Anfragen für die Weihnachtsfeier: Vorlagen für die erste Antwort, das Angebot und die freundliche Absage
Die ersten Anfragen für Weihnachtsfeiern kommen im Oktober, per E-Mail, WhatsApp und Formular. Mit 6 Angaben in der ersten Antwort und 4 Vorlagen zum Kopieren kommst du schneller zum Angebot und sagst mit einem Ausweichtermin ab.
Deskwoot Team
10 Min. Lesezeit
Inhalt
Dienstagvormittag Ende Oktober. Im Postfach steht: „Wir sind ca. 25 Leute und suchen was für unsere Weihnachtsfeier im Dezember. Was habt ihr da?“ Auf WhatsApp fragt jemand nach einem Freitag für 40 Personen, und über das Kontaktformular kommt eine Anfrage ganz ohne Datum. Jede davon braucht noch 2 oder 3 Nachrichten hin und her, bevor du ein Angebot schreiben kannst.
Die Welle kommt früh. In einer Umfrage des Kassenanbieters Lightspeed unter 1.000 Menschen in Deutschland (November 2025, mit Appinio) begannen 33,7 Prozent im Oktober mit der Planung ihrer Weihnachtsfeier, 25,1 Prozent schon im September und nur 5,4 Prozent im Dezember (Tageskarte). In einer kununu-Umfrage unter 1.065 Beschäftigten aus demselben Monat nannten 46 Prozent Restaurants oder Gaststätten als Ort ihrer Feier (ingenieur.de).
Die meisten Runden sparst du dir, wenn deine erste Antwort gleich alles abfragt, was du für ein Angebot brauchst. Die 4 Vorlagen unten kannst du kopieren, sie funktionieren mit jedem Postfach.
Die 6 Angaben, ohne die kein Angebot geht
Das Anfrageformular von visitBerlin für Firmen-Weihnachtsfeiern fragt nach Datum, Startzeit, Personenzahl und ob es Fondue, Buffet oder ein 3-Gänge-Menü sein soll. Ein anderes Formular will zusätzlich das Ende der Feier wissen und ob ein Raum exklusiv gebucht wird. Daraus und aus dem, was später ins Angebot muss, ergeben sich 6 Angaben:
| Angabe | Warum du sie brauchst | So fragst du |
|---|---|---|
| 1. Datum und ein Ausweichtermin | Freitage und Samstage im Dezember sind meist zuerst weg. Der zweite Termin spart dir eine Runde. | „An welchem Tag möchten Sie feiern, und welcher Termin käme als zweite Wahl infrage?“ |
| 2. Personenzahl | Davon hängen Raum, Essen und Personal ab. „Ca. 25“ reicht, wenn klar ist, bis wann die feste Zahl kommt. | „Mit wie vielen Gästen rechnen Sie ungefähr?“ |
| 3. Uhrzeit von bis | 18 bis 1 Uhr ist für Küche und Service ein anderer Abend als 19 bis 22 Uhr. | „Wann soll es losgehen, und bis wann ungefähr?“ |
| 4. Menü oder Buffet | Bei 25 Gästen willst du nicht à la carte kochen. Biete 2 oder 3 feste Pakete an. | „Darf es ein Menü sein oder lieber ein Buffet?“ |
| 5. Budget pro Person | Ohne Budget schreibst du ins Blaue. Frag mit, ob Getränke dazugehören. | „Mit welchem Betrag pro Person planen Sie, mit oder ohne Getränke?“ |
| 6. Raum oder Exklusivnutzung | Langer Tisch im Gastraum, eigener Bereich oder das ganze Lokal. Raummiete oder Mindestumsatz gehören dann ins Angebot. | „Möchten Sie einen eigenen Raum oder das ganze Lokal für sich?“ |
Fürs Angebot brauchst du außerdem Firmenname und Rechnungsanschrift.
Warum Firmen in Deutschland mit 110 Euro pro Kopf rechnen
Zuwendungen einer Firma bei einer Betriebsveranstaltung bleiben in Deutschland bis 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter steuerfrei, für bis zu 2 Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Mitgezählt werden alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, auch der Anteil an Kosten für den äußeren Rahmen wie die Raummiete. Wer in der Firma plant, rechnet deshalb mit dem Bruttopreis pro Kopf, Getränke eingeschlossen. Schreib ihn genau so ins Angebot.
In Österreich liegt die Grenze bei 365 Euro im Jahr je Mitarbeiter (Deloitte Österreich). Ob die Feier steuerfrei bleibt, klärt die Firma mit ihrer Steuerberatung. Das hier ist allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Vorlage 1: Die erste Antwort
Antworte am selben Tag, auch wenn du noch nichts zusagen kannst, und frag alles Offene in einer Liste ab. Streich vorher, was schon in der Anfrage stand: Wer „wir sind 25“ geschrieben hat, will nicht nach der Personenzahl gefragt werden. Bei Firmen ist Sie üblich, sonst passt du die Anrede an.
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Anfrage, wir freuen uns, dass Sie Ihre Weihnachtsfeier bei uns planen. Für ein passendes Angebot brauche ich noch diese Angaben:
- Ihren Wunschtermin und einen Ausweichtermin
- die ungefähre Personenzahl
- Beginn und ungefähres Ende
- Menü oder Buffet
- Ihr Budget pro Person, mit oder ohne Getränke
- einen eigenen Raum, einen Bereich im Restaurant oder das ganze Lokal
Außerdem brauche ich Ihren Firmennamen und die Rechnungsanschrift. Unsere Weihnachtsmenüs und das Buffet finden Sie hier: [Link zur PDF]. Das Angebot bekommen Sie innerhalb von [2] Werktagen nach Ihrer Antwort.
Viele Grüße
[Vorname], [Restaurant]
Auf WhatsApp reicht die kurze Fassung:
Danke für Ihre Anfrage! Für ein Angebot brauche ich: Wunschtermin und Ausweichtermin, Personenzahl, Uhrzeit von bis, Menü oder Buffet, Budget pro Person (mit oder ohne Getränke) und ob Sie einen eigenen Raum möchten. Unsere Weihnachtsangebote: [Link]
Vorlage 2: Das Angebot mit Frist
Wie verbindlich eine Zusage per E-Mail ist, zeigt ein Fall vor dem Amtsgericht München. Eine Firma hatte für den 8. Dezember 2023 ein Menü für 15 Personen zu 125 Euro pro Kopf gebucht. Niemand kam, niemand sagte ab, und vor Gericht bestritt die Firma, dass es überhaupt einen Vertrag gab. Das Gericht sah im Angebot des Restaurants und der E-Mail der Firma („wir möchten gern wie folgt die Reservierung bestätigen“) einen Bewirtungsvertrag und sprach der Wirtin 2.508,64 Euro netto zu, für das Menü und den entgangenen Getränkeumsatz (Urteil vom 21. Oktober 2024, Az. 191 C 19029/24, laut Pressemitteilung noch nicht rechtskräftig).
Was im Angebot steht, gilt also, sobald der Kunde schriftlich zusagt. Darum gehört hinein, worüber ihr im Dezember streiten könntet:
- Datum, Uhrzeit von bis, Raum und Personenzahl
- Menü oder Buffet mit Preis pro Person, brutto
- Getränke als Pauschale mit Dauer (im zweiten Formular oben sind es 2,5 Stunden) oder nach Verbrauch
- bis wann du den Termin freihältst
- bis wann die endgültige Personenzahl feststehen muss und was gilt, wenn weniger kommen
- ob und bis wann eine Anzahlung fällig ist, und deine Stornobedingungen
- bis wann du die Menüwahl und Hinweise zu vegetarisch, vegan und Allergien brauchst
Der Reservierungsanbieter aleno rät in seinem Blog zu einem schriftlichen Standardangebot für Gruppen, zur Vorbestellung der Menüs und zu einer Anzahlung, weil sie vor dem finanziellen Risiko eines No-Shows schützt (aleno, 2022). Für Betriebe in Deutschland: Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen im Restaurant 7 Prozent Umsatzsteuer, für Getränke weiter 19 Prozent (DIHK). Weist du Menü und Getränke getrennt aus, beide brutto, hast du die Aufteilung für die Rechnung schon.
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Angaben. Gern machen wir Ihnen dieses Angebot für Ihre Weihnachtsfeier:
Termin: [Freitag, 11. Dezember 2026], [18:30] bis [23:30] Uhr
Raum: [Wintergarten, nur für Ihre Gruppe]
Gäste: ca. [25] Personen
Essen: [Weihnachtsmenü in 3 Gängen], [Preis] Euro pro Person
Getränke: [Pauschale für 3 Stunden, Preis] Euro pro Person oder [nach Verbrauch]
Alle Preise inklusive Umsatzsteuer.Wir halten Ihnen den Termin bis [Freitag, 6. November] frei. Bitte bestätigen Sie bis dahin per E-Mail oder als Antwort auf diese Nachricht. Die endgültige Personenzahl und die Menüwahl brauchen wir bis [4. Dezember]. [Berechnet wird mindestens diese Zahl.] [Anzahlung: Betrag, fällig bis Datum.] Unsere Stornobedingungen: [kurz oder Link].
Bei Fragen erreichen Sie mich unter [Telefon].
Viele Grüße
[Vorname], [Restaurant]
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Für deine Storno- und Anzahlungsregeln frag im Zweifel deinen Verband oder eine Anwältin.
Vorlage 3: Nachfassen, bevor die Frist abläuft
Kommt keine Antwort, frag 2 Tage vor Ablauf der Frist einmal nach, kurz und mit dem Datum.
Guten Tag [Name],
kurze Erinnerung: Wir halten den [11. Dezember] für Ihre Weihnachtsfeier noch bis [Freitag, 6. November] für Sie frei. Passt das Angebot, oder sollen wir etwas ändern? Danach geben wir den Termin wieder frei.
Viele Grüße
[Vorname], [Restaurant]
Auf WhatsApp gibt es eine Hürde. Freien Text kannst du dort nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Gastes schicken, danach nur eine Vorlage, die Meta genehmigt hat. Vorlagen berechnet Meta pro zugestellter Nachricht, je nach Kategorie und Land des Empfängers. Seit dem 1. Oktober 2026 sind auch Antworten innerhalb der 24 Stunden nur noch bis 1.000 Service-Nachrichten pro Nummer und Monat frei (Meta, Preise).
Als Utility gilt eine Vorlage laut Meta nur, wenn sie nichts bewirbt und sich auf etwas bezieht, das der Nutzer angefragt hat oder das ihn konkret betrifft. Gemischte Inhalte stuft Meta als Marketing ein, auch nachträglich bei schon genehmigten Vorlagen (Meta, Kategorien). Lass Sätze wie „Jetzt noch Frühbucherrabatt sichern“ also weg. Im WhatsApp Manager könnte die Erinnerung so aussehen, die Platzhalter füllst du beim Senden:
Guten Tag {{1}}, wir halten den {{2}} für Ihre Weihnachtsfeier noch bis {{3}} für Sie frei. Möchten Sie das Angebot annehmen oder etwas ändern? Antworten Sie einfach auf diese Nachricht.
Vorlage 4: Die Absage mit Ausweichtermin
Ist der Freitag voll, sag es gleich und biete an, was du wirklich noch hast.
Guten Tag [Name],
vielen Dank für Ihre Anfrage. Am [Freitag, 11. Dezember] sind wir leider schon ausgebucht. Frei wären noch:
- [Donnerstag, 10. Dezember] ab [18 Uhr], bis [30] Personen
- [Montag, 14. Dezember], das ganze Lokal nur für Sie
- [Freitag, 15. Januar 2027] als Neujahrsessen
Soll ich Ihnen für einen dieser Termine ein Angebot schicken? Wird am [11. Dezember] doch noch etwas frei, melde ich mich gern bei Ihnen.
Viele Grüße
[Vorname], [Restaurant]
Passt das Budget nicht, antworte mit dem, was für den Betrag geht, etwa ein Buffet statt des Menüs oder ein Mittagessen statt des Abends.
Die ganze Welle in einem Posteingang
In Deskwoot kommen WhatsApp, E-Mail und der Chat auf deiner Website in einen gemeinsamen Posteingang, dazu Telegram, LINE, SMS und X. Instagram-Nachrichten kann Deskwoot heute noch nicht empfangen.
Dort antwortet der KI-Assistent Fynn, auch nachts und während du servierst. Richtest du Deskwoot als Restaurant ein, fragt er bei Feiern nach Datum, Personenzahl und Anlass und gibt dann an dein Team ab. Unter Einstellungen > Bots kannst du die Regel um die übrigen Angaben aus der Tabelle erweitern. Ohne Anbindung an ein Reservierungssystem sagt Fynn nie, dass ein Tisch frei oder gebucht ist, und Preise nennt er nur, wenn sie in deinen Inhalten stehen. Liegt dein Weihnachtsmenü als PDF mit markierbarem Text im Training Hub, beantwortet er die Frage nach dem Menüpreis selbst. Angebot, Anzahlung und Zusage bleiben bei dir.
Bei der Übergabe siehst du eine Zusammenfassung mit Anliegen, Stimmung des Gastes und einem Vorschlag für den nächsten Schritt, und die kostenlose App für iPhone und Android meldet sie per Push. Nutzt du aleno für Reservierungen, bucht Fynn dort normale Tische selbst (ab dem Startup-Plan, als Beta). Gruppen, die größer sind, als du online annimmst, gibt er an dein Team.
Die 4 Vorlagen legst du als Textvorlagen an und fügst sie mit einem Kurzcode wie /weihnachten ein. Platzhalter füllen sich selbst: Aus „Guten Tag {{contact.name | zusammen}}“ wird „Guten Tag Maria Schulz“ oder, ohne Namen, „Guten Tag zusammen“ (alle 13 Platzhalter). Die WhatsApp-Erinnerung schickst du nach den 24 Stunden als genehmigte Vorlage direkt aus dem Gespräch. Das geht auf jedem Plan mit Nummern, die über die WhatsApp Cloud API verbunden sind, aber nicht mit einer Twilio-Nummer (Anleitung). Sprachnachrichten auf WhatsApp und Telegram bis 10 Minuten wandelt Deskwoot in Text um, und Fynn beantwortet sie. Ein Transkript zählt wie eine Antwort von Fynn als KI-Gespräch (Details).
Fynn und Textvorlagen gibt es ab dem Plan Startup für 4 $ pro Agent und Monat, bei jährlicher Zahlung 3,20 $, mit 50 KI-Gesprächen im Monat für den ganzen Workspace. Ein Gespräch zählt dabei einmal im Monat, jedes KI-Gespräch über die 50 hinaus kostet 0,07 $ aus einem Prepaid-Guthaben. Im kostenlosen Plan Hacker gibt es beides nicht. Die WhatsApp-Gebühren rechnet Meta direkt mit dir ab, ohne Aufschlag von uns. Testen kannst du 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Womit du diese Woche anfängst
Leg 2 oder 3 Weihnachtspakete mit Bruttopreis pro Person fest, dazu die Frist, bis wann du einen Termin freihältst, und die für die feste Personenzahl. Kopier die 4 Vorlagen in dein Postfach und trag die Daten des Dezembers 2026 gleich ein. Bei der nächsten Anfrage streichst du nur noch, was der Gast schon geschrieben hat.
Wie Fynn eine Gruppenanfrage aufnimmt, probierst du in der Live-Demo auf der Seite für Restaurants aus, etwa mit „Wir sind 20 Leute und möchten im Dezember feiern“. Wo eine KI im Restaurant sonst aufhören muss, steht in KI in der Gastronomie.
