Des créneaux de visite tirés de votre calendrier Outlook : l'acheteur choisit, vous confirmez en 1 clic

Mardi, 9 h 40 du soir. Sur la page de votre annonce, un acheteur demande à visiter l'appartement 2 chambres de Linden Street. Votre agence a fermé à 6 h du soir, le chat promet une réponse pour demain, et d'ici là l'acheteur a déjà écrit à 3 autres agents.

Aujourd'hui, un chat peut proposer de vrais créneaux tirés de votre calendrier Outlook. Décidez d'abord 3 choses : quelles visites il réserve, le temps de trajet entre deux biens, et qui dit oui.

Les demandes tardives sont normales dans ce métier. InStep AI, une société londonienne qui vend un assistant IA aux agents immobiliers, indique que 31% des demandes de visite dans les données de ses propres clients sont arrivées en dehors des heures d'ouverture.

Property Industry Eye a publié ce chiffre en août 2026. Ce sont les données d'un fournisseur qui a intérêt à ce résultat, prenez-les donc comme un ordre de grandeur.

Fynn, l'assistant IA de Deskwoot, propose de vrais créneaux libres d'un calendrier Outlook connecté et réserve celui que l'acheteur choisit. Il le fait partout où il répond, par exemple dans le chat du site web, par e-mail, sur WhatsApp, Telegram, LINE, par SMS et sur X.

Le fonctionnement de la réservation est expliqué dans notre article de lancement. Une agence a plus de choses à décider qu'un salon de coiffure, car ses rendez-vous ont lieu chez d'autres personnes, à l'autre bout de la ville, souvent avec des inconnus.

Les visites qu'un chat peut réserver

Un type de rendez-vous, c'est ce que vos clients peuvent réserver : un nom et une durée comprise entre 5 et 480 minutes.

Écrivez le nom comme vous le diriez à voix haute. L'acheteur le voit dans chaque message sur la réservation, et votre agent le voit dans l'événement du calendrier, à côté du nom de l'acheteur.

Une base pour une agence de vente et de location

Ce qui reste hors de la liste

Une journée portes ouvertes a un horaire fixe et ne demande aucune réservation. Indiquez l'horaire sur la page de l'annonce ou dans la brochure, et Fynn y répond comme à toute autre question sur le bien.

Les visites groupées d'une location très demandée ne conviennent pas non plus, car chaque réservation prend le créneau pour une seule personne. Continuez à les organiser à la main.

Un type par bien, ou des types généraux

Avec quelques annonces seulement, vous pouvez créer un type par bien, comme « Visite Linden Street 12 », pour que l'adresse figure directement dans le calendrier de l'agent. Fynn demande alors de quel bien parle l'acheteur quand ce n'est pas clair.

Un espace de travail peut avoir jusqu'à 30 types. Quand une offre est acceptée, passez le type de ce bien sur En pause. Une agence plus grande garde les types généraux et ouvre la conversation depuis le lien de l'événement du calendrier.

Des horaires réservables qui laissent le temps de la route

Les horaires réservables forment un seul planning hebdomadaire dans un seul fuseau horaire, par exemple du lundi au vendredi de 10:00 à 19:00 et le samedi de 10:00 à 14:00. Fynn ne propose que des créneaux compris dans ce planning, quand le calendrier est libre.

Il précise toujours le fuseau horaire, ce qui est utile pour les acheteurs qui s'installent depuis l'étranger.

La marge, c'est le trajet

Pour une agence, le réglage le plus important est la marge. Deskwoot la garde libre avant et après chaque plage occupée du calendrier, jusqu'à 2 heures.

Imaginons que votre agent ait une visite à Oak Lane de 11:00 à 11:30 et que vous régliez une marge de 30 minutes. La visite de 30 minutes suivante que Fynn peut proposer commence à 12:00, et celle d'avant doit se terminer au plus tard à 10:30.

Cette demi-heure, c'est le trajet. La marge est la même pour tous les biens, alors réglez-la sur votre trajet habituel. Pour une visite loin de la ville, ajoutez vous-même le trajet dans le calendrier comme une plage occupée.

Délai, période de réservation et heures de début

Trois autres règles décident des créneaux que voient les acheteurs :

• Délai minimum : 2 heures par défaut, jusqu'à une semaine. Si les clés doivent être récupérées à l'agence, ou si un locataire vit encore dans le logement et doit être prévenu, 24 heures est le réglage le plus sûr.
• Réservable à l'avance : 30 jours par défaut, jusqu'à 90. Un bien peut recevoir une offre en moins de 2 semaines, et un réglage de 14 jours vous évite de promettre des visites d'un bien qui n'est plus disponible.
• Heures de début : toutes les 30 minutes par défaut. Gardez 30 ou 60 plutôt que 10 ou 20, pour que votre journée ne finisse pas avec des visites à 10:20 et 11:40.

Un calendrier par agent, ou un par agence

Vous pouvez rendre jusqu'à 20 calendriers réservables et donner à chacun le nom que voient les acheteurs. Avec un calendrier par agent, un acheteur peut demander Anna par son prénom. Quand plusieurs agents sont libres au même moment, Fynn réserve avec le premier, dans l'ordre que vous avez choisi.

Cela marche quand n'importe quel agent peut faire visiter n'importe quel bien. Si seul l'agent qui a le mandat a les clés, un calendrier « Visites » partagé par agence convient souvent mieux, géré par la personne qui coordonne l'agenda. Fynn ne sait pas quel agent s'occupe de quelle annonce.

Des rendez-vous privés qui bloquent du temps

D'autres calendriers du même compte Microsoft peuvent bloquer des créneaux, y compris ceux qui sont partagés avec lui et qu'il peut seulement consulter. Avec un calendrier par agent, ajoutez-y le calendrier personnel de l'agent.

Le rendez-vous chez le dentiste et le trajet pour emmener les enfants à l'école bloquent alors ces heures, et personne chez Deskwoot ne voit de quoi il s'agit.

Qui dit oui : votre équipe ou Fynn

Vous choisissez séparément pour les nouvelles réservations, les annulations et les changements d'horaire. Pour une nouvelle réservation, les deux options commencent de la même façon : Fynn propose jusqu'à 3 créneaux libres, l'acheteur en choisit un, et Deskwoot lui demande un oui clair. Rien n'est réservé avant ce oui.

Votre équipe confirme en 1 clic

C'est l'option par défaut. Fynn bloque le créneau, l'acheteur lit que sa demande est entre les mains de l'équipe, et votre équipe reçoit une notification et une carte avec Confirmer et Refuser dans la conversation.

Si personne ne décide dans les 2 heures, l'équipe reçoit un rappel. Une demande attend 23 heures au maximum, ou moins si le délai minimum avant la visite commence plus tôt.

Si elle expire, l'acheteur lit que vous n'avez pas pu confirmer à temps, et la conversation passe à votre équipe.

Dans ce mode, Fynn ne propose que des créneaux qui laissent à votre équipe au moins 60 minutes d'horaires réservables pour confirmer avant le début du délai minimum. Une demande reçue à 10 h du soir n'obtient jamais le premier créneau du lendemain.

Un refus peut s'accompagner d'autres créneaux : la fenêtre propose des créneaux libres, et vous pouvez en proposer jusqu'à 3. L'offre reste ouverte 48 heures ou jusqu'au début du dernier créneau proposé. Si l'acheteur en choisit un qui est encore libre, Fynn le réserve.

Fynn réserve tout seul

La visite va directement dans le calendrier après le oui de l'acheteur, et votre équipe reçoit un message. Fynn réserve tout seul au maximum 5 rendez-vous par espace de travail sur une heure glissante. Au-delà, les nouvelles réservations attendent votre équipe, comme des demandes.

Là où l'immobilier préfère un humain

La sécurité dans un logement vide

La sécurité passe en premier. Une réservation faite dans un chat peut envoyer quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré dans un logement vide.

Dans le rapport 2023 sur la sécurité des membres de la National Association of Realtors américaine, le répondant type rencontrait ses nouveaux prospects à l'agence ou dans un lieu neutre 65% du temps. Et 34% s'étaient sentis en danger au cours des 12 derniers mois en faisant visiter un bien vide avec peu ou pas de réseau.

Une étape de confirmation laisse à l'agent une minute pour lire la conversation, regarder le nom et décider s'il vaut mieux se retrouver d'abord à l'agence.

Les contrats acheteur aux États-Unis

Depuis le 17 août 2024, un participant à un MLS qui travaille avec un acheteur doit avoir un contrat écrit et signé avant que cet acheteur visite un logement, visites virtuelles en direct comprises. Certains États exigent ce contrat plus tôt.

La FAQ de la NAR sur l'accord transactionnel (questions 73 et 77) indique qu'un agent du vendeur qui donne seulement accès au bien à un acheteur non représenté, pour le compte du vendeur, n'en a pas besoin.

Un chat qui réserve des visites de vos propres annonces n'a donc pas besoin de contrat, tant que votre agent agit uniquement pour le vendeur. Si vos agents côté acheteur reçoivent des demandes de visite dans la même boîte de réception, gardez la confirmation par l'équipe, pour que quelqu'un vérifie d'abord le contrat.

Ce que Fynn demande à l'acheteur

Pour la réservation elle-même, Fynn demande seulement le nom sous lequel réserver et, dans le chat en direct, une adresse e-mail.

Pour les locations en Allemagne, cela correspond aux recommandations des autorités allemandes de protection des données. Elles disent que les questions sur la situation financière d'une personne ne sont en général pas nécessaires au stade de la visite (recommandations de la DSK, version 2.0, janvier 2026, en allemand).

Les points ci-dessus sur les États-Unis et l'Allemagne sont des informations générales, pas un conseil juridique.

Une limite par acheteur

Chaque acheteur peut avoir au maximum 2 rendez-vous à venir via Fynn. Quelqu'un qui veut voir 4 biens le samedi obtient les 2 premiers dans le chat, puis un collègue prend le relais. Vous voudrez sans doute appeler cet acheteur de toute façon.

Les réglages par lesquels nous commencerions

Votre équipe confirme les nouvelles visites et les changements d'horaire, et Fynn s'occupe des annulations. Quand un acheteur annule, Fynn retire la visite du calendrier juste après le oui de l'acheteur, et le créneau se libère pour la personne suivante.

Fynn ne modifie une visite que pour l'acheteur à qui elle appartient, dans la conversation où elle a été réservée ou après que cet acheteur a confirmé son identité.

Pourquoi l'événement du calendrier n'a pas de participants

Quand une visite est réservée, Deskwoot crée un événement privé dans le calendrier de l'agent, affiché comme occupé. Le titre reprend le type et le nom de l'acheteur.

La description contient l'e-mail ou le numéro de téléphone de l'acheteur et un lien vers la conversation, et rien du chat lui-même. L'événement n'a pas de participants, donc Outlook n'envoie d'invitation à personne.

L'acheteur reçoit la réponse là où il a demandé

C'est voulu. L'acheteur reçoit déjà la confirmation là où il a posé la question : sur WhatsApp, dans le chat, par SMS ou par e-mail. Dans le chat en direct, chaque message sur la visite part aussi par e-mail, pour joindre aussi quelqu'un qui a fermé l'onglet.

Une invitation Outlook serait une deuxième confirmation, envoyée depuis l'adresse personnelle de l'agent. Toute réponse arriverait dans cette seule boîte mail au lieu de la boîte de réception partagée où votre équipe voit la conversation.

Ce que Deskwoot lit dans votre calendrier

Pour trouver les créneaux libres, Deskwoot lit seulement le début et la fin des événements et s'ils sont affichés comme occupés. Il ne lit jamais les titres, les descriptions, les participants ni les lieux.

Seuls les créneaux libres qu'il calcule arrivent jusqu'à l'IA. Si vous déconnectez un jour le calendrier, les événements créés par Deskwoot y restent.

L'activer, étape par étape

Deskwoot réserve dans des calendriers Outlook. Google Calendar n'est pas encore disponible.

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte Outlook Calendar. Connectez-vous avec un compte Microsoft 365 ou Outlook.com. Si, dans votre organisation Microsoft 365, seuls les administrateurs peuvent approuver des applications, Deskwoot vous donne un lien à envoyer à votre administrateur.
2. Activez les calendriers que les acheteurs peuvent réserver, donnez un nom à chacun, mettez-les dans l'ordre, ajoutez les calendriers qui doivent seulement bloquer du temps, puis enregistrez.
3. Ajoutez vos types de visite avec leur durée.
4. Réglez les horaires réservables et le fuseau horaire, le délai minimum, combien de temps à l'avance on peut réserver, la marge et les heures de début.
5. Activez « Fynn propose des créneaux libres », choisissez qui décide des nouvelles réservations, des annulations et des changements d'horaire, puis cliquez sur Enregistrer les règles de réservation. Cela enregistre cette étape et la précédente en même temps.
6. Ouvrez l'Aperçu sur la même page. Il liste les prochains créneaux libres que Fynn proposerait en ce moment, lus en direct dans vos calendriers. Si votre samedi ne vous paraît pas juste, corrigez les règles avant qu'un acheteur le voie.

Fynn ne réserve que dans les boîtes de réception où il répond en tant que Support Bot. En tant qu'Info Bot, il répond aux questions et ne réserve rien.

Ensuite, écrivez à votre propre numéro WhatsApp depuis le téléphone d'un collègue et réservez une visite comme le ferait un acheteur.

Ce que ça coûte, et comment l'essayer

Vous pouvez connecter Outlook sur tous les forfaits Deskwoot, y compris le gratuit. Fynn propose et réserve des visites sur tous les forfaits payants, à partir de Startup à $4 par agent et par mois ($3.20 en facturation annuelle).

Chaque conversation traitée par Fynn compte une fois par mois dans les conversations IA de votre forfait (comment Fynn est facturé). Tous les forfaits sont sur la page des tarifs.

Pour l'acheteur de Linden Street, cela veut dire 3 vrais créneaux à 9 h 40 du soir, le soir même de sa demande. Votre agent confirme celui qu'il a choisi en 1 clic, et la visite s'affiche dans le calendrier Outlook avec lequel l'agent travaille déjà.

Ce que Fynn répond sur vos annonces, et ce qu'il fait quand un propriétaire demande une estimation, se trouve sur notre page pour les agents immobiliers. Si vos annonces sont dans Propstack ou Justimmo, Fynn peut répondre directement à partir de celles-ci.

Pour le tester sur une annonce, créez un compte, connectez le calendrier Outlook d'un agent et ajoutez un seul type de visite. L'Aperçu montre les créneaux que Fynn proposerait avant qu'un acheteur ne les voie.

L'essai dure 7 jours sur le forfait Enterprise, sans carte bancaire, avec jusqu'à 30 sièges, le vôtre compris. À la fin, choisissez un forfait ou restez sur le forfait gratuit Hacker.