Las facturas y los presupuestos de Lexware Office ahora aparecen en cada conversación

Es viernes por la tarde y un cliente escribe por WhatsApp: "Pagué la factura RE1019 el martes. ¿Llegó el dinero?" Tú estás arriba de una escalera. Sin la factura junto al chat, la respuesta espera hasta que alguien se sienta frente a Lexware Office, busca al cliente y revisa el pago. Tal vez el lunes.

Desde hoy, Deskwoot se conecta con Lexware Office. Tu equipo ve las facturas y los presupuestos de cada cliente junto a la conversación, Fynn puede responder ese mensaje él mismo y las solicitudes de presupuesto del chat se convierten en borradores en Lexware. Tu equipo usa Lexware Office en todos los planes, y lo que Fynn hace con él viene con todos los planes de pago.

Cómo responde Fynn a "¿Está pagada mi factura?"

Fynn pide el código postal de la dirección que aparece en la factura. Cuando el número de factura y el código postal pertenecen al mismo documento, responde con su estado: pagada, pendiente con su fecha de vencimiento, pagada en parte con lo que falta, o vencida. Antes de que el cliente esté verificado, no dice nada sobre ningún otro documento.

Cuando el cliente ya está verificado, por ejemplo porque confirmó el enlace que Fynn envía a su dirección de email, responde preguntas sobre sus propias facturas y presupuestos del último año. Nunca muestra borradores y nunca pone precio a un trabajo nuevo. Un pago que el cliente hizo y que todavía aparece como pendiente, un plan de pagos, un cargo por recordatorio, una corrección o una copia de una factura van a tu equipo.

Las solicitudes de presupuesto se convierten en borradores en Lexware

Alguien pide un presupuesto para una caldera nueva. Fynn reúne el nombre, la dirección con el código postal, lo que hay que hacer y los días que le quedan bien, lo repite y le pide al cliente que lo confirme. Después del sí, crea un borrador de presupuesto en Lexware con la solicitud como una línea de texto y sin precios, le dice al cliente que el equipo le enviará el presupuesto y pasa la conversación a tu equipo. Tú pones los precios en el borrador y lo envías desde Lexware, como siempre.

El borrador nunca lleva la dirección de email ni el número de teléfono del cliente. Para un visitante que todavía no es cliente en Lexware, Lexware no crea ninguna ficha de cliente: el presupuesto va solo a nombre de esa persona y a su dirección.

Lo que ve tu equipo

Abre una conversación, y la sección Lexware Office de la pestaña Detalles muestra las facturas y los presupuestos del cliente, del más nuevo al más antiguo, con número, fecha, total y estado. Una factura pendiente muestra cuándo vence o cuánto falta pagar, una vencida desde cuándo, y un presupuesto enviado hasta cuándo es válido. Cada número abre el documento en Lexware.

Deskwoot sugiere el cliente de Lexware que tiene la dirección de email del contacto. Si no, vinculas uno por nombre, email o número de cliente, o creas uno con Crear en Lexware. Crear borrador de presupuesto hace un borrador desde cualquier conversación, y Copilot lee el cliente de Lexware del contacto (el vinculado, o el que tiene la dirección de email del contacto) con sus facturas y presupuestos más recientes, así que puedes preguntarle si la última factura está pagada.

Lo que Deskwoot nunca hace

Deskwoot nunca cambia una factura, nunca finaliza un presupuesto y nunca guarda facturas, presupuestos ni montos. Los lee de Lexware mientras se muestran. Lo que guarda es la clave (cifrada), el nombre de tu empresa y a qué cliente de Lexware está vinculado un contacto.

Conecta Lexware Office en 3 pasos

Necesitas Lexware Office XL, el plan con la Public API.

1. En Lexware Office, abre Erweiterungen > Weitere Apps > Public API, crea una clave con todos los permisos, ponle el nombre Deskwoot y cópiala.
2. En Deskwoot, ve a Configuración > Integraciones, haz clic en la tarjeta Lexware Office y luego en Conectar Lexware Office.
3. Pega la clave, escribe en Válida hasta la fecha que Lexware muestra junto a ella y haz clic en Conectar.

Deskwoot revisa la clave enseguida y les avisa a tus administradores 30 y 7 días antes de que venza, porque las claves de Lexware duran como máximo 24 meses. Después eliges en la página Lexware Office lo que Fynn puede hacer: Responder preguntas sobre facturas y presupuestos, y Convertir solicitudes de presupuesto en borradores. Las dos empiezan apagadas. La guía completa está en el artículo de ayuda Conecta Lexware Office.

Tu equipo usa Lexware Office en todos los planes, y conectarlo no cuesta nada extra en Deskwoot. Lo que Fynn hace con él viene con todos los planes de pago, desde Startup, y la prueba de 7 días lo incluye.