Agendamentos no salão pelo WhatsApp: 3 horários livres do calendário de cada profissional, confirmados por você com 1 toque

São 21h40 e uma cliente escreve no WhatsApp: “Será que a Mia tem horário para um corte no sábado de manhã?” Você responde do sofá, ou só vê a mensagem na terça, quando ela já marcou em outro lugar.

O Fynn, o assistente de IA do Deskwoot, pode responder com horários livres do calendário da Mia. Este post mostra as configurações por trás disso: um calendário por profissional, a duração real de cada serviço, pausas que continuam livres e quem confirma.

Quase metade dos agendamentos de salão chega fora do expediente

A Phorest, uma empresa que vende software para salões, analisou os agendamentos de mais de 5.000 salões e spas. Desses agendamentos, 46% chegaram com o salão fechado (Hairdressers Journal, 2019).

São dados de um fornecedor, e de alguns anos atrás. Mesmo assim, quem já respondeu pedido de horário deitado na cama vai se reconhecer.

Desde 23 de outubro de 2026, o Fynn pode responder esse tipo de mensagem sozinho. Ele oferece horários livres de verdade do calendário do Outlook da profissional e agenda o que o cliente aceitar. Como isso funciona está no nosso post de lançamento.

Dê um calendário a cada profissional

O Fynn só oferece horários dos calendários que você ativa nas configurações de Agendamentos. Cada um ganha um nome que os seus clientes veem, então “Mia” funciona melhor que “Cadeira 2”.

Quando um cliente pede a Mia, o Fynn procura só no calendário da Mia. Quando tanto faz quem vai cortar, qualquer calendário serve.

Aí a ordem da sua lista decide quem fica com o agendamento quando 2 profissionais estão livres no mesmo horário. Se você quer que a agenda da profissional mais nova encha primeiro, coloque o calendário dela no topo.

Hoje no Outlook, com 2 jeitos de configurar

Hoje isso funciona com o Outlook, numa conta Microsoft 365 ou Outlook.com. O Google Calendar ainda não está disponível. Dá para configurar de 2 jeitos:

• Cada profissional conecta a própria conta do Outlook: alguém com permissão de administrador no Deskwoot inicia a conexão, e a profissional entra na conta Microsoft nesse mesmo navegador. O Deskwoot aceita mais de uma conexão.
• Uma conta do salão tem um calendário para cada profissional. A Microsoft mostra como criar calendários adicionais no Outlook.

Até 20 calendários podem ser agendáveis.

Um calendário “Salão fechado” para a equipe toda

A segunda opção tem um bônus: um calendário também pode ser bloqueado por outros calendários da mesma conta.

Crie um calendário “Salão fechado” para feriados e treinamentos da equipe e deixe que ele bloqueie o calendário de cada profissional. Um único evento, e o Fynn para de oferecer aquele dia para todo mundo.

O que o Deskwoot lê, e a armadilha do Livre

O Deskwoot só lê quando um calendário está ocupado: quando um evento começa, quando termina e se ele aparece como ocupado. Ele nunca lê títulos, anotações nem quem foi convidado.

Isso tem um efeito colateral: um evento marcado como Livre ou Trabalhando em outro lugar no campo Mostrar como do Outlook conta como horário disponível. Uma folga salva como Livre é um dia que o Fynn vai preencher com todo o prazer.

Coloque o tempo que cada serviço leva de verdade

Um tipo de agendamento é um nome que os seus clientes veem, mais uma duração entre 5 e 480 minutos. Um workspace pode ter até 30 tipos.

Informe quanto tempo a cadeira fica ocupada de verdade, com tempo de pausa e lavagem incluídos. O tempo que você consegue num sábado bom é curto demais para uma terça com um cliente novo e nervoso.

Um exemplo para um pequeno salão de cabeleireiro:

Essa última observação é uma regra: o Fynn só oferece um horário quando o agendamento inteiro termina antes de o salão fechar. Ele também agenda cada tipo como um bloco único no calendário de uma só profissional, e isso tem 2 consequências.

Brechas dentro de um serviço ficam invisíveis

Se as suas coloristas encaixam um corte masculino no tempo de pausa de uma coloração, o Fynn não enxerga essa janela. Esse tipo de malabarismo continua com você.

Qualquer tipo pode cair em qualquer calendário

Não existe uma opção “só a Mia faz balayage”. Para serviços que só algumas profissionais fazem (como balayage ou alongamento), você tem 2 opções:

• Deixar esses serviços fora dos tipos agendáveis e cuidar desses pedidos por conta própria.
• Deixar os novos agendamentos com a sua equipe, para alguém conferir a profissional antes de tocar em Confirmar.

Um tipo também pode ser pausado, o que ajuda quando a única pessoa do salão que faz alongamento fica 2 semanas fora.

Clientes novos de coloração e o teste de 48 horas

O NHS, o serviço público de saúde do Reino Unido, recomenda testar uma tinta de cabelo pelo menos 48 horas antes de usá-la. Se o seu salão pede um teste a clientes novos de coloração, ele precisa acontecer antes do agendamento.

O Fynn nunca pede informações de saúde aos clientes, e isso é proposital. Sobram 2 jeitos de lidar com o teste:

• Aumentar a antecedência mínima para 48 horas. Aí ela vale para todos os tipos, até para um acerto rápido de franja.
• Deixar os novos agendamentos com a sua equipe e enviar as informações do teste antes de tocar em Confirmar.

Horários agendáveis, e como as pausas ficam livres

Os horários agendáveis são um horário de abertura e um de fechamento por dia da semana, no seu fuso horário. Os clientes só podem agendar dentro deles.

Eles valem para todos os calendários, e o dia não tem nenhuma lacuna no meio. Por isso, pausas e dias mais curtos ficam no calendário agendável de cada profissional:

• Almoço: um evento recorrente das 13h às 13h30, marcado como Ocupado.
• Uma profissional que trabalha de terça a quinta: eventos recorrentes nos outros dias, marcados como Ocupado ou Ausente.
• Dentista ou um curso: a profissional coloca no calendário como qualquer outro evento, e o Fynn para de oferecer esse horário.

As 4 regras de agendamento ao lado dos horários

Confira a Prévia antes

A Prévia, na mesma página, lista os próximos horários livres que o Fynn ofereceria agora, para qualquer tipo e qualquer profissional. Confira antes de ativar o Fynn.

Se a Mia aparece livre às 13h15, o evento de almoço dela está como Livre.

A sua equipe confirma, ou o Fynn agenda sozinho

Você faz essa escolha 3 vezes: para novos agendamentos, para cancelamentos e para remarcações. As 3 começam em “Sua equipe, com 1 toque”.

Quando a sua equipe confirma

Com a sua equipe confirmando, o sim do cliente reserva o horário e envia um pedido. Um card com Confirmar e Recusar aparece na conversa, e a sua equipe recebe uma notificação. Se o pedido ainda estiver esperando depois de 2 horas, vem 1 lembrete.

Com Recusar, você pode oferecer até 3 outros horários no lugar. O cliente pode escolher um deles em até 48 horas (ou até o último horário oferecido começar), e o Fynn agenda se ele ainda estiver livre.

Um pedido espera no máximo 23 horas. Se ninguém decidir, o cliente lê “Não conseguimos confirmar [o horário] a tempo. Alguém da equipe vai responder aqui.” e a conversa vai para a sua equipe.

O que o cliente vê

Na primeira resposta, o Fynn usa as próprias palavras. As 2 últimas mensagens dele são textos fixos do Deskwoot, que saem iguais toda vez.

Cliente: Oi! Será que a Mia tem horário para um corte feminino no sábado de manhã?

Fynn: A Mia está livre no sábado às 9h, 10h30 ou 11h30 (horário de São Paulo). Qual fica melhor para você, e em que nome eu marco?

Cliente: 10h30, por favor. Lena Park

Fynn: Posso enviar à equipe um pedido de Corte feminino em sábado, 14 de novembro, 10:30 (horário de São Paulo) com Mia para Lena Park? Responda sim, ou me diga outro horário.

Cliente: Sim

Fynn: Seu pedido de Corte feminino em sábado, 14 de novembro, 10:30 (horário de São Paulo) está com a equipe. Você vai receber a confirmação aqui.

Com a equipe confirmando, o primeiro horário fica mais tarde

Esse modo também muda quais horários o Fynn oferece. Ele só oferece um horário que deixe para a sua equipe pelo menos 1 hora dentro dos horários agendáveis para confirmar, antes de começar a antecedência mínima.

Com horários a partir das 9h e a antecedência padrão de 2 horas, um cliente que escreve às 22h recebe horários a partir do meio-dia do dia seguinte, no mínimo. Esse é o preço de uma conferência feita por uma pessoa, e normalmente vale a pena.

Quando o Fynn agenda sozinho

Com “Fynn, depois do sim do cliente”, o agendamento vai direto para o calendário e a sua equipe recebe uma notificação.

O Fynn agenda sozinho no máximo 5 horários em qualquer janela de 60 minutos. O que passar disso espera a sua equipe.

Qual opção combina com o seu salão

Nossa regra prática: decida pelo seu serviço mais complicado. Uma barbearia em que todo barbeiro faz todo tipo de corte, sem teste e sem sinal, pode deixar o Fynn agendar.

Um salão com coloração para clientes novos, sinal em serviços longos ou profissionais com habilidades diferentes deve confirmar. Assim você vê quem marcou o quê, com quem, antes de ficar definitivo.

A janela de 24 horas do WhatsApp

No WhatsApp, decidir rápido tem uma segunda vantagem. A Meta só deixa uma empresa enviar mensagens normais em até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Depois disso, só saem modelos aprovados (documentação da Meta para desenvolvedores).

Um pedido expira em no máximo 23 horas, então a sua decisão chega ao cliente enquanto essa janela ainda está aberta.

Um cancelamento dias depois é diferente. Digamos que uma profissional avisa na sexta que está doente, e o cliente que marcou o sábado na segunda não escreveu desde então. A janela já fechou, o cliente não fica sabendo pelo WhatsApp, e o card mostra isso.

Nesse caso, envie um modelo aprovado pela caixa de resposta (veja modelos do WhatsApp).

Regras para cancelar e remarcar

Cancelamentos e remarcações têm as mesmas 2 opções:

• Cancelar, com a sua equipe: o Fynn pede o sim do cliente, e depois a sua equipe cancela com 1 toque. Até lá, o agendamento continua marcado.
• Cancelar, pelo Fynn: o Fynn cancela depois do sim do cliente, tira do calendário e avisa a sua equipe.
• Remarcar, com a sua equipe: o Fynn oferece horários livres e reserva o que o cliente escolher. A sua equipe remarca com 1 toque, e até lá o horário antigo continua valendo.
• Remarcar, pelo Fynn: o Fynn remarca depois do sim do cliente, também no calendário, e avisa a sua equipe.

Se você cobra por cancelamento em cima da hora

Deixe os cancelamentos com a sua equipe. Assim uma pessoa vê cada um enquanto o horário ainda está na agenda e pode lembrar o cliente da sua política. O Fynn consegue citar essa política a partir do seu próprio conteúdo.

Remarcações são mais fáceis de entregar ao Fynn. O cliente continua com um horário, e o antigo fica reservado até o novo estar definido.

2 limites que protegem a sua agenda

O Fynn só muda um agendamento para o cliente dono dele: na conversa em que ele foi marcado, ou depois que o cliente confirmou a identidade.

O Fynn também marca no máximo 2 agendamentos futuros por cliente. Quando uma mãe ou um pai marca corte para 3 filhos, alguém da equipe assume o terceiro.

O que entra no seu calendário

Cada agendamento cria um evento privado, marcado como Ocupado, com o tipo e o nome do cliente no título (“Corte feminino: Lena Park”).

O evento traz o email ou o telefone do cliente e um link para a conversa, nada do chat em si. Ele não tem participantes, então ninguém recebe convite por email.

Se um dia você desconectar o calendário, os eventos que o Deskwoot criou continuam onde estão.

Quanto custa, e como testar

Conectar um calendário funciona em todos os planos do Deskwoot, inclusive no plano gratuito Hacker. Para o Fynn oferecer e agendar horários, você precisa de um plano pago, a partir do Startup:

• US$ 4 por agente ao mês, ou US$ 3,20 com cobrança anual
• 50 conversas de IA por mês para o workspace inteiro
• US$ 0,07 por conversa extra

Uma conversa de agendamento conta uma vez no mês, não importa quantas mensagens ela tenha. Todos os planos estão na página de preços.

Para a cliente das 21h40, isso significa horários de verdade do calendário da Mia na mesma noite. Você confirma a escolha dela com 1 toque, ou o Fynn agenda, e o horário fica no calendário do Outlook que a Mia já usa no dia a dia.

O que mais o Fynn resolve para salões, como perguntas sobre preço e mensagens de voz, está na nossa página para salões.

Para testar, crie uma conta, conecte o calendário do Outlook de uma profissional e adicione um único tipo de agendamento. A Prévia mostra os horários que o Fynn ofereceria antes que qualquer cliente os veja, e você pode conectar o seu número de WhatsApp antes de um cliente escrever.

O teste dura 7 dias no plano Enterprise, sem cartão, com até 30 assentos incluindo o seu, e já inclui o agendamento. Quando ele terminar, escolha um plano ou fique no plano gratuito Hacker.