Speed to lead para equipes imobiliárias: como o Deskwoot se conecta ao Follow Up Boss

Sábado, 14h14. Uma compradora pergunta no chat do seu site: "O 42 Maple Ave ainda está disponível? Dá para visitar neste fim de semana?" Os leads do Zillow ganham um corretor e um action plan. O dela nunca chega ao Follow Up Boss, então sua rotina de speed to lead nem começa.

Veja o que um lead do chat ou do WhatsApp precisa ter para entrar no Lead Flow, e como o Deskwoot o envia com os detalhes para a primeira ligação.

Quanto custa uma primeira resposta lenta

O quanto a demora custa já foi muito discutido, e os estudos chegam a números diferentes. Aqui basta um número.

A XANT, uma empresa de software de vendas, enviou leads de teste pelos formulários de site de 9.538 empresas dos EUA. 47% nunca responderam, e as que retornaram levaram, na mediana, 3 horas e 8 minutos para fazer a primeira ligação (2014 Lead Response Report).

Mais perto da sua realidade, a Follow Up Ace, que vende software de IA para quem usa o Follow Up Boss, escreve no próprio site que a maioria dos corretores leva em média de 30 a 60 minutos. Ela não cita nenhuma fonte, então trate esse número como estimativa de fornecedor.

De um jeito ou de outro, o lead que ninguém responde é o que mais custa. Numa equipe que usa o Follow Up Boss, muitas vezes é um lead que nunca entrou no Follow Up Boss.

Onde os leads escapam antes de o relógio começar a contar

Leads de portais e cadastros via IDX costumam chegar ao Follow Up Boss pelas próprias integrações. Todo o resto chega onde o cliente estava naquele momento:

• o chat no site da equipe, respondido por quem estiver na mesa naquela hora
• SMS para o número do escritório ou para o celular pessoal de um corretor
• mensagens de WhatsApp de compradores que preferem esse canal
• e-mails para o endereço de contato ou para o corretor responsável pelo anúncio

Alguém copia tudo isso para o Follow Up Boss depois, ou não.

Os leads devem chegar como eventos

Quando uma ferramenta repassa os leads, o jeito como ela faz isso importa. A documentação da API do Follow Up Boss pede que toda integração envie leads como eventos e diz com todas as letras que o POST /v1/people não serve para isso: "Please do not use POST /v1/people to send leads into FUB."

Criar uma pessoa diretamente pula os passos que um novo lead deveria disparar:

• a verificação de duplicados
• a atribuição pelo Lead Flow
• o alerta ao corretor
• o action plan

Confira o Zap por trás do formulário do seu site

O Zapier mostra a mesma divisão. Entre as ações do Follow Up Boss estão "Create Contact Without Triggering Action Plans" e "New Inquiry or Website Event". Só a segunda pode iniciar action plans para novos leads.

Se hoje um Zap leva o formulário do seu site para o Follow Up Boss, abra esse Zap e veja qual das 2 ações ele usa.

O que um lead precisa ter quando chega ao Follow Up Boss

Estes 4 pontos valem seja qual for a ferramenta que você usa para trazer os leads.

1. O tipo de evento certo. Segundo a documentação de eventos, os action plans só começam com eventos Registration, Seller Inquiry, Property Inquiry, General Inquiry e Visited Open House. As automations só começam com os 4 primeiros.
2. Um e-mail ou um número de telefone. O Follow Up Boss identifica as pessoas pelo telefone ou pelo e-mail. Com um dos dois, uma cliente antiga que manda SMS de um número conhecido cai no cadastro que já existe. Sem nenhum dos dois, não há o que comparar nem para quem ligar.
3. As palavras do próprio cliente e os dados para a primeira ligação: qual imóvel, ou o que ele procura, além de orçamento, prazo e os horários que servem para uma visita. Um corretor que liga e começa com "Então, o que você estava procurando?" já perdeu a vantagem.
4. Um nome de origem que você reconheça no Lead Flow, para decidir de propósito qual corretor e qual action plan esses leads recebem.

A mesma documentação aponta uma armadilha para leads registrados à mão. Um evento com data de mais de 1 dia atrás conta como histórico e não dispara nenhum fluxo, então nunca coloque data retroativa num lead que você registra com atraso.

Como o Deskwoot se conecta ao Follow Up Boss

O Deskwoot, nossa caixa de entrada compartilhada, reúne chat do site, WhatsApp, SMS e e-mail num só lugar. Conectado ao Follow Up Boss, ele envia cada nova conversa como evento, e ninguém precisa copiar chats para o Follow Up Boss à mão.

A conexão com o Follow Up Boss está em beta, então alguns detalhes ainda podem mudar. A página do Follow Up Boss resume o que ela faz, e o guia de configuração passa por cada ajuste.

Para conectar, o dono da conta ou um administrador entra no Follow Up Boss a partir das configurações de integração do Deskwoot. Logins de corretores e financiadores são recusados, porque o login de um corretor só vê os próprios leads.

Novas conversas viram leads depois de 3 minutos

A opção "Enviar novas conversas ao Follow Up Boss" já vem ligada. Então cada nova conversa que um cliente começa vai para o Follow Up Boss como lead, de todas as caixas de entrada menos as de e-mail, ou só das que você escolher. Algumas regras deixam o lixo de fora:

• As caixas de e-mail ficam de fora até você escolher, porque também recebem newsletters e e-mails de fornecedores. Escolha as que recebem mensagens de compradores e vendedores.
• Conversas marcadas como spam, contatos bloqueados, conversas em grupo e respostas automáticas ficam de fora.
• Um lead precisa de um e-mail ou de um número de telefone. WhatsApp e SMS trazem o número já na primeira mensagem. Um visitante do site muitas vezes não digita nenhum dos dois, então esse lead espera até ele informar um, por no máximo 24 horas.

O Deskwoot espera 3 minutos depois da primeira mensagem do cliente antes de enviar. Nesse tempo, o Fynn, o agente de IA do Deskwoot, consegue descobrir o que o cliente quer de fato.

Se o cliente confirmar os dados antes de o lead sair, o pedido do Fynn toma o lugar dele, e o corretor recebe um só lead com o pedido completo, não 2. Três minutos ficam bem dentro da primeira hora, e enquanto isso o Fynn ou sua equipe já podem responder no chat.

O lead chega como evento com a origem "Deskwoot" e a tag "Deskwoot" (dá para renomear as duas). O Follow Up Boss associa o lead a uma pessoa que já existe pelo e-mail ou telefone, e o seu Lead Flow atribui o corretor como faz com qualquer outra origem.

O Fynn envia pedidos de compra, venda, aluguel e visita como campos estruturados

Quando um cliente quer comprar, vender, alugar ou visitar um imóvel, o Fynn pede numa só mensagem o que estiver faltando:

• o imóvel (endereço, link do anúncio ou número MLS) ou a busca (região, faixa de preço, quartos)
• o prazo
• horários para uma visita
• um telefone ou e-mail, se a conversa ainda não tiver nenhum dos dois

Depois ele repete o que anotou e pergunta se está certo. Só depois do sim do cliente ele envia tudo, como campos que o corretor entende num relance.

O Fynn avisa o cliente que a equipe recebeu o pedido e que um corretor vai entrar em contato. Ele nunca confirma uma visita, um preço ou se o imóvel está disponível, e nunca diz o nome de um corretor.

Se você quer que os compradores escolham horários reais de visita, isso funciona de outro jeito, pela sua agenda do Outlook, e explicamos como no nosso post sobre horários de visita.

O Fynn também nunca lê dados do Follow Up Boss. Ele repassa o que o cliente escreveu e nada mais, então uma pergunta como "Quem é o meu corretor?" vai para a sua equipe.

Sua equipe vê os dados do Follow Up Boss ao lado do chat

Cada conversa tem uma seção do Follow Up Boss com a etapa da pessoa, o corretor responsável, as tags e a última atividade.

Digamos que chegue um SMS: "Oi, é o Tom, fechamos a compra na Birch St no ano passado, vocês podem me indicar alguém para arrumar o telhado?" Com o envio automático ligado, o Deskwoot repassa a mensagem depois de 3 minutos.

O Follow Up Boss associa o número do Tom ao cadastro dele, e a seção mostra o Tom como Past Client, com o nome do corretor dele.

Quem pegar a conversa sabe quem ele é. O Deskwoot guarda só o vínculo com a pessoa no Follow Up Boss, e etapa, corretor e tags são lidos na hora, sempre que você abre a conversa.

Notas e tarefas voltam para o Follow Up Boss

• Quando você resolve uma conversa, o Deskwoot a adiciona como nota na linha do tempo da pessoa (ligado desde o início). A nota leva só as mensagens que o cliente viu, nunca as suas notas privadas.
• Quando o Fynn passa uma conversa para a equipe, o Deskwoot pode criar uma tarefa no Follow Up Boss para o corretor do lead, depois que você ligar essa opção.
• Sua equipe também pode enviar uma conversa ao Follow Up Boss manualmente, adicionar uma nota, criar uma tarefa ou vincular outra pessoa se a associação estiver errada.

Configure o Lead Flow antes de chegar o primeiro lead do chat

Um lead do chat é diferente de um lead de portal num ponto: muitas vezes o cliente ainda está conversando com você quando o lead chega. Leve isso em conta.

Dê à origem Deskwoot uma regra própria

Configure o Lead Flow para a origem Deskwoot e escolha você mesmo o corretor ou grupo e o action plan desses leads.

Segure o SMS imediato

Se o seu action plan padrão manda SMS para todo lead novo em até um minuto, um comprador que ainda está no chat recebe um SMS de outro número perguntando como vocês podem ajudar.

Para essa origem, comece com uma tarefa de ligação, ou deixe o primeiro SMS automático para o dia seguinte. Continue a conversa no canal que o cliente escolheu.

Confira o consentimento antes que um action plan mande SMS para alguém

Nos EUA, a política de uso aceitável do Follow Up Boss torna os usuários "solely responsible", ou seja, os únicos responsáveis, pelos consentimentos que as mensagens deles exigem. Ela cita a lei americana Telephone Consumer Protection Act, 47 U.S.C. § 227.

Quem perguntou sobre um imóvel pelo WhatsApp começou uma conversa com você. Se isso cobre SMS automáticos de um action plan é uma pergunta para o broker da sua imobiliária ou para um advogado. Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico.

Mantenha a origem Deskwoot ativa

Se a origem Deskwoot estiver arquivada e marcada para ser ignorada no Lead Flow, o Follow Up Boss descarta o lead (a documentação de eventos descreve isso). O Deskwoot então marca o lead como ignorado na conversa, para você desarquivar a origem e enviar de novo.

Teste com 5 leads na primeira semana

Use seus próprios e-mails e números de telefone nesses testes, porque seus action plans podem mandar SMS ou e-mail para eles.

Os testes 1, 2 e 4 precisam do Fynn, porque é ele quem escolhe o tipo de evento e preenche os detalhes.

1. Um comprador pede uma visita no chat do site. No Follow Up Boss você deve ver uma Property Inquiry com os horários preferidos, um corretor atribuído e o alerta ao corretor.
2. Um vendedor escreve no WhatsApp. Procure uma Seller Inquiry com o endereço e o prazo.
3. Um cliente antigo manda SMS de um número que já está no Follow Up Boss. Não deve surgir nenhum duplicado, e a seção do Deskwoot deve mostrar a etapa e o corretor que já existem.
4. Alguém que procura imóvel para alugar manda e-mail para uma das caixas de entrada que você ligou. Espere uma General Inquiry com a busca.
5. Um visitante conversa no chat do site sem informar e-mail nem telefone. Nada deve chegar ao Follow Up Boss até ele informar um dos dois.

Depois resolva uma das conversas e confira se o chat aparece como nota na linha do tempo da pessoa.

Quanto custa

• Conectar o Follow Up Boss e tudo o que sua equipe faz com ele: todos os planos do Deskwoot, inclusive o plano gratuito Hacker, sem custo extra.
• A parte do Fynn: plano Startup ou superior, a partir de US$ 4 por agente por mês, ou US$ 3,20 por agente por mês com cobrança anual. O teste de 7 dias também inclui essa parte.

Os detalhes estão na nossa página de preços, e a nossa página para equipes imobiliárias mostra o que mais o Fynn faz pelas imobiliárias.

Seu primeiro lead de teste

No Deskwoot, abra Configurações > Integrações, clique no cartão Follow Up Boss e depois em Conectar Follow Up Boss, e entre como dono da conta ou administrador.

Clique uma vez em Salvar em "O que o Fynn faz com o Follow Up Boss", para o Fynn começar a passar pedidos adiante. Depois rode os 5 leads de teste acima antes que o primeiro comprador de verdade escreva.

Um workspace novo começa com 7 dias de teste do Enterprise, sem cartão, para até 30 assentos, incluindo o seu. Depois do teste, você escolhe um plano pago ou fica no plano gratuito Hacker, em que a conexão com o Follow Up Boss continua funcionando.