WhatsApp Business para restaurantes: app gratis o plataforma, y las 8 respuestas que conviene preparar primero

Viernes, 6:15 p. m. El teléfono detrás de la barra vibra por cuarta vez en 10 minutos. Una mesa para 4, una pregunta sobre la terraza, una cena de cumpleaños para 14 en el salón del fondo. Responde quien esté más cerca, si es que alguien responde.

Para el domingo nadie se acuerda de quién prometió el salón del fondo. Esta guía te muestra cuándo basta la app gratis, cuánto cuesta la plataforma y cuáles son las 8 respuestas que conviene escribir primero.

La app gratis o la plataforma

En Brasil, WhatsApp ya mueve dinero de verdad. En una encuesta de 2025 a 2,176 dueños hecha por Abrasel, la asociación brasileña de bares y restaurantes, los pedidos por WhatsApp fueron el 26% de los ingresos por entregas a domicilio, solo detrás de las apps de delivery con un 54% (Mercado&Consumo, marzo de 2025).

Así que la pregunta es qué WhatsApp usar: la app gratis en un celular o la WhatsApp Business Platform con una bandeja de entrada compartida. Decídelo antes de tu temporada más fuerte, porque el cambio tiene una trampa.

La app gratis WhatsApp Business

La app WhatsApp Business es gratis y vive en un celular. Tiene respuestas rápidas, un saludo para clientes nuevos, un mensaje de ausencia para los mensajes fuera de tu horario y etiquetas para ordenar los chats (lista de funciones de WhatsApp).

Según su ficha en la App Store, una cuenta funciona en 5 dispositivos en total, celulares o computadoras, o en 10 con una suscripción a Meta Verified. Todos los que usan esos dispositivos escriben como el restaurante y ven todos los chats.

La WhatsApp Business Platform

La plataforma (mucha gente todavía la llama la API) hace funcionar tu número en los servidores de Meta. Necesitas un software encima, casi siempre una bandeja de entrada compartida.

A cambio, cada chat puede tener un responsable, y una IA puede responder. Pasadas 24 horas todavía puedes escribirle a un cliente con una plantilla aprobada por Meta, y Meta cobra algunos de esos mensajes.

Cómo se comparan

Cuándo la app ya se te quedó chica

La app es la herramienta correcta mientras una sola persona responde en un celular que igual lleva encima. Se complica cuando 2 o 3 personas responden el mismo número.

Un cliente recibe 2 respuestas distintas, o ninguna porque todos pensaron que otro se encargaba. Nuestro artículo sobre WhatsApp Business con varios empleados explica esos límites en detalle.

Fíjate en estas señales:

• Una segunda persona responde WhatsApp todas las semanas.
• Las solicitudes de grupos se pierden entre WhatsApp y el correo.
• Los mensajes que llegan después del cierre esperan hasta la tarde siguiente.

La trampa: tu número sale de la app del celular

Un número que funciona en la app Business tiene 2 caminos para llegar a la plataforma (guía de migración de Meta):

1. Primero eliminas la cuenta de WhatsApp en la app.
2. Te unes a través de un proveedor que admite lo que muchos llaman coexistencia. Así la app y la plataforma comparten el número.

La coexistencia tiene sus propios límites. Por ejemplo, tus listas de difusión pasan a ser de solo lectura (documentación para desarrolladores de Meta).

Eliminar la cuenta de la app

La configuración de Deskwoot toma el primer camino: eliminas el número en la app WhatsApp Business y lo conectas con Conectar con Meta (guía de configuración).

Meta advierte que el historial de chats de la app se pierde al eliminar la cuenta. Así que, antes de cambiar, anota las solicitudes de grupos pendientes y todo lo que le prometiste a un cliente habitual.

Un segundo número

Otra opción: deja el número viejo en la app para proveedores y personal, y dales a los clientes uno nuevo en la plataforma. Eso sí, durante un tiempo los clientes van a escribir a los dos.

Un número que ya está en la plataforma

Si tu número ya funciona con Wati, Zoko, Twilio o 360dialog, ya está en la plataforma. Lo pasas a Deskwoot en Meta Business Manager, y tus plantillas aprobadas se van con él, porque pertenecen a tu cuenta de WhatsApp Business.

Un número en Twilio también puede quedarse ahí y conectarse tal como está.

Cuánto le cuesta WhatsApp a un restaurante desde el 1 de octubre de 2026

Los mensajes que te mandan los clientes son gratis, y los mensajes que envías desde la app no cuestan nada. En la plataforma, Meta cambió sus precios el 1 de octubre de 2026 (página de precios de Meta):

• Las respuestas dentro de las 24 horas posteriores al último mensaje del cliente, que Meta llama mensajes de servicio, son gratis hasta 1,000 al mes por número de teléfono. A partir de ahí, Meta cobra cada respuesta entregada según la tarifa del país del cliente.
• Si no tienes un método de pago en tu cuenta de Meta, Meta deja de entregar tus respuestas cuando se acaban las 1,000.
• Las plantillas, la única forma de escribirle a un cliente pasadas 24 horas, tienen una tarifa por cada mensaje entregado. Eso ahora incluye las plantillas de utilidad, como un recordatorio de reserva, aunque el cliente haya escrito hace poco.

Una cuenta rápida

Digamos que recibes 300 chats de clientes al mes con 3 respuestas cada uno. Son 900 respuestas, por debajo de las 1,000 gratis. Con 500 chats son 1,500 respuestas, y 500 de ellas se cobran.

Cuenta también las respuestas de una IA. Meta cobra cada respuesta entregada, la escriba quien la escriba.

Las 8 respuestas que conviene preparar primero

Escríbelas una vez, te quedes en la app o te cambies, y reemplaza los corchetes con tus datos. En la app se convierten en respuestas rápidas. En la plataforma se convierten en las respuestas guardadas de tu equipo y en el material con el que responde una IA.

1. “¿Puedo reservar una mesa?”

Tu enlace de reserva, si aceptas clientes sin reserva y a partir de cuántas personas decides tú.

Aquí puedes ver todos los horarios libres y reservar: [enlace]. Sin reserva, prueba suerte en la barra. Para grupos de 9 o más, mándame la fecha y la hora y nuestro equipo te responde.

2. “¿A qué hora abren?”

El horario de cada día, a qué hora cierra la cocina, los días que cierras, los feriados y el cierre por vacaciones.

Abrimos de martes a domingo del mediodía a las 11 p. m., y la cocina toma los últimos pedidos a las 10. Cerramos los lunes y del 24 al 26 de diciembre.

3. “¿Tienen platos veganos o sin gluten?”

Qué platos, dónde figuran los alérgenos, si la cocina puede adaptar un plato y que de una alergia grave se ocupa tu personal.

El ragú de champiñones y el plato de falafel son veganos, y el risotto es sin gluten, todo marcado en el menú: [enlace]. Si tienes una alergia grave, avísale a quien te atienda cuando pidas.

4. “¿Dónde puedo ver el menú?”

Un enlace a la página del menú o al PDF, más el menú del día y qué semana cubre.

Aquí está nuestro menú: [enlace]. De martes a viernes también hay un menú del día que cambia cada lunes, en la misma página.

5. “¿Tienen comida para llevar o a domicilio?”

Para recoger, a domicilio o ambos, la zona de entrega, cómo pedir y hasta qué hora.

Puedes pasar a recoger cualquier plato. Pide por teléfono al [número] o en línea en [enlace] hasta las 9:30 p. m. No hacemos entregas a domicilio.

6. “Somos un grupo de 20. ¿Nos pueden recibir?”

El grupo más grande que puedes recibir, un salón privado, menús fijos y los datos que necesitas primero: fecha y hora, cuántos invitados más o menos, la ocasión, un nombre, un número de teléfono y pedidos especiales como un pastel o sillas para bebé.

El menú, el precio y el depósito quedan en manos de quien se encarga de los eventos. Esta respuesta es la que evita que el cumpleaños para 14 se pierda.

Con gusto, nuestro salón del fondo tiene lugar para hasta 30 personas. ¿Qué fecha, cuántos invitados más o menos y cuál es la ocasión? Nuestro equipo te mandará una propuesta de menú con el precio.

7. “¿Dónde puedo estacionar?”

La dirección, el estacionamiento más cercano, el autobús o el tren, y si la entrada no tiene escalones.

Estamos en [dirección]. El estacionamiento de [calle] está a 2 minutos, la parada de autobús [nombre] está justo enfrente y la entrada no tiene escalones.

8. “¿Puedo pagar con tarjeta?”

Tarjeta, efectivo, tarjetas de regalo y dónde se compran.

Aceptamos tarjeta y efectivo. Las tarjetas de regalo se venden en la barra y en línea: [enlace].

Tu mensaje de ausencia

En la app, pon los enlaces de las respuestas 1 y 4 en tu mensaje de ausencia. Así, un cliente que escribe después del cierre recibe al instante el enlace de reserva y el menú.

Dónde terminan las respuestas

Una respuesta guardada o una IA no debería meterse en 3 tareas:

• Confirmar una mesa, salvo que quien la envía pueda ver el libro de reservas. Un “a las 8 p. m. está bien” dicho a ciegas significa 4 personas en la puerta de un restaurante lleno.
• Tomar pedidos en el chat, porque nadie en la cocina los va a ver.
• Juzgar si un plato es seguro para la alergia de alguien. La respuesta repite lo que dice el menú y pasa el resto a tu personal.

Las reglas cambian según el país. Nuestro artículo sobre IA para restaurantes explica las reglas sobre alérgenos en Alemania, Austria y Suiza, y la regla de la UE que obliga a una IA a decir que es una IA.

WhatsApp en Deskwoot

Deskwoot es nuestro producto. Reúne WhatsApp en una sola bandeja de entrada con el chat de tu sitio web, el correo y 10 canales más. Los números conectados a través de Meta envían plantillas aprobadas en todos los planes (plantillas), y Meta cobra sus tarifas en tu propia cuenta, sin ningún recargo de nuestra parte.

Fynn en WhatsApp

Configura Deskwoot como Restaurante y café, y Fynn, nuestro asistente de IA, redacta respuestas a las 8 preguntas de arriba a partir de tu sitio web. Tú decides si conservas, editas u omites cada una, y las preguntas que tu sitio web no responde aparecen como faltantes (guía de configuración).

Tu menú entra en el Training Hub como un PDF con texto seleccionable. Un escaneo sin capa de texto se rechaza al subirlo.

Fynn responde preguntas escritas y mensajes de voz de hasta 10 minutos (mensajes de voz). Envía tu enlace de reserva, nunca toma pedidos y solo nombra alérgenos tal como lo hace tu menú. Cuando pasa un chat al equipo, la app de Deskwoot para iPhone y Android te avisa.

Con aleno, también ofrece los horarios que aleno muestra como libres y reserva el que elige el cliente, desde el plan Startup. De forma predeterminada confirmas cada reserva con 1 toque.

Cuánto cuesta

• Hacker: gratis para 1 agente y 100 conversaciones al mes, con chat en vivo, reenvío de correo y 1 bandeja de entrada más, como WhatsApp, sin Fynn.
• Startup: $4 por agente al mes, o $3.20 con facturación anual, con agentes ilimitados, respuestas predefinidas y Fynn. Lo necesitas en cuanto respondan 2 personas.
• Fynn en Startup: 50 conversaciones de IA al mes para todo el espacio de trabajo, y después $0.07 cada una, que se descuentan de un saldo prepago. Una conversación cuenta una vez al mes, sin importar cuánto escriba Fynn en ella, y la transcripción de un mensaje de voz cuenta de la misma forma.

Así, 2 personas con facturación anual pagan $6.40 al mes. Si Fynn atiende 120 chats de WhatsApp, se suman 70 × $0.07 = $4.90, $11.30 en total más las tarifas de Meta.

Mira primero cómo responde Fynn

Haz las 8 preguntas en la demo en vivo de la página para restaurantes y mira cuáles responde Fynn y cuáles pasa al equipo.

Para usar tu propio número, crea una cuenta. Cada espacio de trabajo nuevo recibe 7 días de Enterprise gratis, sin tarjeta, para hasta 30 puestos, incluido el tuyo. Después eliges un plan o te quedas en el plan gratis Hacker.

Empieza por las respuestas

Escribe las 8 respuestas esta noche en las notas de tu celular, con tus enlaces reales. Si te quedas en la app, mañana se convierten en respuestas rápidas.