Rechnungen und Angebote aus Lexware Office neben jeder Konversation
Verbinde Lexware Office mit einem Schlüssel für die Public API, und jede Konversation zeigt die Rechnungen und Angebote des Kunden mit Status, Fälligkeit und offenem Betrag. Fynn kann "Ist meine Rechnung bezahlt?" mit dem echten Status beantworten und aus Angebotsanfragen Entwürfe in Lexware machen. Deskwoot ändert nie eine Rechnung.
Überblick
In einem kleinen Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb geht es in vielen Nachrichten ums Geld: Ist die Zahlung angekommen, ist die Rechnung noch offen, ist das Angebot raus? Ohne die Belege neben dem Chat öffnet jemand Lexware Office, sucht den Kunden und liest den Status vor. Deskwoot holt die Rechnungen und Angebote des Kunden in die Konversation, live aus Lexware gelesen.
Öffne eine Konversation, und der Abschnitt Lexware Office im Tab Details zeigt die neuesten Rechnungen und Angebote des Kunden mit Nummer, Datum, Summe und Status: offen, teilweise bezahlt, überfällig, bezahlt oder storniert, bei einem Angebot versendet, angenommen, abgelehnt oder abgelaufen. Eine offene Rechnung zeigt, wann sie fällig ist oder wie viel noch offen ist, ein offenes Angebot, wie lange es gilt, und jede Nummer öffnet den Beleg in Lexware. Deskwoot schlägt den Lexware Kunden mit der E-Mail-Adresse des Kontakts vor, und dein Team verknüpft einen anderen über Name, E-Mail oder Kundennummer.
Fynn, der KI-Agent von Deskwoot, beantwortet Fragen zu Rechnungen und Angeboten, sobald du es einschaltest. Wer die Belegnummer und die Postleitzahl darauf nennt, erfährt Status, Fälligkeit und offenen Betrag genau dieses Belegs. Ein verifizierter Kunde kann nach seinen eigenen Rechnungen und Angeboten des letzten Jahres fragen. Fynn zeigt nie Entwürfe, kalkuliert nie einen neuen Auftrag und gibt Ratenzahlungen, Mahnungen, Streitfälle und Korrekturen an dein Team.
Fragt ein Kunde nach einem Angebot, kann Fynn Name, Adresse, die Arbeit und die Wunschtermine sammeln, den Kunden bestätigen lassen und einen Angebotsentwurf in Lexware anlegen. Der Entwurf hat keine Preise: Du trägst sie ein und verschickst das Angebot aus Lexware, und die Konversation geht an dein Team. Dein Team legt denselben Entwurf aus jeder Konversation mit Angebotsentwurf anlegen an.
Deskwoot braucht die Public API, die zu Lexware Office XL gehört. Es speichert den Schlüssel verschlüsselt und speichert nie Rechnungen, Angebote oder Beträge: Es liest sie, während sie angezeigt werden. Dein Team nutzt Lexware Office in jedem Plan, auch im Free-Plan. Was Fynn damit macht, gehört zu jedem bezahlten Plan und zur Testphase von 7 Tagen.
Das bekommst du mit der Lexware Office-Integration
Rechnungen und Angebote neben dem Chat
Die neuesten Rechnungen und Angebote des Kunden mit Status, Fälligkeit und offenem Betrag, live aus Lexware Office gelesen, jeweils mit Link in Lexware.
Fynn beantwortet "Ist meine Rechnung bezahlt?"
Mit der Belegnummer und der Postleitzahl darauf nennt Fynn den Status dieser Rechnung oder dieses Angebots. Nach der Verifizierung antwortet er zu den eigenen Belegen des Kunden.
Aus Angebotsanfragen werden Entwürfe
Fynn sammelt die Angaben, lässt den Kunden bestätigen und legt einen Angebotsentwurf ohne Preise an. Du kalkulierst ihn und verschickst ihn aus Lexware.
Live gelesen, nie gespeichert
Deskwoot liest Rechnungen und Angebote, während sie angezeigt werden, und ändert nie eine Rechnung. Der Schlüssel liegt verschlüsselt, und mit seinem Ablaufdatum erinnert Deskwoot deine Admins rechtzeitig.
So legst du los
Verbinde Lexware Office in 4 Schritten.
- Öffne in Lexware Office die Seite Public API (Erweiterungen → Weitere Apps → Public API).
- Erstelle einen Schlüssel mit allen Rechten, nenne ihn Deskwoot und kopiere ihn. Lexware zeigt den Schlüssel nur einmal.
- Öffne in Deskwoot Einstellungen → Integrationen, klicke auf die Karte Lexware Office und dann auf Lexware Office verbinden.
- Füge den Schlüssel ein, trage unter Gültig bis das Datum ein, das Lexware neben dem Schlüssel zeigt, und klicke auf Verbinden. Deskwoot prüft den Schlüssel sofort.
