Réservations de salon par WhatsApp : 3 créneaux libres tirés du calendrier de chaque coiffeur, confirmés par vous en 1 clic

Il est 21 h 40 et une cliente écrit sur WhatsApp : « Mia aurait un créneau pour une coupe samedi matin ? » Vous répondez depuis le canapé, ou vous voyez le message mardi, quand elle a déjà réservé ailleurs.

Fynn, l'assistant IA de Deskwoot, peut lui répondre avec des créneaux libres tirés du calendrier de Mia. Cet article présente les réglages qui rendent cela possible : un calendrier par coiffeur, la vraie durée de chaque prestation, des pauses qui restent libres et qui confirme.

Près de la moitié des réservations arrive salon fermé

Phorest, une entreprise qui vend des logiciels pour salons, a étudié les réservations de plus de 5,000 salons et spas. 46% d'entre elles sont arrivées pendant que le salon était fermé (Hairdressers Journal, 2019).

Ce sont des chiffres d'un éditeur de logiciels, et ils datent de quelques années. Mais toute personne qui a déjà répondu à des demandes de rendez-vous depuis son lit s'y reconnaîtra.

Depuis le 23 octobre 2026, Fynn peut répondre lui-même à ce genre de message. Il propose de vrais créneaux libres tirés du calendrier Outlook de la coiffeuse et réserve celui que la cliente accepte. Le fonctionnement détaillé est dans notre article de lancement.

Un calendrier pour chaque coiffeur

Fynn ne propose des créneaux que dans les calendriers que vous activez dans les paramètres Rendez-vous. Chacun porte un nom que vos clients voient, donc « Mia » marche mieux que « Fauteuil 2 ».

Quand une cliente demande Mia, Fynn cherche uniquement dans le calendrier de Mia. Quand peu lui importe qui la coiffe, n'importe quel calendrier fait l'affaire.

Dans ce cas, l'ordre de votre liste décide qui obtient la réservation quand 2 coiffeurs sont libres au même moment. Si vous voulez que le planning de votre dernière recrue se remplisse en premier, placez-la tout en haut.

Outlook pour l'instant, de 2 façons

Pour l'instant, cela fonctionne avec Outlook, sur un compte Microsoft 365 ou Outlook.com. Google Calendar n'est pas encore disponible. Vous avez 2 façons de le mettre en place :

• Chaque coiffeur connecte son propre compte Outlook : une personne avec des droits d'administrateur dans Deskwoot lance la connexion, et le coiffeur se connecte à Microsoft dans ce même navigateur. Deskwoot accepte plusieurs connexions.
• Un seul compte du salon contient un calendrier par coiffeur. Microsoft explique comment créer des calendriers supplémentaires dans Outlook.

Jusqu'à 20 calendriers peuvent être réservables.

Un calendrier « Salon fermé » pour toute l'équipe

La deuxième option a un avantage en plus : un calendrier peut aussi être bloqué par d'autres calendriers du même compte.

Créez un calendrier « Salon fermé » pour les jours fériés et les formations d'équipe, et laissez-le bloquer tous les coiffeurs. Une seule entrée, et Fynn arrête de proposer ce jour-là pour tout le monde.

Ce que lit Deskwoot, et le piège de « Libre »

Deskwoot lit seulement quand un calendrier est occupé : quand une entrée commence, quand elle se termine et si elle apparaît comme occupée. Il ne lit jamais les titres, les notes ni les invités.

Conséquence : une entrée réglée sur Libre ou Travail ailleurs dans le champ Afficher comme d'Outlook compte comme du temps disponible. Un jour de congé enregistré en Libre, c'est un jour que Fynn remplira avec plaisir.

Indiquez le temps réel de chaque prestation

Un type de rendez-vous, c'est un nom que vos clients voient et une durée comprise entre 5 et 480 minutes. Un espace de travail peut en avoir jusqu'à 30.

Indiquez combien de temps le fauteuil est vraiment occupé, temps de pose et shampoing compris. Le temps que vous arrivez à tenir un bon samedi est trop court pour un mardi avec une nouvelle cliente un peu stressée.

Un exemple pour un petit salon de coiffure :

Cette dernière remarque est une règle : Fynn ne propose un créneau que si tout le rendez-vous se termine avant la fermeture. Il réserve aussi chaque type comme un seul bloc dans le calendrier d'un seul coiffeur, avec 2 conséquences.

Les trous dans une prestation restent invisibles

Si vos coloristes glissent une coupe homme pendant le temps de pose d'une couleur, Fynn ne voit pas ce créneau. Ce genre de jonglage reste entre vos mains.

Chaque type peut tomber dans chaque calendrier

Il n'existe pas de bouton « seule Mia fait le balayage ». Pour les prestations que seuls certains coiffeurs font (par exemple le balayage ou les extensions), vous avez 2 options :

• Les laisser hors des types réservables et traiter ces demandes vous-même.
• Confier les nouvelles réservations à votre équipe, pour que quelqu'un vérifie le coiffeur avant d'appuyer sur Confirmer.

Un type peut aussi être mis en pause, pratique quand votre seule spécialiste des extensions s'absente 2 semaines.

Nouvelles clientes couleur et le test de 48 heures

Le NHS, le service de santé britannique, conseille de tester une coloration au moins 48 heures avant de l'utiliser. Si votre salon demande un test aux nouvelles clientes couleur, il doit avoir lieu avant le rendez-vous.

Fynn ne demande jamais d'informations de santé aux clients, c'est voulu. Il vous reste donc 2 façons de faire :

• Passer le délai minimum à 48 heures. Il s'applique alors à tous les types, même à une petite coupe de frange.
• Confier les nouvelles réservations à votre équipe et envoyer les infos sur le test avant d'appuyer sur Confirmer.

Horaires réservables, et des pauses qui restent libres

Les horaires réservables, c'est une heure d'ouverture et une heure de fermeture par jour de la semaine, dans votre fuseau horaire. Les clients ne peuvent réserver qu'à l'intérieur de ces horaires.

Ils valent pour tous les calendriers, et une journée n'a pas de trou. Les pauses et les journées courtes se mettent donc dans le calendrier réservable de chaque coiffeur :

• Déjeuner : une entrée récurrente de 13 h à 13 h 30, affichée comme Occupé.
• Une coiffeuse qui travaille du mardi au jeudi : des entrées récurrentes les autres jours, affichées comme Occupé ou Absent du bureau.
• Le dentiste ou une formation : le coiffeur l'ajoute comme n'importe quelle autre entrée, et Fynn arrête de proposer ce créneau.

Les 4 règles de réservation à côté des horaires

Vérifiez d'abord l'Aperçu

L'Aperçu, sur la même page, liste les prochains créneaux libres que Fynn proposerait tout de suite, pour n'importe quel type et n'importe quel coiffeur. Vérifiez-le avant d'activer Fynn.

Si Mia apparaît libre à 13 h 15, son entrée du déjeuner est réglée sur Libre.

Votre équipe confirme, ou Fynn réserve seul

Vous faites ce choix 3 fois : pour les nouvelles réservations, pour les annulations et pour les déplacements. Les 3 démarrent sur « Votre équipe, en 1 clic ».

Quand votre équipe confirme

Si votre équipe confirme, le oui de la cliente bloque le créneau et envoie une demande. Une carte avec Confirmer et Refuser apparaît dans la conversation, et votre équipe reçoit une notification. Si la demande attend toujours après 2 heures, 1 rappel suit.

Avec Refuser, vous pouvez proposer jusqu'à 3 autres créneaux à la place. La cliente peut en choisir un sous 48 heures (ou jusqu'au début du dernier créneau proposé), et Fynn le réserve s'il est toujours libre.

Une demande attend au maximum 23 heures. Si personne ne décide, la cliente lit « Nous n'avons pas pu confirmer [le créneau] à temps. Un membre de l'équipe va répondre ici. » et la conversation revient à votre équipe.

Ce que voit la cliente

La première réponse de Fynn est formulée avec ses propres mots. Ses 2 derniers messages sont des textes fixes de Deskwoot, identiques à chaque fois.

Cliente : Bonjour, Mia aurait un créneau pour une coupe femme samedi matin ?

Fynn : Mia est libre samedi à 9 h 00, 10 h 30 ou 11 h 30 (heure de Londres). Lequel vous convient, et à quel nom dois-je réserver ?

Cliente : 10 h 30 s'il vous plaît, Lena Park

Fynn : J'envoie à l'équipe une demande pour Coupe femme le samedi 14 novembre, 10:30 (heure de Londres) avec Mia pour Lena Park ? Répondez oui, ou indiquez-moi un autre horaire.

Cliente : Oui

Fynn : Votre demande pour Coupe femme le samedi 14 novembre, 10:30 (heure de Londres) est entre les mains de l'équipe. Vous recevrez la confirmation ici.

Avec l'équipe, le premier créneau arrive plus tard

Quand votre équipe confirme, les créneaux proposés par Fynn changent aussi. Il ne propose qu'un créneau qui laisse à votre équipe au moins 1 heure dans les horaires réservables pour confirmer avant le début du délai minimum.

Avec une ouverture à 9 h et le délai par défaut de 2 heures, une cliente qui écrit à 22 h reçoit au plus tôt des créneaux à partir de midi le lendemain. C'est le prix d'une vérification humaine, et ça vaut généralement le coup.

Quand Fynn réserve seul

Avec « Fynn, après le oui du client », le rendez-vous entre directement dans le calendrier et votre équipe reçoit une notification.

Fynn réserve seul au maximum 5 rendez-vous sur une heure glissante. Au-delà, ça attend votre équipe.

Quel mode pour votre salon

Notre règle simple : décidez selon votre prestation la plus délicate. Un salon de barbier où chaque barbier fait toutes les coupes, sans test ni acompte, peut laisser Fynn réserver.

Un salon qui fait de la couleur pour les nouvelles clientes, demande des acomptes sur les longues prestations ou a des coiffeurs aux compétences différentes devrait confirmer. Vous voyez alors qui a réservé quoi, avec qui, avant que ce soit définitif.

La fenêtre de 24 heures de WhatsApp

Sur WhatsApp, décider vite a un deuxième avantage. Meta ne laisse une entreprise envoyer des messages normaux que dans les 24 heures qui suivent le dernier message du client. Après, seuls des modèles approuvés peuvent partir (documentation développeurs de Meta).

Une demande expire au plus tard après 23 heures, donc votre décision arrive chez la cliente pendant que cette fenêtre est encore ouverte.

Une annulation quelques jours plus tard, c'est autre chose. Imaginons qu'une coiffeuse se déclare malade le vendredi pour un rendez-vous du samedi pris le lundi, et que la cliente n'ait plus écrit depuis. La fenêtre est fermée, la cliente n'est pas prévenue sur WhatsApp, et la carte l'indique.

Envoyez plutôt un modèle approuvé depuis la zone de réponse (voir modèles WhatsApp).

Règles pour annuler et déplacer

Les annulations et les déplacements ont les mêmes 2 options :

• Annuler, avec votre équipe : Fynn obtient le oui du client, puis votre équipe annule en 1 clic. D'ici là, le rendez-vous reste réservé.
• Annuler, par Fynn : Fynn annule après le oui du client, le retire du calendrier et prévient votre équipe.
• Déplacer, avec votre équipe : Fynn propose des créneaux libres et bloque celui que le client choisit. Votre équipe le déplace en 1 clic, et l'ancien créneau reste en place d'ici là.
• Déplacer, par Fynn : Fynn le déplace après le oui du client, dans le calendrier aussi, et prévient votre équipe.

Si vous facturez les annulations tardives

Confiez les annulations à votre équipe. Une personne voit chacune d'elles tant que le créneau est encore dans le planning et peut rappeler votre politique à la cliente. Fynn peut citer cette politique à partir de votre propre contenu.

Les déplacements sont plus faciles à déléguer. La cliente garde un rendez-vous, et l'ancien créneau reste réservé jusqu'à ce que le nouveau soit fixé.

2 limites qui protègent votre planning

Fynn ne modifie un rendez-vous que pour le client à qui il appartient : dans la conversation où il a été réservé, ou une fois que le client a confirmé son identité.

Fynn réserve aussi au maximum 2 rendez-vous à venir par client. Quand un parent réserve des coupes pour ses 3 enfants, un membre de l'équipe prend le relais pour le troisième.

Ce qui arrive dans votre calendrier

Chaque réservation crée une entrée privée, affichée comme Occupé, avec pour titre le type et le nom du client (« Coupe femme: Lena Park »).

L'entrée contient l'e-mail ou le numéro de téléphone du client et un lien vers la conversation, rien du chat lui-même. Elle n'a pas de participants, donc personne ne reçoit d'e-mail d'invitation.

Si vous déconnectez un jour le calendrier, les entrées créées par Deskwoot restent là où elles sont.

Ce que ça coûte, et comment l'essayer

Connecter un calendrier fonctionne sur tous les forfaits Deskwoot, y compris le forfait gratuit Hacker. Pour que Fynn propose et réserve des créneaux, il faut un forfait payant, à partir de Startup :

• $4 par agent et par mois, ou $3.20 en facturation annuelle
• 50 conversations IA par mois pour tout l'espace de travail
• $0.07 pour chaque conversation en plus

Une conversation de réservation compte une seule fois par mois, quel que soit le nombre de messages. Tous les forfaits sont sur la page des tarifs.

Pour la cliente de 21 h 40, cela veut dire de vrais créneaux tirés du calendrier de Mia le soir même. Vous confirmez son choix en 1 clic, ou Fynn le réserve, et le rendez-vous s'affiche dans le calendrier Outlook que Mia utilise déjà.

Tout ce que Fynn fait d'autre pour les salons, comme les questions de prix et les messages vocaux, se trouve sur notre page salons.

Pour tester, inscrivez-vous, connectez le calendrier Outlook d'un coiffeur et ajoutez un seul type de rendez-vous. L'Aperçu montre les créneaux que Fynn proposerait avant qu'un client les voie, et vous pouvez connecter votre numéro WhatsApp avant qu'un client écrive.

L'essai gratuit dure 7 jours sur le forfait Enterprise, sans carte, pour jusqu'à 30 sièges, le vôtre compris, et il inclut la réservation. À la fin, choisissez un forfait ou restez sur le forfait gratuit Hacker.