Fynn bucht Termine in deinen Outlook-Kalender
Verbinde ein Konto bei Microsoft 365 oder Outlook.com, und Fynn bietet deinen Kunden freie Zeiten aus den Kalendern deiner Wahl an, bucht die gewählte Zeit und kümmert sich um Absagen und Verschiebungen. Dein Team bestätigt jeden Schritt mit 1 Tipp, oder Fynn erledigt ihn selbst.
Überblick
Wer im Chat nach einem Termin fragt, bekommt lieber eine Uhrzeit als einen Link. Fynn liest, wann deine Kalender in Outlook belegt sind, und bietet bis zu 3 freie Zeiten direkt in der Konversation an, auf dem Kanal, auf dem der Kunde geschrieben hat: Website-Chat, E-Mail, WhatsApp, Telegram, LINE, SMS oder X.
Du wählst die Kalender, die Kunden buchen können, zum Beispiel einen pro Person oder einen pro Raum, und den Namen, den Fynn für jeden nutzt. So kann ein Kunde gezielt nach Anna fragen. Weitere Kalender desselben Kontos können Zeiten zusätzlich blockieren, etwa ein privater. Deskwoot fragt nur, wann ein Kalender belegt ist, und liest nie Titel, Beschreibung, Teilnehmer oder Ort deiner Termine.
Terminarten legen fest, was Kunden buchen können und wie lange es dauert, etwa einen Haarschnitt von 45 Minuten. Deine buchbaren Zeiten, der Mindestvorlauf, wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann und ein Puffer um belegte Zeiten bestimmen, welche Zeiten Fynn anbietet. Bevor er bucht, holt er immer das Ja des Kunden ein, und im Live-Chat fragt er zuerst nach einer E-Mail-Adresse, weil jede Nachricht zum Termin auch per E-Mail rausgeht.
Du entscheidest, wer das letzte Wort hat, getrennt für neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen. Standardmäßig hält Fynn die Zeit fest, und dein Team bestätigt sie mit 1 Tipp auf der Karte in der Konversation. Du kannst Fynn auch nach dem Ja des Kunden selbst buchen, absagen oder verschieben lassen, dann gibt er deinem Team Bescheid. Jeder gebuchte Termin wird ein privater Eintrag ohne Teilnehmer in dem Kalender, in den er gebucht wurde, mit den Kontaktdaten des Kunden und einem Link zur Konversation.
Outlook verbindest du in jedem Plan, auch im Free-Plan. Freie Zeiten anbieten und buchen macht Fynn in jedem bezahlten Plan, auch in der Testphase von 7 Tagen. Outlook funktioniert mit Konten bei Microsoft 365 für Arbeit oder Schule und mit privaten Konten bei Outlook.com. Dürfen in deiner Organisation bei Microsoft 365 nur Administratoren Apps freigeben, gibt dir Deskwoot einen Link, den du an deinen Administrator schickst.
Das bekommst du mit der Outlook Calendar-Integration
Freie Zeiten direkt im Chat
Fynn liest deine Kalender in Outlook live und bietet bis zu 3 freie Zeiten an, ausgeschrieben mit Zeitzone, damit sie auf jedem Kanal funktionieren.
Ein Kalender pro Person oder Raum
Bis zu 20 Kalender können buchbar sein, jeder mit dem Namen, den Kunden kennen. Sind mehrere zur selben Zeit frei, bucht Fynn in den ersten deiner Reihenfolge.
Mit 1 Tipp bestätigen oder Fynn entscheiden lassen
Wähle, wer über neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen entscheidet: dein Team auf der Karte in der Konversation oder Fynn nach dem Ja des Kunden.
Deine Termine bleiben privat
Deskwoot liest nur, wann ein Kalender belegt ist. Seine eigenen Einträge sind privat und haben keine Teilnehmer, deshalb verschickt der Kalender keine Einladungen.
So legst du los
Verbinde Outlook Calendar in 4 Schritten.
- Öffne in Deskwoot Einstellungen → Integrationen und klicke auf die Karte Outlook Calendar. Sie öffnet die Seite Termine.
- Klicke unter Verbundene Kalender auf Outlook Calendar verbinden und melde dich mit dem Konto bei Microsoft 365 oder Outlook.com an, dessen Kalender Fynn nutzen soll.
- Schalte unter Kalender, in die Fynn bucht, die Kalender ein, die Kunden buchen können, gib jedem den Namen für Kunden und klicke auf Speichern.
- Lege eine Terminart an, stelle deine buchbaren Zeiten und die Zeitzone ein, schalte Fynn bietet freie Zeiten an ein und klicke auf Buchungsregeln speichern. Danach bucht Fynn in jedem Posteingang, in dem er als Support-Bot antwortet.
