Speed to Lead für Immobilienteams: so verbindet sich Deskwoot mit Follow Up Boss

Samstag, 14:14 Uhr. Eine Käuferin fragt in deinem Website-Chat: „Ist 42 Maple Ave noch zu haben? Könnten wir es uns am Wochenende ansehen?“ Leads von Zillow bekommen einen Makler und einen Action Plan. Ihre Anfrage kommt nie in Follow Up Boss an, und deine Routine für Speed to Lead springt gar nicht erst an.

Hier liest du, was ein Lead aus Chat oder WhatsApp braucht, damit Lead Flow für ihn anläuft, und wie Deskwoot ihn mit den Details für den ersten Anruf hinüberschickt.

Was eine langsame erste Antwort kostet

Was das Warten kostet, ist eine alte Streitfrage, und die Studien kommen auf unterschiedliche Zahlen. Hier reicht eine Zahl.

XANT, ein Anbieter von Vertriebssoftware, schickte Test-Leads über die Webformulare von 9.538 US-Unternehmen. 47 % reagierten nie, und die Unternehmen, die zurückriefen, brauchten bis zum ersten Anruf im Median 3 Stunden und 8 Minuten (2014 Lead Response Report).

Näher an deinem Alltag schreibt Follow Up Ace, ein Anbieter von KI-Software für Nutzer von Follow Up Boss, auf seiner Website, dass die meisten Makler im Schnitt 30 bis 60 Minuten brauchen. Eine Quelle nennt Follow Up Ace nicht, sieh die Zahl also als Schätzung eines Anbieters.

So oder so kostet der Lead am meisten, dem niemand antwortet. In einem Team mit Follow Up Boss ist das oft einer, der nie in Follow Up Boss angekommen ist.

Wo Leads verloren gehen, bevor die Uhr überhaupt läuft

Leads aus Portalen und Registrierungen über IDX kommen meist über eigene Anbindungen in Follow Up Boss an. Alles andere landet dort, wo der Kunde gerade war:

• im Chat auf der Website des Teams, beantwortet von dem, der gerade am Schreibtisch sitzt
• in SMS an die Büronummer oder an das eigene Handy eines Maklers
• in WhatsApp-Nachrichten von Käufern, die lieber dort schreiben
• in E-Mails an die Info-Adresse oder an den Makler, der das Objekt anbietet

Irgendwer überträgt sie später in Follow Up Boss, oder eben nicht.

Leads sollten als Events ankommen

Wenn ein Tool Leads weitergibt, kommt es darauf an, wie. Die API-Dokumentation von Follow Up Boss bittet jede Integration, Leads als Events zu senden, und sagt ganz klar: „Please do not use POST /v1/people to send leads into FUB.“ Sinngemäß: Bitte schickt Leads nicht über POST /v1/people an FUB.

Wer eine Person direkt anlegt, überspringt die Schritte, die ein neuer Lead auslösen sollte:

• die Prüfung auf Dubletten
• die Zuweisung über Lead Flow
• die Benachrichtigung an den Makler
• den Action Plan

Prüf den Zap hinter deinem Website-Formular

Bei Zapier siehst du dieselbe Trennung. Unter den Aktionen für Follow Up Boss gibt es „Create Contact Without Triggering Action Plans“ und „New Inquiry or Website Event“. Nur die zweite kann bei neuen Leads Action Plans starten.

Wenn heute ein Zap dein Website-Formular an Follow Up Boss weitergibt, öffne ihn und sieh nach, welche der beiden Aktionen er nutzt.

Was ein Lead braucht, wenn er in Follow Up Boss ankommt

Diese 4 Punkte gelten, egal mit welchem Tool deine Leads hineinkommen.

1. Der richtige Event-Typ. Laut der Dokumentation zu Events starten Action Plans nur bei Events vom Typ Registration, Seller Inquiry, Property Inquiry, General Inquiry und Visited Open House. Automations starten nur bei den ersten 4.
2. Eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer. Follow Up Boss ordnet Personen über Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu. Mit einer davon landet eine frühere Kundin, die von einer bekannten Nummer eine SMS schickt, bei ihrem bestehenden Datensatz. Ohne beides gibt es nichts zum Abgleichen und niemanden zum Anrufen.
3. Die eigenen Worte des Kunden und die Fakten für den ersten Anruf: welches Objekt oder wonach er sucht, dazu Budget, Zeitrahmen und die Zeiten, die ihm für eine Besichtigung passen. Ein Makler, der anruft und mit „Also, wonach suchen Sie denn?“ einsteigt, hat seinen Vorsprung schon verspielt.
4. Ein Quellenname, den du in Lead Flow wiedererkennst, damit du bewusst entscheidest, welcher Makler und welcher Action Plan diese Leads bekommt.

Dieselbe Dokumentation warnt noch vor einer Falle bei Leads, die von Hand eingetragen werden. Ein Event, das mehr als 1 Tag in der Vergangenheit liegt, gilt als historisch und startet keinen Workflow. Datiere einen Lead, den du erst später einträgst, also nie zurück.

So verbindet sich Deskwoot mit Follow Up Boss

Deskwoot, unser gemeinsamer Posteingang, bündelt Website-Chat, WhatsApp, SMS und E-Mail an einem Ort. Ist Follow Up Boss verbunden, schickt Deskwoot jedes neue Gespräch als Event hinüber, und niemand muss Chats mehr von Hand in Follow Up Boss kopieren.

Die Verbindung zu Follow Up Boss ist in der Beta, Details können sich also noch ändern. Die Seite zu Follow Up Boss fasst zusammen, was sie macht, und die Anleitung geht jede Einstellung durch.

Zum Verbinden meldet sich der Inhaber oder ein Admin des Kontos aus den Integrationseinstellungen von Deskwoot heraus bei Follow Up Boss an. Logins von Maklern und Finanzierern lehnt Deskwoot ab, weil der Login eines Maklers nur seine eigenen Leads sieht.

Neue Gespräche werden nach 3 Minuten zu Leads

Der Schalter „Neue Konversationen an Follow Up Boss senden“ ist von Anfang an eingeschaltet. Dann geht jedes neue Gespräch, das ein Kunde beginnt, als Lead an Follow Up Boss, aus jedem Posteingang außer E-Mail-Posteingängen oder nur aus denen, die du auswählst. Ein paar Regeln halten den Müll draußen:

• E-Mail-Posteingänge bleiben draußen, bis du sie auswählst, weil dort auch Newsletter und Post von Lieferanten ankommen. Wähle die aus, an die Käufer und Verkäufer schreiben.
• Gespräche, die als Spam markiert sind, blockierte Kontakte, Gruppenchats und automatische Antworten werden übersprungen.
• Ein Lead braucht eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer. Bei WhatsApp und SMS kommt die Nummer mit der ersten Nachricht. Ein Besucher auf der Website tippt oft keins von beidem, dann wartet sein Lead, bis er eins davon nachreicht, höchstens 24 Stunden lang.

Deskwoot wartet nach der ersten Nachricht des Kunden 3 Minuten, bevor es sendet. In dieser Zeit kann Fynn, der KI-Agent in Deskwoot, herausfinden, was der Kunde eigentlich will.

Bestätigt der Kunde die Angaben, bevor der Lead rausgeht, tritt Fynns Anfrage an seine Stelle. So bekommt der Makler einen Lead mit der ganzen Anfrage statt 2. Drei Minuten liegen weit innerhalb der ersten Stunde, und in der Zwischenzeit können Fynn oder dein Team im Chat schon antworten.

Der Lead kommt als Event mit der Quelle „Deskwoot“ und dem Tag „Deskwoot“ an (beides kannst du umbenennen). Follow Up Boss ordnet ihn über E-Mail oder Telefonnummer einer bestehenden Person zu, und dein Lead Flow weist den Makler zu wie bei jeder anderen Quelle.

Fynn sendet Kauf-, Verkaufs-, Miet- und Besichtigungsanfragen als strukturierte Felder

Will ein Kunde ein Objekt kaufen, verkaufen, mieten oder ansehen, fragt Fynn in einer einzigen Nachricht nach allem, was noch fehlt:

• das Objekt (Adresse, Link zum Inserat oder MLS-Nummer) oder die Suche (Gegend, Preisspanne, Zahl der Schlafzimmer)
• der Zeitrahmen
• Zeiten für eine Besichtigung
• eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, falls das Gespräch noch keins von beidem hat

Dann wiederholt er, was er notiert hat, und fragt, ob das so stimmt. Erst nach dem Ja des Kunden sendet er alles als Felder, die der Makler auf einen Blick erfasst.

Fynn sagt dem Kunden, dass das Team die Anfrage hat und sich ein Makler bei ihm meldet. Er bestätigt nie eine Besichtigung, einen Preis oder die Verfügbarkeit eines Objekts, und er nennt nie einen Makler.

Wenn Käufer echte Besichtigungstermine auswählen sollen, läuft das stattdessen über deinen Outlook-Kalender. Das zeigen wir in unserem Beitrag zu Besichtigungsterminen.

Fynn liest auch nie Daten aus Follow Up Boss. Er gibt weiter, was der Kunde geschrieben hat, und sonst nichts. Eine Frage wie „Wer ist mein Makler?“ geht deshalb an dein Team.

Dein Team sieht die Daten aus Follow Up Boss direkt neben dem Chat

Jedes Gespräch hat einen Bereich für Follow Up Boss. Er zeigt Phase, Betreuer, Tags und letzte Aktivität der Person.

Angenommen, eine SMS kommt rein: „Hi, hier ist Tom, wir haben letztes Jahr das Haus in der Birch St gekauft. Könnt ihr mir einen Dachdecker empfehlen?“

Ist das automatische Senden eingeschaltet, gibt Deskwoot die SMS nach 3 Minuten weiter. Follow Up Boss ordnet Toms Nummer seinem Datensatz zu, und der Bereich zeigt ihn in der Phase Past Client, zusammen mit dem Namen seines Maklers.

Wer das Gespräch übernimmt, weiß sofort, wer er ist. Deskwoot speichert nur die Verknüpfung zur Person in Follow Up Boss. Phase, Betreuer und Tags werden jedes Mal frisch abgerufen, wenn du das Gespräch öffnest.

Notizen und Aufgaben gehen zurück an Follow Up Boss

• Wenn du ein Gespräch löst, trägt Deskwoot es als Notiz in die Timeline der Person ein (von Anfang an eingeschaltet). Die Notiz enthält nur die Nachrichten, die der Kunde gesehen hat, nie deine privaten Notizen.
• Wenn Fynn ein Gespräch an das Team übergibt, kann Deskwoot in Follow Up Boss eine Aufgabe für den Makler des Leads anlegen, sobald du das einschaltest.
• Dein Team kann ein Gespräch auch von Hand an Follow Up Boss senden, eine Notiz hinzufügen, eine Aufgabe anlegen oder eine andere Person verknüpfen, wenn die Zuordnung falsch war.

Richte Lead Flow ein, bevor der erste Lead aus dem Chat kommt

Ein Lead aus dem Chat unterscheidet sich in einem Punkt von einem Lead aus einem Portal: Der Kunde schreibt oft noch mit dir, wenn der Lead ankommt. Plane das ein.

Gib der Quelle Deskwoot eine eigene Regel

Richte Lead Flow für die Quelle Deskwoot ein und lege selbst fest, welcher Makler oder welche Gruppe und welcher Action Plan diese Leads bekommt.

Halte die sofortige SMS zurück

Wenn dein üblicher Action Plan jedem neuen Lead innerhalb einer Minute eine SMS schickt, bekommt ein Käufer, der noch im Chat ist, eine SMS von einer anderen Nummer mit der Frage, wie ihr helfen könnt.

Starte bei dieser Quelle mit einer Aufgabe zum Anrufen, oder lass die erste automatische SMS bis zum nächsten Tag warten. Führe das Gespräch auf dem Kanal weiter, den der Kunde gewählt hat.

Prüf die Einwilligung, bevor ein Action Plan jemandem eine SMS schickt

In den USA macht die Acceptable Use Policy von Follow Up Boss Nutzer „solely responsible“, also allein verantwortlich, für die Einwilligungen, die ihre Nachrichten brauchen. Sie nennt dabei den Telephone Consumer Protection Act, 47 U.S.C. § 227.

Wer auf WhatsApp nach einem Objekt gefragt hat, hat ein Gespräch mit dir begonnen. Ob das auch automatische SMS aus einem Action Plan abdeckt, klärst du mit deinem Broker oder einem Anwalt. Das hier ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Lass die Quelle Deskwoot aktiv

Ist die Quelle Deskwoot archiviert und in Lead Flow auf Ignorieren gestellt, verwirft Follow Up Boss den Lead (so beschreibt es die Dokumentation zu Events). Deskwoot markiert den Lead im Gespräch dann als ignoriert. So kannst du die Quelle aus dem Archiv holen und den Lead noch einmal senden.

Teste es in der ersten Woche mit 5 Leads

Nutze dafür deine eigenen E-Mail-Adressen und Telefonnummern, denn deine Action Plans schicken ihnen vielleicht SMS oder E-Mails.

Für die Tests 1, 2 und 4 brauchst du Fynn, weil er den Event-Typ wählt und die Details ausfüllt.

1. Ein Käufer fragt im Website-Chat nach einer Besichtigung. In Follow Up Boss solltest du eine Property Inquiry mit den Wunschzeiten sehen, dazu einen zugewiesenen Makler und die Benachrichtigung an ihn.
2. Ein Verkäufer schreibt auf WhatsApp. Achte auf eine Seller Inquiry mit Adresse und Zeitrahmen.
3. Ein früherer Kunde schickt eine SMS von einer Nummer, die schon in Follow Up Boss ist. Es sollte keine Dublette entstehen, und der Bereich in Deskwoot sollte die bestehende Phase und den Betreuer zeigen.
4. Ein Mieter schreibt eine E-Mail an einen der Posteingänge, die du eingeschaltet hast. Erwarte eine General Inquiry mit der Suche.
5. Ein Besucher chattet auf der Website, ohne E-Mail oder Telefonnummer anzugeben. Bei Follow Up Boss sollte nichts ankommen, bis er eins von beidem nennt.

Löse danach eines der Gespräche und prüfe, ob der Chat als Notiz in der Timeline der Person auftaucht.

Was es kostet

• Die Verbindung zu Follow Up Boss und alles, was dein Team damit macht: jeder Plan von Deskwoot, auch der kostenlose Hacker-Plan, ohne Aufpreis.
• Fynns Teil: der Startup-Plan oder höher, ab 4 $ pro Agent und Monat, bei jährlicher Abrechnung 3,20 $ pro Agent und Monat. Die Testphase von 7 Tagen enthält ihn auch.

Die Details findest du auf unserer Preisseite, und unsere Seite für Immobilienteams zeigt, was Fynn für Maklerbüros sonst noch übernimmt.

Dein erster Test-Lead

Öffne in Deskwoot Einstellungen > Integrationen, klick auf die Karte Follow Up Boss, dann auf Follow Up Boss verbinden, und melde dich als Inhaber oder Admin des Kontos an.

Klick einmal auf Speichern unter „Was Fynn mit Follow Up Boss macht“, damit Fynn Anfragen weitergibt. Spiel dann die 5 Test-Leads von oben durch, bevor der erste echte Käufer schreibt.

Ein neuer Workspace startet mit 7 Tagen Enterprise zum Testen, ohne Kreditkarte und mit bis zu 30 Plätzen, deinen eingeschlossen. Nach der Testphase wählst du einen bezahlten Plan oder bleibst im kostenlosen Hacker-Plan, in dem die Verbindung zu Follow Up Boss weiterläuft.