Speed to lead para equipos inmobiliarios: cómo se conecta Deskwoot con Follow Up Boss

Sábado, 2:14 p. m. Una compradora pregunta en el chat de tu sitio web: “¿Todavía está disponible 42 Maple Ave? ¿Podemos verla este fin de semana?” Los leads de Zillow reciben un agente y un action plan. El suyo nunca llega a Follow Up Boss, y tu rutina de speed to lead no empieza.

Aquí verás qué necesita un lead del chat o de WhatsApp para entrar en Lead Flow, y cómo Deskwoot lo envía con los datos para la primera llamada.

Lo que cuesta una primera respuesta lenta

Cuánto cuesta la espera es una discusión vieja, y los estudios llegan a cifras distintas. Aquí basta con una cifra.

XANT, una empresa de software de ventas, envió leads de prueba a través de los formularios web de 9,538 empresas de EE. UU. El 47% nunca respondió, y las empresas que sí devolvieron la llamada tardaron una mediana de 3 horas y 8 minutos en hacer la primera llamada (2014 Lead Response Report).

Más cerca de tu día a día, Follow Up Ace, que vende software de IA para quienes usan Follow Up Boss, dice en su sitio web que la mayoría de los agentes tarda en promedio de 30 a 60 minutos. No cita ninguna fuente, así que tómalo como una estimación del proveedor.

De una forma u otra, el lead al que nadie responde es el que más cuesta. En un equipo que usa Follow Up Boss, muchas veces es uno que nunca entró en Follow Up Boss.

Dónde se escapan los leads antes de que empiece a correr el reloj

Los leads de portales y los registros de IDX suelen llegar a Follow Up Boss por sus propias conexiones. Todo lo demás llega adonde el cliente estaba en ese momento:

• el chat del sitio web del equipo, que responde quien esté en su escritorio en ese momento
• los SMS al número de la oficina o al celular personal de un agente
• los mensajes de WhatsApp de compradores que lo prefieren
• los correos a la dirección de contacto o al agente del inmueble

Alguien los copia en Follow Up Boss más tarde, o no.

Los leads deben llegar como eventos

Cuando una herramienta pasa leads, importa cómo lo hace. La documentación de la API de Follow Up Boss pide a cada integración que envíe los leads como eventos y lo dice sin rodeos: “Please do not use POST /v1/people to send leads into FUB.”

Crear una persona directamente se salta los pasos que un lead nuevo debería activar:

• la revisión de duplicados
• la asignación a través de Lead Flow
• el aviso al agente
• el action plan

Revisa el Zap detrás del formulario de tu sitio

Zapier muestra la misma división. Entre sus acciones de Follow Up Boss están “Create Contact Without Triggering Action Plans” y “New Inquiry or Website Event”. Solo la segunda puede iniciar action plans para leads nuevos.

Si hoy un Zap lleva el formulario de tu sitio a Follow Up Boss, ábrelo y revisa cuál de las 2 usa.

Lo que necesita un lead cuando llega a Follow Up Boss

Estos 4 puntos valen sin importar qué herramienta uses para traer los leads.

1. El tipo de evento correcto. Según la documentación de eventos, los action plans solo se inician con eventos Registration, Seller Inquiry, Property Inquiry, General Inquiry y Visited Open House. Las automatizaciones solo se inician con los 4 primeros.
2. Una dirección de correo o un número de teléfono. Follow Up Boss identifica a las personas por teléfono o correo. Con uno de los dos, una clienta anterior que escribe por SMS desde un número conocido llega a su ficha de siempre. Sin ninguno, no hay nada que comparar ni a quién llamar.
3. Las palabras del propio cliente y los datos para la primera llamada: qué inmueble, o qué busca, además del presupuesto, el plazo y los horarios que le sirven para una visita. Un agente que llama y empieza con “Entonces, ¿qué estaba buscando?” ya perdió la ventaja.
4. Un nombre de origen que reconozcas en Lead Flow, para que decidas a propósito qué agente y qué action plan reciben estos leads.

La misma documentación advierte de una trampa con los leads que se cargan a mano. Un evento con fecha de más de 1 día en el pasado cuenta como histórico y no inicia ningún flujo, así que nunca le pongas una fecha anterior a un lead que cargas tarde.

Cómo se conecta Deskwoot con Follow Up Boss

Deskwoot, nuestra bandeja de entrada compartida, reúne el chat del sitio web, WhatsApp, SMS y el correo en un solo lugar. Conectado a Follow Up Boss, envía cada conversación nueva como un evento, así nadie tiene que copiar chats a mano en Follow Up Boss.

La conexión con Follow Up Boss está en beta, así que algunos detalles todavía pueden cambiar. La página de Follow Up Boss resume lo que hace, y la guía de configuración recorre cada ajuste.

Para conectarlo, el propietario de la cuenta o un administrador inicia sesión en Follow Up Boss desde la configuración de integraciones de Deskwoot. Los inicios de sesión de agentes y de prestamistas se rechazan, porque un agente solo ve sus propios leads.

Las conversaciones nuevas se vuelven leads a los 3 minutos

El interruptor “Enviar conversaciones nuevas a Follow Up Boss” viene activado desde el inicio. Así, cada conversación nueva que empieza un cliente llega a Follow Up Boss como lead, desde todas las bandejas de entrada menos las de correo, o solo desde las que elijas. Unas pocas reglas dejan fuera la basura:

• Las bandejas de correo quedan fuera hasta que las elijas, porque también reciben boletines y correos de proveedores. Elige las que usan compradores y vendedores para escribirte.
• Se omiten las conversaciones marcadas como spam, los contactos bloqueados, los chats grupales y las respuestas automáticas.
• Un lead necesita una dirección de correo o un número de teléfono. WhatsApp y SMS traen el número con el primer mensaje. Un visitante del sitio web muchas veces no escribe ninguno de los dos, así que ese lead espera hasta que lo haga, hasta 24 horas.

Deskwoot espera 3 minutos después del primer mensaje del cliente antes de enviarlo. En ese tiempo Fynn, el agente de IA de Deskwoot, puede averiguar qué quiere de verdad el cliente.

Si el cliente confirma los datos antes de que salga el lead, la solicitud de Fynn toma su lugar, y así el agente recibe un solo lead con la solicitud completa, no 2. Tres minutos quedan muy dentro de la primera hora, y mientras tanto Fynn o tu equipo ya pueden responder en el chat.

El lead llega como evento con el origen “Deskwoot” y la etiqueta “Deskwoot” (puedes cambiar el nombre de los dos). Follow Up Boss lo asocia con una persona existente por correo o teléfono, y tu Lead Flow asigna al agente igual que con cualquier otro origen.

Fynn envía solicitudes de compra, venta, alquiler y visitas como campos ordenados

Cuando un cliente quiere comprar, vender, alquilar o ver un inmueble, Fynn pide en un solo mensaje todo lo que falte:

• el inmueble (dirección, enlace del anuncio o número de MLS) o la búsqueda (zona, rango de precio, habitaciones)
• el plazo
• horarios para una visita
• un número de teléfono o un correo, si la conversación no tiene ninguno

Luego repite lo que anotó y pregunta “¿Es correcto?”. Solo después del sí del cliente lo envía, en campos que el agente entiende de un vistazo.

Fynn le dice al cliente que el equipo recibió la solicitud y que un agente se pondrá en contacto. Nunca confirma una visita, un precio ni la disponibilidad, y nunca nombra a un agente.

Si quieres que los compradores elijan horarios reales de visita, eso pasa por tu calendario de Outlook, y lo explicamos en nuestro artículo sobre horarios de visita.

Fynn tampoco lee nunca los datos de Follow Up Boss. Pasa lo que escribió el cliente y nada más, así que una pregunta como “¿Quién es mi agente?” va a tu equipo.

Tu equipo ve los datos de Follow Up Boss junto al chat

Cada conversación tiene una sección de Follow Up Boss con la etapa de la persona, el agente asignado, las etiquetas y la última actividad.

Imagina que llega un SMS: “Hola, soy Tom, compramos en Birch St el año pasado, ¿me pueden recomendar a alguien que arregle techos?”

Con el envío automático activado, Deskwoot lo pasa a los 3 minutos. Follow Up Boss asocia el número de Tom con su ficha, y la sección lo muestra como Past Client con el nombre de su agente.

Quien tome la conversación sabe quién es. Deskwoot solo guarda el vínculo con la persona de Follow Up Boss, y la etapa, el agente y las etiquetas se leen de nuevo cada vez que abres la conversación.

Las notas y las tareas vuelven a Follow Up Boss

• Cuando resuelves una conversación, Deskwoot la agrega como nota en la línea de tiempo de la persona (activado desde el inicio). Solo lleva los mensajes que vio el cliente, nunca tus notas privadas.
• Cuando Fynn pasa una conversación al equipo, Deskwoot puede crear una tarea en Follow Up Boss para el agente del lead, cuando lo activas.
• Tu equipo también puede enviar una conversación a Follow Up Boss a mano, agregar una nota, crear una tarea o vincular a otra persona si la asociación estaba mal.

Configura Lead Flow antes de que llegue el primer lead del chat

Un lead del chat se diferencia de un lead de portal en una cosa: muchas veces el cliente todavía está hablando contigo cuando llega el lead. Tenlo en cuenta.

Dale al origen Deskwoot su propia regla

Configura Lead Flow para el origen Deskwoot y elige tú mismo el agente o el grupo y el action plan para estos leads.

Frena el SMS instantáneo

Si tu action plan estándar le manda un SMS a cada lead nuevo en menos de un minuto, un comprador que todavía está chateando recibe un mensaje de otro número preguntándole en qué puedes ayudarlo.

Para este origen, empieza con una tarea de llamada, o deja que el primer SMS automático espere hasta el día siguiente. Sigue la conversación en el canal que eligió el cliente.

Revisa el consentimiento antes de que un action plan le escriba a alguien

En EE. UU., la política de uso aceptable de Follow Up Boss hace a los usuarios “solely responsible” (los únicos responsables) de los consentimientos que necesitan sus mensajes. Menciona la Telephone Consumer Protection Act, 47 U.S.C. § 227.

Alguien que preguntó por un inmueble en WhatsApp empezó una conversación contigo. Si eso cubre los SMS automáticos de un action plan es una pregunta para tu corredor o tu abogado. Esto es información general, no asesoría legal.

Mantén activo el origen Deskwoot

Si el origen Deskwoot está archivado e ignorado en Lead Flow, Follow Up Boss descarta el lead (la documentación de eventos lo describe). Entonces Deskwoot marca el lead como ignorado en la conversación, para que puedas desarchivar el origen y enviarlo de nuevo.

Pruébalo con 5 leads la primera semana

Usa tus propias direcciones de correo y números de teléfono para estas pruebas, porque tus action plans pueden mandarles SMS o correos.

Las pruebas 1, 2 y 4 necesitan a Fynn, porque es él quien elige el tipo de evento y completa los datos.

1. Un comprador pide una visita en el chat del sitio web. En Follow Up Boss deberías ver una Property Inquiry con los horarios preferidos, un agente asignado y el aviso al agente.
2. Un vendedor escribe por WhatsApp. Busca una Seller Inquiry con la dirección y el plazo.
3. Un cliente anterior escribe por SMS desde un número que ya está en Follow Up Boss. No debería haber ningún duplicado, y la sección de Deskwoot debería mostrar la etapa y el agente que ya tiene.
4. Alguien que busca alquilar escribe a una de las bandejas de correo que activaste. Espera una General Inquiry con la búsqueda.
5. Un visitante del sitio web chatea sin dar correo ni teléfono. No debería llegar nada a Follow Up Boss hasta que dé uno.

Luego resuelve una de las conversaciones y revisa que el chat aparezca como nota en la línea de tiempo de la persona.

Cuánto cuesta

• Conectar Follow Up Boss y todo lo que tu equipo hace con él: todos los planes de Deskwoot, incluido el plan gratis Hacker, sin costo extra.
• La parte de Fynn: el plan Startup o superior, desde $4 por agente al mes, o $3.20 por agente al mes con facturación anual. La prueba de 7 días también la incluye.

Los detalles están en nuestra página de precios, y nuestra página para equipos inmobiliarios muestra qué más resuelve Fynn para las agencias.

Tu primer lead de prueba

En Deskwoot, abre Configuración > Integraciones, haz clic en la tarjeta Follow Up Boss y luego en Conectar Follow Up Boss, e inicia sesión como propietario de la cuenta o administrador.

Haz clic una vez en Guardar en “Lo que Fynn hace con Follow Up Boss”, para que Fynn empiece a pasar solicitudes. Luego haz las 5 pruebas de arriba antes de que escriba el primer comprador real.

Un espacio de trabajo nuevo empieza con 7 días de prueba de Enterprise, sin tarjeta, para hasta 30 puestos, incluido el tuyo. Después de la prueba eliges un plan de pago o te quedas en el plan gratis Hacker, donde la conexión con Follow Up Boss sigue funcionando.