WhatsApp Business für Restaurants: kostenlose App oder Plattform, und die 8 Antworten, die du zuerst einrichtest

Freitag, 18:15 Uhr. Das Handy hinter der Theke vibriert zum vierten Mal in 10 Minuten. Ein Tisch für 4, eine Frage zur Terrasse, ein Geburtstagsessen für 14 im Nebenraum. Wer gerade am nächsten steht, antwortet, wenn überhaupt jemand antwortet.

Am Sonntag weiß niemand mehr, wer den Nebenraum zugesagt hat. Dieser Ratgeber zeigt, wann die kostenlose App reicht, was die Plattform kostet und welche 8 Antworten du zuerst schreibst.

Kostenlose App oder Plattform

In Brasilien bringt WhatsApp schon echten Umsatz. Abrasel, der brasilianische Verband der Bars und Restaurants, hat 2025 insgesamt 2.176 Inhaber befragt. Bestellungen über WhatsApp machten dabei 26 % des Lieferumsatzes aus, mehr brachten nur die Lieferplattformen mit 54 % (Mercado&Consumo, März 2025).

Bleibt die Frage, welches WhatsApp du einsetzt: die kostenlose App auf einem Handy oder die WhatsApp Business Platform mit einem gemeinsamen Posteingang. Entscheide das vor deiner stärksten Saison, denn der Wechsel hat einen Haken.

Die kostenlose WhatsApp-Business-App

Die WhatsApp-Business-App kostet nichts und läuft auf einem Handy. Sie hat Schnellantworten, eine Begrüßungsnachricht für neue Kunden, eine Abwesenheitsnachricht für Nachrichten außerhalb deiner Öffnungszeiten und Labels zum Sortieren der Chats (Funktionsliste von WhatsApp).

Laut ihrem Eintrag im App Store läuft ein Konto auf insgesamt 5 Geräten, Handys oder Computern, oder auf 10 mit einem Abo von Meta Verified. Wer an diesen Geräten sitzt, schreibt als das Restaurant und sieht jeden Chat.

Die WhatsApp Business Platform

Die Plattform (viele sagen noch API dazu) betreibt deine Nummer auf den Servern von Meta. Dazu brauchst du eine Software, meist einen gemeinsamen Posteingang.

Dafür kann ein Chat einer Person gehören, und eine KI kann antworten. Nach 24 Stunden erreichst du einen Gast noch mit einer Vorlage, die Meta genehmigt hat. Für einen Teil dieser Nachrichten verlangt Meta Geld.

Beide im Vergleich

Wann du aus der App herausgewachsen bist

Die App ist das richtige Werkzeug, solange eine Person auf einem Handy antwortet, das sie sowieso dabeihat. Unübersichtlich wird es, sobald 2 oder 3 Leute über dieselbe Nummer antworten.

Ein Gast bekommt 2 verschiedene Antworten oder gar keine, weil jeder dachte, jemand anderes kümmert sich darum. Unser Beitrag zu WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern geht diese Grenzen im Detail durch.

Achte auf diese Zeichen:

• Jede Woche antwortet eine zweite Person auf WhatsApp.
• Anfragen für Feiern gehen zwischen WhatsApp und E-Mail verloren.
• Nachrichten, die nach Feierabend kommen, bleiben bis zum nächsten Nachmittag liegen.

Der Haken: Deine Nummer verlässt die App auf dem Handy

Für eine Nummer, die in der Business-App läuft, gibt es 2 Wege auf die Plattform (Migrationsanleitung von Meta):

1. Du löschst zuerst das WhatsApp-Konto in der App.
2. Du gehst über einen Anbieter, der die sogenannte Koexistenz unterstützt. Dann teilen sich App und Plattform die Nummer.

Die Koexistenz hat eigene Grenzen. Zum Beispiel lassen sich deine Broadcast-Listen dann nur noch lesen (Entwicklerdokumentation von Meta).

Das Konto in der App löschen

Deskwoot geht bei der Einrichtung den ersten Weg: Du löschst die Nummer in der WhatsApp-Business-App und verbindest sie über „Mit Meta verbinden“ (Anleitung zur Einrichtung).

Meta warnt, dass der Chatverlauf in der App verloren geht, wenn du das Konto löschst. Schreib dir deshalb vor dem Wechsel offene Anfragen für Feiern auf und alles, was du einem Stammgast zugesagt hast.

Eine zweite Nummer

Ein anderer Weg: Du behältst die alte Nummer in der App für Lieferanten und Personal und gibst den Gästen eine neue auf der Plattform. Eine Zeit lang schreiben die Gäste dann allerdings an beide.

Eine Nummer, die schon auf der Plattform läuft

Läuft deine Nummer schon über Wati, Zoko, Twilio oder 360dialog, ist sie bereits auf der Plattform. Du ziehst sie im Meta Business Manager zu Deskwoot um, und deine genehmigten Vorlagen kommen mit, weil sie zu deinem WhatsApp-Business-Konto gehören.

Eine Nummer bei Twilio kann auch dort bleiben und so verbunden werden, wie sie ist.

Was WhatsApp ein Restaurant seit dem 1. Oktober 2026 kostet

Nachrichten von Gästen an dich sind kostenlos, und Nachrichten aus der App kosten nichts. Auf der Plattform hat Meta seine Preise am 1. Oktober 2026 geändert (Preisseite von Meta):

• Antworten innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht eines Gastes, bei Meta Service-Nachrichten genannt, sind bis 1.000 im Monat pro Telefonnummer kostenlos. Danach berechnet Meta jede zugestellte Antwort zum Preis für das Land des Gastes.
• Ist in deinem Meta-Konto keine Zahlungsmethode hinterlegt, stellt Meta deine Antworten nicht mehr zu, sobald die 1.000 aufgebraucht sind.
• Vorlagen, der einzige Weg, einem Gast nach 24 Stunden zu schreiben, kosten für jede zugestellte Nachricht eine Gebühr. Das gilt jetzt auch für Utility-Vorlagen wie eine Erinnerung an die Reservierung, selbst wenn der Gast vor Kurzem geschrieben hat.

Kurz gerechnet

Sagen wir, du hast im Monat 300 Chats mit Gästen und schickst in jedem 3 Antworten. Das sind 900 Antworten, also weniger als die freien 1.000. Bei 500 Chats sind es 1.500 Antworten, und 500 davon werden berechnet.

Zähl die Antworten einer KI mit. Meta berechnet jede zugestellte Antwort, egal wer sie geschrieben hat.

Die 8 Antworten, die du zuerst einrichtest

Schreib sie einmal, egal ob du bei der App bleibst oder wechselst, und ersetze die Klammern durch deine Angaben. In der App werden sie zu Schnellantworten. Auf der Plattform werden sie zu den gespeicherten Antworten deines Teams und zu dem Material, aus dem eine KI antwortet.

1. „Kann ich einen Tisch reservieren?“

Dein Reservierungslink, ob Gäste auch ohne Reservierung willkommen sind und ab welcher Gruppengröße du selbst entscheidest.

Hier siehst du alle freien Zeiten und kannst direkt reservieren: [Link]. Ohne Reservierung findest du vielleicht noch einen Platz an der Theke. Ab 9 Personen schick mir Datum und Uhrzeit, dann meldet sich unser Team bei dir.

2. „Wann habt ihr geöffnet?“

Die Zeiten pro Tag, wann die Küche schließt, deine Ruhetage, Feiertage und einen möglichen Betriebsurlaub.

Wir haben Dienstag bis Sonntag von 12 bis 23 Uhr geöffnet, und die Küche nimmt bis 22 Uhr Bestellungen an. Montags und vom 24. bis 26. Dezember haben wir geschlossen.

3. „Habt ihr vegane oder glutenfreie Gerichte?“

Welche Gerichte, wo die Allergene stehen, ob die Küche ein Gericht anpassen kann und dass eine schwere Allergie an dein Personal geht.

Das Pilzragout und der Falafelteller sind vegan, das Risotto ist glutenfrei, alles auf der Karte markiert: [Link]. Hast du eine schwere Allergie, sag bitte beim Bestellen deiner Bedienung Bescheid.

4. „Wo finde ich eure Speisekarte?“

Ein Link zur Karte als Seite oder PDF, dazu der Mittagstisch und für welche Woche er gilt.

Hier ist unsere Karte: [Link]. Von Dienstag bis Freitag gibt es außerdem einen Mittagstisch, der jeden Montag wechselt. Du findest ihn auf derselben Seite.

5. „Kann ich bei euch abholen oder liefern lassen?“

Abholung, Lieferung oder beides, das Liefergebiet, wie man bestellt und bis wann.

Alle Gerichte kannst du abholen. Bestell bis 21:30 Uhr telefonisch unter [Nummer] oder online unter [Link]. Wir liefern nicht.

6. „Wir sind 20 Leute. Habt ihr Platz für uns?“

Deine größte Gruppe, ein eigener Raum, feste Menüs und die Angaben, die du zuerst brauchst: Datum und Uhrzeit, ungefähr wie viele Gäste, der Anlass, ein Name, eine Telefonnummer und Wünsche wie eine Torte oder Kinderstühle.

Menü, Preis und Anzahlung bleiben bei der Person, die sich um Feiern kümmert. Diese Antwort sorgt dafür, dass der Geburtstag mit 14 Leuten nicht verloren geht.

Sehr gern, in unserem Nebenraum haben bis zu 30 Personen Platz. An welchem Tag, mit ungefähr wie vielen Gästen und zu welchem Anlass? Unser Team schickt dir dann einen Menüvorschlag mit Preis.

7. „Wo kann ich parken?“

Die Adresse, das nächste Parkhaus, Bus oder Bahn und ob der Eingang stufenlos ist.

Du findest uns hier: [Adresse]. Das Parkhaus in der [Straße] ist 2 Minuten entfernt, die Bushaltestelle [Name] liegt direkt vor der Tür, und der Eingang ist stufenlos.

8. „Kann ich mit Karte zahlen?“

Karte, bar, Gutscheine und wo man sie kauft.

Du kannst mit Karte oder bar zahlen. Gutscheine gibt es an der Theke und online: [Link].

Deine Abwesenheitsnachricht

Pack in der App die Links aus Antwort 1 und 4 in deine Abwesenheitsnachricht. Dann bekommt ein Gast, der nach Feierabend schreibt, sofort den Reservierungslink und die Karte.

Wo die Antworten aufhören

3 Dinge sollte weder eine gespeicherte Antwort noch eine KI übernehmen:

• Einen Tisch bestätigen, es sei denn, wer die Antwort schickt, sieht das Reservierungsbuch. Ein geratenes „20 Uhr passt“ heißt: 4 Leute stehen vor einem vollen Restaurant.
• Bestellungen im Chat annehmen, denn am Pass sieht sie niemand.
• Beurteilen, ob ein Gericht bei einer Allergie unbedenklich ist. Die Antwort wiederholt, was auf der Karte steht, und gibt den Rest an dein Personal weiter.

Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land. Unser Beitrag zu KI in der Gastronomie erklärt die Allergenregeln in Deutschland, Österreich und der Schweiz und die EU-Regel, nach der eine KI sagen muss, dass sie eine KI ist.

WhatsApp in Deskwoot

Deskwoot ist unser Produkt. Es bringt WhatsApp mit deinem Website-Chat, deinen E-Mails und 10 weiteren Kanälen in einen Posteingang. Nummern, die über Meta verbunden sind, senden in jedem Plan genehmigte Vorlagen (Vorlagen), und Meta rechnet seine Gebühren über dein eigenes Konto ab, ohne Aufschlag von uns.

Fynn auf WhatsApp

Richtest du Deskwoot als „Restaurant & Café“ ein, entwirft Fynn, unser KI-Assistent, aus deiner Website Antworten auf die 8 Fragen oben. Jede davon übernimmst, bearbeitest oder überspringst du, und Fragen, die deine Website nicht beantwortet, werden als fehlend angezeigt (Anleitung zur Einrichtung).

Deine Karte kommt als PDF mit markierbarem Text in den Training Hub. Einen Scan ohne Textebene lehnt Deskwoot schon beim Hochladen ab.

Fynn beantwortet getippte Fragen und Sprachnachrichten bis 10 Minuten (Sprachnachrichten). Er schickt deinen Reservierungslink, nimmt nie eine Bestellung an und nennt Allergene nur so, wie sie auf deiner Karte stehen. Übergibt er einen Chat, meldet sich die Deskwoot-App für iPhone und Android bei dir.

Arbeitest du mit aleno, bietet er ab dem Startup-Plan außerdem die Zeiten an, die aleno als frei anzeigt, und reserviert die, die der Gast wählt. Standardmäßig bestätigst du jede Reservierung mit 1 Tipp.

Was es kostet

• Hacker: kostenlos für 1 Agent und 100 Konversationen im Monat, mit Live-Chat, E-Mail-Weiterleitung und 1 weiteren Posteingang wie WhatsApp, ohne Fynn.
• Startup: 4 $ pro Agent und Monat, oder 3,20 $ bei jährlicher Abrechnung, für unbegrenzt viele Agenten, Textvorlagen und Fynn. Du brauchst Startup, sobald 2 Leute antworten.
• Fynn im Startup-Plan: 50 KI-Konversationen im Monat für den ganzen Workspace, danach 0,07 $ pro Konversation aus einem Prepaid-Guthaben. Eine Konversation zählt einmal im Monat, egal wie viel Fynn darin schreibt, und das Transkript einer Sprachnachricht zählt genauso.

Mit 2 Leuten zahlst du bei jährlicher Abrechnung also 6,40 $ im Monat. Übernimmt Fynn 120 WhatsApp-Chats, kommen 70 × 0,07 $ = 4,90 $ dazu, zusammen 11,30 $ plus die Gebühren von Meta.

Schau Fynn zuerst beim Antworten zu

Stell die 8 Fragen in der Live-Demo auf der Seite für Restaurants und sieh, welche Fynn selbst beantwortet und welche er ans Team gibt.

Für deine eigene Nummer registrierst du dich. Jeder neue Workspace bekommt 7 Tage Enterprise kostenlos, ohne Kreditkarte, für bis zu 30 Plätze, deinen eingeschlossen. Danach wählst du einen Plan oder bleibst im kostenlosen Hacker-Plan.

Fang mit den Antworten an

Schreib die 8 Antworten heute Abend in die Notizen auf deinem Handy, mit deinen echten Links. Bleibst du bei der App, werden sie morgen zu Schnellantworten.