Anfragen aus Chat und WhatsApp direkt in Propstack: Kontakt, Notiz und Exposéversand ohne Abtippen

Samstag, 21:15 Uhr, auf WhatsApp: "Ist die Dreizimmerwohnung am Stadtpark noch frei? Können Sie mir das Exposé schicken?" Käme die Frage über ein Portal, stünde der Kontakt schon in Propstack. Diese hier wartet, bis jemand Name, Telefonnummer und Objekt abtippt. Meistens am Montag.

Hier liest du, welcher Schritt WhatsApp und Chat von einer Portalanfrage trennt, was du vorher in Propstack prüfst und wie du die Einwilligung für Suchprofile festhältst.

Wie lange Anfragen bei Maklern liegen bleiben

Wie lange Interessenten auf Makler warten, hat das Deutsche Institut für Service-Qualität 2019 im Auftrag von n-tv geprüft. 10 große Maklerunternehmen bekamen unter anderem verdeckte Anfragen per Telefon und E-Mail.

Von den E-Mail-Anfragen blieb nahezu ein Drittel ganz unbeantwortet. Auf die übrigen Antworten warteten die Tester im Schnitt fast 40 Stunden (DISQ-Servicestudie Immobilienmakler).

Die Stichprobe ist klein, und die Studie ist 7 Jahre alt. Als Richtwert dafür, wie lange schriftliche Anfragen liegen bleiben, taugt sie trotzdem.

Wie Propstack eine Anfrage über die Schnittstelle erkennt

In seiner API-Dokumentation beschreibt Propstack, wie eine Website Anfragen über die Schnittstelle schickt. Es sind zwei Schritte:

1. Zuerst wird ein Kontakt angelegt.
2. Dann folgt eine Notiz, die im Feld client_source_id die ID einer Kontaktquelle trägt.

Weiter heißt es dort: "Beim Erstellen dieser Notiz wird dann ein Portalanfrage Trigger für die Automatisierungen ausgelöst."

Für Anfragen per E-Mail gilt dasselbe Prinzip. Die Absenderadresse muss als Kontaktquelle hinterlegt sein, sonst startet keine Automation.

Was die Automation danach tut

Das legst du in Propstack selbst fest. Auf seiner Funktionsseite schreibt Propstack über neue Anfragen: "Ein neuer Kontakt wird direkt angelegt und mit dem Objekt verknüpft. Das Immobilienexposé versendet sich anschließend automatisch."

Das ist die Beschreibung des Herstellers. Laut einem Praxisartikel von Smartify Consulting hängen am Trigger "Neue Portal-Anfrage" typischerweise mehrere kleine Automatisierungen hintereinander, etwa diese:

• Kontakt anlegen
• Deal am Objekt anlegen
• einen Textbaustein mit dem Exposé verschicken

Samstagabend oder Montagmorgen

Für Chat und WhatsApp fehlt also genau ein Schritt: Aus der Nachricht muss ein Kontakt mit einer Notiz werden, die die richtige Quelle trägt. Ob das am Samstagabend passiert oder am Montagmorgen, entscheidet, wann das Exposé ankommt.

Was in Propstack ankommt, wenn Fynn die Anfrage schickt

Deskwoot ist unser eigenes Produkt. Es verbindet sich mit Propstack, derzeit in der Beta (zur Ankündigung).

Fynn, der KI-Agent in Deskwoot, schickt die Anfrage an Propstack, sobald die Person Ja sagt, auch am Samstag um 21:15 Uhr. Sie kommt als Notiz mit deiner Kontaktquelle an, und den Kontakt legt Deskwoot an, falls es ihn noch nicht gibt. Abtippen muss das niemand.

Was Fynn aus deinen Inseraten beantwortet

Fynn beantwortet auf WhatsApp, im Chat auf deiner Website und in deinen anderen Kanälen Fragen zu deinen vermarkteten Inseraten. Preise, Kosten, Provision und Kaution nennt er genau so, wie du sie veröffentlicht hast. Er rechnet, schätzt oder rundet nie.

Fragt jemand nach einem bestimmten Objekt und ist Deskwoots Kopie älter als 5 Minuten, liest Fynn das Objekt frisch aus Propstack. Konnte Deskwoot deine Inserate 6 Stunden lang nicht abgleichen, sagt er nicht mehr, dass ein Objekt frei ist, und verweist auf dein Team.

Erst die Zusammenfassung, dann das Ja

Möchte jemand das Exposé, eine Besichtigung oder einen Rückruf, fragt Fynn nach dem Namen. Hat das Gespräch noch keine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, fragt er auch danach.

Dann fasst er zusammen und schickt erst nach dem Ja. Die Rückfrage sieht etwa so aus (in der Sie-Form, wenn dein Workspace siezt):

Ich habe Folgendes notiert: eine Anfrage für das Exposé zu Helle 3-Zimmer-Wohnung am Stadtpark (WE-1042). Kontakt: Lena Brandt, lena.brandt@example.de. Stimmt das so? Dann antworte mit Ja, und ich gebe es an unser Team weiter.

Was nach dem Ja in Propstack passiert

• Hat noch kein Kontakt diese E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, legt Deskwoot einen neuen an, mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und deiner Quelle für Anfragen.
• Gibt es genau einen passenden Kontakt, bekommt er die Anfrage als Notiz. Am Kontakt selbst ändert Deskwoot nichts, weder Name noch Telefonnummer noch Status.
• Passen mehrere Kontakte, schickt Deskwoot nichts und bittet dein Team, zuerst den richtigen zu verknüpfen.

Was in der Notiz steht

Die Notiz heißt zum Beispiel "Anfrage aus dem Chat: Exposé". Sie nennt den Kanal, den Wunsch, das Objekt, Wunschzeiten und die Nachricht.

Dazu kommt ein Link zum Gespräch, den nur dein Team mit Login öffnet. Kartennummern, IBANs und Ausweisnummern nimmt Deskwoot vorher heraus.

Die Notiz trägt die Kontaktquelle und den Notiztyp, die du in Deskwoot gewählt hast, und geht an den Betreuer des Objekts.

Kann nichts im Gespräch belegen, dass die Nachricht wirklich von dieser Person kommt, steht in der Notiz "Absender nicht bestätigt". Das passiert etwa, wenn jemand im Website-Chat eine E-Mail-Adresse eintippt, die niemand bestätigt hat.

Für dein Team ist das der Hinweis, die Adresse beim ersten Kontakt kurz zu prüfen.

Was Fynn nicht tut

Fynn bucht keine Besichtigung in Propstack und schickt nie selbst ein Exposé oder ein anderes Dokument. Den Versand übernimmt deine Automation in Propstack, wenn du sie so eingerichtet hast und sie bei der Notiz aus Deskwoot anspringt. Ob sie das tut, zeigt dir der Test in der Checkliste unten.

Den Link zur öffentlichen Objektseite teilt Fynn nur, wenn du das einschaltest. Am Anfang ist der Schalter aus, und Fynn bietet stattdessen das Exposé an, damit die Anfrage zuerst in Propstack landet.

Kunden gegenüber nennt Fynn Propstack nie, er spricht von deinem Team.

Checkliste: Damit deine Automation das Exposé wirklich schickt

Die Verbindung ist in der Beta. Propstacks Dokumentation beschreibt den Auslöser, aber verlass dich erst darauf, wenn du ihn mit einer Testanfrage in deinem eigenen Konto gesehen hast.

Propstack ist ein Makler-CRM aus Deutschland, und die Rechtshinweise in diesem Text gelten für Deutschland. Sie sind allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Arbeitest du mit einem anderen CRM oder in einem anderen Land, passt die Logik der Checkliste trotzdem. Für die Einwilligung gelten dann die Regeln deines Landes.

1. Erst bei Propstack nachfragen. Laut Propstacks Dokumentation kann jeder Account nur einen API-Schlüssel haben. Nutzt deine Website oder ein anderes Tool schon einen, kann ein neuer Schlüssel ihn ersetzen. Kläre das, bevor du unter Verwaltung > API-Schlüssel einen anlegst.
2. Eine eigene Kontaktquelle anlegen. Leg in Propstack eine Quelle wie "Deskwoot" an. So siehst du später, welche Kontakte aus Chat und WhatsApp kamen, und deine Automation kann gezielt auf diese Quelle hören.
3. Die Automation für neue Anfragen ansehen. Prüf, ob sie auch für diese Quelle läuft und was sie genau tut: Deal anlegen, Aufgabe für den Betreuer, Exposé-Mail.
4. In Deskwoot festlegen, wo Anfragen landen. Unter Einstellungen > Integrationen > Propstack wählst du in der Karte "Wo Anfragen landen" die Quelle für Anfragen, den Notiztyp und den Betreuer für Anfragen ohne Objekt. Notiztypen, die den Status eines Objekts oder einen Deal ändern, bietet Deskwoot gar nicht an. Mit "Keine Quelle" läuft keine Automation.
5. Fynn freigeben. Fynn nutzt Propstack erst, wenn ein Administrator die Karte "Was Fynn mit Propstack macht" einmal gespeichert hat. Prüf dort, dass "Anfragen an Propstack schicken" an ist.
6. Die Exposé-Mail lesen. Steht in deiner Vorlage der Hinweis zur Fälligkeit der Provision unter dem Gruß, schieb ihn nach oben. Den Grund erklärt das BGH-Urteil gleich unter dieser Liste. Für sein Web-Exposé nennt Propstack auf der Funktionsseite eine integrierte Widerrufsbelehrung. Schau nach, ob deine Vorlage das Web-Exposé nutzt.
7. Testen. Schreib mit einer privaten E-Mail-Adresse in den Chat auf deiner Website, frag nach dem Exposé eines echten Objekts und antworte mit Ja. Schau dann in Propstack nach: Gibt es den Kontakt, trägt die Notiz deine Quelle, ist die Automation gelaufen, kam das Exposé an?
8. Mit einem bekannten Kontakt wiederholen. Nimm eine Adresse, zu der es in Propstack schon einen Kontakt gibt. Die Notiz landet dann bei diesem Kontakt, und du siehst, was deine Automation bei bestehenden Kontakten macht.

Warum der Provisionshinweis über den Gruß gehört

Ein Maklervertrag über den Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses braucht in Deutschland Textform (§ 656a BGB).

Der Bundesgerichtshof hat am 11. März 2026 entschieden, dass so ein Vertrag durch E-Mails zustande kommen kann. Der Absender muss aber deutlich machen, wo seine Erklärung endet (Urteil I ZR 202/25).

Im entschiedenen Fall stand der "Hinweis zur Fälligkeit der Provision" unter der Unterschrift. Die Maklerin musste 8.810,76 Euro Provision zurückzahlen.

Suchprofile: Die Einwilligung gehört dazu

Ist die Wohnung weg, bleibt oft der Wunsch: "Sagen Sie mir Bescheid, wenn Sie etwas Ähnliches haben." In Propstack wird daraus ein Suchprofil, und passende Angebote gehen per E-Mail raus. Solche Mails werben für deine Objekte.

Was UWG und DSGVO verlangen

Für Werbung per E-Mail verlangt das deutsche Wettbewerbsrecht eine "vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten", sonst gilt sie als unzumutbare Belästigung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).

Die Ausnahme für Bestandskunden in § 7 Abs. 3 UWG setzt voraus, dass du die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf bekommen hast. Wer im Chat nach einer Wohnung fragt, hat bei dir noch nichts gekauft.

Dazu kommt die DSGVO. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, musst du nachweisen können, dass die Person eingewilligt hat (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Widerrufen darf sie jederzeit, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wie Fynn die Zustimmung festhält

Fynn legt ein Suchprofil deshalb nur mit Zustimmung an. In seiner Rückfrage steht ein zusätzlicher Satz: "Mit deinem Ja bist du auch einverstanden, passende Angebote per E-Mail zu bekommen."

Erst nach dem Ja geht das Suchprofil mit Kauf oder Miete, Orten, Zimmern, Preis und Fläche an Propstack. In der Notiz des Suchprofils und in der Anfragenotiz steht dann eine Zeile wie diese:

Einwilligung: Die Person hat zugestimmt, passende Angebote per E-Mail zu erhalten (2026-10-24 19:42 UTC).

Damit hält das Suchprofil den Nachweis selbst fest, auch wenn die Anfragenotiz einmal nicht ankommt.

Ein neuer Kontakt bekommt in Propstack zusätzlich den Haken für Immobilienmailings. Bei einem bestehenden Kontakt ändert Deskwoot nichts, auch diesen Haken nicht. Dein Team setzt ihn dort selbst, wenn die Einwilligung in der Notiz steht.

Was die Zeile nicht belegt

Ein Punkt bleibt bei dir. Die Zeile belegt, dass im Chat jemand Ja gesagt hat. Dass die eingetippte E-Mail-Adresse dieser Person gehört, belegt sie nicht.

Steht in der Notiz "Absender nicht bestätigt", klär mit deinem Datenschutzbeauftragten, ob dir das reicht oder ob du die Adresse vor dem ersten Angebot bestätigen lässt.

Wenn ein bekannter Kontakt nach seinem Termin fragt

Wer schon in Propstack steht, fragt oft nach etwas anderem: "Wann war noch mal die Besichtigung am Samstag?"

Hat die Person ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bestätigt, liest Fynn ihre nächsten Termine live aus Propstack. Er nennt Uhrzeit, Terminart, Objekt und Ort, höchstens 5 Termine.

Titel und Text eines Termins nennt er nie, weil dort oft eure internen Notizen stehen. Private und abgesagte Termine lässt er weg.

Was Fynn dafür braucht und wo er aufhört

Der API-Schlüssel braucht das Recht, Termine zu lesen. In der Karte "Was Fynn mit Propstack macht" muss "Anstehende Termine nennen" an sein.

Per SMS nennt Fynn niemandem Termine, weil eine SMS nichts über den Absender beweist.

Bestätigen, verschieben oder absagen kann Fynn einen Termin nicht. Er nimmt den Wunsch auf, fasst ihn zusammen und gibt an dein Team ab.

Was du brauchst und was es kostet

Propstack verbindest du in jedem Deskwoot-Plan, auch im kostenlosen Plan Hacker, und für die Verbindung zahlst du nichts extra.

Dein Team sieht dann im Tab Details jedes Gesprächs den Kontakt aus Propstack mit Status, Kundennummer, Betreuer und Suchprofilen. Anfragen, Suchprofile oder Notizen schickt es von dort aus selbst an Propstack.

Was Fynn mit Propstack macht, gehört zu jedem bezahlten Plan ab Startup und zur Testphase von 7 Tagen:

• Startup kostet 4 US-Dollar pro Agent und Monat, bei jährlicher Zahlung 3,20 US-Dollar.
• Fynns Gespräche zählen als KI-Konversationen. Im Plan Startup sind 50 pro Monat enthalten (so wird Fynn abgerechnet).
• Alle Pläne stehen unter Preise.

WhatsApp und Website-Chat anbinden

Für WhatsApp verbindest du ein WhatsApp-Business-Konto über die Cloud API von Meta (WhatsApp Business verbinden). Für die Website nimmst du das Chat-Widget (Live-Chat auf der Website).

Fynns Antworten sind in jedem Kanal als Antworten eines KI-Assistenten gekennzeichnet (so sehen Kunden das). Was Deskwoot sonst für Agenturen tut, steht auf der Seite für Immobilienmakler.

Dein erster Test

Wenn du heute nur eine Sache erledigst: Leg in Propstack die Kontaktquelle an, verbinde Propstack in Deskwoot unter Einstellungen > Integrationen und schick dir selbst eine Testanfrage. Dann weißt du, ob dein Exposé am Samstagabend rausgeht oder erst am Montag.

Ein neues Konto startet mit 7 Tagen Enterprise zum Testen, ohne Karte und für bis zu 30 Plätze, deinen eingeschlossen (Konto anlegen). Buchst du danach nichts, läuft es im kostenlosen Plan Hacker weiter.

Läuft dabei etwas anders als hier beschrieben, schreib uns an hello@deskwoot.com.