Reservas de salón por WhatsApp: 3 horarios libres del calendario de cada estilista, confirmados por ti con 1 toque

Son las 9:40 p. m. y una clienta escribe por WhatsApp: “¿Mia tendrá lugar para un corte el sábado en la mañana?” Le contestas desde el sillón, o lo ves el martes, cuando ella ya reservó en otro lado.

Fynn, el asistente de IA de Deskwoot, puede contestarle con horarios libres del calendario de Mia. Este artículo explica la configuración que hay detrás: un calendario por estilista, la duración real de cada servicio, pausas que siguen libres y quién confirma.

Casi la mitad de las reservas llega con el salón cerrado

Phorest, una empresa que vende software para salones, revisó las reservas de más de 5,000 salones y spas. El 46% llegó mientras el salón estaba cerrado (Hairdressers Journal, 2019).

Son datos de un proveedor y tienen algunos años. Aun así, cualquiera que haya contestado pedidos de cita desde la cama lo va a reconocer.

Desde el 23 de octubre de 2026, Fynn puede contestar ese tipo de mensajes por su cuenta. Ofrece horarios libres reales del calendario de Outlook de la estilista y reserva el que la clienta acepta. Cómo funciona por dentro está en nuestro artículo de lanzamiento.

Dale un calendario a cada estilista

Fynn solo ofrece horarios de los calendarios que activas en la configuración de Citas. Cada uno lleva un nombre que ven tus clientes, así que “Mia” funciona mejor que “Silla 2”.

Cuando una clienta pide a Mia, Fynn busca solo en el calendario de Mia. Cuando le da igual quién la atienda, sirve cualquier calendario.

En ese caso, el orden de tu lista decide quién se queda con la reserva cuando 2 estilistas están libres a la misma hora. Si quieres que la agenda de tu estilista más nueva se llene primero, ponla arriba de todo.

Hoy con Outlook, de 2 maneras

Por ahora esto funciona con Outlook, en una cuenta de Microsoft 365 o de Outlook.com. Google Calendar todavía no está disponible. Puedes configurarlo de 2 maneras:

• Cada estilista conecta su propia cuenta de Outlook: alguien con permisos de administrador en Deskwoot inicia la conexión, y la estilista inicia sesión en Microsoft en ese mismo navegador. Deskwoot acepta más de una conexión.
• Una sola cuenta del salón tiene un calendario por estilista. Microsoft explica cómo crear calendarios adicionales en Outlook.

Puedes tener hasta 20 calendarios reservables.

Un calendario “Salón cerrado” para todo el equipo

La segunda opción trae un extra: un calendario también puede quedar bloqueado por otros calendarios de la misma cuenta.

Crea un calendario “Salón cerrado” para feriados y capacitaciones del equipo, y haz que bloquee a todas las estilistas. Con una sola entrada, Fynn deja de ofrecer ese día para todo el mundo.

Qué lee Deskwoot, y la trampa de Libre

Deskwoot solo lee cuándo un calendario está ocupado: cuándo empieza una entrada, cuándo termina y si aparece como ocupada. Nunca lee títulos, notas ni a quién se invitó.

Un efecto secundario: una entrada marcada como Libre o Trabajando en otro lugar en el campo Mostrar como de Outlook cuenta como tiempo disponible. Un día libre guardado como Libre es un día que Fynn va a llenar con gusto.

Pon el tiempo que de verdad lleva cada servicio

Un tipo de cita es un nombre que ven tus clientes más una duración de entre 5 y 480 minutos. Un espacio de trabajo puede tener hasta 30.

Pon cuánto tiempo queda ocupada la silla de verdad, con tiempo de pose y lavado incluidos. El tiempo que logras un buen sábado se queda corto para un martes con una clienta nueva y nerviosa.

Un ejemplo para un salón de peluquería pequeño:

Esa última nota es una regla: Fynn solo ofrece un horario si la cita completa termina antes del cierre. Además, reserva cada tipo como un solo bloque en el calendario de una sola estilista, y eso tiene 2 consecuencias.

Los huecos dentro de un servicio no se ven

Si tus coloristas meten un corte de caballero durante el tiempo de pose de un color, Fynn no puede ver ese hueco. Ese tipo de malabares te toca a ti.

Cada tipo puede caer en cualquier calendario

No hay un interruptor de “solo Mia hace balayage”. Para los servicios que solo hacen algunas estilistas (por ejemplo, balayage o extensiones), tienes 2 opciones:

• Déjalos fuera de los tipos reservables y atiende tú esas solicitudes.
• Deja las reservas nuevas en manos de tu equipo, para que alguien verifique la estilista asignada antes de tocar Confirmar.

También puedes pausar un tipo, algo útil cuando tu única especialista en extensiones se va por 2 semanas.

Clientas nuevas de color y la prueba de 48 horas

El NHS, el sistema de salud del Reino Unido, recomienda probar un tinte al menos 48 horas antes de usarlo. Si tu salón pide una prueba a las clientas nuevas de color, eso tiene que pasar antes de la cita.

Fynn nunca pide datos de salud a los clientes; está hecho así a propósito. Así que tienes 2 formas de manejarlo:

• Sube la anticipación mínima a 48 horas. Entonces aplica a todos los tipos, incluido un retoque rápido de flequillo.
• Deja las reservas nuevas en manos de tu equipo y envía los detalles de la prueba antes de tocar Confirmar.

Horario reservable, y cómo las pausas siguen libres

El horario reservable es una hora de apertura y una de cierre por cada día de la semana, en tu zona horaria. Los clientes solo pueden reservar dentro de ese horario.

Aplica a todos los calendarios, y un día no tiene huecos. Por eso, las pausas y los días cortos van en el calendario reservable de cada estilista:

• Almuerzo: una entrada que se repite de 1:00 a 1:30 p. m., marcada como Ocupado.
• Una estilista que trabaja de martes a jueves: entradas que se repiten los otros días, marcadas como Ocupado o Fuera de la oficina.
• El dentista o un curso: la estilista lo agrega como cualquier otra entrada, y Fynn deja de ofrecer ese horario.

Las 4 reglas de reserva junto al horario

Revisa primero la Vista previa

La Vista previa, en la misma página, muestra los próximos horarios libres que Fynn ofrecería ahora mismo, para cualquier tipo y cualquier estilista. Revísala antes de activar a Fynn.

Si Mia aparece libre a la 1:15 p. m., su entrada del almuerzo está marcada como Libre.

Tu equipo confirma, o Fynn reserva solo

Esta decisión la tomas 3 veces: para reservas nuevas, para cancelaciones y para cambios de hora. Las 3 empiezan en “Tu equipo, con 1 toque”.

Cuando tu equipo confirma

Si tu equipo confirma, el sí de la clienta aparta el horario y envía una solicitud. En la conversación aparece una tarjeta con Confirmar y Rechazar, y tu equipo recibe una notificación. Si la solicitud sigue esperando después de 2 horas, llega 1 recordatorio.

Con Rechazar puedes ofrecer hasta 3 horarios distintos en su lugar. La clienta puede elegir uno en un plazo de 48 horas (o hasta que empiece el último horario ofrecido), y Fynn lo reserva si sigue libre.

Una solicitud espera como máximo 23 horas. Si nadie decide, la clienta lee “No pudimos confirmar [el horario] a tiempo. Alguien del equipo responderá aquí.” y la conversación pasa a tu equipo.

Lo que ve la clienta

La primera respuesta de Fynn es con sus propias palabras. Sus 2 últimos mensajes son textos fijos de Deskwoot que dicen lo mismo cada vez.

Clienta: Hola, ¿Mia tendrá lugar para un corte de dama el sábado en la mañana?

Fynn: Mia está libre el sábado a las 9:00 a. m., 10:30 a. m. o 11:30 a. m. (hora de Londres). ¿Cuál te queda mejor y a nombre de quién la reservo?

Clienta: A las 10:30, por favor. Lena Park

Fynn: ¿Envío al equipo una solicitud de Corte de dama para el sábado, 14 de noviembre, 10:30 a. m. (hora de Londres) con Mia a nombre de Lena Park? Responde sí o dime otro horario.

Clienta: Sí

Fynn: Tu solicitud de Corte de dama para el sábado, 14 de noviembre, 10:30 a. m. (hora de Londres) ya está con el equipo. Aquí vas a recibir la confirmación.

Con el equipo, el primer horario llega más tarde

Cuando tu equipo confirma, también cambian los horarios que ofrece Fynn. Solo ofrece un horario que le deje a tu equipo al menos 1 hora dentro del horario reservable para confirmar antes de que empiece la anticipación mínima.

Si abres a las 9 a. m. y usas la anticipación predeterminada de 2 horas, una clienta que escribe a las 10 p. m. recibe horarios a partir del mediodía del día siguiente como muy temprano. Es el precio de que una persona lo revise, y casi siempre vale la pena.

Cuando Fynn reserva solo

Con “Fynn, después del sí del cliente”, la cita entra al calendario de inmediato y tu equipo recibe una notificación.

Fynn reserva por su cuenta como máximo 5 citas en cualquier periodo de una hora. Lo que pase de ahí espera a tu equipo.

Cuál le conviene a tu salón

Nuestra regla práctica: decide según tu servicio más complicado. Una barbería donde cada barbero hace todos los cortes, sin pruebas ni depósitos, puede dejar que Fynn reserve.

Un salón con color para clientas nuevas, depósitos en servicios largos o estilistas con habilidades distintas debería confirmar. Así ves quién reservó qué y con quién antes de que sea definitivo.

La ventana de 24 horas de WhatsApp

En WhatsApp, decidir rápido tiene una segunda ventaja. Meta solo deja que una empresa envíe mensajes normales dentro de las 24 horas posteriores al último mensaje del cliente. Después de eso, solo salen plantillas aprobadas (documentación para desarrolladores de Meta).

Una solicitud vence a más tardar a las 23 horas, así que tu decisión le llega a la clienta mientras esa ventana sigue abierta.

Una cancelación días después es otra historia. Imagina que una estilista avisa el viernes que está enferma, para una reserva del sábado hecha el lunes, y la clienta no ha escrito desde entonces. La ventana ya se cerró, la clienta no recibe el aviso por WhatsApp, y la tarjeta lo indica.

En ese caso, envía una plantilla aprobada desde el cuadro de respuesta (consulta plantillas de WhatsApp).

Reglas para cancelar y cambiar de hora

Las cancelaciones y los cambios de hora tienen las mismas 2 opciones:

• Cancelar, con tu equipo: Fynn obtiene el sí del cliente y luego tu equipo cancela con 1 toque. Hasta entonces, la cita sigue reservada.
• Cancelar, por Fynn: Fynn cancela después del sí del cliente, la quita del calendario y le avisa a tu equipo.
• Cambiar de hora, con tu equipo: Fynn ofrece horarios libres y aparta el que elige el cliente. Tu equipo hace el cambio con 1 toque, y el horario anterior se mantiene hasta entonces.
• Cambiar de hora, por Fynn: Fynn hace el cambio después del sí del cliente, también en el calendario, y le avisa a tu equipo.

Si cobras por cancelar tarde

Deja las cancelaciones en manos de tu equipo. Así una persona ve cada una mientras el horario sigue en la agenda y puede recordarle a la clienta tu política. Fynn puede citar esa política a partir de tu propio contenido.

Los cambios de hora son más fáciles de delegar. La clienta conserva una cita, y el horario anterior sigue reservado hasta que se fija el nuevo.

2 límites que protegen tu agenda

Fynn solo cambia una cita para el cliente al que le pertenece: en la conversación donde se reservó, o una vez que verificó su identidad.

Además, Fynn reserva como máximo 2 citas próximas por cliente. Cuando una mamá o un papá reserva cortes para sus 3 hijos, alguien del equipo se encarga del tercero.

Lo que queda en tu calendario

Cada reserva crea una entrada privada, marcada como Ocupado y con el tipo y el nombre del cliente como título (“Corte de dama: Lena Park”).

La entrada incluye el correo o el teléfono del cliente y un enlace a la conversación, nada del chat en sí. No tiene invitados, así que nadie recibe un correo de invitación.

Si algún día desconectas el calendario, las entradas que creó Deskwoot se quedan donde están.

Cuánto cuesta y cómo probarlo

Conectar un calendario funciona en todos los planes de Deskwoot, incluido el plan gratis Hacker. Para que Fynn ofrezca y reserve horarios necesitas un plan de pago, desde Startup:

• $4 por agente al mes, o $3.20 con pago anual
• 50 conversaciones de IA al mes para todo el espacio de trabajo
• $0.07 por cada conversación extra

Una conversación de reserva cuenta una sola vez al mes, sin importar cuántos mensajes lleve. Todos los planes están en la página de precios.

Para la clienta de las 9:40 p. m., eso significa horarios reales del calendario de Mia esa misma noche. Tú confirmas su elección con 1 toque, o Fynn la reserva, y la cita queda en el calendario de Outlook con el que Mia ya trabaja.

Lo demás que Fynn resuelve para salones, como preguntas de precios y mensajes de voz, está en nuestra página para salones.

Para probarlo, regístrate, conecta el calendario de Outlook de una estilista y agrega un solo tipo de cita. La Vista previa muestra los horarios que ofrecería Fynn antes de que los vea cualquier cliente, y puedes conectar tu número de WhatsApp antes de que escriba un cliente.

La prueba gratis dura 7 días en el plan Enterprise, sin tarjeta, para hasta 30 puestos contando el tuyo, e incluye las reservas. Cuando termina, eliges un plan o te quedas en el plan gratis Hacker.