Demandes du chat et de WhatsApp directement dans Propstack : contact, note et exposé sans rien ressaisir

Samedi, 9 h 15 du soir, sur WhatsApp : « L'appartement de trois pièces près du parc municipal est-il toujours disponible ? Pourriez-vous m'envoyer l'exposé ? » L'exposé, c'est la fiche détaillée que les agents immobiliers allemands envoient pour chaque bien. Si la question était arrivée par un portail immobilier, le contact serait déjà dans Propstack.

Celle-ci attend que quelqu'un saisisse à la main le nom, le numéro de téléphone et le bien. En général, le lundi.

Cet article montre la seule étape qui sépare WhatsApp et le chat d'une demande de portail, ce qu'il faut vérifier avant dans Propstack et comment enregistrer le consentement pour les profils de recherche.

Combien de temps les demandes attendent chez les agents immobiliers

En 2019, l'Institut allemand de la qualité de service (DISQ) a mesuré, pour la chaîne de télévision n-tv, combien de temps les prospects attendent les agents. Entre autres, 10 grandes agences immobilières ont reçu des demandes de clients mystères par téléphone et par e-mail.

Près d'un tiers des demandes par e-mail sont restées sans aucune réponse. Pour les autres, les testeurs ont attendu près de 40 heures en moyenne (étude de service du DISQ sur les agents immobiliers, en allemand).

L'échantillon est petit et l'étude a 7 ans. Elle donne quand même une idée du temps pendant lequel les demandes écrites restent sans réponse.

Comment Propstack sait qu'une demande est arrivée par son API

Dans sa documentation de l'API, Propstack explique comment un site web envoie des demandes par l'API. Il y a deux étapes :

1. D'abord, un contact est créé.
2. Ensuite vient une note qui porte l'ID d'une origine de contact dans le champ client_source_id.

La documentation poursuit : « La création de cette note lance ensuite un déclencheur de demande de portail pour les automatisations. »

Le même principe vaut pour les demandes par e-mail. L'adresse de l'expéditeur doit être configurée comme origine de contact, sinon aucune automatisation ne démarre.

Ce que fait ensuite l'automatisation

C'est vous qui le décidez dans Propstack. Sur sa page des fonctionnalités, Propstack dit à propos des nouvelles demandes : « Un nouveau contact est créé tout de suite et lié au bien. L'exposé du bien est ensuite envoyé automatiquement. »

C'est la description de l'éditeur lui-même. D'après un article pratique de Smartify Consulting, le déclencheur « Neue Portal-Anfrage » (nouvelle demande de portail) lance en général plusieurs petites automatisations à la suite, comme celles-ci :

• créer le contact
• créer une affaire sur le bien
• envoyer un modèle de texte avec l'exposé

Samedi soir ou lundi matin

Pour le chat et WhatsApp, il manque donc une seule étape : le message doit devenir un contact avec une note qui porte la bonne origine. Que cela se fasse le samedi soir ou le lundi matin décide du moment où l'exposé arrive.

Ce qui arrive dans Propstack quand Fynn envoie la demande

Deskwoot est notre propre produit. Il se connecte à Propstack, pour l'instant en bêta (voir l'annonce).

Fynn, l'agent IA de Deskwoot, envoie la demande à Propstack dès que la personne dit oui, même un samedi à 9 h 15 du soir. Elle arrive sous forme de note avec votre origine de contact, et Deskwoot crée le contact s'il n'existe pas encore. Personne n'a rien à saisir.

Ce que Fynn répond à partir de vos biens

Sur WhatsApp, dans le chat de votre site web et sur vos autres canaux, Fynn répond aux questions sur les biens que vous commercialisez. Il donne les prix, les charges, la commission et le dépôt de garantie exactement comme vous les avez publiés. Il ne calcule, n'estime et n'arrondit jamais.

Quand quelqu'un pose une question sur un bien précis et que la copie de Deskwoot date de plus de 5 minutes, Fynn relit ce bien directement dans Propstack. Si Deskwoot n'a pas pu synchroniser vos biens depuis 6 heures, il cesse de dire qu'un bien est disponible et renvoie les gens vers votre équipe.

D'abord le résumé, puis le oui

Si quelqu'un veut l'exposé, une visite ou être rappelé, Fynn lui demande son nom. S'il n'y a pas encore d'adresse e-mail ni de numéro de téléphone dans la conversation, il les demande aussi.

Puis il résume le tout et n'envoie qu'après un oui. Sa vérification ressemble à peu près à ceci (en allemand, il utilise le « Sie » de politesse si votre espace de travail s'adresse ainsi aux clients) :

Voici ce que j'ai noté : une demande d'exposé pour Appartement lumineux de 3 pièces près du parc municipal (WE-1042). Contact : Lena Brandt, lena.brandt@example.de. Est-ce bien cela ? Répondez oui et je transmets à notre équipe.

Ce qui se passe dans Propstack après le oui

• Si aucun contact n'a encore cette adresse e-mail ou ce numéro de téléphone, Deskwoot en crée un nouveau, avec le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et votre origine des demandes.
• Si un seul contact correspond, il reçoit la demande sous forme de note. Deskwoot ne modifie rien sur le contact lui-même : ni le nom, ni le numéro de téléphone, ni le statut.
• Si plusieurs contacts correspondent, Deskwoot n'envoie rien et demande d'abord à votre équipe de lier le bon.

Ce que contient la note

La note s'intitule par exemple « Demande depuis le chat : exposé ». Elle indique le canal, la demande, le bien, les horaires souhaités et le message.

Elle contient aussi un lien vers la conversation, que seule votre équipe peut ouvrir en se connectant. Avant, Deskwoot retire les numéros de carte, les IBAN et les numéros de pièce d'identité.

La note porte l'origine de contact et le type de note que vous avez choisis dans Deskwoot, et elle va à l'agent responsable du bien.

Si rien dans la conversation ne prouve que le message vient vraiment de cette personne, la note indique « Expéditeur non vérifié ». C'est le cas, par exemple, quand quelqu'un saisit dans le chat du site web une adresse e-mail que personne n'a confirmée.

Pour votre équipe, c'est le signal de vérifier vite l'adresse au premier contact.

Ce que Fynn ne fait pas

Fynn ne réserve pas de visites dans Propstack et n'envoie jamais lui-même un exposé ni aucun autre document. C'est votre automatisation dans Propstack qui s'occupe de l'envoi, si vous l'avez configurée ainsi et qu'elle se déclenche sur la note de Deskwoot. Le test de la liste ci-dessous vous montre si c'est le cas.

Fynn ne partage le lien vers la page publique du bien que si vous l'activez. L'interrupteur est désactivé au départ, et Fynn propose l'exposé à la place, pour que la demande arrive d'abord dans Propstack.

Fynn ne mentionne jamais Propstack aux clients. Il parle de votre équipe.

Check-list : vérifiez que votre automatisation envoie vraiment l'exposé

La connexion est en bêta. La documentation de Propstack décrit le déclencheur, mais ne comptez dessus qu'après l'avoir vu se déclencher sur une demande de test dans votre propre compte.

Propstack est un CRM pour agents immobiliers venu d'Allemagne, et les remarques juridiques de cet article s'appliquent à l'Allemagne. Ce sont des informations générales, pas un conseil juridique.

Si vous utilisez un autre CRM ou travaillez dans un autre pays, la logique de la check-list reste valable. Pour le consentement, ce sont les règles de votre propre pays qui s'appliquent.

1. Demandez d'abord à Propstack. D'après la documentation de Propstack, chaque compte ne peut avoir qu'une seule clé API. Si votre site web ou un autre outil en utilise déjà une, une nouvelle clé peut la remplacer. Réglez ce point avant d'en créer une sous Verwaltung > API-Schlüssel (administration, clés API).
2. Créez une origine de contact dédiée. Configurez dans Propstack une origine comme « Deskwoot ». Vous verrez ainsi plus tard quels contacts sont venus du chat et de WhatsApp, et votre automatisation pourra écouter exactement cette origine.
3. Regardez votre automatisation pour les nouvelles demandes. Vérifiez si elle tourne aussi pour cette origine et ce qu'elle fait exactement : créer une affaire, une tâche pour l'agent responsable, l'e-mail avec l'exposé.
4. Choisissez dans Deskwoot où arrivent les demandes. Dans Paramètres > Intégrations > Propstack, dans la carte « Où arrivent les demandes », vous choisissez l'origine des demandes, le type de note et l'agent pour les demandes sans bien. Les types de note qui changent le statut d'un bien ou d'une affaire ne sont même pas proposés. Avec « Aucune origine », aucune automatisation ne tourne.
5. Activez Fynn. Fynn n'utilise Propstack qu'après qu'un administrateur a enregistré une fois la carte « Ce que Fynn fait avec Propstack ». Vérifiez-y que « Envoyer les demandes à Propstack » est activé.
6. Lisez l'e-mail de l'exposé. Si votre modèle place la mention sur l'échéance de la commission sous la formule de politesse, remontez-la. La décision de justice juste sous cette liste explique pourquoi. Pour son exposé web, la page des fonctionnalités de Propstack mentionne une information sur le droit de rétractation intégrée. Vérifiez si votre modèle utilise l'exposé web.
7. Testez. Écrivez dans le chat de votre site web depuis une adresse e-mail personnelle, demandez l'exposé d'un vrai bien et répondez oui. Puis vérifiez dans Propstack : le contact est-il là, la note porte-t-elle votre origine, l'automatisation a-t-elle tourné, l'exposé est-il arrivé ?
8. Recommencez avec un contact connu. Utilisez une adresse qui appartient déjà à un contact dans Propstack. La note arrive alors sur ce contact, et vous voyez ce que fait votre automatisation avec les contacts existants.

Pourquoi la mention de la commission va au-dessus de la formule de politesse

En Allemagne, un contrat de courtage pour l'achat d'un appartement ou d'une maison individuelle doit être conclu sous forme de texte (§ 656a BGB, le Code civil allemand).

Le 11 mars 2026, la Cour fédérale de justice allemande (BGH) a jugé qu'un tel contrat peut être conclu par e-mails. Mais l'expéditeur doit indiquer clairement où se termine sa déclaration (arrêt I ZR 202/25).

Dans l'affaire jugée, le « Hinweis zur Fälligkeit der Provision » (mention sur l'échéance de la commission) se trouvait sous la signature. L'agent a dû rembourser €8,810.76 de commission.

Profils de recherche : le consentement va avec

Une fois l'appartement parti, l'envie reste souvent : « Prévenez-moi si vous avez quelque chose de similaire. » Dans Propstack, cela devient un profil de recherche, et les biens qui correspondent partent par e-mail. Ces e-mails font la publicité de vos biens.

Ce qu'exigent l'UWG et le RGPD

Pour la publicité par e-mail, le droit allemand de la concurrence, l'UWG, exige le « consentement préalable et exprès du destinataire ». Sans lui, l'e-mail est considéré comme une nuisance inacceptable (§ 7(2) n° 2 UWG).

L'exception pour les clients existants du § 7(3) UWG suppose que vous ayez obtenu l'adresse dans le cadre d'une vente. Quelqu'un qui pose une question sur un appartement dans le chat ne vous a encore rien acheté.

Il y a aussi le RGPD. Si le traitement repose sur le consentement, vous devez pouvoir prouver que la personne a donné son accord (art. 7(1) RGPD).

Elle peut retirer son consentement à tout moment, et le retirer doit être aussi simple que de le donner (art. 7(3) RGPD).

Comment Fynn enregistre le consentement

C'est pourquoi Fynn ne crée un profil de recherche qu'avec un consentement. Sa vérification contient une phrase en plus : « En répondant oui, vous acceptez aussi de recevoir par e-mail des biens qui correspondent. »

Ce n'est qu'après le oui que le profil de recherche part dans Propstack, avec achat ou location, lieux, pièces, prix et surface. La note du profil de recherche et la note de la demande contiennent alors une ligne comme celle-ci :

Consentement : la personne a accepté de recevoir par e-mail des offres qui correspondent (2026-10-24 19:42 UTC).

Ainsi, le profil de recherche contient lui-même la preuve, même si la note de la demande n'arrive jamais.

Sur un nouveau contact, Deskwoot coche aussi dans Propstack la case pour les envois de biens. Sur un contact existant, il ne change rien, pas même cette case. Votre équipe la coche elle-même une fois le consentement dans la note.

Ce que la ligne ne prouve pas

Un point reste de votre ressort. La ligne prouve que quelqu'un a dit oui dans le chat. Elle ne prouve pas que l'adresse e-mail saisie appartient bien à cette personne.

Si la note indique « Expéditeur non vérifié », demandez à votre délégué à la protection des données si cela vous suffit ou s'il vaut mieux faire confirmer l'adresse avant l'envoi de la première offre.

Quand un contact connu pose une question sur son rendez-vous

Les personnes déjà enregistrées dans Propstack posent souvent une autre question : « C'était à quelle heure, la visite de samedi ? »

Si la personne a confirmé son adresse e-mail ou son numéro de téléphone, Fynn lit ses prochains rendez-vous en direct dans Propstack. Il donne l'heure, le type de rendez-vous, le bien et le lieu, pour 5 rendez-vous au maximum.

Il ne partage jamais le titre ni le texte d'un rendez-vous, car c'est souvent là que se trouvent vos notes internes. Il laisse de côté les rendez-vous privés et annulés.

Ce dont Fynn a besoin pour cela, et où il s'arrête

La clé API doit avoir le droit de lire les rendez-vous. Dans la carte « Ce que Fynn fait avec Propstack », l'option « Indiquer les prochains rendez-vous » doit être activée.

Fynn ne communique jamais aux gens leurs rendez-vous par SMS, car un SMS ne prouve rien sur l'expéditeur.

Fynn ne peut pas confirmer, déplacer ni annuler un rendez-vous. Il note la demande, la résume et la transmet à votre équipe.

Ce qu'il vous faut et combien ça coûte

Vous pouvez connecter Propstack avec tous les forfaits Deskwoot, y compris le forfait gratuit Hacker, et la connexion ne coûte rien de plus.

Votre équipe voit alors le contact Propstack dans l'onglet Détails de chaque conversation, avec le statut, le numéro de client, l'agent responsable et les profils de recherche. De là, elle peut envoyer elle-même des demandes, des profils de recherche ou des notes à Propstack.

Ce que Fynn fait avec Propstack est inclus dans tous les forfaits payants à partir de Startup et dans l'essai gratuit de 7 jours :

• Startup coûte $4 par agent et par mois, ou $3.20 avec la facturation annuelle.
• Les conversations de Fynn comptent comme des conversations IA. Le forfait Startup en inclut 50 par mois (comment Fynn est facturé).
• Vous trouverez tous les forfaits sur la page des tarifs.

Connecter WhatsApp et le chat de votre site web

Pour WhatsApp, vous connectez un compte WhatsApp Business via la Cloud API de Meta (Connecter WhatsApp Business). Pour votre site web, vous utilisez le widget de chat (Chat en direct sur votre site web).

Sur tous les canaux, les réponses de Fynn sont signalées comme des réponses d'un assistant IA (ce que voient les clients). Ce que Deskwoot fait d'autre pour les agences se trouve sur la page dédiée aux agents immobiliers.

Votre premier test

Si vous ne faites qu'une chose aujourd'hui : créez l'origine de contact dans Propstack, connectez Propstack dans Deskwoot sous Paramètres > Intégrations et envoyez-vous une demande de test. Vous saurez alors si votre exposé part le samedi soir ou seulement le lundi.

Un nouveau compte commence avec 7 jours d'Enterprise pour essayer, sans carte et pour 30 sièges au maximum, le vôtre compris (créer un compte). Si vous ne choisissez pas de forfait payant ensuite, il reste sur le forfait gratuit Hacker.

Si quelque chose fonctionne autrement que décrit ici, écrivez-nous à hello@deskwoot.com.