Deskwoot einrichten

Die Einrichtung öffnet sich für die Person, die den Workspace angelegt hat, und ist für Administratoren gedacht. Teammitglieder, die du einlädst, landen direkt im Posteingang.

Dein Geschäft

• Wähle, was für ein Geschäft du hast: Onlineshop, Praxis, Handwerk, Restaurant & Café, Salon & Beauty, Immobilien oder Andere Branche.
• Gib deine Website ein. Hast du dich mit der E-Mail-Adresse deiner Firma registriert, ist die Website schon eingetragen. Keine Website? Setz das Häkchen bei Ich habe keine Website.
• Wähle, wie dich Kunden heute erreichen, zum Beispiel per E-Mail, WhatsApp oder Chat auf deiner Website. Fynn beantwortet schriftliche Nachrichten, keine Anrufe.

Fynn lernt dein Geschäft kennen

Lernen. Fynn liest die öffentlichen Seiten deiner Website. Beim ersten schnellen Lesen nimmt er bis zu 25 Seiten, zuerst die mit typischen Kundenfragen wie Kontakt, Versand, Rückgabe und Öffnungszeiten, danach liest er den Rest im Hintergrund. Unter Das hat Fynn gelesen siehst du, welche Arten von Seiten er gefunden hat. Dann schreibt er eine kurze Zusammenfassung deines Geschäfts. Ändere, was nicht stimmt, und wähle, wie er klingt: Freundlich, Förmlich oder Locker. Dazu wählst du die Anrede, Du oder Sie. Ohne Website schreibst du stattdessen ein paar Sätze über dein Geschäft.

Prüfen. Fynn entwirft Antworten auf die Fragen, die Kunden deiner Branche am häufigsten stellen, aus deiner Website und mit der Seite, die er genutzt hat. Mit Übernehmen, Bearbeiten oder Überspringen entscheidest du über jede einzelne. Fragen, die deine Website nicht beantwortet, stehen unter Fehlt auf deiner Website: Ergänz die, die wichtig sind. Fynn nutzt gespeicherte Antworten sofort.

Ausprobieren. Chatte mit Fynn in deinem echten Website-Chat, so wie ein Kunde. Ein Vorschlag setzt eine Frage in den Chat, abschicken musst du sie selbst. Ein neuer Chat hat keinen E-Mail-Schritt davor: Fynn antwortet zuerst, und unter seiner ersten Antwort fragt er einmal nach einer E-Mail-Adresse. Der Name ist freiwillig. Neben dem Chat steht Fynns letzte Antwort. Klick auf Stimmt so, oder auf Korrigieren und schreib die richtige Antwort: Fynn lernt sie sofort, und mit Nochmal fragen prüfst du sie in einem neuen Chat. Der Testchat landet in deinem Posteingang und zählt als 1 KI-Konversation.

Deine Kanäle

Die Reihenfolge hängt von deiner Branche ab, und du bekommst nur die Schritte, die passen.

• E-Mail. Wähle Weiterleitung (empfohlen) oder Direkt verbinden (IMAP/SMTP). Bei der Weiterleitung bekommst du eine Adresse, die auf @mail.deskwoot.com endet, und leitest dein Postfach dorthin weiter, mit kurzen Anleitungen für Gmail, Outlook und andere Anbieter. Den Bestätigungscode von Gmail siehst du direkt in der Einrichtung. Bei der direkten Verbindung gehen Antworten von deiner eigenen Adresse raus; nach der Testphase braucht sie den Startup-Tarif oder höher. Danach schickst du eine Testmail von einer anderen Adresse. Fynn beantwortet E-Mails bleibt aus, bis du es einschaltest.
• Shop, für Onlineshops. Verbinde Shopify mit einer Anleitung, die jeden Schritt mit Screenshot und den Werten zum Kopieren zeigt, oder WooCommerce mit seinen API-Schlüsseln. Danach legst du fest, was Fynn mit Bestellungen darf: den Bestellstatus nachschlagen und Sendungslinks teilen. Erstattungen und Stornos bleiben aus.
• WhatsApp, wenn du es gewählt hast. Meta führt dich in einem eigenen Fenster durch die Anmeldung.
• Telegram, wenn du es gewählt hast. Leg mit BotFather einen Bot an und füg sein Token ein.
• Chat auf deiner Website. Kopier den Chat-Code und bau ihn in deine Seite ein, mit Anleitungen für HTML, WordPress, Shopify und andere Website-Baukästen. Betreut jemand anderes deine Website, nimm unter Jemand anderes betreut sie den Button E-Mail mit dem Code schreiben. Er öffnet eine E-Mail mit dem Code, die du selbst abschickst. Der Schritt ist erledigt, sobald der Chat auf deiner echten Website erscheint. Ohne Website bekommst du stattdessen einen Chatlink zum Teilen.

SMS, LINE und X brauchen Zugangsdaten vom Anbieter. Hast du sie auf dem ersten Bildschirm gewählt, findest du sie unter Auch verbinden auf dem letzten Bildschirm. Einrichten kannst du sie immer unter Einstellungen > Posteingänge.

Dein Team

Lade die Leute ein, die mit dir Kunden antworten, als Agent oder Admin. In der Testphase von 7 Tagen hast du 5 Plätze, deiner eingeschlossen. Dieser Schritt ist freiwillig. Mehr dazu in Agenten in dein Team einladen.

Überspringen, pausieren, weitermachen

Jeden Schritt kannst du mit Schritt überspringen auslassen. Ein Schritt gilt erst als erledigt, wenn Deskwoot ihn wirklich sieht, zum Beispiel wenn deine erste E-Mail angekommen ist oder der Chat auf deiner Website geladen hat. Später weitermachen bringt dich in deinen Posteingang. Bis du die Einrichtung abschließt oder mit Später weitermachen verlässt, bringt dich jede Anmeldung zurück. Setup fortsetzen in der Seitenleiste zeigt, wie viele Schritte erledigt sind, und öffnet die Einrichtung wieder.

Fynn ist in deiner Testphase von 7 Tagen dabei. Danach antwortet er nur mit einem bezahlten Tarif, Startup oder höher. Dein Chat und dein Posteingang laufen weiter, und dein Team antwortet.

Häufige Fragen

Kann ich die Einrichtung überspringen?

Ja. Überspring einzelne Schritte mit Schritt überspringen, oder klick auf Später weitermachen. Offene Schritte bleiben unter Setup fortsetzen, du kannst sie jederzeit erledigen.

Ich habe meinen Workspace früher angelegt. Bekomme ich die Einrichtung?

Workspaces von vor der geführten Einrichtung starten wie bisher im Posteingang, ohne die Einrichtung im Vollbild. Alles, was die Einrichtung erledigt, findest du auch in den Einstellungen.

Brauche ich eine Website?

Nein. Ohne Website erzählst du Fynn in ein paar Sätzen von deinem Geschäft, schreibst seine Antworten selbst und teilst einen Chatlink, statt den Chat in eine Website einzubauen.

Was liest Fynn auf meiner Website?

Nur öffentliche Seiten, und nichts, was deine robots.txt ausschließt. Lädt dein Baukasten seine Texte erst später, findet Fynn vielleicht wenig. Dann füllst du die Lücken im Schritt Prüfen. Die Website änderst du später im Training Hub.

Wo landen meine Antworten?

Im Training Hub: ein Website-Crawl mit dem Namen deiner Website und eine FAQ-Liste namens Setup answers, mit bis zu 20 Antworten, die du übernommen oder korrigiert hast.

Kostet der Testchat etwas?

Er zählt als 1 KI-Konversation. In der Testphase sind 300 enthalten. Du findest den Testchat in deinem Posteingang im Ordner Fynn.

Beantwortet Fynn meine E-Mails sofort?

Nein. Fynn beantwortet E-Mails ist aus, bis du es einschaltest. Dann beantwortet Fynn jede E-Mail in diesem Posteingang außer Newslettern und automatischen Absendern, und jede seiner E-Mails endet mit einem Satz, dass ein KI-Assistent sie geschrieben hat und eine Antwort mit dem Wort „Mitarbeiter“ dein Team dazuholt.

Müssen meine Kunden vor dem Chat ihre E-Mail-Adresse angeben?

In einem neuen Chat nicht: Sie schreiben sofort los. Fynn antwortet zuerst und fragt dann einmal im Chat nach einer E-Mail-Adresse, damit dein Team auch per E-Mail antworten kann, wenn sie gehen. Willst du die Adresse schon vor dem Chat, schalte in den Einstellungen des Posteingangs Vor dem Chat nach der E-Mail fragen ein, siehe Ein Live-Chat-Widget zur Website hinzufügen. Ein Chat, den du schon vor der Einrichtung hattest, behält seine Einstellung.

In welcher Sprache antwortet Fynn?

In der Sprache, in der der Kunde schreibt. Auf Deutsch übernimmt er das Du oder Sie des Kunden, sonst die Anrede, die du in der Einrichtung gewählt hast. Mehr dazu in Den Deskwoot-KI-Bot (Fynn) einrichten.

Was passiert nach der Testphase?

Fynn braucht einen bezahlten Tarif, Startup oder höher, und es gelten die Plätze deines Tarifs. Deine Kanäle, dein Chat und dein Posteingang laufen weiter.