In der iPhone-App antworten, Fotos senden und Notizen schreiben

Eine Antwort schreiben und senden

1. Tippe ins Antwortfeld (Nachricht an und der Name des Kontakts) und schreib. Das Feld wächst mit deinem Text bis auf 6 Zeilen und scrollt danach in sich.
2. Tippe auf den Senden-Button.

In E-Mail-Konversationen wird deine gespeicherte Signatur beim Senden angehängt. Im Feld siehst du sie nicht. Die Signatur richtest du im Web ein, unter Nachrichtensignatur in deinem Profil.

Klappt das Senden nicht, bleiben dein Text und deine Fotos im Feld, und die App sagt dir, warum, zum Beispiel dass eine Datei zu groß ist, der Virenscan sie blockiert hat, deine Rolle es nicht erlaubt oder du deine Verbindung prüfen sollst.

Eine Konversation übernehmen, bevor du antwortest

• Noch niemand hat sie: Eine Leiste zeigt „Diese Konversation hat noch niemand übernommen.“ mit Übernehmen. Auch deine erste Antwort macht sie zu deiner. Hat sie jemand aus dem Team einen Moment früher übernommen, sagt dir die App, wer.
• Jemand aus dem Team hat sie: Die Leiste zeigt, wer sie bearbeitet, mit Übernehmen. Ohne Übernehmen wird deine Antwort abgelehnt mit „(Name) bearbeitet diese Konversation. Übernimm sie, um zu antworten.“ Eine private Notiz geht trotzdem.

Für beides brauchst du die Rollenberechtigung Konversationen verwalten (zuweisen, lösen, wieder öffnen). Mehr dazu in Konversationen übernehmen und übergeben.

Fotos senden

1. Tippe auf die Pfeiltaste links neben dem Antwortfeld und wähle Fotomediathek, um ein oder mehrere Fotos auszusuchen, oder Kamera, um eins aufzunehmen.
2. Die Fotos erscheinen als kleine Vorschau über dem Feld. Hast du eins aus Versehen gewählt, entfernst du es vor dem Senden.
3. Schreib bei Bedarf einen Text dazu und sende.

Du kannst bis zu 10 Fotos in einer Nachricht senden, jedes bis 10 MB und alle zusammen bis 20 MB. Fotos aus der Mediathek im Format HEIC werden als JPEG gesendet. Videos, PDFs und andere Dateien kannst du aus einer Konversation in der App nicht senden, die schickst du aus dem Web. Die Kamera fragt beim ersten Mal nach dem Kamerazugriff.

Den Verlauf lesen

Private Notizen sind mit Private Notiz markiert. In E-Mails mit zitiertem Text klappen Zitat einblenden und Zitat ausblenden den älteren Teil auf und zu. Tippe auf ein Bild, um es im Vollbild zu sehen, und zoome mit zwei Fingern oder einem Doppeltipp. Andere Dateien, die der Kunde geschickt hat, öffnen das iOS-Teilen-Menü, damit du sie in Dateien oder Fotos sichern kannst. Die Labels der Konversation stehen über dem Verlauf.

Vorgefertigte Antworten mit /

Tippe / am Anfang eines Worts, dann das Kürzel. Über dem Feld erscheint eine Liste der passenden vorgefertigten Antworten. Ein Tipp fügt die Antwort ein, mit schon ausgefüllten Variablen für Kontakt und Agent. Vorgefertigte Antworten legst du im Web an, und sie brauchen den Tarif Startup oder höher. Siehe Vorgefertigte Antworten für schnelle Reaktionen.

Private Notizen und @-Erwähnungen

1. Tippe auf die Pfeiltaste und wähle Private Notiz. Das Feld wird gelb und zeigt Private Notiz · Nur dein Team sieht das.
2. Tippe @, um jemanden aus dem Team aus der Liste zu wählen. Diese Person bekommt eine Benachrichtigung.
3. Tippe auf den Senden-Button.

Zurück zur normalen Antwort kommst du mit dem X in der gelben Leiste oder im Menü der Pfeiltaste mit Zurück zur Antwort. Die Liste nach @ zeigt Teammitglieder, die die Konversation haben können, nie dich selbst. Siehe Private Notizen für dein Team und Erwähnungen und Team-Benachrichtigungen.

Ein Makro ausführen

Tippe auf die Pfeiltaste, wähle Makro ausführen und dann eins der Makros deines Workspaces. Es läuft auf dieser Konversation, und Verlauf und Tab Details laden mit den Änderungen neu. Dafür brauchst du die Berechtigung, Konversationen zu verwalten, und Makros legst du im Web an (ab Startup). Siehe Wiederkehrende Aufgaben mit Makros erledigen.

KI-Hilfe im Menü

Wenn dein Workspace dir Copilot erlaubt, hat das Menü der Pfeiltaste auch Antwort vorschlagen und Entwurf verbessern, dazu Zusammenfassen, wenn deine Rolle die Berechtigung Konversationen mit Copilot zusammenfassen hat, die Agents standardmäßig haben. Entwurf verbessern bleibt grau mit Schreib zuerst einen Entwurf., bis du etwas geschrieben hast. Vorschlagen und Verbessern öffnen statt des Felds einen Bereich KI-Entwurf mit Neu schreiben, Antwort einfügen und einem X, das den Entwurf verwirft. Schreibt der Kunde in einer anderen Sprache und steht dir Übersetzung zur Verfügung, heißt der Button Übersetzen & Einfügen. Zusammenfassen öffnet den Tab Copilot. KI-Hilfe zählt wie Copilot im Web zu den KI-Konversationen deines Tarifs. Die Zählung beginnt am 1. jedes Monats (UTC) von vorn. Mehr in Copilot in Konversationen.

Eine Nachricht gedrückt halten

Halte eine Nachricht gedrückt. Sie hebt sich aus dem Verlauf ab, und du kannst einen Teil des Texts markieren.

• Copilot fragen: bei einer Nachricht des Kunden, öffnet den Tab Copilot mit dem markierten Text.
• Kopieren: kopiert den markierten Text oder die ganze Nachricht.
• Löschen: nur bei privaten Notizen, nach einer Bestätigung. Deine eigenen Notizen kannst du immer löschen. Für Notizen anderer brauchst du die Berechtigung Private Notizen anderer Agenten löschen, die Administratoren standardmäßig haben. Nachrichten von Kunden und Antworten lassen sich nicht löschen.

Eine neue Konversation starten

1. Tippe im Posteingang oben rechts auf den Stift. Er erscheint, wenn deine Rolle Konversationen verwalten darf.
2. Suche unter An einen Kontakt nach Name, E-Mail oder Telefon, gib eine E-Mail-Adresse ein oder wähle Neuen Kontakt anlegen, um die Person hinzuzufügen.
3. Wähle unter Über den Posteingang in Senden über. Dort stehen nur Posteingänge, die diesen Kontakt erreichen können.
4. Gib bei E-Mail bei Bedarf einen Betreff ein. Schreib deine Nachricht und tippe auf Senden.

Posteingänge für E-Mail und API brauchen eine E-Mail-Adresse, SMS eine Telefonnummer, und WhatsApp, Telegram, LINE und X gehen erst, wenn dir der Kontakt dort geschrieben hat. Ein Posteingang für den Live-Chat auf deiner Website kann keine Konversation starten. Eine neue Konversation ist nur Text, und bei E-Mail wird deine Signatur angehängt.

Häufige Fragen

Warum kann ich nicht auf eine Konversation antworten?

Jemand aus dem Team hat sie. Tippe auf Übernehmen, um sie zu deiner zu machen, oder schreib stattdessen eine private Notiz.

Weist mir meine erste Antwort die Konversation zu?

Ja. Eine Antwort auf eine Konversation, die noch niemand übernommen hat, macht sie zu deiner. Du kannst auch vor dem Schreiben auf Übernehmen tippen.

Wie viele Fotos kann ich auf einmal senden?

Bis zu 10 pro Nachricht, jedes bis 10 MB und alle zusammen bis 20 MB.

Kann ich aus der App ein PDF oder ein Video senden?

In einer Konversation nicht. Die App sendet nur Fotos. Andere Dateien schickst du aus dem Web-Dashboard.

Warum zeigt / nichts an?

Keine vorgefertigte Antwort passt zu dem, was du getippt hast, dein Workspace hat noch keine, oder dein Tarif enthält keine vorgefertigten Antworten (sie gibt es ab Startup).

Wo ist meine E-Mail-Signatur?

Sie wird beim Senden in einer E-Mail-Konversation angehängt, deshalb siehst du sie im Feld nicht. Du richtest sie im Web in deinem Profil ein.

Warum kann ich beim Starten einer Konversation kein WhatsApp wählen?

WhatsApp, Telegram, LINE und X gehen erst, wenn dir der Kontakt auf diesem Kanal geschrieben hat. Für E-Mail braucht der Kontakt eine E-Mail-Adresse, für SMS eine Telefonnummer.

Kann ich eine gesendete Nachricht löschen?

Nur private Notizen. Antworten an den Kunden und Nachrichten des Kunden lassen sich nicht löschen.