Makler in Österreich: Besichtigungswünsche aus dem Chat landen direkt beim richtigen Objekt in Justimmo

Sonntag, 21:40 Uhr, auf WhatsApp: "Ist die 3-Zimmer-Wohnung in Geidorf noch frei, und wie hoch ist der HWB?" Die Antwort steht in Justimmo, aber sonntags schaut dort niemand nach. Am Montag liegt die Nachricht im privaten WhatsApp eines Maklers, ohne Bezug zum Objekt.

Hier findest du, welche Felder in Justimmo solche Fragen beantworten, was seit Juli 2026 beim HWB gilt und wie ein Besichtigungswunsch aus dem Chat beim richtigen Betreuer ankommt.

Was Interessenten im Chat fragen

Die Fragen wiederholen sich:

• Ist das Objekt noch frei?
• Was kostet es im Monat oder im Kauf, mit allen Nebenkosten?
• Wie hoch sind Provision und Kaution?
• Wie groß ist die Wohnfläche, gibt es Balkon, Lift oder Garage?
• Welche Energiewerte hat das Haus?
• Und am Ende: Kann ich es mir ansehen, und bekomme ich das Exposé?

Wie lange Interessenten auf Antwort warten

Das Deutsche Institut für Service-Qualität hat 2019 für n-tv 10 große Maklerunternehmen in Deutschland getestet. Fast ein Drittel der E-Mail-Anfragen blieb ganz unbeantwortet, und auf die übrigen Antworten warteten die Tester im Schnitt fast 40 Stunden (DISQ, Pressemitteilung vom 6. Februar 2019).

Für Österreich haben wir keinen vergleichbaren öffentlichen Test gefunden.

Woher ein Chat die Antworten nimmt

Die Agentur blck alpaca, die Chatbots für Makler anbietet, schreibt auf ihrer Leistungsseite zum Chatbot für Immobilienmakler, ihr Bot antworte nur aus dem Objektdatensatz. Fehlt ein Feld, übergebe er an den Makler.

Ob die Maklersoftware JustImmo, onOffice oder Propstack heiße, spiele laut der Agentur weniger eine Rolle als die Frage, ob es eine API oder einen strukturierten Export gibt. Das ist die Sicht eines Anbieters, und der Punkt stimmt.

Ein Chat, der nur deine Website liest, kennt eine Reservierung erst, wenn er die Seite das nächste Mal liest.

Diese Felder in Justimmo bestimmen die Antwort im Chat

Ein Chat kann nur so genau antworten, wie das Inserat gepflegt ist. Prüf bei jedem aktiven Objekt diese 8 Felder, bevor du es an ein Portal oder einen Chat gibst:

Die Rechtslage in diesem Beitrag ist die österreichische. In Deutschland und der Schweiz gelten andere Gesetze, die Feldliste passt trotzdem.

Provision bei Mietwohnungen: das Bestellerprinzip

Seit 1. Juli 2023 zahlen Wohnungssuchende in Österreich nur dann Provision, wenn sie den Makler selbst beauftragt haben. In der Praxis beauftragt meist der Vermieter, dann zahlt er.

Für die Höhe gelten diese Grenzen, jeweils plus 20 % Umsatzsteuer (oesterreich.gv.at, Seite "Provision", Stand 1. Jänner 2026):

• Unbefristete Verträge oder Verträge über 3 Jahre: höchstens 2 Bruttomietzinse.
• Befristungen bis zu 3 Jahren: höchstens ein Bruttomietzins.
• Heizkosten zählen dabei nie mit.

Alte Textbausteine wie "Provision 2 BMM zzgl. USt. vom Mieter" haben in einem Inserat, das der Vermieter in Auftrag gegeben hat, nichts mehr verloren. Ein Chat, der Texte wörtlich wiedergibt, wiederholt auch einen veralteten Baustein.

Energiewerte: was seit 1. Juli 2026 in die Anzeige gehört

Nach § 3 Energieausweis-Vorlage-Gesetz 2012 (EAVG 2012) müssen Anzeigen in Druckwerken und elektronischen Medien, die ein Gebäude oder Nutzungsobjekt zum Kauf oder zur Miete anbieten, Energiewerte nennen.

Die Pflicht trifft den Verkäufer oder Vermieter und den Makler, den er beauftragt hat. Mit BGBl. I Nr. 38/2026, ausgegeben am 10. Juni 2026, hat sich der Inhalt geändert:

• Anzeigen, die seit 1. Juli 2026 erscheinen, müssen den Heizwärmebedarf (HWB) und den Endenergiebedarf samt Gesamtenergieeffizienzklasse nennen (§ 3 neu, § 10a Abs. 1).
• Ein Energieausweis, der noch nach der alten Richtlinie 2010/31/EU erstellt wurde, gilt 10 Jahre ab seiner Erstellung weiter. Mit so einem Ausweis darfst du in der Anzeige wie bisher HWB und Gesamtenergieeffizienz-Faktor (fGEE) angeben. Dasselbe gilt, solange es keine Rechtsgrundlage gibt, Ausweise mit den neuen Angaben auszustellen (§ 10a Abs. 2).
• Fehlen die Werte, droht nach § 9 eine Geldstrafe bis zu 1.450 Euro. Der Makler ist entschuldigt, wenn er seinen Auftraggeber über die Pflicht aufgeklärt und ihn aufgefordert hat, die Werte bekanntzugeben oder einen Energieausweis einzuholen, und der Auftraggeber das nicht getan hat.
• Rechtzeitig vor der Vertragserklärung muss der Verkäufer oder Vermieter dem Käufer oder Mieter einen höchstens 10 Jahre alten Energieausweis vorlegen. Binnen 14 Tagen nach Vertragsabschluss händigt er ihn aus, seit 1. Juli 2026 auf Verlangen auch auf Papier (§ 4 Abs. 1).

Den bisherigen Wortlaut der §§ 3, 4 und 9 zeigt die Textgegenüberstellung im Parlament.

Was das für den Chat heißt

Fragt jemand nach dem HWB, nennt die Antwort genau die Werte aus dem Inserat, mit Klasse und Gültigkeit. Steht dort nichts, geht die Frage an den Makler.

Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Warum ein Chat keine Besichtigung zusagen sollte

Für eine Zusage fehlt dem Chat, was nur du weißt. Bei vermieteten Objekten muss der jetzige Mieter mitspielen.

Bei 30 Anfragen auf eine Wohnung entscheidest du, ob es Einzeltermine oder einen Sammeltermin gibt und wen du zuerst einlädst. Sagt ein Chat Termine zu, triffst du diese Entscheidungen nicht mehr selbst und musst im Zweifel Termine wieder absagen.

Eigentümer, die verkaufen wollen

Abends kommt oft eine andere Frage: "Was ist meine Wohnung wert?" Darauf sollte ein Chat nie mit einer Zahl antworten.

Ohne Besichtigung, Grundbuchauszug und Vergleichswerte ist jede Zahl geraten. Eine zu hohe Schätzung im Chat holt dich in der Preisverhandlung wieder ein.

Ruf solche Leads am nächsten Werktag zurück, am besten gleich mit einem Terminvorschlag für die Besichtigung vor Ort.

So landet ein Besichtigungswunsch beim richtigen Objekt

Deskwoot ist unser Produkt und verbindet sich seit Oktober 2026 mit Justimmo (vorgestellt im Beitrag Fynn antwortet jetzt aus Ihren Inseraten in Propstack oder Justimmo).

Mit der Verbindung beantwortet Fynn, der KI-Agent von Deskwoot, die Frage vom Sonntagabend aus deinen Objekten, im Website-Chat, auf WhatsApp oder per E-Mail. Den Besichtigungswunsch findet der Betreuer am Montag schon als Anfrage in Justimmo, mit Kontakt und den Worten der Interessentin.

Der Weg einer Anfrage

1. In Justimmo legst du unter Mehr, Exporte einen API Export an, nennst ihn Deskwoot und buchst die Objekte hinein, so wie für ein Portal. Benutzername und Passwort des Exports fügst du in Deskwoot unter Einstellungen > Integrationen > Justimmo ein. Ob dein Vertrag mit Justimmo einen API Export enthält, sagt dir Justimmo.
2. Fynn kennt nur die Objekte in diesem Export. Deskwoot prüft ihn alle 15 Minuten auf Änderungen und liest ihn einmal am Tag ganz. Ist Fynns Kopie eines Objekts älter als ein paar Minuten, liest er es vor der Antwort neu aus Justimmo.
3. Fynn nennt Preise, Kosten, Provision und Kaution genau so, wie sie veröffentlicht sind, bei Mietobjekten die Gesamtmiete. Er rechnet, schätzt oder rundet nie und erklärt keine Rechtsregeln zu Provision, Kaution oder Miete. Die Straße nennt er nur, wenn du die Adresse freigegeben hast.
4. Will jemand besichtigen, das Exposé, einen Rückruf oder hat eine Frage, die nur der Makler beantworten kann, fragt Fynn nach Vor- und Nachnamen. Justimmo nimmt keine Anfrage ohne beide an. Fehlt im Gespräch noch eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, fragt er auch danach. Er zeigt, was er senden wird, und sendet erst nach dem Ja.
5. Justimmo legt den Kontakt an und weist die Anfrage dem Betreuer des Objekts zu, so beschreibt es die API-Dokumentation von Justimmo. Die Nachricht enthält den Kanal, den Wunsch, die Wunschzeiten, die Worte des Kunden, einen Link zum Gespräch in Deskwoot und eine Referenz, über die ihr die Anfrage wiederfindet.

So sieht das im Chat aus

Ein Beispiel mit erfundenen Werten:

Interessentin: Ist die 3-Zimmer-Wohnung in Geidorf noch frei? Kann ich sie am Samstag ansehen?

Fynn: Die Wohnung ist laut Inserat verfügbar. Die Gesamtmiete beträgt 1.240 Euro im Monat ohne Heizkosten, der HWB liegt bei 48 kWh/m²a, Klasse B. Den Termin macht der Makler mit Ihnen aus. Wie lauten Ihr Vor- und Ihr Nachname?

Interessentin: Anna Berger

Fynn: Ich gebe weiter: Besichtigung der 3-Zimmer-Wohnung in Geidorf, Wunschtermin Samstag, Anna Berger, diese WhatsApp-Nummer. Stimmt das so?

Interessentin: Ja

Danach liest die Interessentin, dass sich der Makler wegen eines Besichtigungstermins bei ihr meldet.

Bremsen gegen doppelte Anfragen

• Ging dieselbe Anfrage für die Person in den letzten 7 Tagen schon raus, sagt Fynn das und sendet nichts.
• Pro Gespräch schickt er höchstens 3 Anfragen in 24 Stunden.
• Antwortet Justimmo nicht rechtzeitig, sendet Deskwoot nie von selbst ein zweites Mal, weil daraus eine zweite Anfrage würde. Dein Team schaut in Justimmo nach und wählt im Gespräch "Ist angekommen" oder "Noch einmal senden".

Was Fynn nie zusagt

Fynn sieht deinen Kalender in Justimmo nicht. Darum bucht er nie eine Besichtigung in Justimmo, reserviert nie ein Objekt und schickt nie selbst das Exposé oder ein Dokument.

Er schickt den Wunsch mit den Wunschzeiten, und der Betreuer macht den Termin aus. Bewerber, Käufer oder Mieter bewertet oder reiht er nie.

Beim Status ist er streng. Reserviert, in Vertragserrichtung oder vermittelt heißt für ihn: nicht verfügbar, und das sagt er auch.

Konnte Deskwoot deine Objekte 6 Stunden lang nicht aktualisieren, sagt er nicht mehr, dass ein Objekt frei ist. Er sagt dann, dass dein Team das bestätigt.

Willst du, dass Besichtigungen direkt im Chat gebucht werden, geht das über einen verbundenen Outlook-Kalender mit einer eigenen Terminart für Besichtigungen. Wie das funktioniert, steht im Beitrag Fynn bucht jetzt Termine im Chat.

Welche Daten Fynn nie abfragt

Nach Geburtsdatum, Ausweis, Einkommen oder Bankdaten fragt Fynn nie. Angaben zu Einkommen, Finanzierung, Gesundheit oder Ausweis schreibt er nie in eine Anfrage, und den Namen deiner Software nennt er Kunden gegenüber nicht.

Wenn ein Eigentümer schreibt

Mit Justimmo schickt Deskwoot Eigentümeranfragen derzeit nicht ins System. Fynn nimmt Namen, Kontaktdaten und die Lage des Objekts auf, nennt nie einen Wert und übergibt das Gespräch an dein Team.

Energiewerte im Chat

Aus dem Export liest Deskwoot HWB und fGEE mit ihren Klassen, das Gültigkeitsdatum und die Art des Ausweises. Ein eigenes Feld für den Endenergiebedarf liest es derzeit nicht.

Hast du für ein Objekt schon einen Ausweis nach neuem Recht, schreib Endenergiebedarf und Klasse weit oben in die Objektbeschreibung, die Fynn mitliest.

Was dein Team im Gespräch sieht

Im Tab Details zeigt der Abschnitt Immobilie das Objekt, um das es geht: Foto, Titel, Nummer, Status, Preis, Zimmer, Fläche und Betreuer.

Mit "An Justimmo senden" schickt auch ein Teammitglied eine Anfrage, etwa nach einem Anruf. Jede Anfrage erscheint als Karte im Verlauf, und auf der Kontaktseite stehen alle unter "Aus Deskwoot gesendet".

Deskwoot liest aus Justimmo nur die Objekte im Export, so wie sie veröffentlicht sind. Deine Kontakte, Anfragen und Angebote in Justimmo liest es nie.

Was es kostet

• Justimmo verbindest du in jedem Deskwoot-Plan, auch im kostenlosen Plan Hacker. Dein Team schickt dort Anfragen von Hand.
• Was Fynn mit Justimmo macht, also aus den Objekten antworten und Anfragen nach dem Ja senden, gehört zu jedem bezahlten Plan ab Startup: 4 $ pro Agent und Monat, bei jährlicher Zahlung 3,20 $.
• Darin sind 50 KI-Konversationen im Monat für den ganzen Workspace enthalten. Jede weitere kostet 0,07 $ aus vorab aufgeladenem Guthaben.
• Die Testphase von 7 Tagen enthält auch Fynns Teil.

Alle Pläne stehen unter Pläne und Preise.

Womit du anfängst

Fang bei den Objekten an, zu denen gerade die meisten Anfragen kommen:

1. Status prüfen.
2. Provisionstext gegen den Auftrag halten.
3. Energiewerte vervollständigen.
4. Betreuer kontrollieren.

Das hilft auch ohne Chat, denn dieselben Fragen kommen am Telefon.

Soll Fynn diese Fragen abends und am Wochenende beantworten, leg danach den API Export an und verbinde ihn mit Deskwoot. Der Hilfeartikel Justimmo verbinden führt durch jeden Schritt.

Den Workspace legst du unter deskwoot.com/de/signup an. Die ersten 7 Tage laufen im Plan Enterprise, ohne Kreditkarte und mit bis zu 30 Plätzen, deiner eingeschlossen. Danach wählst du einen Plan oder bleibst kostenlos im Plan Hacker.