Square Appointments y WhatsApp: deja que tus clientes reserven, cambien y cancelen citas en un chat

A las 10:40 p. m., un cliente escribe por WhatsApp: “¿Marcus tiene un espacio para un skin fade el sábado? ¿Y puedo pasar mi color del jueves a la próxima semana?” Tú lo lees a las 9:05, entre un matizador y un secado.

Aquí verás qué configurar primero en Square, qué cambia la ventana de 24 horas de WhatsApp y cómo Fynn, nuestro agente de IA, puede reservar y reprogramar a ese cliente en Square con tus reglas.

Lo que un enlace de reservas no responde

Tu sitio de reservas de Square estuvo abierto toda la noche. Aun así, algunos clientes no lo usan y escriben al número que ya tienen, con frases completas, a horas en las que no hay nadie en la recepción.

Book Salon, un proveedor de reservas, descubrió que el 52% de las reservas de citas en sus más de 1,000 salones se hacen entre las 5 de la tarde y las 9 de la mañana. Son datos del propio proveedor, de 2021, publicados por Salon Today. Son justo las horas en las que un mensaje de WhatsApp se queda sin leer.

Para “¿hay algo libre el sábado?”, tu enlace de reservas de Square es una buena respuesta. Casi todo lo que escriben los clientes es más complicado:

• “¿Puedo pasar lo del jueves a la próxima semana?” El cliente necesita el mensaje de confirmación, y Square solo le deja cambiarla por su cuenta si tú lo permitiste.
• “¿Todavía puedo cancelar el relleno de pestañas de mañana?” Depende de tu plazo de cancelación, que el cliente no ha vuelto a mirar desde que reservó.
• “¿Marcus hace fades o eso lo hace Jo?” El sitio de reservas muestra quién hace qué. Aun así, el cliente te lo preguntó a ti.
• “¿Es el mismo precio que la última vez?” Primero una pregunta, después una reserva.

Cada uno se convierte en un ir y venir de mensajes que escribes entre cliente y cliente. Y cuando respondes en la mañana, puede que el espacio del sábado ya sea de alguien que reservó en línea a medianoche.

Configura Square primero, sin importar quién responda el chat

Una persona en la recepción y un asistente en el chat solo pueden seguir las reglas que Square guarda por ti.

Casi todas están en el Square Dashboard, en Appointments, luego Settings, luego Calendar & booking, como explica el artículo de ayuda de Square sobre la configuración de la cuenta. Revisa estos puntos antes de que alguien o algo reserve por ti:

1. Cada servicio que quieras reservar desde un chat tiene al menos 1 miembro del equipo que lo hace y que acepta reservas en línea. Un servicio sin nadie disponible para reservar no tiene horarios libres que ofrecer.
2. Anticipación. “Appointments must be made in advance” va de 1 hora a 4 semanas. Si nadie debería tomar a las 11 p. m. el espacio de las 9 a. m., elige una anticipación que cubra la noche. Hasta cuántos días antes pueden reservar los clientes es otra opción, de 7 a 365 días.
3. Solicitudes. En Online booking preferences, Square acepta automáticamente cada solicitud de cita o te pide aceptar o rechazar cada una. Revisar cada solicitud te da control sobre los trabajos de color largos. También significa que cada reserva espera hasta que la mires.
4. Cambios de los clientes. Square tiene una opción llamada “Clients may reschedule or cancel their own appointments” con un plazo límite, descrita en la página de Square sobre la política de cancelación (sitio del Reino Unido; los nombres de los menús pueden cambiar según el país). Después del plazo, el cliente tiene que contactarte.
5. Tu política de cancelación, con palabras que un cliente entiende en una burbuja de chat. Bastan dos frases con las horas y lo que pasa después.

Cargos por inasistencia

Square te deja pedir una tarjeta para las reservas en línea y cobrar un cargo si el cliente no llega o cancela tarde. En su página del Reino Unido, eso viene con los planes Plus y Premium. El cargo importa en cuanto algo fuera de Square reserva por ti.

La documentación de Square para desarrolladores dice que la Bookings API no puede crear una reserva con un cargo por cancelación mayor que cero. Así que una app que reserva a través de Square no puede reservar un servicio que tenga ese cargo.

Si todos los servicios tienen cargo, no se puede reservar nada desde un chat. Una salida es dejar el cargo en los servicios largos y caros, como un color completo o un juego nuevo de pestañas, y quitarlo de los cortos, como un arreglo de barba.

Tu plan de Square

En Square Appointments Free, una app solo puede crear, reprogramar y cancelar las reservas que hizo ella misma. Para cambiar reservas hechas en otro lugar, en tu sitio de reservas o por tu equipo, necesitas un plan de pago de Appointments, según la descripción general de la Bookings API de Square.

Cómo Fynn reserva, reprograma y cancela en Square

Deskwoot es el help desk detrás de este blog. Reúne WhatsApp, el chat de tu sitio web, el correo y tus demás canales en una sola bandeja de entrada, y Fynn es su agente de IA.

Con Square Appointments conectado (todavía marcado como Beta), Fynn ofrece los horarios de tus reservas en línea de Square. Reserva, reprograma o cancela citas para los clientes, directamente en la conversación que empezó el cliente.

Para el cliente de las 10:40 p. m., eso significa hasta 3 horarios libres en el chat en lugar de una respuesta a las 9:05. Empiezas el día con la reserva en Square o con una tarjeta que tu equipo confirma con 1 toque, y nadie tuvo que escribir el ir y venir entre cliente y cliente.

La conexión y lo que lee Deskwoot

Inicias sesión con la cuenta de Square dueña del negocio. Luego Square te pide permiso para que Deskwoot vea tu negocio, sus ubicaciones, servicios y equipo, tus citas y tus clientes.

Deskwoot también pide permiso para reservar, reprogramar y cancelar citas y para agregar clientes nuevos. Nunca le pide a Square pagos, tarjetas ni tarjetas de regalo, y nunca guarda las notas, los cumpleaños ni las direcciones de tus clientes.

Después eliges los miembros del equipo y los servicios que ofrece Fynn. El resto viene de Square: los horarios reservables, la anticipación mínima y hasta cuántos días antes se puede reservar.

Fynn trabaja con 1 sistema de reservas por espacio de trabajo, así que mientras Square está conectado, solo reserva ahí. Cada espacio de trabajo conecta 1 cuenta de Square.

La conexión funciona con cuentas de Square de Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido y Australia, con Square Appointments configurado y las reservas en línea activadas.

Una reserva en el chat

Fynn ofrece como máximo 3 horarios a la vez, siempre con la zona horaria. Solo menciona los precios que muestra Square, te deja a ti confirmar los de “Precio variable” y nunca ofrece descuentos.

Para reservar necesita el nombre y el apellido del cliente. Square también pide un número de celular, y en WhatsApp Deskwoot ya lo tiene. Luego el cliente recibe un solo mensaje con todo. Un ejemplo:

Fynn, el asistente de IA de Corner Chair Studio: Marcus tiene espacio el sábado a las 9:00, 9:45 u 11:15 a. m. (hora de Chicago). ¿Cuál te queda mejor?

Cliente: A las 9:45, por favor. Dana Brooks

Fynn: Esto es lo que anoté: Skin fade con Marcus el sábado 7 de noviembre a las 9:45 a. m. (hora de Chicago) para Dana Brooks. Política de cancelación de Corner Chair Studio: Avísanos con 24 horas de anticipación. Puedes cancelar o cambiar la cita hasta 24 horas antes. ¿Es correcto? Responde sí y la reservo.

El mensaje nombra tu negocio, nunca a Square. En WhatsApp, la línea encima de la primera respuesta de Fynn dice que es tu asistente de IA (cómo ven los clientes que Fynn es una IA).

En el chat de tu sitio web, Fynn también pide una dirección de correo antes de reservar si todavía no tiene una. Así el cliente recibe respuesta aunque cierre la pestaña.

Quién confirma

Para las reservas nuevas, las cancelaciones y los cambios de horario decides por separado: “Tu equipo, con 1 toque” o “Fynn, después del sí del cliente” (Citas con Fynn explica las dos opciones).

Si Square te pide aceptar cada solicitud, elige “Fynn, después del sí del cliente” para las reservas nuevas. La pregunta de Fynn termina entonces con “Responde sí y se la paso a Corner Chair Studio. Te la confirman aquí.”

La reserva llega a Square como una solicitud que aceptas allí. Si tu equipo también confirmara en Deskwoot, confirmarías cada reserva dos veces.

Cambios de horario y cancelaciones

Un cambio de horario mantiene al miembro del equipo, la ubicación y el servicio. Cuando falta menos para la cita que el plazo límite que pusiste en Square, Fynn no cambia nada. Le dice al cliente que te pondrás en contacto con él y pasa el chat a tu equipo.

Si Square no deja que los clientes cambien sus reservas, cada cambio de horario y cada cancelación van a tu equipo.

Tu plan de Square decide el resto:

• En Square Appointments Free, Fynn solo cambia las reservas que hizo él. Tu equipo cancela en Square, también las que hizo Fynn.
• En Plus o Premium, Fynn también puede cambiar reservas hechas en Square, como una que el cliente hizo en tu sitio de reservas.

Qué cliente está escribiendo

Square no puede buscar clientes por nombre, así que Deskwoot los busca por una dirección de correo o un número de teléfono exactos.

Por su cuenta, Fynn solo reserva para el cliente que tu equipo vinculó al contacto, o para un cliente cuya dirección de correo o número de WhatsApp verificó Deskwoot. En WhatsApp, el número desde el que escribe el cliente cuenta como esa prueba.

• Si exactamente 1 cliente de Square tiene ese número, el nombre y el apellido coinciden y el cliente tiene un número de teléfono, Fynn reserva a nombre de ese cliente. También puede encontrar sus próximas reservas de Square para cambiarlas o cancelarlas.
• Si nadie lo tiene y “Los clientes nuevos pueden reservar en el chat” está activado, Deskwoot crea el cliente en Square cuando el cliente dice sí. Square recibe solo el nombre y el apellido, la dirección de correo y el número de celular.
• Todas las demás reservas esperan a tu equipo, que elige al cliente en la tarjeta de la conversación.

Un mensaje de texto no prueba quién lo envió, así que en SMS cada reserva espera a tu equipo. Deskwoot nunca cambia un cliente que ya existe en Square y nunca copia tu lista de clientes.

Lo que ve tu equipo

Junto a la conversación, tu equipo ve al cliente vinculado con sus próximas citas y las anteriores de Square, cada una con su estado. También puede vincular un cliente o crear uno.

En Plus o Premium, puede cancelar desde ahí una cita próxima. Square no le envía al cliente ningún mensaje sobre eso, así que marca “Avisar al cliente en esta conversación”.

Square le avisa a Deskwoot al instante cuando cambia una cita que Deskwoot reservó o tomó a su cargo, y Deskwoot además revisa cada 5 minutos.

Lo que queda en manos de tu equipo

Cuando un cliente pide una de estas cosas, Fynn pasa la conversación a tu equipo:

• Pagos, depósitos, propinas, tarjetas de regalo, paquetes y membresías.
• 2 o más servicios en una sola reserva, como un corte más un arreglo de barba.
• Cambios de horario y cancelaciones después de tu plazo límite de Square, cuando la cita está cerca.

Fynn tampoco reserva nunca un servicio que tenga un cargo por inasistencia en Square, y tú confirmas el precio de todo lo que esté marcado como “Precio variable”.

La parte de WhatsApp: tarifas y la ventana de 24 horas

Lo que cobra Meta

Meta cobra los mensajes de WhatsApp Business Platform uno por uno, según la categoría y el país del cliente. Los mensajes que te envían los clientes son gratis.

Desde el 1 de octubre de 2026, cada número de teléfono de empresa recibe 1,000 mensajes de servicio entregados al mes gratis, y Meta cobra a partir del 1,001, según la página de precios de Meta. Los mensajes de servicio son las respuestas normales, no las plantillas, que envías mientras está abierta la ventana de 24 horas que explicamos abajo.

Meta cobra esas tarifas a tu cuenta de WhatsApp Business, y Deskwoot no les suma nada. La configuración está en la guía de configuración de WhatsApp.

La ventana de 24 horas

Para las reservas, la ventana importa más que las tarifas. Solo puedes enviarle a un cliente un mensaje normal (cualquiera que no sea una plantilla) dentro de las 24 horas siguientes a su último mensaje.

Imagina que revisas a mano las solicitudes de Square y aceptas la del sábado el jueves por la tarde. La ventana que abrió el mensaje de Dana del martes por la noche ya se cerró.

Entonces Deskwoot no envía nada, y la tarjeta de la conversación indica que el cliente no recibió el aviso. Tu equipo puede enviar una plantilla aprobada en su lugar (Plantillas de WhatsApp).

Si aceptas las solicitudes dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente, o dejas que Square las acepte automáticamente, la confirmación sale como un mensaje normal.

Antes de activarlo

• Tu cuenta de Square tiene sede en Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido o Australia.
• Si más adelante desconectas, las reservas en Square se quedan como están, y Deskwoot elimina lo que guardó de Square.

Negocios de salud en Estados Unidos

Si tienes un negocio de masajes, fisioterapia u otro negocio de salud en Estados Unidos, revisa primero la HIPAA. Se aplica a los proveedores de servicios de salud que envían información de salud por medios electrónicos para ciertas transacciones, como los reclamos a seguros (45 CFR § 160.103).

Deskwoot no firma Business Associate Agreements, así que si la HIPAA se aplica a tu caso, no conectes Square a Deskwoot. Esto es información general, no asesoría legal.

Pruébalo con tu propia cuenta de Square

Conectar Square Appointments funciona en todos los planes de Deskwoot, incluido el plan gratis Hacker, y no cuesta nada extra. Así tu equipo ve las citas de cada cliente junto al chat.

Fynn reserva, reprograma y cancela desde el plan Startup, por $4 por agente al mes ($3.20 al mes con facturación anual). Todos los precios están en la página de precios. Square te cobra tu plan de Square por separado.

Cuando tengas una cuenta, un administrador lo configura en 3 pasos:

1. Ve a Configuración > Integraciones y haz clic en la tarjeta de Square Appointments, en Reservas y citas.
2. Conecta Square, elige los miembros del equipo y los servicios que ofrece Fynn, y guarda.
3. Activa “Fynn ofrece horarios libres” en la misma página y haz clic en “Guardar reglas de reserva”.

La guía de Square Appointments explica cada paso. Si tus estilistas organizan su día en Outlook y no en Square, la opción con calendario está en reservas del salón por WhatsApp. Para todo lo demás que Deskwoot hace por salones, barberías y estudios, mira la página de salones.

Para empezar, crea una cuenta gratis de Deskwoot. Cada espacio de trabajo nuevo recibe 7 días del plan Enterprise sin tarjeta, para hasta 30 puestos contando el tuyo, y Fynn reserva en Square durante esos días. Si no eliges un plan de pago, sigues trabajando en el plan gratis Hacker para 1 agente.