WhatsApp-Vorlagen nach dem 24-Stunden-Fenster senden

Bevor du beginnst

• Dein WhatsApp-Posteingang ist über die WhatsApp Cloud API verbunden (mit Mit WhatsApp verbinden oder mit Phone Number ID und Access Token). Über Twilio verbundene WhatsApp-Nummern senden in Deskwoot keine Vorlagen. So verbindest du eine Nummer: WhatsApp einrichten.
• Du hast deine Vorlagen im WhatsApp Manager der Meta Business Suite angelegt und Meta hat sie genehmigt. Meta prüft jede Vorlage, das dauert ein paar Minuten bis zu einem Tag.

Eine Vorlage im WhatsApp Manager anlegen

Vorlagen legst du im WhatsApp Manager von Meta an und bearbeitest sie dort, nicht in Deskwoot. Unter Einstellungen > Posteingänge > dein WhatsApp-Posteingang > Vorlagen bringt dich der Button WhatsApp Manager öffnen zu den Vorlagen deines WhatsApp-Business-Kontos.

1. Öffne im WhatsApp Manager die Verwaltung der Nachrichtenvorlagen und lege eine neue Vorlage an.
2. Wähle eine Kategorie. Service ist für Updates zu etwas, das der Kunde schon begonnen hat, etwa eine Bestellung, eine Lieferung oder einen Termin. Marketing ist für Angebote und Neuigkeiten. Authentifizierung ist für Einmalcodes, die Deskwoot nicht sendet. Meta prüft die Kategorie und ändert sie, wenn der Text nicht passt.
3. Gib der Vorlage einen Namen (Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche) und eine Sprache. Schreiben deine Kunden in mehreren Sprachen, füge jede Sprache derselben Vorlage hinzu.
4. Schreibe den Text und setze eine Variable überall dort, wo Angaben des Kunden stehen: {{1}}, {{2}} der Reihe nach, oder einen Namen wie {{order_number}}. Meta verlangt für jede Variable einen Beispielwert. Benannte Variablen wie first_name oder tracking_number füllt Deskwoot für dich aus.
5. Füge Buttons hinzu, wenn du sie brauchst. Ein Link-Button kann mit einer Variable enden, zum Beispiel https://deinshop.de/track/{{1}}. In Deskwoot füllst du dann nur das Ende aus, etwa die Sendungsnummer.
6. Reiche die Vorlage ein. Meta prüft sie, das dauert oft ein paar Minuten und kann bis zu 24 Stunden dauern.
7. Deskwoot liest die Vorlage, sobald Meta die Genehmigung meldet. Willst du sie sofort sehen, klicke im Tab Vorlagen auf Jetzt abgleichen.

Woher Deskwoot deine Vorlagen hat

Deskwoot hält eine Kopie der Vorlagen deines WhatsApp-Business-Kontos. Es liest sie, wenn du die Nummer verbindest, alle 6 Stunden, immer wenn Meta einen neuen Status oder eine neue Kategorie meldet, und wenn du unter Einstellungen > Posteingänge > dein WhatsApp-Posteingang > Vorlagen auf Jetzt abgleichen klickst. Dieser Tab zeigt jede Vorlage mit Sprache, Kategorie und Status.

Im Gespräch erscheinen nur genehmigte Vorlagen. Authentifizierungsvorlagen (Einmalcodes), Karussells, Flows, Kataloge, zeitlich begrenzte Angebote und Vorlagen mit einem Ort im Titel stehen in den Einstellungen, werden aber nicht angeboten, weil Deskwoot sie nicht ausfüllen kann.

Eine Vorlage im Gespräch senden

1. Öffne das Gespräch. Ist die letzte Nachricht des Kunden älter als 24 Stunden, zeigt das Antwortfeld Das 24-Stunden-Fenster ist geschlossen.
2. Klicke auf Vorlage wählen und wähle eine Vorlage aus der Liste. Die Suche findet Vorlagen nach Name, Text und Sprache.
3. Fülle die Variablen aus. Eine benannte Variable wie first_name beginnt mit dem Wert des Kontakts, order_number oder tracking_number mit der verknüpften Bestellung des Gesprächs oder, wenn der Kontakt nur eine Bestellung hat, mit dieser. Neben jedem Feld öffnet der Button Feld nutzen eine Liste mit den Angaben und eigenen Attributen des Kontakts, seinen Bestellungen aus deinem verbundenen Shop (Bestellnummer, Status, Summe, Sendungsnummer, Sendungslink und Versanddienst), deinem Namen und Vornamen, dem Namen des Workspace, dem Namen des Posteingangs und der Gesprächsnummer.
4. Hat die Vorlage einen Link-Button, der mit einer Variable endet, zeigt das Formular die Adresse des Buttons mit einem Feld an ihrem Ende. Trage dort das Ende ein, zum Beispiel die Sendungsnummer, oder wähle es mit Feld nutzen. Die Vorschau zeigt die ganze Adresse unter dem Button.
5. Beginnt die Vorlage mit einem Bild, einem Video oder einer PDF, wähle die Datei.
6. Prüfe die Vorschau, die die Nachricht genau so zeigt, wie der Kunde sie liest, und klicke auf Vorlage senden.

Die Vorlage erscheint im Gespräch mit ihrem Namen über dem Text. Antwortet der Kunde, beginnen die 24 Stunden von vorn und du kannst wieder frei schreiben. Private Notizen für dein Team gehen jederzeit über das Menü Antworten.

Ein neues WhatsApp-Gespräch beginnen

1. Klicke auf Neue Nachricht verfassen und wähle einen Kontakt mit Telefonnummer.
2. Wähle deinen WhatsApp-Posteingang unter Über. Hat der Kontakt diesem Posteingang in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben, tritt das Vorlagenformular an die Stelle des Nachrichtenfelds.
3. Wähle eine Vorlage, fülle sie aus und klicke auf Senden.

Eine Vorlage, die mit einer Datei beginnt, kann kein Gespräch beginnen. Sende sie aus dem Gespräch, sobald es existiert.

In der App für iPhone und Android

Nach den 24 Stunden zeigt die App im Gespräch dieselbe Leiste, mit Vorlage wählen und Notiz schreiben. Wähl eine Vorlage, füll ihre Werte von Hand oder mit Feld nutzen aus, auch das Ende eines Link-Buttons, prüf die Vorschau und sende sie. Für ein Titelbild tippst du auf Foto wählen und nimmst eins aus den Fotos deines Handys. Vorlagen mit einem Video oder einer PDF im Titel sendest du im Web-Dashboard.

Beginnst du in der App ein neues Gespräch in einem WhatsApp-Posteingang, erscheint das Vorlagenformular genauso, wenn der Kontakt diesem Posteingang in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben hat. Eine Vorlage, die mit einer Datei beginnt, kann kein Gespräch beginnen.

Wenn WhatsApp eine Vorlage ablehnt

Lehnt WhatsApp eine Vorlage ab, während du sie sendest, bleibt das Vorlagenfenster offen und sagt dir, warum, zum Beispiel dass die Vorlage wegen niedriger Qualität pausiert ist oder dass der Kunde Marketingnachrichten deines Unternehmens abbestellt hat. Im Gespräch landet nichts, du kannst also die Werte ändern oder eine andere Vorlage wählen. Meldet WhatsApp später, dass es eine Vorlage nicht zugestellt hat, sagt eine Zeile im Gespräch, die nur dein Team sieht, warum. Deskwoot aktualisiert den Status der Vorlage in den Einstellungen, sodass eine pausierte oder deaktivierte Vorlage sofort aus der Liste verschwindet.

Vorlagen über die API

Mit der REST API im Enterprise-Plan listet eine Integration die Vorlagen eines Gesprächs, sendet eine Vorlage und beginnt ein Gespräch mit einer. Die Endpunkte stehen in der API-Dokumentation.

Häufige Fragen

Warum kann ich in einem WhatsApp-Gespräch keine Antwort tippen?

Die letzte Nachricht des Kunden ist älter als 24 Stunden, und WhatsApp stellt freien Text nur innerhalb dieser Zeit zu. Sende stattdessen eine genehmigte Vorlage. Sobald der Kunde antwortet, kannst du wieder frei schreiben.

Warum fehlt meine Vorlage in der Liste?

Die Liste zeigt nur genehmigte Vorlagen. Prüfe den Status unter Einstellungen, Posteingänge, dein WhatsApp-Posteingang, Vorlagen, und klicke auf Jetzt abgleichen, wenn du die Vorlage gerade erst angelegt hast. Authentifizierungs-, Karussell-, Flow-, Katalog- und Ortsvorlagen werden nicht angeboten.

Warum zeigt Feld nutzen keine Bestellungen?

Deskwoot ordnet eine Bestellung einem Kontakt über die E-Mail-Adresse der Bestellung zu. Ein WhatsApp-Kontakt, der nur eine Telefonnummer hat, hat keine Bestellungen, bis du seine E-Mail-Adresse ergänzt oder ihn mit dem Kontakt zusammenführst, der sie hat. Ohne verbundenen Shop gibt es keine Bestellungen.

Kosten Vorlagen bei WhatsApp Geld?

Meta stellt Vorlagennachrichten deinem WhatsApp-Business-Konto zu eigenen Preisen in Rechnung, je nach Kategorie und Land des Kunden. Du siehst sie im WhatsApp Manager.

Kann Fynn Vorlagen senden?

Nein. Fynn antwortet Kunden, die gerade geschrieben haben, innerhalb der 24 Stunden. Eine Vorlage erreicht jemanden, der einen Tag oder länger nicht geschrieben hat, deshalb sendet sie eine Person aus dem Gespräch oder eine Integration über die API.

Kann ich eine Vorlage an eine WhatsApp-Gruppe senden?

Ja. Die Vorlage geht an die ganze Gruppe. Sobald jemand in der Gruppe schreibt, geht freier Text wieder 24 Stunden lang.