a ajuda do Lexware, você cria um orçamento nele assim:

1. Clique em Belege (documentos), no topo.
2. Clique em + Neuer Beleg (novo documento) e escolha Angebot (orçamento).
3. Escolha o destinatário nos seus contatos ou digite os dados à mão.
4. Adicione os itens, do catálogo de artigos ou com descrição, quantidade e preço unitário.
5. Confira o layout na prévia.
6. Clique em Abschließen (finalizar). O orçamento passa para Offen (em aberto), e você pode enviá-lo por e-mail.

Rascunho, validade e aceite

Se você clicar só em Speichern (salvar), o orçamento continua como rascunho. Segundo o Lexware, o campo Gültig bis (válido até) não pode ser desativado, e na sua página sobre orçamentos o Lexware recomenda sempre informar a validade.

Quando o cliente aceita, o orçamento vira, segundo a descrição do Lexware, uma confirmação de pedido ou uma fatura com um clique.

Onde está a digitação repetida

O passo 3 e o texto do passo 4 são a digitação da noite. Nome, endereço e descrição estão no chat há tempos, só não estão no Lexware.

Do chat no WhatsApp ao rascunho de orçamento com o Deskwoot

O Deskwoot é o nosso produto, uma caixa de entrada compartilhada para o WhatsApp, o chat ao vivo do seu site, o e-mail e outros canais (conectar o WhatsApp). Desde outubro de 2026, ele se conecta ao Lexware Office.

Com isso, a digitação dos passos 3 e 4 deixa de existir: nome, endereço e descrição vão do chat para o Lexware como rascunho. O que mais a conexão mostra está no post de lançamento. Para orçamentos, há 2 caminhos.

Com o Fynn: o cliente confirma, o Lexware recebe o rascunho

O Fynn é o assistente de IA do Deskwoot. Quando você liga a opção Transformar pedidos de orçamento em rascunhos na página do Lexware Office, o Fynn reúne, em cada pedido de orçamento, o nome, o endereço com código postal, uma descrição do serviço e as datas preferidas.

Depois ele resume, mais ou menos assim:

Anotei o seguinte: trocar a base do box e refazer o rejunte, banheiro de aprox. 90 x 90 cm. Endereço: Lindenstraße 12, 79098 Freiburg. Data preferida: a partir de meados de novembro, de manhã. Contato: Anna Becker. Está certo? Então responda com Sim, e eu passo tudo para a nossa equipe.

O que vai no rascunho

Só depois do sim o Deskwoot cria o rascunho no Lexware. Ele tem uma linha de texto "Anfrage vom" (pedido de) com a data, e nela a descrição, os detalhes e o período desejado.

Não há preços nele, nem o e-mail ou o telefone do cliente. Esses dados ficam no Deskwoot. Dependendo do caso, o rascunho muda um pouco:

• Se o contato não estiver vinculado a um cliente no Lexware, o orçamento vai só para o nome e o endereço, e o Lexware não cria um cadastro de cliente.
• Se o Lexware registra sua empresa como pequena empresa pelo § 19 da UStG (a regra alemã que dispensa pequenas empresas de cobrar IVA), o rascunho sai sem IVA.
• Se o idioma do cliente no Deskwoot for inglês, o rascunho sai em inglês.

Onde o Fynn para

Em seguida, o Fynn avisa o cliente que a equipe vai entrar em contato com o orçamento e passa a conversa para sua equipe. Ele nunca promete preço, data ou horário de chegada para um serviço novo.

Ele cria no máximo 1 rascunho a cada 24 horas por conversa, e no máximo 30 por dia no workspace inteiro. Acima disso, sua equipe assume.

O Fynn não vê fotos. Quem vê é sua equipe, na conversa. O Deskwoot transforma em texto as mensagens de voz do WhatsApp e do Telegram para que o Fynn possa respondê-las (saiba mais).

No WhatsApp, acima da primeira resposta do Fynn aparece uma linha com "Fynn, o assistente de IA de" e o nome da sua empresa. Assim o cliente sabe que está conversando com uma IA (veja como fica).

O jeito mais fácil de ver como isso chega ao cliente é testar você mesmo: do seu celular pessoal, mande um pedido de orçamento para a sua caixa de entrada do WhatsApp. Depois, apague o rascunho de teste no Lexware.

Sem o Fynn: um clique na conversa

Prefere conversar com o cliente você mesmo? Na aba Detalhes de cada conversa, a seção Lexware Office tem o botão Criar rascunho de orçamento.

Ele abre uma janela com Descrição curta, Texto do pedido, Endereço e Válido até, que fica em 30 dias a partir de hoje se você não mudar nada. Você preenche com os dados do chat, e Criar rascunho envia tudo para o Lexware.

Isso funciona em todos os planos do Deskwoot, inclusive no gratuito.

Na manhã seguinte

Você abre Belege (documentos) no Lexware, pega o rascunho, adiciona os itens e os preços e finaliza. São os passos 4 a 6 lá de cima, sem digitar nada de novo.

Por que o preço fica com a empresa

Quanto custa uma troca muitas vezes depende do que está atrás do revestimento. Isso você vê na visita e às vezes nas fotos, mas raramente numa mensagem de chat às 22h.

Por isso o Fynn não diz preço para serviços novos, e o rascunho chega ao Lexware sem preços.

Quando o serviço fica mais caro que o estimado

Uma estimativa de custos sem compromisso também não é carta branca. Se der para prever que o serviço vai ultrapassá-la de forma significativa, você precisa avisar o cliente sem demora, pelo § 649 (2) do BGB.

Se o cliente rescindir o contrato por isso, pelo § 649 (1) você só tem direito ao pagamento pelo trabalho já feito, mais suas despesas. Quanto mais você souber sobre a obra antes de dar o primeiro número, menos isso acontece.

Perguntas sobre faturas no chat: o que o Fynn responde e o que fica com o escritório

O segundo tipo de mensagem que se acumula à noite: "Minha fatura já foi paga?", "Até quando preciso pagar?", "Quanto ainda falta pagar?"

Com a segunda opção, Responder perguntas sobre faturas e orçamentos, o Fynn assume parte disso. Para isso, ele precisa de acesso a pedidos em Configurações > Bots > Acesso a dados.

O que o Fynn diz ao cliente

• Se o cliente informar o número de uma fatura ou de um orçamento e o código postal do endereço que está nele, o Fynn diz o status, o total, o vencimento e o valor em aberto e, numa fatura paga, também a data do pagamento.
• Se o cliente já confirmou quem é, por exemplo por um link que o Fynn envia para o e-mail dele, ele também pode perguntar, sem número, pelas próprias faturas e orçamentos dos últimos 12 meses.
• Se número e código postal não combinam, o Fynn não diz nada sobre o documento. Ele nunca fala dos documentos de outros clientes e nunca mostra rascunhos.

O que o Fynn passa para sua equipe

• Parcelamentos, avisos de cobrança e taxas
• Descontos e contestações de fatura
• Correções, cancelamentos e cópias de fatura
• Dados bancários e questões fiscais
• Um pagamento que o cliente fez, mas que ainda aparece em aberto

Por que os avisos de cobrança ficam com o escritório

Avisos de cobrança têm consequências jurídicas. Pelo § 286 (1) do BGB, um aviso de cobrança enviado depois do vencimento coloca o cliente em mora.

Sem aviso, ele entra em mora no máximo 30 dias após o vencimento e o recebimento da fatura. Com clientes pessoa física, porém, isso só vale se a fatura chamar a atenção expressamente para essa consequência (§ 286 (3) do BGB). Se suas faturas não trazem esse aviso, inclua.

Todos os parágrafos de lei citados neste post são do direito alemão. Na Áustria ou na Suíça valem outras regras. Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico.

O que você precisa e quanto custa

No Lexware

Você precisa do Lexware Office XL. Segundo o Lexware, a Public API, pela qual o Deskwoot se conecta, existe a partir dessa versão.

A página de preços do Lexware informa para ela o preço normal de € 32,90 por mês mais IVA (em outubro de 2026).

No Deskwoot

• A conexão com o Lexware Office está em todos os planos, inclusive no plano gratuito Hacker, sem custo extra. Com ela, sua equipe vê faturas e orçamentos ao lado do chat e cria rascunhos com um clique.
• O Fynn está disponível a partir do plano Startup, por US$ 4 por pessoa da equipe por mês, ou US$ 3,20 no pagamento anual.
• Estão incluídas 50 conversas de IA por mês. Cada conversa a mais custa US$ 0,07 de um saldo pré-pago.
• Uma conversa conta uma vez por mês, não importa quantas vezes o Fynn responda nela ou quantas mensagens de voz o Deskwoot transforme em texto nela (como funciona a cobrança).

Como conectar o Lexware Office

1. No Lexware Office, crie uma chave em Erweiterungen > Weitere Apps > Public API.
2. Informe a chave no Deskwoot em Configurações > Integrações > Lexware Office.
3. Informe a data de vencimento. As chaves do Lexware valem no máximo 24 meses, e com a data o Deskwoot avisa seus administradores por e-mail 30 e 7 dias antes.
4. Na página do Lexware Office, ligue o que o Fynn deve fazer e salve. As duas opções começam desligadas, e o Fynn só passa a segui-las depois que um administrador salvar as configurações uma vez.

O passo a passo completo está no artigo de ajuda Conectar o Lexware Office.

Como começar

Comece amanhã com o modelo lá de cima, seja qual for o software que você usa. Durante uma semana, conte quantas vezes ainda precisa perguntar algo depois.

Se depois disso você também quiser parar de digitar os pedidos, crie um workspace no Deskwoot, conecte o Lexware Office e transforme o próximo pedido no seu primeiro rascunho com Criar rascunho de orçamento.

O teste dura 7 dias no Enterprise, sem cartão de crédito e com até 30 assentos, incluindo o seu.

Depois, você escolhe um plano pago ou continua no plano gratuito Hacker. A conexão com o Lexware Office e o botão de rascunhos continuam com você, só o Fynn precisa de um plano pago.

Há mais para empresas de serviços e reformas na página Deskwoot para serviços e reformas.