Speed to lead pour les équipes immobilières : comment Deskwoot se connecte à Follow Up Boss

Samedi, 14 h 14. Une acheteuse demande dans le chat de votre site web : « Le 42 Maple Ave est-il toujours disponible ? Pourrait-on le visiter ce week-end ? » Les prospects de Zillow reçoivent un agent et un action plan. Le sien n'arrive jamais dans Follow Up Boss, et votre routine de speed to lead ne démarre jamais.

Voici ce dont un prospect venu du chat ou de WhatsApp a besoin pour lancer Lead Flow, et comment Deskwoot l'envoie avec les détails utiles pour le premier appel.

Ce que coûte une première réponse lente

Le coût de l'attente est un vieux débat, et les études arrivent à des chiffres différents. Un seul chiffre suffit ici.

XANT, un éditeur de logiciels de vente, a envoyé des demandes de test via les formulaires web de 9,538 entreprises américaines. 47% n'ont jamais répondu, et celles qui ont rappelé ont mis en médiane 3 heures et 8 minutes avant le premier appel (2014 Lead Response Report).

Plus près de votre quotidien, Follow Up Ace, qui vend un logiciel d'IA aux utilisateurs de Follow Up Boss, écrit sur son site que la plupart des agents mettent en moyenne 30 à 60 minutes. Aucune source n'est citée, alors voyez ce chiffre comme une estimation de fournisseur.

Dans tous les cas, c'est le prospect à qui personne ne répond qui coûte le plus cher. Dans une équipe qui utilise Follow Up Boss, c'est souvent un prospect qui n'est jamais entré dans Follow Up Boss.

Où les prospects s'échappent avant que le chrono démarre

Les prospects des portails et les inscriptions IDX arrivent en général dans Follow Up Boss par leurs propres connexions. Tout le reste arrive là où le client se trouvait à ce moment-là :

• le chat du site web de l'équipe, auquel répond la personne qui se trouve à son bureau
• les SMS envoyés au numéro de l'agence ou au téléphone personnel d'un agent
• les messages WhatsApp des acheteurs qui préfèrent ce canal
• les e-mails envoyés à l'adresse de contact ou à l'agent chargé du bien

Quelqu'un les recopie dans Follow Up Boss plus tard, ou pas.

Les prospects doivent arriver sous forme d'événements

Quand un outil transmet des prospects, la façon de le faire compte. La documentation de l'API Follow Up Boss demande à chaque intégration d'envoyer les prospects sous forme d'événements et le dit clairement : « Please do not use POST /v1/people to send leads into FUB. »

Créer une personne directement saute les étapes qu'un nouveau prospect devrait déclencher :

• la recherche de doublons
• l'attribution via Lead Flow
• l'alerte à l'agent
• l'action plan

Vérifiez le Zap derrière le formulaire de votre site

Zapier montre la même séparation. Ses actions Follow Up Boss comprennent « Create Contact Without Triggering Action Plans » et « New Inquiry or Website Event ». Seule la deuxième peut lancer des action plans pour les nouveaux prospects.

Si un Zap envoie aujourd'hui le formulaire de votre site dans Follow Up Boss, ouvrez-le et regardez laquelle des 2 il utilise.

Ce dont un prospect a besoin en arrivant dans Follow Up Boss

Ces 4 points valent quel que soit l'outil qui vous amène les prospects.

1. Le bon type d'événement. D'après la documentation des événements, les action plans ne démarrent que pour les événements Registration, Seller Inquiry, Property Inquiry, General Inquiry et Visited Open House. Les automatisations ne démarrent que pour les 4 premiers.
2. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Follow Up Boss reconnaît les personnes à leur téléphone ou à leur e-mail. Avec l'un des deux, une ancienne cliente qui envoie un SMS depuis un numéro connu retombe sur sa fiche existante. Sans aucun des deux, il n'y a rien à comparer et personne à appeler.
3. Les mots du client et les infos pour le premier appel : quel bien, ou ce qu'il cherche, plus le budget, le délai et les créneaux qui lui conviennent pour une visite. Un agent qui appelle et commence par « Alors, vous cherchiez quoi ? » a perdu son avance.
4. Un nom de source que vous reconnaissez dans Lead Flow, pour décider vous-même quel agent et quel action plan reçoivent ces prospects.

La même documentation signale un piège pour les prospects saisis à la main. Un événement daté de plus d'1 jour dans le passé compte comme historique et ne lance aucun workflow, alors n'antidatez jamais un prospect que vous saisissez en retard.

Comment Deskwoot se connecte à Follow Up Boss

Deskwoot, notre boîte de réception partagée, réunit le chat du site web, WhatsApp, les SMS et l'e-mail au même endroit. Connecté à Follow Up Boss, il envoie chaque nouvelle conversation sous forme d'événement, et personne n'a plus à recopier les chats à la main dans Follow Up Boss.

La connexion à Follow Up Boss est en bêta, certains détails peuvent donc encore changer. La page Follow Up Boss résume ce qu'elle fait, et le guide de configuration passe en revue chaque réglage.

Pour la connexion, le propriétaire du compte ou un administrateur se connecte à Follow Up Boss depuis les paramètres d'intégration de Deskwoot. Les comptes d'agent et de prêteur sont refusés, car un compte d'agent ne voit que ses propres prospects.

Les nouvelles conversations deviennent des prospects après 3 minutes

L'interrupteur « Envoyer les nouvelles conversations à Follow Up Boss » est activé dès le départ. Chaque nouvelle conversation lancée par un client part alors dans Follow Up Boss comme prospect, depuis toutes les boîtes de réception sauf les boîtes e-mail, ou seulement depuis celles que vous choisissez. Quelques règles écartent le superflu :

• Les boîtes e-mail restent à l'écart tant que vous ne les choisissez pas, car elles reçoivent aussi des newsletters et des e-mails de fournisseurs. Choisissez celles où écrivent les acheteurs et les vendeurs.
• Les conversations marquées comme spam, les contacts bloqués, les discussions de groupe et les réponses automatiques sont ignorés.
• Un prospect a besoin d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone. WhatsApp et les SMS apportent le numéro dès le premier message. Un visiteur du site web n'écrit souvent ni l'un ni l'autre, alors ce prospect attend qu'il le fasse, jusqu'à 24 heures.

Deskwoot attend 3 minutes après le premier message du client avant l'envoi. Pendant ce temps, Fynn, l'agent IA de Deskwoot, peut découvrir ce que le client veut vraiment.

Si le client confirme les détails avant le départ du prospect, la demande de Fynn prend sa place, et l'agent reçoit une seule fiche prospect avec toute la demande, pas 2. Trois minutes, c'est largement dans la première heure, et en attendant Fynn ou votre équipe peuvent déjà répondre dans le chat.

Le prospect arrive comme événement avec la source « Deskwoot » et le tag « Deskwoot » (vous pouvez renommer les deux). Follow Up Boss le rattache à une personne existante par e-mail ou par téléphone, et votre Lead Flow attribue l'agent comme pour n'importe quelle autre source.

Fynn envoie les demandes d'achat, de vente, de location et de visite en champs structurés

Quand un client veut acheter, vendre, louer ou visiter un bien, Fynn demande en un seul message tout ce qui manque :

• le bien (adresse, lien de l'annonce ou numéro MLS) ou la recherche (secteur, fourchette de prix, chambres)
• le délai
• des créneaux pour une visite
• un numéro de téléphone ou un e-mail, si la conversation n'en a aucun

Puis il répète ce qu'il a noté et demande « C'est bien ça ? ». Ce n'est qu'après le oui du client qu'il l'envoie, sous forme de champs que l'agent lit d'un coup d'œil.

Fynn dit au client que l'équipe a bien reçu la demande et qu'un agent va revenir vers lui. Il ne confirme jamais une visite, un prix ou une disponibilité, et ne donne jamais le nom d'un agent.

Si vous voulez que les acheteurs choisissent de vrais créneaux de visite, cela passe plutôt par votre calendrier Outlook, comme nous l'expliquons dans notre article sur les créneaux de visite.

Fynn ne lit jamais non plus les données de Follow Up Boss. Il transmet ce que le client a écrit, rien de plus, donc une question comme « Qui est mon agent ? » va à votre équipe.

Votre équipe voit les infos Follow Up Boss à côté du chat

Chaque conversation a une section Follow Up Boss avec l'étape de la personne, l'agent attribué, les tags et la dernière activité.

Imaginons qu'un SMS arrive : « Bonjour, c'est Tom, on a acheté sur Birch St l'an dernier, vous pourriez me conseiller un couvreur ? »

Avec l'envoi automatique activé, Deskwoot le transmet après 3 minutes. Follow Up Boss reconnaît le numéro de Tom et le rattache à sa fiche, et la section l'affiche comme Past Client avec le nom de son agent.

La personne qui prend la conversation sait qui il est. Deskwoot ne garde que le lien vers la personne dans Follow Up Boss, et l'étape, l'agent et les tags sont relus à chaque ouverture de la conversation.

Les notes et les tâches repartent dans Follow Up Boss

• Quand vous résolvez une conversation, Deskwoot l'ajoute comme note dans l'historique de la personne (activé dès le départ). Elle ne contient que les messages que le client a vus, jamais vos notes privées.
• Quand Fynn passe une conversation à l'équipe, Deskwoot peut créer une tâche dans Follow Up Boss pour l'agent du prospect, une fois que vous l'activez.
• Votre équipe peut aussi envoyer une conversation à la main dans Follow Up Boss, ajouter une note, créer une tâche ou lier une autre personne si le rattachement était faux.

Configurez Lead Flow avant l'arrivée du premier prospect du chat

Un prospect du chat diffère d'un prospect de portail sur un point : le client est souvent encore en train de vous parler quand le prospect arrive. Prévoyez-le.

Donnez à la source Deskwoot sa propre règle

Configurez Lead Flow pour la source Deskwoot, et choisissez vous-même l'agent ou le groupe et l'action plan pour ces prospects.

Retenez le SMS instantané

Si votre action plan habituel envoie un SMS à chaque nouveau prospect dans la minute, un acheteur encore en pleine discussion dans le chat reçoit un SMS d'un autre numéro qui lui demande comment vous pouvez l'aider.

Pour cette source, commencez par une tâche d'appel, ou laissez le premier SMS automatique attendre le lendemain. Continuez la conversation sur le canal choisi par le client.

Vérifiez le consentement avant qu'un action plan envoie un SMS

Aux États-Unis, la politique d'utilisation acceptable de Follow Up Boss rend les utilisateurs « solely responsible » (seuls responsables) des consentements dont leurs messages ont besoin. Elle cite le Telephone Consumer Protection Act, 47 U.S.C. § 227.

Quelqu'un qui a posé une question sur une annonce via WhatsApp a lancé une conversation avec vous. Savoir si cela couvre les SMS automatiques d'un action plan est une question pour votre courtier ou votre avocat. Ceci est une information générale, pas un conseil juridique.

Gardez la source Deskwoot active

Si la source Deskwoot est archivée et ignorée dans Lead Flow, Follow Up Boss abandonne le prospect (la documentation des événements le décrit). Deskwoot marque alors le prospect comme ignoré dans la conversation, pour que vous puissiez désarchiver la source et l'envoyer à nouveau.

Testez avec 5 prospects la première semaine

Utilisez vos propres adresses e-mail et numéros de téléphone pour ces tests, car vos action plans peuvent leur envoyer des SMS ou des e-mails.

Les tests 1, 2 et 4 ont besoin de Fynn, car c'est lui qui choisit le type d'événement et remplit les détails.

1. Un acheteur demande une visite dans le chat du site web. Dans Follow Up Boss, vous devriez voir une Property Inquiry avec les créneaux souhaités, un agent attribué et l'alerte à l'agent.
2. Un vendeur écrit sur WhatsApp. Cherchez une Seller Inquiry avec l'adresse et le délai.
3. Un ancien client envoie un SMS depuis un numéro déjà présent dans Follow Up Boss. Il ne devrait y avoir aucun doublon, et la section Deskwoot devrait afficher l'étape et l'agent existants.
4. Une personne qui cherche une location écrit à l'une des boîtes e-mail que vous avez activées. Attendez-vous à une General Inquiry avec la recherche.
5. Un visiteur du site web discute dans le chat sans donner d'e-mail ni de numéro de téléphone. Rien ne devrait arriver dans Follow Up Boss tant qu'il n'en donne pas un.

Résolvez ensuite l'une des conversations et vérifiez que le chat apparaît comme note dans l'historique de la personne.

Combien ça coûte

• Connecter Follow Up Boss et tout ce que votre équipe en fait : tous les forfaits Deskwoot, forfait gratuit Hacker compris, sans supplément.
• La partie de Fynn : le forfait Startup ou supérieur, à partir de $4 par agent et par mois, ou $3.20 par agent et par mois avec la facturation annuelle. L'essai de 7 jours l'inclut aussi.

Les détails sont sur notre page des tarifs, et notre page pour les équipes immobilières montre ce que Fynn gère d'autre pour les agences.

Votre premier prospect de test

Dans Deskwoot, ouvrez Paramètres > Intégrations, cliquez sur la carte Follow Up Boss puis sur Connecter Follow Up Boss, et connectez-vous en tant que propriétaire du compte ou administrateur.

Cliquez une fois sur Enregistrer dans « Ce que Fynn fait avec Follow Up Boss », pour que Fynn commence à transmettre les demandes. Lancez ensuite les 5 prospects de test ci-dessus avant que le premier vrai acheteur n'écrive.

Un nouvel espace de travail commence par un essai de 7 jours du forfait Enterprise, sans carte, pour 30 sièges maximum, le vôtre compris. Après l'essai, vous choisissez un forfait payant ou vous restez sur le forfait gratuit Hacker, où la connexion à Follow Up Boss continue de fonctionner.