Termine aus deinem Outlook-Kalender: Welche Handwerksaufträge du buchbar machst und welche erst ein Angebot brauchen
Eine Thermenwartung kann direkt in deinen Kalender, ein neues Bad braucht erst eine Besichtigung. Welche Aufträge du buchbar machst und wie du Zeiten einstellst, die trotzdem Luft für Notfälle und Fahrten lassen.
Inhalt
- Kunden warten wochenlang auf einen Termin
- Zwei Fragen, die deine Aufträge sortieren
- Aus der Liste werden Terminarten
- Buchbare Zeiten, die einen Notfall aushalten
- Dein Team bestätigt, oder Fynn bucht selbst
- Was Deskwoot in deinem Kalender liest
- So startet ein Sanitärbetrieb mit 2 Leuten
- Probier die Einrichtung mit deinem eigenen Kalender aus
Sonntagabend, 21 Uhr, dein Handy vibriert: „Kann jemand meine Therme warten, bevor es kalt wird?“ Eine Stunde später: „Was kostet ein neues Bad?“ Beide wollen einen Termin, und nur der erste sollte ihn direkt aus dem Chat bekommen.
Hier bekommst du einen einfachen Test, welche Aufträge Kunden selbst buchen können und welche erst ein Angebot brauchen. Dazu kommen Einstellungen, die Platz für Notfälle und Fahrten lassen.
Kunden warten wochenlang auf einen Termin
Überhaupt einen Termin zu bekommen, ist für Kunden schon schwer genug. Handwerksbetriebe in Deutschland hatten im zweiten Quartal 2026 eine durchschnittliche Auftragsreichweite von 8,7 Wochen, so der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
In einem deutschen Bauforum brachte es 2023 ein Hausbesitzer, der eine Klimaanlage einbauen lassen wollte, auf 5 Wörter: „Ich bekomme einfach keine Angebote“. Das sind Beispiele aus Deutschland, und in deinem Markt kann es anders aussehen.
Fynn, der KI-Assistent in Deskwoot, kann jetzt freie Zeiten aus deinem Outlook-Kalender anbieten und sie direkt in der Konversation buchen. Wie das Schritt für Schritt funktioniert, zeigt der Beitrag zum Start.
Zwei Fragen, die deine Aufträge sortieren
- Weißt du, wie lange die Arbeit dauert, ohne sie vorher gesehen zu haben? Eine Thermenwartung dauert jedes Jahr ungefähr gleich lang. Ein Leck hinter einer gefliesten Wand dauert, so lange es eben dauert.
- Kannst du den Preis nennen, oder wenigstens eine feste Anfahrtspauschale, ohne vorbeizukommen? Hängt der Preis davon ab, was du vorfindest, braucht der Kunde ein Angebot, und für ein Angebot musst du es dir ansehen.
Zweimal Ja, und der Auftrag lässt sich direkt aus dem Chat buchen. Einmal Nein, und er braucht erst ein Angebot. Gebucht wird dann der Termin, bei dem du dir die Sache ansiehst.
| Auftrag | Aus dem Chat buchbar? | Warum |
|---|---|---|
| Jährliche Wartung von Therme oder Heizung | Ja | Bekannte Dauer, bekannter Preis, und Kunden wissen meist, wann sie fällig ist |
| Gasprüfung für Vermieter (Großbritannien) | Ja | Gesetzlich alle 12 Monate fällig und jedes Mal dieselbe Checkliste |
| Tropfender Wasserhahn, neue Dichtung oder Kartusche | Ja, mit fester Anfahrtspauschale | Kurz, planbar, und die Teile sind im Transporter |
| Rauchmelder oder Steckdose tauschen | Ja | Kurzer Auftrag mit Standardteilen |
| Neue Therme | Erst Besichtigung buchen, dann Angebot | Leistung, Lage der Abgasleitung und die Rohre bestimmen den Preis |
| Badsanierung | Erst Besichtigung buchen, dann Angebot | Wochen Arbeit, mehrere Gewerke und ein Preis, der davon abhängt, was hinter den Fliesen steckt |
| Wallbox installieren | Erst Besichtigung buchen, dann Angebot | Sicherungskasten, Kabelweg und der Stellplatz des Autos bestimmen den Preis |
| Rohrbruch, Gasgeruch, keine Heizung im Winter | Nie als Buchung | Deine Notdienstnummer und erste Schritte. Bei Gasgeruch kommt zuerst der Notruf |
Bei Angebotsaufträgen buchst du die Besichtigung
Die Federation of Master Builders, ein britischer Verband von Baubetrieben, erklärt Hausbesitzern, dass sich ein detailliertes Angebot nicht „einfach zusammenschustern“ lässt und „ein paar Wochen“ dauern kann (Leitfaden der FMB).
Versuch also nicht, ein Bad im Chat zu kalkulieren. Biete stattdessen den ersten Schritt an: eine Besichtigung von 45 Minuten.
Derselbe Leitfaden warnt, dass es nach hinten losgehen kann, mehr als 3 oder 4 Betriebe anzufragen. Wer sich daran hält, fragt nur wenige an, und ein Besichtigungstermin gleich in deiner ersten Antwort ist ein einfacher Weg auf diese kurze Liste.
Kostet die Besichtigung bei dir etwas, schreib das in die Inhalte, aus denen Fynn lernt. Dann kann er antworten, wenn jemand fragt.
Aus der Liste werden Terminarten
In Deskwoot ist jeder buchbare Auftrag eine Terminart: ein Name, den Kunden sehen, und eine Dauer zwischen 5 und 480 Minuten. Du kannst bis zu 30 anlegen, ein kleiner Betrieb kommt für den Anfang aber mit 3 bis 5 aus.
- Benenne jede Terminart so, wie Kunden danach fragen. „Thermenwartung“ funktioniert. „TW jährl.“ nicht.
- Stell als Dauer die Zeit vor Ort ein, samt dem Papierkram, den du dort erledigst. Die Fahrt lässt du weg, darum kümmert sich der Puffer.
- Pausiere eine Terminart, statt sie zu löschen. Der Schalter zwischen Buchbar und Pausiert hilft in der ersten kalten Woche des Jahres, wenn Störungen deine Tage füllen und Wartungen warten können.
Aufträge, die nicht auf der Liste stehen
Aufträge, die du nicht auf die Liste setzt, bucht Fynn nicht. Wählst du in der geführten Einrichtung von Deskwoot die Branche Handwerk, gelten für solche Anfragen diese Regeln:
- Adresse oder Postleitzahl, eine kurze Beschreibung, passende Tage und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfragen.
- Alles in einer kurzen Liste wiederholen.
- Die Konversation an dein Team übergeben.
Kunden können Fotos für dein Team schicken. Fynn kann sie nicht sehen und bestätigt nie einen Preis für neue Arbeiten.
Du kannst Fynns Anweisungen eigene Regeln hinzufügen. Der Hilfeartikel Woher Fynn Antworten kennt erklärt seine Anweisungen und seine anderen Quellen.
Schreibst du deine Angebote in Lexware Office, einer deutschen Buchhaltungssoftware, kannst du Fynn aus einer Angebotsanfrage dort einen Entwurf anlegen lassen, sobald der Kunde die Angaben bestätigt hat. Wie das geht, erklärt der Beitrag zu Lexware.
Buchbare Zeiten, die einen Notfall aushalten
Hier kann die Online-Terminbuchung für Handwerker schiefgehen. Ein Kunde bucht für 8 Uhr, um 7:40 Uhr ruft jemand mit Rohrbruch an, und du verbringst den Vormittag damit, Kunden umzubestellen.
Mach die buchbaren Zeiten kürzer als deinen Arbeitstag
Du legst pro Wochentag ein Zeitfenster in deiner Zeitzone fest, und Fynn bietet eine Zeit nur an, wenn der ganze Auftrag hineinpasst.
Arbeitest du von 7:30 bis 17 Uhr, probier buchbare Zeiten von 9 bis 14 Uhr. Der frühe Morgen bleibt frei für den dringenden Anruf von gestern Abend, und der späte Nachmittag fängt auf, was länger dauert.
Blocke Zeit für Notfälle in Outlook
Die buchbaren Zeiten haben ein Fenster pro Tag, eine Lücke in der Mitte braucht also einen Kalendereintrag. Ein wiederkehrender Eintrag von 12 bis 13:30 Uhr, der als Beschäftigt angezeigt wird, wird nie angeboten. Deskwoot liest keine Titel, du kannst ihn also nennen, wie du willst.
Prüf die Einstellung Anzeigen als. Outlook markiert neue Elemente standardmäßig als Beschäftigt (Anleitung von Microsoft), aber ein Eintrag auf Frei oder Arbeiten an anderer Stelle blockiert nichts.
Der Puffer ist deine Fahrzeit
Der Puffer bleibt vor und nach jeder belegten Zeit im Kalender frei, und in den Einstellungen wählst du zwischen 5 Minuten und 2 Stunden. 30 Minuten passen zu einem Betrieb, der in einer Stadt arbeitet, auf dem Land brauchst du vielleicht 60.
Die Buchungsregeln wissen nicht, wo ein Auftrag liegt, und Deskwoot plant keine Routen. Stell den Puffer also auf eine typische Fahrt an einem ganz normalen Tag ein.
Der Mindestvorlauf entscheidet über den nächsten Morgen
Standard sind 2 Stunden, für die meisten Gewerke zu kurz. Mit 12 Stunden beginnt eine Buchung, die tagsüber eingeht, frühestens am nächsten Tag.
Mit 24 Stunden kann eine Buchung, die am Montag um 20 Uhr eingeht, nicht vor Mittwochmorgen beginnen (bei buchbaren Zeiten von 9 bis 14 Uhr). So hast du Zeit, das Teil zu bestellen und die Route zu planen.
Wie weit im Voraus gebucht wird, hängt von der Arbeit ab
Standardmäßig können Kunden 30 Tage im Voraus buchen, höchstens 90. Bei jährlichen Arbeiten spricht einiges für einen längeren Zeitraum.
In Großbritannien müssen Vermieter ihre Gasgeräte nach Regulation 36 der Gas Safety (Installation and Use) Regulations 1998 in Abständen von höchstens 12 Monaten prüfen lassen. Eine Prüfung in den 2 Monaten vor der Frist gilt als am Stichtag erledigt (Regulation 36A).
Ein Vermieter, der dieses Fenster nutzen will, braucht einen Kalender, der etwa 60 Tage im Voraus offen ist. Andere Länder haben eigene Regeln. Das ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Weniger Startzeiten halten den Tag übersichtlich
Startzeiten alle 30 Minuten ergeben 9:00, 9:30, 10:00. Ein Handwerkertag läuft selten auf die halbe Stunde genau, deshalb sind Startzeiten alle 60 oder 120 Minuten leichter einzuhalten.
Ein Kalender pro Monteur oder Transporter
Du kannst bis zu 20 Kalender buchbar machen und jedem den Namen geben, den Kunden sehen. Sind mehrere zur selben Zeit frei, bucht Fynn den ersten in deiner Reihenfolge.
Unter „Zeiten auch blockieren aus“ kann auch ein anderer Kalender desselben Kontos als belegt zählen, etwa ein privater, in dem steht, wann du die Kinder zur Schule bringst.
Prüf die Vorschau, bevor du einschaltest
Bevor du „Fynn bietet freie Zeiten an“ einschaltest, öffne die Vorschau auf derselben Seite. Sie zeigt die nächsten Zeiten, die Fynn anbieten würde, live aus deinen Kalendern gelesen und mit deinen gespeicherten Regeln.
Dein Team bestätigt, oder Fynn bucht selbst
Das legst du getrennt für neue Buchungen, Absagen und Verschiebungen fest. Jede Wahl gilt für den ganzen Workspace und für jede Terminart darin. Richte sie also nach dem riskantesten Auftrag auf deiner Liste aus.
Dein Team bestätigt
Das ist der Standard. Nach dem Ja des Kunden reserviert Fynn die Zeit, und dein Team bekommt eine Benachrichtigung und in der Konversation eine Karte mit Bestätigen und Ablehnen. Mit Ablehnen kannst du stattdessen bis zu 3 andere freie Zeiten anbieten.
Eine Anfrage wartet höchstens 23 Stunden, weniger, wenn der Termin selbst bald ist, und dein Team bekommt nach 2 Stunden eine Erinnerung. Entscheidet niemand, erfährt der Kunde, dass sich jemand aus dem Team meldet, und die Konversation geht an dein Team.
Fynn bucht selbst
Fynn legt den Termin direkt nach dem Ja des Kunden an und gibt deinem Team Bescheid. Auf diesem Weg bucht er höchstens 5 Termine pro Stunde im ganzen Workspace. Alles darüber wartet auf dein Team.
Was zu einem Handwerksbetrieb passt
Die Bestätigung durch das Team ist der sicherere Start, sobald ein buchbarer Auftrag von der Adresse oder der Beschreibung abhängt. Eine „Reparatur am Wasserhahn“, die sich als Leck unter dem Boden entpuppt, oder ein Kunde 40 km außerhalb deines Gebiets fällt leichter auf, bevor der Termin bestätigt ist.
Fynn selbst buchen zu lassen, lohnt sich, wenn jede buchbare Terminart eine feste Dauer und einen festen Preis hat, etwa jährliche Wartungen, und tagsüber niemand aufs Handy schauen kann.
Verschiebungen kannst du Fynn gut als Erstes überlassen. Bei einer Verschiebung bleibt der Auftrag derselbe, er rückt nur auf eine andere freie Zeit.
Fynn ändert einen Termin nur für den Kunden, dem er gehört: in der Konversation, in der er gebucht wurde, oder nachdem der Kunde bestätigt hat, wer er ist.
Was Deskwoot in deinem Kalender liest
Der Kalender eines Handwerkers ist eine Liste von Namen, Adressen und dem, was bei Leuten zu Hause kaputt ist. Deskwoot liest nur, wann jeder Termin beginnt und endet, ob er als belegt angezeigt wird und ob er abgesagt wurde.
Titel, Beschreibungen, Teilnehmer oder Orte liest es nie, und Fynn bekommt nur die freien Zeiten, die daraus berechnet werden.
Was Deskwoot einträgt
Die Termine, die Deskwoot anlegt, sind privat und haben keine Teilnehmer, deshalb verschickt Outlook keine Einladungen. Der Titel besteht aus Terminart und Name des Kunden, etwa „Thermenwartung: Sam Okafor“.
In der Beschreibung stehen die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden und ein Link zur Konversation. Adresse, Fotos und Details zum Auftrag bleiben in der Konversation. Trennst du den Kalender, bleiben die Termine, wo sie sind.
Datenminimierung nach der DSGVO
In der EU verlangt die DSGVO, dass personenbezogene Daten „auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO, Datenminimierung). Weil Deskwoot nur belegte Zeiten liest, erreichen die Namen und Adressen aus deinen anderen Terminen weder Deskwoot noch seine KI.
Das ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
So startet ein Sanitärbetrieb mit 2 Leuten
- Terminarten: Thermenwartung (60 Minuten), Reparatur an Wasserhahn oder WC (60 Minuten), Besichtigung für neue Therme oder neues Bad (45 Minuten).
- Buchbare Zeiten von 9 bis 15 Uhr, Montag bis Freitag. So bleiben der frühe Morgen und der späte Nachmittag für dringende Arbeiten.
- Puffer 30 Minuten, Mindestvorlauf 12 Stunden, 60 Tage im Voraus buchbar, Startzeiten alle 60 Minuten.
- Dein Team bestätigt neue Buchungen und Absagen, Verschiebungen übernimmt Fynn selbst.
Lass das ein paar Wochen laufen, sieh dir an, was gebucht wurde, und lockere die Regeln dort, wo sie gehalten haben.
Probier die Einrichtung mit deinem eigenen Kalender aus
Mit dieser Einrichtung bekommt die Nachricht zur Therme vom Sonntagabend freie Zeiten aus deinem Outlook-Kalender im selben Chat, und die Anfrage zum Bad bekommt einen Besichtigungstermin. Du tippst einmal auf Bestätigen, bei den Verschiebungen, die Fynn selbst übernimmt, nicht einmal das.
Outlook funktioniert mit Konten bei Microsoft 365 und Outlook.com. Google Calendar gibt es noch nicht. Das kostet es:
- Outlook verbinden kannst du in jedem Deskwoot-Plan, auch im kostenlosen Hacker-Plan.
- Freie Zeiten anbieten und buchen kann Fynn in jedem bezahlten Plan, ab Startup für 4 $ pro Agent und Monat.
- Die Testphase von 7 Tagen enthält es. Sie läuft im Plan Enterprise, braucht keine Kreditkarte und umfasst bis zu 30 Plätze, deinen eingeschlossen.
Die Pläne stehen auf der Preisseite, und die Seite fürs Handwerk zeigt, was Fynn sonst noch für Handwerksbetriebe erledigt.
Um es auszuprobieren, starte die Testphase von 7 Tagen, verbinde Outlook unter Einstellungen > Integrationen > Termine und sieh dir die Vorschau an, bevor du Fynn einschaltest. Sie zeigt deine echten freien Zeiten, bevor ein Kunde auch nur eine davon sieht.
Wählst du nach den 7 Tagen keinen bezahlten Plan, läuft der Workspace im kostenlosen Hacker-Plan für 1 Agenten weiter.
Auch verfügbar auf:EnglishEspañolFrançaisPortuguês (Brasil)
