Absender ignorieren, Kontakte sperren und den Spam-Filter nutzen

Was du wann nimmst

• Absender in Deskwoot ignorieren: für eine E-Mail-Adresse, die nie wieder im Posteingang auftauchen soll, zum Beispiel ein Newsletter oder ein Spammer. Die Mails bleiben im Spam-Ordner erhalten, du kannst eine Nachricht also zurückholen, falls es ein Versehen war.
• Kontakt blockieren: für jemanden, der dein Team gar nicht mehr erreichen soll. Seine Nachrichten werden nirgends gespeichert und bekommen keine Antwort, auf keinem Kanal.
• Blockierte Wörter: für Spam-Mails, die ein Wort oder eine Wortgruppe gemeinsam haben, egal wer sie schickt.

Einen Absender ignorieren

Im Web-Dashboard:

1. Öffne die E-Mail-Konversation.
2. Geh im Tab Details der rechten Leiste zum Abschnitt KONTAKTINFO.
3. Klicke unter der E-Mail-Adresse auf Absender in Deskwoot ignorieren.
4. Bestätige mit Absender in Deskwoot ignorieren.

In der iPhone-App öffnest du die Konversation, wechselst in den Tab Details und tippst oben auf der Kontaktkarte auf Absender in Deskwoot ignorieren. Bestätige mit Absender in Deskwoot ignorieren.

Das passiert danach:

• Die Adresse kommt unter Einstellungen > Spam-Filter auf die Liste Blockierte Absender.
• Jede offene, ausstehende und zurückgestellte Konversation dieser Adresse wandert in den Spam, egal auf welchem Kanal. Diese Konversationen verschwinden sofort aus allen Listen, und die Plätze, die sie in den Konversationslimits deines Teams belegt haben, gehen an die nächste Konversation in der Warteschlange.
• Neue E-Mails von dieser Adresse landen direkt im Spam-Ordner, ebenso Live-Chat-Nachrichten von Besuchern, die diese Adresse angegeben haben. Niemand wird benachrichtigt, niemandem wird etwas zugewiesen, und dein KI-Bot antwortet nicht.
• Du landest wieder in der Konversationsliste, und Absender wurde ignoriert bestätigt es.

Konnten einige Konversationen nicht verschoben werden, zeigt das Web-Dashboard „Absender ignoriert, aber 2 Konversationen konnten nicht in den Spam-Ordner verschoben werden. Ignoriere den Absender noch einmal, um es erneut zu versuchen.“ und bleibt auf der Konversation. Klicke dann noch einmal auf Absender in Deskwoot ignorieren.

Den Button gibt es nur in E-Mail-Konversationen mit einem Kontakt, der eine E-Mail-Adresse hat, und nur für Rollen mit der Berechtigung E-Mail-Spamfilter verwalten. Administratoren haben sie, die Standardrolle Agent nicht. Das Ignorieren verschiebt Konversationen und fängt neue Mails nur ab, solange Spam-Schutz eingeschaltet ist. In jedem neuen Workspace ist er an.

Einen Kontakt blockieren

Im Web-Dashboard öffnest du eine Konversation mit dem Kontakt, klickst oben im Tab Details auf der Kontaktkarte auf Kontakt blockieren und bestätigst mit Kontakt blockieren. Die Karte zeigt danach Blockiert. Du kannst auch den Kontakt unter Kontakte öffnen, auf Kontakt blockieren klicken und mit Blockieren bestätigen.

In der iPhone-App öffnest du die Konversation, wechselst in den Tab Details und tippst auf der Kontaktkarte auf Sperren. Bestätige mit Sperren, dann zeigt die Karte Gesperrt.

Das bewirkt eine Sperre:

• Neue Nachrichten des Kontakts werden auf jedem Kanal verworfen: Live-Chat, E-Mail, WhatsApp, Telegram, SMS, LINE, X und die REST-API. Nichts wird gespeichert, niemand im Team wird benachrichtigt, und der Kontakt bekommt keine Antwort.
• Die Sperre gilt für alle E-Mail-Adressen und Telefonnummern, die beim Kontakt gespeichert sind, nicht nur für die, von der er zuletzt geschrieben hat.
• Ein offener Live-Chat mit ihm wird geschlossen.
• Dein KI-Bot antwortet ihm nicht, und Kampagnen lassen ihn aus.
• Seine bisherigen Konversationen bleiben, wie sie sind. Löse sie selbst, wenn sie aus deiner Liste verschwinden sollen.

Um die Sperre aufzuheben, klickst du im Web-Dashboard auf der Kontaktkarte auf Kontakt entsperren, auf der Kontaktseite auf Entsperren oder in der App auf Entsperren. Neue Nachrichten kommen dann wieder auf allen Kanälen an. Nachrichten aus der Zeit der Sperre kommen nicht zurück, weil sie nie gespeichert wurden.

Zum Sperren brauchst du die Berechtigung Kontakte verwalten (erstellen, bearbeiten), die in der Standardrolle Agent enthalten ist.

Den Spam-Filter einrichten

Geh zu Einstellungen > Spam-Filter. Die Seite braucht die Berechtigung E-Mail-Spamfilter verwalten und hat zwei Tabs, Einstellungen und Spam-Ordner. Jede Änderung im Tab Einstellungen wird sofort gespeichert.

• Spam-Schutz schaltet den ganzen Filter für den Workspace ein oder aus.
• Blockierte Wörter: Tippe ein Wort oder eine Wortgruppe ein und klicke auf Hinzufügen. E-Mails, die es enthalten, landen im Spam. Deskwoot prüft den Betreff, den Absendernamen und den Text, den der Absender selbst geschrieben hat, keine zitierten Antworten und keine Signaturen. Es zählen nur ganze Wörter: „DA“ sperrt „DA 50“, aber nicht „data“ oder „today“. Ein Wort mit Großbuchstaben trifft nur genau diese Schreibweise, ein klein geschriebenes Wort jede Schreibweise.
• Blockierte Absender: Tippe eine E-Mail-Adresse oder eine ganze Domain ein, zum Beispiel example.com, und klicke auf Hinzufügen. Mit dem x neben einem Eintrag entfernst du ihn.
• Vorgeschlagene Sperrliste: typische Spam-Wörter, die du mit + Add übernehmen kannst.

Blockierte Wörter gelten nur für E-Mail. Im Live-Chat und auf den Messaging-Kanälen werden sie übersprungen, damit ein Kunde, der auf eine Antwort wartet, nie wegen eines Wortes abgefangen wird. Blockierte Absender gelten für E-Mail und für Live-Chat-Besucher, die diese Adresse angegeben haben.

Wenn sich die Listen ändern, prüft Deskwoot auch deine offenen, ausstehenden und zurückgestellten Konversationen und verschiebt die passenden in den Spam. Klappt das bei einigen nicht, siehst du „Gespeichert, aber 2 passende Konversationen konnten nicht in den Spam-Ordner verschoben werden. Speichere noch einmal, um es erneut zu versuchen.“

Der Spam-Ordner

Der Tab Spam-Ordner zeigt die 50 neuesten abgefangenen Nachrichten mit Absender, Betreff, der Regel, die gegriffen hat, und dem Datum. Nachrichten von gesperrten Kontakten stehen nicht darin, weil eine Sperre nichts speichert.

Mit Kein Spam holst du eine Nachricht zurück. Ihre Konversation kommt mit den abgefangenen Nachrichten, die sie enthält, als Offen zurück in deinen Posteingang und läuft wie eine neue Konversation durch die automatische Zuweisung. Der Absender bleibt unter Blockierte Absender stehen. Entferne ihn dort, wenn seine nächsten Nachrichten im Posteingang ankommen sollen.

Konversationen im Spam erscheinen nicht in den Listen des Posteingangs, nicht in den Zahlen der Ordner und nicht in den Berichten, und sie zählen nicht zum monatlichen Konversationslimit deines Plans.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Absender ignorieren und Kontakt blockieren?

Absender in Deskwoot ignorieren gilt für eine E-Mail-Adresse: Die Mails bleiben im Spam-Ordner und lassen sich zurückholen. Kontakt blockieren gilt für die Person: Alles, was sie auf irgendeinem Kanal schickt, wird verworfen und nie gespeichert. Zum Ignorieren brauchst du E-Mail-Spamfilter verwalten, zum Blockieren Kontakte verwalten (erstellen, bearbeiten).

Merkt der Absender etwas davon?

Nein. Die E-Mail eines ignorierten Absenders wird ganz normal angenommen, und nichts sagt ihm, dass sie im Spam gelandet ist. Ein gesperrter Kontakt bekommt keine Antwort, und sein Live-Chat wird einfach geschlossen.

Warum sehe ich „Absender in Deskwoot ignorieren“ nicht?

Den Button gibt es nur in E-Mail-Konversationen mit einem Kontakt, der eine E-Mail-Adresse hat, und nur, wenn deine Rolle E-Mail-Spamfilter verwalten enthält. Für Live-Chat oder WhatsApp nimmst du stattdessen Kontakt blockieren.

Kann ich eine ganze Domain sperren?

Ja. Trag die Domain, zum Beispiel example.com, unter Einstellungen > Spam-Filter bei Blockierte Absender ein. Dann landet jede Adresse dieser Domain im Spam. Kontakt blockieren gilt immer für einen einzelnen Kontakt.

Wie mache ich das Ignorieren rückgängig?

Entferne die Adresse unter Einstellungen > Spam-Filter bei Blockierte Absender. Öffne danach den Tab Spam-Ordner und klicke bei den Nachrichten, die zurück in den Posteingang sollen, auf Kein Spam.

Wirken blockierte Wörter auch bei WhatsApp oder im Live-Chat?

Nein. Blockierte Wörter gelten nur für E-Mail. Um eine Person auf jedem Kanal zu stoppen, sperrst du den Kontakt.

Kann ich den Spam-Filter in der iPhone-App ändern?

Nein. Die App hat auf der Kontaktkarte Absender in Deskwoot ignorieren und Sperren. Die Wort- und Absenderlisten, Spam-Schutz und den Spam-Ordner gibt es nur im Web-Dashboard.

Zählen Spam-Konversationen zu meinem monatlichen Limit?

Nein. Konversationen im Spam zählen nicht zum monatlichen Konversationslimit, nicht zu den Berichten und nicht zu den Zahlen der Ordner, bis du auf Kein Spam klickst.