Consultas de chat y WhatsApp directamente a Propstack: contacto, nota y exposé sin volver a escribir nada

Sábado, 9:15 p. m., por WhatsApp: “¿Sigue disponible el departamento de tres habitaciones junto al parque municipal? ¿Me podrías mandar el exposé?” El exposé es la ficha detallada que los agentes inmobiliarios en Alemania envían de cada inmueble. Si la pregunta hubiera llegado por un portal inmobiliario, el contacto ya estaría en Propstack.

Esta tiene que esperar a que alguien escriba a mano el nombre, el teléfono y el inmueble. Casi siempre, el lunes.

En este artículo verás el único paso que separa a WhatsApp y al chat de una consulta de portal, qué revisar antes en Propstack y cómo dejar registrado el consentimiento para los perfiles de búsqueda.

Cuánto esperan las consultas en las inmobiliarias

En 2019, el Instituto Alemán de Calidad en el Servicio (DISQ) midió cuánto esperan los interesados a los agentes inmobiliarios, por encargo del canal de televisión n-tv. Entre otras cosas, 10 grandes inmobiliarias recibieron consultas de cliente incógnito por teléfono y por correo.

Casi un tercio de las consultas por correo no recibió ninguna respuesta. En el resto, los evaluadores esperaron casi 40 horas en promedio (estudio de servicio del DISQ sobre agentes inmobiliarios, en alemán).

La muestra es pequeña y el estudio tiene 7 años. Aun así, sirve como referencia aproximada de cuánto tiempo pasan sin respuesta las consultas por escrito.

Cómo sabe Propstack que una consulta llegó por su API

En su documentación de la API, Propstack explica cómo un sitio web envía consultas por la API. Son dos pasos:

1. Primero se crea un contacto.
2. Después llega una nota que lleva el ID de un origen de contactos en el campo client_source_id.

La documentación sigue: “Al crear esta nota, se activa un disparador de consulta de portal para las automatizaciones”.

Con las consultas por correo funciona igual. La dirección del remitente tiene que estar configurada como origen de contactos; si no, no arranca ninguna automatización.

Qué hace la automatización después

Eso lo decides tú en Propstack. En su página de funciones, Propstack dice sobre las consultas nuevas: “Se crea un contacto nuevo al instante y se vincula al inmueble. Luego el exposé se envía automáticamente”.

Esa es la descripción del propio proveedor. Según un artículo práctico de Smartify Consulting, el disparador “Neue Portal-Anfrage” (nueva consulta de portal) suele poner en marcha varias automatizaciones pequeñas, una tras otra, como estas:

• crear el contacto
• crear una operación en el inmueble
• enviar una plantilla de texto con el exposé

Sábado en la noche o lunes en la mañana

Así que, para el chat y WhatsApp, falta justo un paso: el mensaje tiene que convertirse en un contacto con una nota que lleve el origen correcto. Que eso pase el sábado en la noche o el lunes en la mañana decide cuándo llega el exposé.

Qué llega a Propstack cuando Fynn envía la consulta

Deskwoot es nuestro propio producto. Se conecta con Propstack, por ahora en beta (mira el anuncio).

Fynn, el agente de IA de Deskwoot, envía la consulta a Propstack en cuanto la persona dice que sí, aunque sea un sábado a las 9:15 p. m. Llega como una nota con tu origen de contactos, y Deskwoot crea el contacto si todavía no existe. Nadie tiene que escribir nada a mano.

Qué responde Fynn a partir de tus inmuebles

Por WhatsApp, en el chat de tu sitio web y en tus otros canales, Fynn responde preguntas sobre los inmuebles que comercializas. Da precios, gastos, comisión y depósito tal como los publicaste. Nunca calcula, estima ni redondea.

Cuando alguien pregunta por un inmueble concreto y la copia de Deskwoot tiene más de 5 minutos, Fynn vuelve a leer ese inmueble en Propstack. Si Deskwoot lleva 6 horas sin poder sincronizar tus inmuebles, deja de decir que un inmueble está disponible y remite a las personas a tu equipo.

Primero el resumen, después el sí

Si alguien quiere el exposé, una visita o que lo llamen, Fynn le pide su nombre. Si en la conversación todavía no hay una dirección de correo ni un número de teléfono, también se los pide.

Luego lo resume todo y solo envía después de un sí. Su confirmación se ve más o menos así (en alemán, usa el “Sie” formal si tu espacio de trabajo trata así a los clientes):

Esto es lo que anoté: una solicitud del exposé de Luminoso departamento de 3 habitaciones junto al parque municipal (WE-1042). Contacto: Lena Brandt, lena.brandt@example.de. ¿Es correcto? Responde que sí y se lo paso a nuestro equipo.

Qué pasa en Propstack después del sí

• Si ningún contacto tiene todavía esta dirección de correo o este número de teléfono, Deskwoot crea uno nuevo, con nombre, dirección de correo, número de teléfono y tu origen de consultas.
• Si coincide exactamente un contacto, recibe la consulta como nota. Deskwoot no cambia nada en el contacto en sí: ni el nombre, ni el número de teléfono, ni el estado.
• Si coinciden varios contactos, Deskwoot no envía nada y le pide a tu equipo que primero vincule el correcto.

Qué dice la nota

La nota lleva un título como “Consulta desde el chat: exposé”. Indica el canal, la solicitud, el inmueble, los horarios preferidos y el mensaje.

También enlaza a la conversación, que solo tu equipo puede abrir iniciando sesión. Antes, Deskwoot quita los números de tarjeta, los IBAN y los números de documento de identidad.

La nota lleva el origen de contactos y el tipo de nota que elegiste en Deskwoot, y va al agente a cargo del inmueble.

Si nada en la conversación demuestra que el mensaje viene de verdad de esta persona, la nota dice “Remitente no verificado”. Eso pasa, por ejemplo, cuando alguien escribe en el chat del sitio web una dirección de correo que nadie confirmó.

Para tu equipo, es la señal de revisar rápido la dirección en el primer contacto.

Lo que Fynn no hace

Fynn no agenda visitas en Propstack y nunca envía por su cuenta un exposé ni ningún otro documento. El envío lo hace tu automatización en Propstack, si la configuraste así y se activa con la nota de Deskwoot. La prueba de la lista de abajo te muestra si lo hace.

Fynn solo comparte el enlace a la página pública del inmueble si activas esa opción. El interruptor empieza apagado, y Fynn ofrece el exposé en su lugar, para que la consulta llegue primero a Propstack.

Fynn nunca menciona Propstack a los clientes. Habla de tu equipo.

Lista de verificación: comprueba que tu automatización sí envíe el exposé

La conexión está en beta. La documentación de Propstack describe el disparador, pero confía en él solo cuando lo hayas visto activarse con una consulta de prueba en tu propia cuenta.

Propstack es un CRM para agentes inmobiliarios de Alemania, y las notas legales de este artículo se aplican a Alemania. Son información general, no asesoría legal.

Si usas otro CRM o trabajas en otro país, la lógica de la lista de verificación te sigue sirviendo. Para el consentimiento, valen las reglas de tu propio país.

1. Pregunta primero a Propstack. Según la documentación de Propstack, cada cuenta puede tener una sola clave de API. Si tu sitio web u otra herramienta ya usa una, una clave nueva puede reemplazarla. Aclara eso antes de crear una en Verwaltung > API-Schlüssel (administración, claves de API).
2. Crea un origen de contactos propio. Configura en Propstack un origen como “Deskwoot”. Así verás después qué contactos llegaron por el chat y WhatsApp, y tu automatización podrá escuchar justo este origen.
3. Revisa tu automatización para consultas nuevas. Fíjate si también se ejecuta para este origen y qué hace exactamente: crear una operación, una tarea para el agente a cargo, el correo con el exposé.
4. Elige en Deskwoot dónde llegan las consultas. En Configuración > Integraciones > Propstack, en la tarjeta “Dónde llegan las consultas”, eliges el origen de consultas, el tipo de nota y el agente para las consultas sin inmueble. Los tipos de nota que cambian el estado de un inmueble o de una operación ni siquiera aparecen. Con “Sin origen”, no se ejecuta ninguna automatización.
5. Activa Fynn. Fynn solo usa Propstack después de que un administrador guardó una vez la tarjeta “Lo que Fynn hace con Propstack”. Revisa ahí que “Enviar consultas a Propstack” esté activado.
6. Lee el correo del exposé. Si tu plantilla pone el aviso sobre cuándo se paga la comisión debajo de la despedida, súbelo. El fallo judicial justo debajo de esta lista explica por qué. Para su exposé web, la página de funciones de Propstack menciona un aviso de desistimiento integrado. Revisa si tu plantilla usa el exposé web.
7. Pruébalo. Escribe en el chat de tu sitio web desde una dirección de correo personal, pide el exposé de un inmueble real y responde que sí. Luego revisa Propstack: ¿está el contacto?, ¿la nota lleva tu origen?, ¿se ejecutó la automatización?, ¿llegó el exposé?
8. Repite con un contacto conocido. Usa una dirección que ya pertenezca a un contacto en Propstack. La nota llega entonces a ese contacto, y ves qué hace tu automatización con los contactos existentes.

Por qué el aviso de comisión va arriba de la despedida

En Alemania, un contrato de corretaje para comprar un departamento o una casa unifamiliar debe hacerse en forma de texto (§ 656a BGB, el Código Civil alemán).

El 11 de marzo de 2026, el Tribunal Federal de Justicia de Alemania (BGH) decidió que ese contrato puede cerrarse por correo. Pero quien envía tiene que dejar claro dónde termina su declaración (sentencia I ZR 202/25).

En el caso que decidió el tribunal, el “Hinweis zur Fälligkeit der Provision” (aviso sobre cuándo se paga la comisión) estaba debajo de la firma. El agente tuvo que devolver €8,810.76 de comisión.

Perfiles de búsqueda: el consentimiento va con ellos

Cuando el departamento ya no está, el deseo muchas veces sigue: “Avísame cuando tengas algo parecido”. En Propstack, eso se convierte en un perfil de búsqueda, y los inmuebles que coinciden salen por correo. Esos correos hacen publicidad de tus inmuebles.

Qué exigen la UWG y el RGPD

Para la publicidad por correo, la ley alemana de competencia, la UWG, exige el “consentimiento previo y expreso del destinatario”. Sin él, el correo se considera una molestia inaceptable (§ 7(2) n.º 2 UWG).

La excepción para clientes existentes del § 7(3) UWG exige que hayas obtenido la dirección en relación con una venta. Quien pregunta por un departamento en el chat todavía no te compró nada.

Además está el RGPD. Si el tratamiento se basa en el consentimiento, tienes que poder demostrar que la persona dio su consentimiento (art. 7(1) RGPD).

Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, y retirarlo tiene que ser tan fácil como darlo (art. 7(3) RGPD).

Cómo registra Fynn el consentimiento

Por eso Fynn solo crea un perfil de búsqueda con consentimiento. Su confirmación incluye una frase extra: “Al responder que sí, también aceptas recibir por correo inmuebles que coincidan”.

Solo después del sí, el perfil de búsqueda va a Propstack, con compra o alquiler, lugares, habitaciones, precio y superficie. La nota del perfil de búsqueda y la nota de la consulta llevan entonces una línea como esta:

Consentimiento: la persona aceptó recibir ofertas que coincidan por correo (2026-10-24 19:42 UTC).

Así, el propio perfil de búsqueda guarda la prueba, aunque la nota de la consulta no llegue nunca.

En un contacto nuevo, Deskwoot también marca en Propstack la casilla para envíos de inmuebles. En un contacto existente no cambia nada, ni siquiera esta casilla. Tu equipo la marca ahí cuando el consentimiento ya está en la nota.

Lo que la línea no demuestra

Un punto queda en tus manos. La línea demuestra que alguien dijo que sí en el chat. No demuestra que la dirección de correo que escribió sea de esa persona.

Si la nota dice “Remitente no verificado”, pregúntale a tu responsable de protección de datos si eso te basta o si conviene que confirmen la dirección antes de enviar la primera oferta.

Cuando un contacto conocido pregunta por su cita

Las personas que ya están en Propstack muchas veces preguntan otra cosa: “¿A qué hora era la visita del sábado?”

Si la persona confirmó su dirección de correo o su número de teléfono, Fynn lee sus próximas citas en vivo desde Propstack. Da la hora, el tipo de cita, el inmueble y el lugar, para hasta 5 citas.

Nunca comparte el título ni el texto de una cita, porque ahí suelen estar tus notas internas. Deja fuera las citas privadas y las canceladas.

Qué necesita Fynn para esto y dónde se detiene

La clave de API necesita permiso para leer citas. En la tarjeta “Lo que Fynn hace con Propstack”, “Informar las próximas citas” tiene que estar activado.

Fynn nunca le da a nadie sus citas por SMS, porque un SMS no demuestra nada sobre el remitente.

Fynn no puede confirmar, cambiar ni cancelar una cita. Anota la solicitud, la resume y se la pasa a tu equipo.

Qué necesitas y cuánto cuesta

Puedes conectar Propstack en todos los planes de Deskwoot, incluido el plan gratis Hacker, y la conexión no cuesta nada extra.

Tu equipo ve entonces el contacto de Propstack en la pestaña Detalles de cada conversación, con estado, número de cliente, agente a cargo y perfiles de búsqueda. Desde ahí, puede enviar a Propstack consultas, perfiles de búsqueda o notas por su cuenta.

Lo que Fynn hace con Propstack viene en todos los planes de pago desde Startup y en la prueba gratis de 7 días:

• Startup cuesta $4 por agente al mes, o $3.20 con facturación anual.
• Las conversaciones de Fynn cuentan como conversaciones de IA. El plan Startup incluye 50 al mes (cómo se cobra Fynn).
• Todos los planes están en la página de precios.

Conectar WhatsApp y el chat de tu sitio web

Para WhatsApp, conectas una cuenta de WhatsApp Business mediante la Cloud API de Meta (Conectar WhatsApp Business). Para tu sitio web, usas el widget de chat (Chat en vivo en tu sitio web).

En todos los canales, las respuestas de Fynn aparecen marcadas como respuestas de un asistente de IA (cómo lo ven los clientes). Lo que Deskwoot hace además por las inmobiliarias está en la página para agentes inmobiliarios.

Tu primera prueba

Si hoy haces una sola cosa: crea el origen de contactos en Propstack, conecta Propstack en Deskwoot en Configuración > Integraciones y envíate una consulta de prueba. Así sabrás si tu exposé sale el sábado en la noche o recién el lunes.

Una cuenta nueva empieza con 7 días de Enterprise para probar, sin tarjeta y para hasta 30 puestos, el tuyo incluido (crear una cuenta). Si después no eliges un plan de pago, se queda en el plan gratis Hacker.

Si algo funciona distinto de lo que se describe aquí, escríbenos a hello@deskwoot.com.